Functiebeschrijving: B2 Secretariaatscoördinator

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: B2 Secretariaatscoördinator Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Functie momenteel te begeven in: Vacaturenummer: Leefmilieu, Natuur en Energie Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Milieuhandhaving, Milieuschade en Crisisbeheer B2 1 Brussel OPW/2014/105

2 1. Functiedoel Aansturen van medewerkers en organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden teneinde een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen. Context: de functies waaraan leiding gegeven wordt, zijn meestal uitvoerend van aard. 2. Resultaatgebieden 1. Dagelijkse planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en hierover rapporteren teneinde deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Het beleid van de hogere entiteit (bv.de afdeling) vertalen naar doelstellingen voor het eigen team Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van het team Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten Opstellen van verbeteringsprojecten en optimaliseren van de werkprocessen in het team Voorstellen formuleren voor verbetering van de administratieve werking 2. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers Organiseren van on-the-job training Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers Teamleden aansturen en motiveren Teamleden inhoudelijk coachen en evalueren (volgens PLOEG) Taken toewijzen rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden 3. Superviseren van de werkzaamheden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen teneinde ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures.

3 Controleren van de kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening Toezien op de toepassing van de reglementering en de veiligheidsvoorschriften Regelmatig controleren van de prestaties van de ploeg, ook in functie van de timing, en zo nodig bijsturen Onderzoeken van klachten en deze rechtzetten Bewaken van gelijkvormige uitvoering 4. Communicatie en contacten Informatie uitwisselen over de werkzaamheden teneinde alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. Adviseren en bijstaan van het afdelingshoofd Organiseren van overleg in het team Informatie verstrekken aan interne en externe klanten Informatie uitwisselen met collega s en medewerkers Werkzaamheden afstemmen op de behoeften van de klant/collega s die worden ondersteund door het team Participeren aan interne en externe vergaderingen en werkgroepen om de eigen vakkennis/deskundigheid in te brengen en over die van anderen bij te leren om zo bij te dragen tot de optimalisatie van de eigen werking. 5. Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen teneinde de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. Inroepen van anderen bij defecten of noodzakelijk onderhoud en erop toezien dat actie ondernomen wordt Waken over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen Opvolgen van de stock (kantoor, ICT, -materiaal) van de afdeling en indienen van aanvragen voor aankoop indien nodig Opvolgen en controleren van leveringen 6. Opnemen van taken Zelf opnemen van activiteiten teneinde het team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden. Behandelen en oplossen van gevoelige dossiers en allerhande organisatorische problemen Meewerken aan of zelf opnemen van activiteiten waar bijzondere kennis voor vereist is Inspringen in piektijden

4 Indien de omstandigheden dit vereisen, zelf een deel van de taken voor eigen rekening nemen 7. Aanspreekpunt MMS Deze rol binnen de eigen afdeling en locatie opnemen: informatie i.v.m. MMS verder verspreiden binnen de eigen afdeling/locatie, verbetervoorstellen en meldingen over nonconformiteiten van collega's terugkoppelen Aanspreekpunt voor de coördinator MMS Onthaal nieuwe medewerker: korte toelichting bij algemene zaken van het MMS Meetrekken aan sensibilisatiecampagnes en acties, ondersteunt/spreekbuis voor communicatie- en sensibilisatie-acties binnen de eigen afdeling Registreren van door medewerkers gesignaleerde non-conformiteiten of verbetervoorstellen in JIRA 8. ICT-verantwoordelijke Beheer van ICT-materiaal met oog op uitbouw duurzaam ICT-park voor afdeling en departement Bewerkstelligen dat op werkvloer ICT-middelen efficiënt worden ingezet in eigen afdeling Ervoor zorgen dat afdeling voor meest milieuverantwoorde ICT-opstelling kiest in gegeven situatie Voorstellen doen op vlak van energie & materiaal besparing (groene ICT) 9. Milieubewust handelen Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement LNE op het gebied van milieuzorg. Naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco...) melden; melden als onderaannemers die werken uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten ) voor eventuele evacuatie. Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte ; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen ) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen. Milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega s bij gebruik (dienst)wagens.

5 Afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes Milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv.mod; duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek).

6 3. Gedragscompetenties Richting geven niveau 1 Oordeelsvorming niveau 1 Nauwgezetheid niveau 3 Coachen niveau 1 Voortdurend verbeteren niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 2 Betrouwbaarheid niveau 2 4. Vaktechnische competenties Computervaardigheden Administratief - organisatorische vaardigheden Relevante ervaring: Je hebt minstens 6 jaar beroepservaring m.b.t. ondersteunende dienstverlening, waarvan minimum 4 jaar in het aansturen van een klein team (2 of meer personeelsleden).