Office 365 & Office 2016

Transcriptie

1 In de wolken met Office 365 & Office 2016 Christelijke Scholengemeenschap Anna Maria van Schurman Cort van der Lindenstraat 1, 8802 RX Franeker tel.: (0517) , fax: (0517) ,

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanmelden bij Office Navigeren in het Office 365 web portaal Werken met de Outlook Web App Agenda delen Gedeelde agenda inzien Postbus/map delen Gedeelde postbus/map inzien Een handtekening instellen De conversatieweergave uitschakelen Werken met Office Outlook Mobiele telefoon of tablet koppelen Android Telefoon/Tablet Apple Telefoon/Tablet Advies: gebruik de Microsoft Outlook app OneDrive Werken met OneDrive Nieuwe bestanden aanmaken Bestanden openen en aanpassen Bestanden uploaden Bestanden downloaden Bestanden delen Vorige versies van bestanden herstellen Verwijderde bestanden herstellen Bestanden offline beschikbaar maken Wat zijn de beperkingen van OneDrive... 20

3 1 Inleiding Office 365 is een online platform voor , documenten en communicatie. Het kan zijn dat je slechts een van deze functionaliteiten gebruikt of allemaal. Met deze handleiding helpen we je eerst op weg bij het gebruik van de en OneDrive i.v.m. de mail omzetting op 16 juni a.s. De overige onderdelen zullen na de zomervakantie nader worden toegelicht. 3

4 2 Aanmelden bij Office 365 Ga naar en meld je aan met je volledige school adres en het wachtwoord dat je ook gebruikt bij het inloggen in het schoolnetwerk. In de Zenworks Window (NAL) bij algemeen staat ook een snelkoppeling naar het Office 365 portaal. 4

5 3 Navigeren in het Office 365 web portaal Nadat je je hebt aangemeld in Office 365 kom je op het startscherm van Office 365. De beschikbare tegels zijn afhankelijk van de licenties die aan jou zijn toegekend. De volgende tegels zijn minimaal zichtbaar: - Outlook web app voor en taken - Agenda - Personen, je contactpersonen - Nieuwsfeed, je persoonlijke bedrijfs nieuwsfeed - OneDrive, je persoonlijke document opslag die je ook kan synchroniseren met je werkstation - SharePoint, gezamenlijke werkruimtes en documenten - Planner, taakbeheer voor teams - Taken, takenoverzicht - Video, video opslag - Word - Excel - PowerPoint - OneNote, notitieblok - Sway, presentatieprogramma (nieuwe PowerPoint) - Class Notebook, maken van een klasnotitieblok - Forms, maken van vragenlijsten (enquetes) 5

6 Werken met de Outlook Web App Aanmelden bij de Outlook Web App kan via de Office 365 web portaal of rechtstreeks via het volgende adres: Bij de eerste keer aanmelden moet je de taal en tijdzone instellen. 6

7 4.1.1 Agenda delen - Navigeer naar de Agenda in de Outlook Web App - Rechtsklik op de Agenda > Kies Machtigingen voor delen > Geef een naam op en klik op Delen Gedeelde agenda inzien - Navigeer naar de Agenda in de Outlook Web App - Rechtsklik op Mijn Kalenders > Kies Agenda openen > Geef een naam op in het vakje Uit adreslijst of typ een web adres in het vakje Internetagenda en klik op Openen Postbus/map delen - Navigeer naar de Outlook Web App - Rechtsklik op de naam van je postvak/map - Kies Machtigingen > Klik op + > Geef een naam op en klik op Toevoegen - Kies Machtigingsniveau en klik op OK Gedeelde postbus/map inzien - Navigeer naar de Outlook Web App - Klik rechtsboven op je profielfoto - Kies 'een ander postvak openen' > Geef de naam op en klik op 'Openen' Of: - Rechtsklik op de naam van je postvak - Kies Gedeelde map toevoegen > Geef de naam op en klik op Toevoegen Een handtekening instellen - Klik rechtsboven in beeld op het tandwieltje > Klik op Opties - Kies links in het menu voor Instellingen - Stel een handtekening in en klik op Opslaan 7

8 4.1.6 De conversatieweergave uitschakelen Standaard worden berichten in Outlook per conversatie gegroepeerd en weergegeven. Als je dit niet prettig vindt werken kun je dit uitschakelen. Klik op het sorteerkeuzemenu en zet Weergeven als op Berichten. 8

9 4.2 Werken met Office Outlook Office 365 kan gekoppeld worden met Outlook. Je kunt dan gewoon op je PC met Outlook werken. Bij de eerste keer opstarten van Outlook wordt er na het invullen van jouw adres en wachtwoord contact gezocht met de Office 365 postbus. Daarna zal een lokale kopie van de Office 365 postbus worden gemaakt, afhankelijk van de grootte van de postbus kan dit enige tijd duren. 9

10 4.3 Mobiele telefoon of tablet koppelen Android Telefoon/Tablet - Ga naar de Paly Store - Zoek naar de app Microsoft Outlook en installeer deze. - Open na installatie Microsoft Outlook Typ je volledige school adres en klik op DOORGAAN. Je office 365 account wordt automatisch gedetecteerd. Je dient nog eenmalig in te loggen met jouw Office 365 gegevens. Typ hier je volledige school e- mailadres en wachtwoord in dat je gebruikt om toegang te krijgen tot je account. 10

11 4.3.2 Apple Telefoon/Tablet - Ga naar de App Store. - Zoek naar de app Microsoft Outlook en agenda en installeer. - Open na de installatie Microsoft Outlook en agenda. Typ jouw volledige school adres in en klik op Account toevoegen. Jouw Office 365 account wordt automatisch gedetecteerd. Je dient nog eenmalig in te loggen met jouw Office 365 gegevens. Type hier je volledige adres en wachtwoord dat je gebruikt om toegang te krijgen tot jouw account. Voor overige mobiele platformen kun je de wizard van Microsoft raadplegen: Advies: gebruik de Microsoft Outlook app Voor een optimale synchronisatie van de agenda s, adviseren wij gebruik te maken van de Microsoft Outlook app. Deze app is geoptimaliseerd voor zowel smartphones als tablets en integreert al je mails, contacten, agenda-afspraken en bijlagen. Je kunt snel wisselen tussen verschillende accounts en met veegbewegingen berichten verwijderen of archiveren. 11

12 5 OneDrive 5.1 Werken met OneDrive OneDrive is een online-opslag (in de Cloud) en dat betekent dat je de bestanden die je op OneDrive hebt opgeslagen waar ook ter wereld kunt opvragen (mits je toegang hebt tot het Internet). Naast opslag van je persoonlijke bestanden (1000GB) kun je OneDrive ook gebruiken om bestanden met anderen te delen. Je kunt zelfs tegelijkertijd aan een bestand (bijvoorbeeld een Word- of Powerpointdocument) werken. Handig als je moet samenwerken met meerdere leerlingen of collega s, bijvoorbeeld tijdens een project. Dit kan zelfs op elk device. Tevens kun je de bestanden op OneDrive synchroniseren met je laptop, zo heb je altijd je bestanden bij de hand ook als je geen internettoegang hebt. Aanmelden bij de OneDrive Web App gaat de Office 365 web portaal. - Navigeer naar en klik op de OneDrive tegel. - De eerste keer dat je OneDrive opent moet er het één en ander ingesteld worden. Je hoeft dat zelf niet te doen, dat gaat automatisch. - Na een paar tellen klik op Uw OneDrive is gereed - Klik op VOLGENDE > Klik op VOLGENDE > Klik op LATEN WE AAN DE SLAG GAAN. Je kan ook gelijk inloggen door te browsen naar Nieuwe bestanden aanmaken Door op de OneDrive pagina te klikken op Nieuw kan je gelijk nieuwe mappen, Word documenten, Excel bestanden of PowerPoint bestanden aanmaken. 12

13 5.1.2 Bestanden openen en aanpassen Om een Office document (zoals Word, Excel, PowerPoint of OneNote) te bewerken kan je het eenvoudig openen door op de bestandsnaam te klikken. Het document zal dan worden geopend in een Office webapp zodat je gelijk het document kan bekijken zonder dat de Office applicatie op de computer gestart hoeft te worden. Om het document te bewerken zijn er twee mogelijkheden: het document kan direct bewerkt worden vanuit de webapp, waarbij je een groot gedeelte maar niet alle functionaliteit van de Office applicatie krijgt, of je kan het bestand openen in de Office applicatie op je computer. Klik in de webapp op Document bewerken en kies voor je gewenst optie: Als je voor de webapp (bijv. Word online) kiest hoef je niet op te slaan. Alle wijzigingen worden gelijk opgeslagen. Open je de op de computer geïnstalleerde versie van Office, dan kan je door op opslaan te klikken gelijk je wijzigingen online opslaan. Je hoeft achteraf het bestand niet meer te uploaden naar OneDrive. 13

14 5.1.3 Bestanden uploaden Je kan bestanden eenvoudig uploaden naar OneDrive door de bestanden of mappen naar de website te slepen. Ze worden dan automatisch geüpload naar de huidige map in je OneDrive. Je kan ook meerdere bestanden of mappen selecteren en ze tegelijk uploaden naar OneDrive Bestanden downloaden Om een bestand te downloaden uit je OneDrive selecteer je het bestand door het vinkje te selecteren voor de bestandsnaam en te klikken op Downloaden. 14

15 5.1.5 Bestanden delen Vanuit OneDrive kan je eenvoudig bestanden delen met leerlingen, collega s en met externen. Om een bestand te delen selecteer je het bestand door het vinkje te selecteren voor de bestandsnaam en te klikken op Delen. Om een bestand met een collega, leerling of een externe te delen kan je in het naam veld zoeken naar een desbetreffende persoon. Dit kan ook op groepsnaam, bijvoorbeeld (docenten). Als het een nieuw persoon is dan kun je gewoon het adres er in typen. Standaard staat de optie Alleen personen in Csg. Anna Maria van Schurman met deze koppeling kunnen dit item bewerken aan. Wil je dat niet dan kun je dat veranderen door op deze zin/koppeling te klikken. Dan kun je Bewerken toestaan uitvinken Je kunt eventueel nog een persoonlijk bericht toevoegen aan het bericht naar degene met wie je het bestand deelt. 15

16 5.1.6 Vorige versies van bestanden herstellen Iedere keer als je een bestand aanpast dan maakt OneDrive een nieuwe versie van het bestand aan. Zo kan je eenvoudig terug naar een eerdere versie als je een foutje maakt en deze per ongeluk op slaat. Om een vorige versie te openen selecteer je het vinkje voor het bestand en te klikken op versiegeschiedenis. Je krijgt een overzicht van alle versies te zien en van welke datum deze zijn. Door op het puntjes achter de datum te klikken kun je het bestand Herstellen (waarbij je de huidige versie overschrijft), de inhoud weergeven of de versie verwijderen Verwijderde bestanden herstellen Het kan voorkomen dat je per ongeluk een bestand verwijdert terwijl dit niet de bedoeling was. Verwijderde bestanden kan je zelf herstellen. Op de OneDrive heb je een knop links in beeld genaamd Prullenbak waar het bestand naar verplaatst is. Op deze pagina staan alle verwijderde items. Je kan ze selecteren en klikken op Terugzetten om het bestand terug te plaatsen. 16

17 5.2 Bestanden offline beschikbaar maken Het is mogelijk om alle bestanden van OneDrive beschikbaar te maken op een PC, tablet of Smartphone. Hiervoor zal je een Applicatie of App moeten downloaden. Vanaf Windows 8.1 is OneDrive automatisch geïnstalleerd op het besturingssysteem. Of je installeert op je PC een versie van Office 2016 (gratis voor medewerkers en leerlingen van AMS). Je kunt de OneDrive applicatie ook zelfstandig downloaden en installeren van Opmerking: Docenten met een eigen school laptop kunnen de bestanden offline beschikbaar maken. Gebruik hiervoor de link OneDriveSetup onder algemeen in de ZENworks Window (NAL) en dubbel klik op het wolkje naast de klok. Op leerlingen computers/laptops kunnen de bestanden niet offline beschikbaar worden gemaakt. Hiervoor wordt nog iets gemaakt! Om OneDrive in te stellen open je de verkenner op je PC en dubbel klik je op de Blauwe wolk in de linker kolom. Vul in het OneDrive instellen scherm je school adres en klik op Aanmelden. 17

18 Vervolgens word je doorgesluisd naar de AMS omgeving. Hierin kan je het wachtwoord ingeven en klik op Aanmelden en daarna op Volgende. Je kunt hier kiezen welke bestanden of mappen je naar je PC wilt synchroniseren. Klik op Volgende en daarna op Mijn OneDrive Csg. Anna Maria van Schurman-map openen. 18

19 Je ziet nu in de verkenner dat de OneDrive in de verkenner is verbonden met je OneDrive van AMS. 19

20 5.3 Wat zijn de beperkingen van OneDrive OneDrive heeft een aantal beperkingen waar je rekening mee moet houden als je er gebruik van wilt maken. De beperkingen zijn gelukkig zeer beperkt: Je OneDrive for business is toegankelijk zolang je werkzaam bent bij AMS of staat ingeschreven als leerling. Je kan niet meer dan 1000GB aan data opslaan in OneDrive. Je kan niet meer dan 20,000 bestanden synchroniseren met een apparaat. Folder en bestanden kunnen gezamenlijk niet meer dan 250 karakters in hun naam hebben. De bestanden en folders mogen niet de volgende karakters in de map- of bestandsnaam hebben: \ / : *? " < > # %. Lokaal geopende bestanden kunnen niet worden gesynct. Bestanden geopend in office applicatie kunnen direct door de applicatie opgeslagen worden op OneDrive. 20