Bereid u voor op e-invoicing. Implementatiegids voor leveranciers

Transcriptie

1 Bereid u voor op e-invoicing Implementatiegids voor leveranciers

2 Inhoud Welkom bij Tungsten Network 3 Voordat u begint 4 1 Bestanden ontvangen 5 2 De worksheet invullen 6 3 Testfactuur maken en indienen met worksheet 7 4 Het eerste testbestand controleren 8 5 De overige testbestanden indienen 9 6 Uw verbinding instellen 10 7 Pdf-e-factuur controleren en goedkeuren 11 8 Beginnen met e-invoicing 12 Veelgestelde vragen 13 Bijlage 14

3 Welkom bij Tungsten Network Met trots verwelkomen wij u bij Tungsten Network, 's werelds meest vertrouwde zakelijke transactienetwerk dat aan alle eisen voldoet. Ons veilige platform automatiseert en stroomlijnt het factureringsproces en brengt klanten en leveranciers dichter bij elkaar, en maximaliseert daarbij de efficiëntie en verbetert het cashflowbeheer. 3

4 Voordat u begint # Deze handleiding bevat stapsgewijze instructies waarmee u in slechts 26 werkdagen aan de slag kan met transacties op Tungsten Network. Als u vragen heeft of als u hulp nodig heeft bij het voltooien van een van deze stappen, kunt u uw Tungsten-implementatiespecialist bellen of en. Als u uw Implementatiespecialist niet kunt bereiken, stuur dan een naar de implementatieondersteuning op implementation@ tungsten-network.com. Er zal binnen uur contact met u worden opgenomen. Hoe lang uw implementatie duurt, is afhankelijk van de complexiteit van uw e-factureringsconfiguratie, die ook kan worden beïnvloed door de behoeften van uw klant. Alle implementatiestappen moeten worden voltooid, en u moet binnen dagen uw eerste transacties op het netwerk uitvoeren. Afhankelijk van uw functie en kennisniveau heeft u mogelijk hulp nodig van uw ITpersoneel of de debiteurenadministratie. Let op: de omvang en voorwaarden van uw ondersteuning staan vermeld in de Service Level Agreement in de Bijlage 4

5 1 Bestanden ontvangen Zorg ervoor dat u deze materialen heeft ontvangen van uw implementatiespecialist: Implementatie-worksheet (EN - Tungsten Network Worksheet.xlsx) van uw implementatiespecialist. Zip-bestand technische documentatie Master Map hoort bij het Master Map-bestandstype dat u gebruikt. Opmerking: Tungsten Network ondersteunt 9 verschillende bestandstypen. Indien u dit nog niet heeft gedaan, kunt u het bijbehorende.zip-bestand downloaden op onze pagina met implementatiebestanden voor leveranciers 1 5

6 2 De worksheet invullen Vul ALLEEN de velden in het tabblad Master Map Set Up Information in. Controleer de volgende tabbladen, maar vul ze niet in: Country Specifics, Buyer Specifics en Tungsten Specifics. Deze tabbladen bevatten reeds informatie van het complianceteam van Tungsten Network over de minimale gegevensvereisten om uw documenten om te kunnen zetten in e-facturen die voldoen aan de wettelijke vereisten. Implementation Process Build or Set Up Information Country Specifics Buyer Specifics TN Specifics Supplier Specifics Test Scenarios Voltooi deze stap binnen 2 dagen. 2 6

7 3 Testfactuur maken en indienen met worksheet Gebruik de informatie in de implementatieworksheet, samen met de technische bestanden in het.zip-bestand dat bij uw Master Map-bestandstype hoort, en maak de testfactuur voor uw eerste factureringsscenario. # Dien deze testfactuur EN uw ingevulde worksheet in bij uw implementatiespecialist, binnen 9 werkdagen na de startdatum van implementatie

8 4 Testfactuur controleren Analyse bestand en worksheet Tungsten Network zal binnen 48 uur een voorlopige analyse van bestand en worksheet uitvoeren om te controleren of uw testfactuur correct is gestructureerd. # # Melding ontvangen van wijzigingen Uw implementatiespecialist zal u informeren als er wijzigingen aan uw testfactuur zijn vereist. Wijzigingen doorvoeren Voer indien nodig binnen 2 werkdagen na ontvangst van het verzoek de wijzigingen door

9 5 Bestanden maken en indienen voor eventuele overige factureringsscenario's Wanneer de eerste testfactuur is goedgekeurd, maakt u de bestanden voor eventuele andere factureringsscenario's en dient u ze binnen 3 werkdagen in. # # # Opmerking: Het kan zijn dat bestanden nogmaals moeten worden aangepast. Zorg er in dat geval voor dat alle aangepaste bestanden binnen 5 werkdagen na goedkeuring van de testfactuur worden ingediend

10 6 Uw verbinding instellen Maak verbinding met Tungsten Network via de methode die u heeft opgegeven in de implementatieworksheet. Er zijn diverse methodes voor bestandsoverdracht beschikbaar, waaronder SFTP/AS2, HTTP en EDI. SFTP AS2 HTTP EDI etc. Ga voor een volledige lijst naar de pagina met implementatiebestanden voor leveranciers. Voltooi deze stap binnen 2 werkdagen. Vergeet niet dat u altijd uw facturen rechtstreeks via het Tungsten Network-portaal kunt sturen indien u problemen ondervindt met de verbinding

11 7 Pdf-e-factuur controleren en goedkeuren # Pdf-factuur ontvangen Binnen 2 werkdagen nadat u de bestanden voor uw overige factureringsscenario's heeft ingediend, ontvangt u via een 'human readable' pdf-versie van uw factuur, nadat Tungsten Network uw Master Map-gegevens heeft gecontroleerd aan de hand van de Tungsten-database. Pdf-factuur controleren en bevestigen Controleer uw pdf en stuur binnen 5 dagen een naar uw implementatiespecialist van Tungsten, waarin u bevestigt dat alle gegevens verzameld in de vorige implementatiestappen kloppen en dat de pdf uw factuur correct weergeeft. In sommige implementaties kan uw koper ook worden gevraagd dit document goed te keuren om eventuele problemen te voorkomen wanneer u live gaat

12 8 Beginnen met e-invoicing RTT Melding van RTT-status ontvangen Binnen 24 uur na ontvangst van de bevestiging van goedkeuring van uw pdf e-factuur, wordt uw account officieel overgezet van de testomgeving naar de productieomgeving van Tungsten Network en wordt uw accountstatus gewijzigd in RTT (Ready to Transact, klaar voor transacties). Uw implementatiespecialist zal u via op de hoogte stellen van deze statuswijziging (ook wel RTT- genoemd) en indien mogelijk ook telefonisch. # # # Klant ontvangt melding van RTT-status U klant ontvangt ook een RTT- dat uw account klaar is voor transacties. Alle nieuwe facturen die u vanaf dit moment verzendt, MOETEN elektronisch worden ingediend via Tungsten Network. In sommige gevallen zal uw klant hierdoor alle openstaande PO's en factuurstatusgegevens moeten uploaden naar het netwerk. Als uw klant hiervoor meer tijd nodig heeft, zal u hiervan via de RTT- op de hoogte worden gesteld. Nadat u met succes 3 e-facturen heeft verzonden, ontvangt u een van uw implementatiespecialist met contactgegevens en volgende stappen voor ondersteuning, mocht dit nodig zijn

13 Veelgestelde vragen 1. Hoe maak ik een testbestand voor e-invoicing? Alle technische informatie die u nodig heeft om uw testbestand voor e-invoicing te maken, is opgenomen in de implementatieworksheet en het.zip-bestand dat overeenkomt met het bestandstype van uw Master Map. 2. Hoe weet ik of ik mijn testbestand correct heb gemaakt? Nadat u uw testbestand heeft verzonden, voert Tungsten Network een reeks tests uit om te bevestigen dat de structuur en de verwachte inhoud overeenkomen met de gegevens die u met de ingevulde implementatieworksheet heeft aangeleverd. Tungsten controleert ook uw gegevens aan de hand van de Tungsten Network-database. Uw implementatiespecialist zal u informeren als er fouten worden ontdekt en u verdere instructies geven over wat u in het testbestand dient te corrigeren. 3. Hoe krijg ik toegang tot het Tungsten Network-portaal? U kunt zich aanmelden bij het Tungsten Networkportaal op aspx?returnurl=%2f 4. Hoe kan ik ondersteuning aanvragen wanneer ik eenmaal LIVE ben (wanneer ik facturen verzend in de productieomgeving)? Wanneer u LIVE bent, neemt u contact op met Tungsten Support, in plaats van uw implementatiespecialist. Ondersteuning voor uw land is te vinden in het portaal, door op de Help en support-link bovenaan de pagina te klikken. In deze video vindt u aanvullende informatie over het aanvragen van ondersteuning. 13

14 Bijlage Service Level Agreement: Uur Serviceverzoeken Definitie Uur De volgende ondersteuningsspecificaties zijn opgenomen in uw Service Level Agreement (SLA) P1 - Kritiek P2 - Hoog P3 - Normaal [Standaard] P4 - Laag P5 - Bug Reactie Reactie 12 Oplossing Oplossing 12 Reactie Reactie 12 Oplossing Oplossing 24 Reactie Reactie 24 Oplossing Oplossing 48 Reactie Reactie 72 Oplossing Oplossing 72 Reactie n.v.t. n.v.t. Oplossing n.v.t. n.v.t. 14