Aan de slag met Office2Go Voor Windows. Office2Go +31 (0)

Transcriptie

1 Aan de slag met Office2Go Voor Windows Office2Go +31 (0)

2 WELKOM U heeft voor Office2Go gekozen als uw ICT oplossing. Voordat wij de omgeving voor u gereed maken en u aan de slag kunt met Office2Go, is het belangrijk dat u dit document aandachtig leest. Hiermee maken wij u namelijk attent op een aantal belangrijke zaken betreffende Office2Go. Binnen Office2Go gaat u in ieder geval werken met Microsoft Office Als u hier nog niet mee bekend bent, dan vindt u op handige instructies voor het werken met Word en Excel. Heeft u naar aanleiding van dit document nog vragen? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen via

3 INHOUD Vooraf Pag. 4 Werking Office2Go Pag. 5 Instellingen Pag. 6 Microsoft Exchange ( ) Pag. 7 3

4 VOORAF Uw computer moet voldoen aan minimale systeemeisen om met Office2Go te kunnen werken. Op uw computer moet minimaal Windows XP met Servicepack 3, Vista met Servicepack 2, of Windows 7 draaien. Daarnaast dienen de Windows updates bijgewerkt te zijn en in het vervolg automatisch te worden gedownload. Om in te kunnen loggen op de Office2Go werkplek, dient u zogenaamde RDP koppelingen te downloaden (op uw lokale PC, laptop of thin client). Dit doet u door op op het bestand te klikken dat overeenkomt met uw besturingssysteem: Office2Go RDP Generator voor Windows 7 of voor Windows XP en Vista. Vervolgens kiest u voor de optie uitvoeren. Deze tool zal controleren of uw computer geschikt is voor de Office2Go werkplek en zal tevens snelkoppelingen op uw bureaublad installeren. Met deze snelkoppelingen kunt u direct verbinding maken met de Office2Go omgeving. 4

5 WERKING OFFICE2GO Indien u momenteel vanaf uw computer kunt printen, dan wordt de printer automatisch door Office2Go gedetecteerd en is direct klaar voor gebruik. Servers, internetlijnen en stroomvoorzieningen zijn dubbel uitgevoerd, waardoor uitval vrijwel onmogelijk is. U logt dan ook niet in op één server, maar op een pool van servers. Bij het inloggen wordt automatisch bepaald welke server het minst druk is en daar logt u op in. U merkt hier helemaal niets van, maar het zorgt ervoor dat u altijd optimaal gebruik kunt maken van de capaciteit van de Office2Go omgeving. De beveiliging van de werkplek staat bij ons voorop. Hierdoor is het bijvoorbeeld niet mogelijk om programma s te starten die niet door Office2Go en de contactpersoon van uw bedrijf zijn toegestaan. Voor het installeren van extra software zal ook altijd de bij ons bekende contactpersoon toestemming moeten geven. Hetzelfde geldt voor het wijzigen van wachtwoorden en andere ingrijpende zaken. Het kan wel eens gebeuren dat uw programma s niet juist reageren of zelfs compleet hangen. Hiervoor hebben we een speciale tool gemaakt (de Office2Go Tool) waarmee u zelf het betreffende programma kunt beëindigen. U hoeft hiervoor dus geen contact op te nemen met de Servicedesk. Dit programma is te vinden in het menu Start binnen de Office2Go omgeving. 5

6 INSTELLINGEN Uw Internet Explorer favorieten worden niet automatisch mee gemigreerd. U kunt deze echter voor de migratie makkelijk exporteren via het menu Bestand>Exporteren en Importeren. Als u deze export op uw (oude) bedrijfsnetwerk plaatst voor de migratie, dan kunt u deze gemakkelijk na de migratie weer importeren binnen de Office2Go omgeving. Belangrijk is dus wel dat u deze bestanden plaatst in een map die door Office2Go mee gemigreerd wordt. Eventuele persoonlijke instellingen zoals lettertype en beeldinstellingen worden niet meegenomen en moet u zelf weer toepassen. U krijgt allemaal uw eigen inloggegevens. Deze gegevens zijn noodzakelijk om in te loggen op de werkplek, maar ook om mobiele telefoons te synchroniseren en om in te loggen op de webmail. Voor het instellen van een aantal telefoons is een beknopte handleiding beschikbaar, anders kunt u terecht bij uw provider. 6

7 EXCHANGE (1) Iedere werkplek wordt standaard voorzien met Microsoft Exchange Hiermee heeft u direct de mogelijkheid voor gedeelde agenda s, contactpersonen, mailgroepen en beschikking over afwezigheidassistent. De is ook te bereiken via webmail ( Heeft u op uw huidige omgeving al Exchange en maakt u gebruik van de functionaliteit om collega s voor afspraken uit te nodigen? Dan is het helaas zo dat de koppeling bij gekoppelde agenda-afspraken met collega s komen te vervallen. U bent geen afspraken kwijt en ook u collega s niet, echter als een afspraak verplaatst wordt, dan wordt deze niet automatisch bij de uitgenodigde collega gewijzigd. Terugkerende afspraken (bijvoorbeeld een wekelijkse vergadering) worden er als losse afspraken in gezet. Uw handtekening in Outlook wordt niet gemigreerd. Deze kunt u echter makkelijk zelf weer terugzetten door hem te kopiëren uit uw laatst verzonden en terug te zetten via het menu Bestand>Opties. Op het tabblad staat de knop Handtekeningen. 7

8 MICROSOFT EXCHANGE (2) Uw , notities, agenda-items en contactpersonen worden meegenomen naar Office2Go. Als u een nieuwe maakt en u begint te typen in het Aan veld, verschijnen er in de oude situatie adressen die u al eerder heeft gebruikt. Deze e- mailadressen zullen niet worden meegenomen naar de nieuwe infrastructuur. Zorg dus vooraf dat deze adressen worden opgeslagen bij uw contactpersonen. Gedeelde mailboxen en gedeelde agenda s zullen opnieuw gedeeld moeten worden tussen collega s. Deze instellingen kunnen niet automatisch worden overgezet, maar worden opnieuw aangemaakt in overleg met de contactpersoon van uw organisatie. Vanaf heden krijgt u ook binnen van Barracuda Spamfilter. De Barracuda Spamfilter mailt u wanneer een achtergehouden wordt op verdenking van spam. U kunt dan zelf aangeven of u de alsnog wilt afleveren of wilt laten verwijderen. U krijgt vanuit deze spamfilter ook inloggegevens verzonden zodat u de instellingen zelf kunt beheren. 8