UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018

Transcriptie

1 waterschap vallei en veluwe UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018 Adres Steenbokstraat 10 Postbus AC Apeldoorn Telefoon (055) Website Voorstel Datum Documentnr Projectnummer Portefeuillehouder drs. T. Klip-Martin Programma Afdeling Opsteller Bijlage(n) Bestuur en belasting Informatiemanagement C. Brugman 1. Voorstel aan d&h Voorgesteld wordt om kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen uit het KPIverslag over de kalenderjaren 2016 en 2017 en het jaarverslag 2016 van onze waterschaparchivaris over het beheer van de archiefbewaarplaats en toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gedetailleerde rapportage en het jaarverslag zijn beschikbaar en ter inzage indien gewenst bij DIV. 2. Wettelijke kader archieftoezicht 2.1. Probleemstelling/context De invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht in 2012 (Wrgt 2012) houdt een verandering in van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering van onder meer de Archiefwet Het provinciaal toezicht is na 1 oktober 2012 vervangen door generiek toezicht op de archiefketen. Dit betekent in de praktijk dat het sturende toezicht vooraf door de provincie is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Dit noemt men 'horizontale verantwoording'. Het d&h verantwoordt zich in de eerste plaats over de uitvoering van taken aan de algemeen bestuur. D&h heeft de verplichting om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. 3. Toetsing over kalenderjaar 2016 en 2017 Het kpi-verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer binnen ons waterschap en de mate waarin het waterschap voldoet aan de vereisten van de Archiefwet Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld in het kader van de nieuwe Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT). De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak.

2 2 van 5 Deze horizontale verantwoording is een jaarlijkse activiteit die intern wordt opgepakt als onderdeel van de kwaliteitsaudits. Deze audit is samen opgezet met team Kwaliteit (KAM). Deze metingen zijn in het vierde kwartaal van 2017 uitgevoerd over de kalenderjaren 2016 en Vanaf 2018 worden deze kwaliteitsaudits jaarlijks uitgevoerd Resultaten van de toetsing Score Niet-overgebrachte archiefbescheiden 2017 Goed Voldoende, kan beter Onvoldoende, geen TVW Onvoldoende, wel TVW Score Overgebrachte archiefbescheiden 2017 Goed Voldoende, kan beter Onvoldoende, geen TVW Onvoldoende, wel TVW De algemene conclusie over de kalenderjaren 2016 en 2017 is dat de niet-overgebrachte archiefbescheiden welke door team DIV van afdeling Informatiemanagement (via Verseon) beheerd worden in papieren dossiers voldoen aan de wettelijke eisen. Alle archieven van de rechtsvoorgangers tot en met 1996 zijn bewerkt en overgedragen.

3 3 van 5 De archieven van waterschap Vallei en Eem en Veluwe zijn bewerkt en worden op termijn overgedragen. Met het besluit vervanging van archiefbescheiden is de eerste grote stap gezet naar het digitaal archiveren. Daarnaast is via het Programma Digitalisering ook een aantal projecten gerealiseerd om meer digitaal werken en archiveren mogelijk te maken. Om de archiefwaardige digitale documenten goed geordend, actueel en duurzaam toegankelijk voor alle stakeholders/doelgroepen (zowel nu als in de toekomst) te krijgen, dienen voor 2023 een aantal stappen worden gezet om aanvullende beleid- en werkafspraken over digitaal werken en archiveren, invoeren van interne toetsing op de duurzame kwaliteit van de informatieobjecten, e-depot en overzicht van alle digitale informatiebestanden te implementeren. Deze acties worden aan het nieuwe Programma Digitale Transformatie toegevoegd Afgeronde verbeteracties uit 2016 en 2017 Bij de nulmeting over het jaar 2015 zijn er een aantal acties voor 2016 en de periode er na geformuleerd. Zeven acties zijn in 2016 en 2017 gerealiseerd, namelijk: In 2016 is via Programma Digitalisering de Digitale Postkamer bij DIV ingericht waarmee de ingekomen poststukken vlot met de juiste metadata- en zaakgegevens in DMS Verseon worden geregistreerd. In 2016 is door de archivaris van het Gelders Archief bevestigd dat de archieven die zijn gevormd door de rechtsvoorgangers van Waterschap Vallei en Veluwe voldoen aan de voorschriften van de overgebrachte archieven. In 2016 heeft DIV onderzocht hoe het Handvat RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) voor het inrichten van digitale beheeromgevingen in ons beleid als onderdeel van een kwaliteitsinstrument ingevoerd kon worden. Uit het onderzoek blijkt dat het beter is om eerst een organisatie breed kwaliteitszorgsysteem voor informatie- en archiefbeheer op te zetten waarbij Rodin naast de vele andere kwaliteitsnormen gebruikt kan worden als mogelijke toetsingkader(s). In 2016 en 2017 is een tooi waarmee een overzicht van alle informatie rondom digitale informatiehuishouding kan worden gemaakt ingericht met metadata en zaakgerichte ordeningsstructuur waarmee de documenten terug te vinden zijn. De komende twee jaar zal deze tooi ingezet worden om overzicht vanuit één bron te krijgen van alle informatiebestanden binnen onze organisatie. In 2017 is het Besluit Vervanging archiefbescheiden vastgesteld. Er is ook een handboek DIV opgesteld waarin de procedures en afspraken beschreven staan. Ook zijn in 2017 in DMS Verseon technische aanpassingen gedaan om vervanging van papieren archiefbescheiden mogelijk te maken. In 2017 is een calamiteitenplan opgesteld om vervolgens in 2018 vastgesteld en getest te gaan worden. In 2017 is het project Opschoning archieven afgerond waarin de voormalige (oude) archieven van Zuiveringsschap Veluwe, waterschap Vallei & Eem en Veluwe bewerkt zijn om deze op termijn over te kunnen dragen naar de archiefbewaarplaats van het Gelders Archief.

4 4 van Kernboodschap Waterschap Vallei en Veluwe voldoet aan de wettelijke eisen inzake het beheer van papieren dossiers. Tevens geeft het kpi verslag aan dat er meer grip moet ontstaan op de archiefwaardige documenten die zich in vak-applicaties of in de niet-gestructureerde werkomgevingen bevinden Nieuwe verbeteracties voor 2018 De actiepunten voor 2018 zijn: 1. Afsluiten van een dienstverleninqsovereenkomst met M&R Kampen Met onze leverancier M&R Kampen wordt een dienstverleningsovereenkomst afgesloten waarin duidelijke afspraken over het beheer van vernietigbare archiefbescheiden worden opgenomen. De senior medewerker DIV stelt in samenwerking met team juridische zaken een dienstverleningsovereenkomst op. Dit actiepunt wordt bewaakt door de teamleider DIV. 2. Onderzoek naar aansluiting bii e-depot voorzieningen van het Gelders Archief (project Digitale Transformatie) Er komt een businesscase met pilot met het Gelders Archief waarbij het waterschap onderzoek doet naar de mogelijkheden om aan te sluiten bij het e-depot van het Nationaal Archief via het Gelders Archief te Arnhem. Dit project kan pas worden uitgevoerd nadat er in 2018 diverse software- en modelaanpassingen aan DMS Verseon zijn gedaan (gereed in vierde kwartaal 2018). Dit actiepunt wordt bewaakt door de teamleider DIV en programma Digitale Transformatie. 3. Calamiteitenplan vaststellen en testen Het calamiteitenplan wordt in 2018 vastgesteld en getest in samenwerking met de calamiteiten coördinator. Dit actiepunt wordt bewaakt door de teamleider DIV. Planning is deze acties in 2018 af te ronden. Over de voortgang en resultaten van deze acties zal per kwartaal aan de directie en portefeuillehouder worden gerapporteerd in het jaar Verslag waterschaparchivaris over 2016 Volgens de archiefverordening hoofdstuk 4 artikel 14 dient de waterschap archivaris jaarlijks verslag uit te brengen aan het d&h over het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden die in de archiefbewaarplaats berusten. Dit jaarverslag over kalenderjaar 2016 is beschikbaar en ter inzage indien gewenst. De samenwerking met het Gelders Archief in Arnhem verloopt naar volle tevredenheid. Het beheer van de overgebrachte archieven voldoet aan de eisen die de wet eraan stelt. Ook kunnen alle geïnteresseerden de archiefinventarissen van deze archieven op de website van het Gelders Archief raadplegen en stukken opvragen.

5 5 van 5 De papieren archieven van de voormalige waterschappen Vallei & Eem en Veluwe zijn eind 2017 gereed gemaakt voor de overbrenging op termijn. Deze archieven staan voorlopig in de goedgekeurde archiefruimte in Apeldoorn onder supervisie van team DIV zolang deze nog veelvuldig geraadpleegd worden door interne organisatie. Ook is er regelmatig overleg met de inspectie en waterschap archivaris over de vak-ontwikkelingen en lopende zaken. In 2017 veranderde de wijze van overleg door het vertrek van de archiefinspecteur van het Gelders Archief van structureel naar adhoc. Begin 2018 is met het Gelders archief een gestructureerd overleg opgezet waarbij een brede vertegenwoordiging uit beide organisaties aanwezig zijn. 5. Consequenties van de besluitvorming 5.1. Communicatie Zowel het verslag archief KPI's Waterschap Vallei en Veluwe over de kalenderjaren 2016 en 2017 als de ingevulde detailuitwerking van de KPI's 2016 en 2017 worden in het kader van het horizontale toezicht toegezonden aan de Provinciale Archiefinspectie van de provincie Gelderland en het waterschaparchivaris van het Gelders Archief. 6. Ondertekening drs. ing. K.A. Blokland algemeen directeur 7. Besluit bestuur vrev.

6