Mededeling aan de Vlaamse Regering

Transcriptie

1 Viceminister-president van de Vlaamse Regering, Vlaams minister van Begroting, Financiën en Energie Mededeling aan de Vlaamse Regering Betreft: Betaalgedrag rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap in Situering De Vlaamse Regering streeft ernaar om alle niet betwiste facturen tijdig te betalen. Om de evolutie van dit streven op te volgen wordt via deze mededeling een rapportering rond betaalgedrag voorgesteld. Deze mededeling beperkt zich tot het betaalgedrag voor de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap en is dus geen afspiegeling van het betaalgedrag van de volledige Vlaamse overheid. Deze rapportering voorziet in een monitoring van het betaalgedrag waarbij volgende zaken worden meegegeven: Evolutie van het aandeel te late betalingen ten opzichte van alle betalingen; Evolutie van het aantal te late betalingen en de mediaan van het aantal dagen te laat; Een beknopte analyse en detaillering van deze evolutie. Voorliggende rapportering geeft voor de eerste keer de evolutie van het betaalgedrag weer voor de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap waarbij een vergelijking wordt gemaakt tussen gegevens 2016 en Vanaf 2018 wordt in een semestriële rapportering voorzien, waarbij het semester van het huidige jaar wordt vergeleken met hetzelfde semester van het voorgaande jaar. De analyse van deze gegevens volgt onder punt 4 en Definities Om duidelijkheid te geven over deze gegevens worden eerst enkele definities meegegeven die helpen de cijfers op een correcte manier te interpreteren. De rapportering van het betaalgedrag neemt niet alle facturen mee. Enkel facturen die door de standaard sflow lopen van het financieel systeem worden opgenomen. Volgende facturen worden uit deze rapportering geweerd omdat ze geen correct beeld geven over het betaalgedrag (wegens het niet gebruiken van de standaard sflow). Het gaat specifiek om: Declaraties en forfaitaire vergoedingen aangezien deze automatisch betaald worden de dag na de ; Facturen via factureninterface aangezien het sproces in een randapplicatie gebeurd; Facturen met andere betalingswijze dan SEPA en NIET-SEPA (b.v. cheque, manueel); De facturen met regelsoort dotatie/subsidie of gemeenschappelijk subsidiebesluit. 1

2 Daarnaast vertrekt de rapportering vanuit de regelgeving zoals bepaald in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. De berekening van de vervaldatum is conform artikel 4 2. De facturen die wel door de sflow van het financieel systeem lopen worden, verlopen via afgesproken procedures. Deze procedures gaan als bijlage bij deze mededeling. 3. Cijfergegevens 2017 en 2016 In dit deel wordt de globale evolutie van het betaalgedrag vergeleken tussen 2017 en Figuur 1 geeft voor de totale rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap het percentage te late betalingen per kwartaal weer. Figuur 1: Percentage te late betalingen 2016 versus % 28% 27% 23% 30% 24% 31% 18% 74% 72% 73% 77% 70% 76% 82% 69% Deze figuur toont dat het percentage te late betalingen enkel in het eerste kwartaal hoger ligt in 2017 ten opzichte van In kwartaal 4 is het percentage te laat betaalde facturen zelfs 13 procent beter in 2017 ten opzichte van De analyse van deze gegevens volgt onder punt 4. In Figuur 2 wordt voor de totale rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap de mediaan van het aantal dagen te laat en het aantal te late betalingen per maand weergegeven voor

3 Figuur 2: Mediaan aantal dagen te laat 2017 In Figuur 3 wordt voor de totale rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap de mediaan van het aantal dagen te laat en het aantal te late betalingen per maand weergegeven voor Figuur 3: Mediaan aantal dagen te laat 2016 De mediaan van het aantal dagen te laat ligt lager in 2017 ten opzichte van 2016, behalve in de maand augustus. Het aantal te late betalingen ligt vanaf april voor elke maand lager in 2017 in vergelijking met Het aantal te late betalingen vertoond in 2017 vanaf april ook een dalende trend. 3

4 4. Analyse van de cijfergegevens voor de evolutie tussen Dit deel heeft als doel om de evolutie van het betaalgedrag tussen 2017 en 2016 verder uit te splitsen en te duiden wat de redenen zijn van het verbeterde betaalgedrag. In onderstaande tabellen 1 en 2 wordt voor de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap een overzicht meegegeven van alle betaalde facturen opgedeeld op basis van het aantal dagen te late betaling en opgedeeld per manier waarop de factuur wordt ontvangen: Elektronische facturatie = e-invoicing Manueel = alle facturen die op papier binnen komen bij de inhoudelijke diensten en manueel worden ingevoerd Scannen = alle facturen die op papier binnen komen bij het dienstencentrum boekhoudkantoor en onmiddellijk gescand en ingevoerd worden in OraFin (intelligent scannen). De cijfers bevatten ook de te laat betaalde facturen omwille van openstaande creditnota s waarvan het openstaand bedrag van de creditnota groter is dan het openstaande bedrag van de factuur. Het gaat hier om een gering aantal 1 facturen. Het effect op het percentage te laat betaalde facturen zal dus beperkt zijn. Tabel 1: aandeel tijdige betalingen versus laattijdige betalingen 2017 tot en met tot en met tot en met 90 meer dan 90 tijdig dagen te laat dagen te laat dagen te laat dagen te laat elektronische facturatie 86,74% 10,46% 1,63% 0,54% 0,64% manueel 69,53% 23,19% 3,46% 1,41% 2,41% scanning 75,62% 19,50% 2,48% 0,89% 1,51% Eindtotaal 77,04% 18,04% 2,49% 0,92% 1,50% Tabel 2: aandeel tijdige betalingen versus laattijdige betalingen 2016 tot en met tot en met tot en met 90 meer dan 90 tijdig dagen te laat dagen te laat dagen te laat dagen te laat elektronische facturatie 78,39% 14,12% 3,58% 1,63% 2,29% manueel 69,00% 24,34% 3,16% 1,10% 2,39% scanning 73,00% 21,09% 3,12% 1,13% 1,65% Eindtotaal 71,67% 21,90% 3,19% 1,17% 2,07% Bovenstaande tabellen geven aan dat er in 2017 ten opzichte van 2016 een sterk positieve trend is in het tijdig uitbetalen van facturen. Deze stijging situeert zich voor het grootste deel bij de elektronische facturaties. Het percentage tijdig betaalde elektronische facturen stijgt meer dan 8 procentpunt ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Daarbij moet worden opgemerkt dat het aandeel facturen dat via elektronische facturatie wordt verwerkt, verhoogd is tot meer dan 30 procent op het einde van Het effect van de tijdig betaalde elektronische facturen wordt hierdoor nog versterkt. 1 Op 10/01/2018 waren er 120 goedgekeurde en vervallen facturen niet uitbetaald omdat er nog openstaande creditnota s zijn (waarvan het openstaand bedrag groter is dan het openstaand bedrag van de factuur). Het gaat in totaal over 36 leveranciers. 4

5 In Figuur 4 wordt het aandeel van het aantal facturen weergegeven per manier waarop ze werden ingevoerd. Figuur 4: Percentage aantal facturen per invoerwijze 2016 en 2017 Tot slot wordt in onderstaande tabellen 3 en 4 een opdeling gemaakt per beleidsdomein voor de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap op basis van het aantal dagen te late betaling voor 2017 versus Tabel 3: Aandeel te laat 2017 volgens beleidsdomein Beleidsdomein tijdig tot en met 30 dagen te laat 31 tot en met 60 dagen te laat 61 tot en met 90 dagen te laat meer dan 90 dagen te laat CJSM 73,09% 21,84% 3,30% 0,84% 0,93% EWI 84,65% 11,85% 1,72% 0,43% 1,35% FB 86,33% 11,39% 1,20% 0,38% 0,70% IV 67,11% 29,97% 1,39% 0,31% 1,21% KAB 81,78% 15,20% 1,87% 0,62% 0,54% KB 83,74% 13,86% 1,42% 0,45% 0,52% LNE 74,31% 20,15% 3,16% 1,12% 1,26% LV 89,14% 10,22% 0,39% 0,12% 0,12% MOW 72,22% 20,71% 3,29% 1,27% 2,51% OV 74,20% 17,55% 3,53% 1,62% 3,09% RWO 79,17% 16,53% 1,82% 0,96% 1,52% WSE 82,86% 14,59% 1,56% 0,52% 0,47% WVG 73,20% 23,00% 2,33% 0,78% 0,68% Eindtotaal 77,04% 18,04% 2,49% 0,92% 1,50% 5

6 Tabel 4: Aandeel te laat 2016 volgens beleidsdomein tot en met tot en met tot en met 90 meer dan 90 Rijlabels tijdig dagen te laat dagen te laat dagen te laat dagen te laat CJSM 79,20% 17,25% 1,88% 0,62% 1,05% EWI 84,26% 12,29% 1,89% 0,60% 0,96% FB 82,01% 13,14% 1,57% 1,34% 1,93% IV 68,93% 27,37% 1,76% 0,79% 1,15% KAB 64,42% 25,97% 6,11% 1,66% 1,83% KB 79,17% 15,29% 2,80% 1,06% 1,69% LNE 73,24% 20,97% 3,25% 1,02% 1,53% LV 82,32% 15,59% 0,91% 0,68% 0,51% MOW 62,57% 29,86% 3,54% 1,25% 2,78% OV 69,81% 20,45% 4,42% 1,70% 3,62% RWO 73,95% 18,99% 3,22% 1,56% 2,27% WSE 87,24% 10,20% 1,95% 0,22% 0,39% WVG 65,91% 25,76% 4,54% 1,52% 2,26% Eindtotaal 71,67% 21,90% 3,19% 1,17% 2,07% 5. Analyse van de cijfergegevens 2017 Tabel 5 hieronder geeft een overzicht van de gemiddelde verwerkingstijd tussen de ontvangst van een factuur en de in OraFin: De kolom het gemiddeld aantal dagen ontvangst tot start : Deze geeft het aantal dagen tussen de ontvangst van de factuur en de start van de in het financieel systeem. Dit geeft weer hoe lang de gemiddelde doorlooptijd is vooraleer een factuur in de sflow wordt gestoken. De kolom gemiddeld aantal dagen budgethouder geeft de gemiddelde doorlooptijd weer die een budgethouder neemt om de factuur goed te keuren. De kolom gemiddeld aantal dagen boekhouder geeft de gemiddelde doorlooptijd weer die een boekhouder neemt om de factuur goed te keuren. Tabel 5: Doorlooptijd van alle facturen opgedeeld per categorie te late betaling 2017 dagen ontvangst tot start Uit deze tabel kan men afleiden dat het aantal dagen benodigd voor van zowel budgethouder als boekhouder beperkt is tot gemiddeld respectievelijk 2,6 en 1,6 dagen. De grootste vertraging wordt veroorzaakt doordat de start van de van de factuur in het financieel systeem op zich laat wachten. Het feit dat gemiddeld gezien het 19,34 dagen duurt 6 Gemiddelde van aantal dagen budgethouder Gemiddelde van aantal dagen boekhouder Betaling tijdig 12,20 2,08 1,53 tot en met 30 dagen te laat 26,47 4,09 1,74 31 tot en met 60 dagen te laat 53,45 5,46 1,77 61 tot en met 90 dagen te laat 72,77 5,84 2,46 meer dan 90 dagen te laat 211,03 4,69 1,63 Eindtotaal 19,34 2,59 1,59

7 om een factuur op te starten zorgt voor het grootste aandeel in de doorlooptijd. In onderstaande tabellen gaat men verder in op de hoge doorlooptijd tussen ontvangst factuur tot start. Tabel 6 geeft de doorlooptijd van alle facturen opgedeeld volgens de manier waarop ze worden ontvangen (manueel, gescand of elektronisch). Hierin kan vastgesteld worden dat de doorlooptijd van de elektronische factuur en in mindere mate de intelligent gescande factuur, beduidend lager ligt dan de manueel ingevoerde factuur. Het dienstencentrum boekhouding pleit er daarom voor om zo snel mogelijk over te schakelen naar elektronische facturatie en voor de andere facturen tijdelijk gebruik te maken van intelligent scannen. Tabel 6: Doorlooptijd per ingave 2017 dagen ontvangst tot start dagen budgethouder dagen boekhouder Rijlabels elektronische facturatie 12,27 3,02 1,56 manueel 27,86 2,45 1,68 scanning 18,93 2,30 1,56 Eindtotaal 19,34 2,59 1,59 Hoewel de doorlooptijd beduidend korter is bij elektronische facturatie in vergelijking met de andere invoerwijzen, blijft de doorlooptijd van ontvangst tot start ook bij de elektronische facturatie hoger dan verwacht. De doorlooptijd kan nog sterk verbeteren door het juiste proces te volgen. De doorlooptijd is (ook bij elektronische facturen) immers hoger indien: het beeld van de factuur wordt gekopieerd op een andere omgeving om buiten OraFin een te vragen van een budgethouder en daarna pas de sstroom te dupliceren in OraFin; de ontvangstbevestiging pas gegeven wordt op het moment dat de factuur al ontvangen is; de ontvangstbevestiging pas ingegeven wordt na een bevraging/sstroom buiten OraFin. In tabel 7 is te zien dat het gemiddeld aantal dagen tussen ontvangst factuur en opstartdatum, bij elektronische facturatie, sterkt verschilt tussen de verschillende entiteiten. Het dienstencentrum boekhouding is voor een deel afhankelijk van een correct gebruik van de juiste processen. We zetten dan ook verder in op opleiding, begeleiding en sensibilisering zodat de juiste processen worden gebruikt. 7

8 Tabel 7: Doorlooptijd van elektronische facturen per beleidsdomein 2017 Rijlabels dagen ontvangst tot start dagen budgethouder dagen boekhouder CJSM 13,30 2,77 1,57 EWI 8,72 1,85 1,21 FB 8,55 1,55 1,32 IV 9,08 3,71 1,32 KAB 5,15 2,81 1,47 KB 9,83 2,66 1,66 LNE 19,70 3,11 1,79 LV 5,54 3,65 1,38 MOW 14,19 2,24 1,52 OV 12,04 5,34 1,47 RWO 11,53 3,78 1,60 WSE 12,47 1,94 1,47 WVG 9,19 6,31 1,43 Eindtotaal 12,27 3,02 1,56 Verder illustreert tabel 8 duidelijk het belang van het vooraf aanmaken van een inkooporder (bestelbon). De rijen dienen als volgt gelezen te worden: Inkooporder na factuur = de bestelbon wordt pas aangemaakt van zodra de factuur is ontvangen Inkooporder voor factuur = de bestelbon is aangemaakt bij bestelling Meerdere: de factuur werd gekoppeld met meerdere inkooporders waardoor niet kan bepaald worden of de factuur voor of na de inkooporder werd aangemaakt Tabel 8: Doorlooptijd op basis van aanmaak Inkooporder, tweede semester 2017 dagen ontvangst tot start Aantal van Boekingstuk nummer Tijdig betaald elektronische facturatie 12, ,00 86,19% inkooporder na factuur 30,87 242,00 72,73% inkooporder voor factuur 11, ,00 86,84% Meerdere 20, ,00 76,50% manueel 28, ,00 70,97% inkooporder na factuur 33, ,00 68,76% inkooporder voor factuur 20, ,00 73,68% Meerdere 37,47 251,00 73,31% scanning 19, ,00 79,67% inkooporder na factuur 49, ,00 71,34% inkooporder voor factuur 14, ,00 81,29% Meerdere 27,34 814,00 65,85% Eindtotaal 19, ,00 79,61% 8

9 Indien het inkooporder vooraf aangemaakt is, is de gemiddelde doorlooptijd bij alle manieren van hoe een factuur wordt ontvangen korter waardoor er meer facturen tijdig betaald worden. Het dienstencentrum boekhouding dringt daarom steeds aan om het inkooporder al zo correct mogelijk aan te maken bij de bestelling en niet na de ontvangst van de factuur. Wanneer het inkooporder wordt aangemaakt na de ontvangst van de factuur is de gemiddelde doorlooptijd immers veel langer dan wanneer het inkooporder al werd aangemaakt (voor de ontvangst van de factuur). Als het inkoopordernummer wordt meegegeven op de factuur komt de factuur onmiddellijk bij de juiste dossierbehandelaar of budgethouder terecht die verantwoordelijk is voor de correcte afhandeling van de factuur. Dit zorgt voor een grotere transparantie bij de gebruiker met als gevolg een snellere verwerking. Een tweede belangrijke verklaring van de kortere doorlooptijd vloeit voort uit het feit dat het inkooporder niet meer moet opgemaakt worden en niet meer door de sstroom moet. Tot slot moet er gewezen worden op het verschil tussen de ontvangstdatum en de factuurdatum. Zoals bij de definities aangegeven, begint de betaaltermijn te lopen vanaf de ontvangstdatum. Indien de leverancier de vervaldag berekent vanaf de factuurdatum, is er een verschil in perceptie qua tijdige betaling tussen de rechtspersoon Vlaamse gemeenschap en de leverancier. Tabel 9 hieronder toont het percentage ten opzichte van het totaal aantal betalingen van de tijdig betaalde facturen, opgesplitst per beleidsdomein en naar aantal dagen tussen factuurdatum en ontvangstdatum: Tot 5 dagen = ontvangstdatum is maximaal 5 dagen na factuurdatum 6 tot en met 10 = ontvangstdatum is meer dan 5 en minder dan 10 dagen na factuurdatum 11 tot en met 30 = ontvangstdatum is meer dan 10 en minder dan 30 dagen na factuurdatum Meer dan 30 = ontvangstdatum is meer dan 30 dagen na factuurdatum Ontvangstdatum is voor of gelijk aan factuurdatum Tabel 9: percentage tijdig betaalde facturen tijdig Totaal tijdig tussen 10 tot en met groter ontvangstdatum voor of gelijk Beleidsdomein tot 5 dagen 5 tot en met dan 30 aan factuurdatum CJSM 42,07% 14,25% 11,29% 4,84% 0,65% 73,09% EWI 63,93% 9,54% 6,57% 3,73% 0,89% 84,65% FB 57,17% 14,30% 8,75% 5,79% 0,31% 86,33% IV 55,47% 4,35% 3,45% 3,54% 0,31% 67,11% KAB 69,87% 4,36% 4,69% 2,53% 0,33% 81,78% KB 55,41% 16,61% 7,89% 3,21% 0,61% 83,74% LNE 47,73% 12,00% 8,96% 5,19% 0,42% 74,31% LV 35,77% 12,42% 27,85% 12,90% 0,21% 89,14% MOW 40,78% 11,46% 13,41% 6,26% 0,30% 72,22% OV 61,66% 5,25% 5,10% 1,83% 0,36% 74,20% RWO 61,86% 8,48% 5,33% 2,78% 0,72% 79,17% WSE 63,05% 6,41% 10,01% 3,02% 0,36% 82,86% WVG 52,48% 10,18% 6,48% 3,67% 0,39% 73,20% Eindtotaal 49,92% 11,68% 10,15% 4,85% 0,44% 77,04% In bovenstaande tabel is te zien dat slechts 49,92 procent van de betaalde facturen in 2017, een ontvangstdatum hebben die ten hoogste 5 dagen later ligt dan de factuurdatum en tijdig werd betaald. 9

10 De grootste oorzaken van een ontvangstdatum die veel later ligt dan de factuurdatum zijn: De factuur wordt niet rechtstreeks en/of pas laattijdig doorgestuurd naar de postkamer. De ontvangstdatum is immers gelijk aan de scandatum. De factuur wordt door de leverancier enkele dagen later doorgestuurd dan zijn factuurdatum. De factuur wordt manueel ingegeven en de ontvangstdatum van de factuur wordt gelijkgesteld aan de ontvangst van de factuur op de dienst. De factuur kan binnen onze organisatie al een langere tijd ontvangen zijn. De cijfergegevens worden gepubliceerd op de website van fin.vlaanderen.be. De Viceminister-president van de Vlaamse Regering De Vlaams minister van Begroting, Financiën en Energie Bart TOMMELEIN 10