STOP met tijd VERSPILLEN. 75 activiteiten waar je vandaag mee moet stoppen.

Transcriptie

1 STOP met tijd VERSPILLEN 75 activiteiten waar je vandaag mee moet stoppen.

2 Verkeerde FOCUS Verspillingen zijn de oorzaak van veel stress en nutteloos werk. Ze komen overal voor. In een fabriek kun je ze letterlijk aanwijzen. Maar op een kantoor zijn verspillingen vaak verborgen. Opgeslokt door allerlei systemen en gewoontes. Mensen zijn voortdurend druk bezig met brandjes blussen en problemen oplossen. Maar structureel zie je niet echt de verbetering die je wenst. Verspillingen zijn ware sluipmoordenaars voor onze effectiviteit. Om tijd terug te winnen zie je vaak dat er een verkeerde focus op verbeteringen is. Veel initiatieven resulteren in betere apparatuur, software en vaak in meer mensen erbij. Op deze manier wordt er alleen gekeken naar de processen die al (goed) werken. Het betekent dat je je focust op 10% van het potentieel. Op die manier zul je nooit de doorbraak bereiken waar je al die tijd naar op zoek was. In plaats van te kiezen voor die 10%, focus je eens op het deel dat veel groter is! Het is 90% van alles wat je doet en dat noemen we verspilling. Zaken die eigenlijk niets toevoegen aan je produkt of dienst en waar de klant niet voor wil betalen. We kennen allemaal eindeloze vergaderingen met teveel mensen, onduidelijke informatie en (teveel) mails, miscommunicatie tussen mensen en afdelingen, data die niet volledig is of klopt, menselijke fouten, brandjes blussen en zo nog meer voorbeelden. Lean management is een gevestigd begrip in de industrie-tak. Bijna iedereen heeft er wel van gehoord en veel bedrijven zijn volgens Lean principes ingericht. Lean wordt vooral toegepast in de productieomgeving van organisaties om verspillingen te verminderen en opbrengsten te vergroten. De laatste tijden zie je steeds meer dat de principes ook toegepast worden in de ondersteunende processen van een organisatie. Met het implementeren van Lean Management kunnen er fantastische resultaten geboekt worden: stijging klant- en medewerkerstevredenheid, verminderen kosten, weten en écht leveren wat de klant vraagt en dus ook het terugwinnen van tijd en energie. In dit e-book willen we voorbeelden geven van diverse vormen van verspilling, waardoor je na het lezen met een hele andere bril naar je processen gaat kijken. 90% van ondersteunende processen is verspilling Stop met tijd verspillen Pagina 1

3 Werk: 3 categorieën activiteiten Waarde Activiteiten die direct waarde toevoegen vanuit perspectief van de klant. Optimaliseren! Verspilling Activiteiten die geen waarde toevoegen, in de ogen van de klant. 8 vormen van verspilling. Verwijderen! 50% 10% 40% FOCUS OP VERWIJDEREN VAN VERSPILLING - waar de klant niet voor wil betalen - Noodzaak Activiteiten die geen waarde toevoegen, maar wel nodig zijn voor andere redenen (wetgeving, juridisch, accounting) Verminderen! Stop met tijd verspillen Pagina 2

4 8 vormen van verspilling D O W N T I M E Defects Overproduction Waiting Non-Utilized Talent Transportation Inventory Motion Extra- Processing Defecten/herstel Overproductie Wachten Niet gebruikt talent Een taak opnieuw doen (herstellen) Meer produceren dan de klant nodig heeft. Wachttijden tussen activiteiten / productiestappen Geen gebruik maken van waar mensen goed in zijn. Transport Inventaris Motie/verplaatsing Over processen Verplaatsen van een product. (tussen) voorraad hebben. Onnodige verplaatsingen, reizen Meer werk doen dan strikt nodig is. of: TIM WOODS Stop met tijd verspillen Pagina 3

5 Verspillingen in dienstverlening Defecten Fout intypen van gegevens, prijzen of offertes Zoekgeraakte dossiers of bestanden Overproductie Teveel kopieën Rapporten die niemand gebruikt Documenten mailen/sturen die men al heeft Wachten Wachten op handtekeningen/goed keuring Wachten op info Wachten op opstarten systeem Niet gebruikt talent Niet herkennen van aanwezige talenten Niet gebruiken vaardigheden om verbeteringen door te voeren Micromanagement Transport Fysiek verplaatsen van papier of andere zaken op afdeling Overmatig indienen van rapporten Inventaris Teveel (kantoor)materiaal inkopen Dossiers/orders die wachten op verdere verwerking Motie/verplaatsing Zoeken naar documenten op pc/afdelingsschijf Verplaatsen van dossiers op afdeling Extra processen Dupliceren van rapporten of info Constant wijzigen van documenten Stop met tijd verspillen Pagina 4

6 75 verspillingen die zorgen dat jij niet effectief werkt 1. verkeerd invoeren gegevens 2. verkeerde informatie doorsturen 3. niet doorvragen bij onduidelijkheid 4. en zonder bijlage 5. onduidelijke mails 6. verkeerde bestellingen 7. Missende, onnodige of onbekende data 8. opnieuw invoeren van data 9. geen goede metingen mogelijk 10. Software werkt niet op bestaande hardware 11. IT middelen of -randapparatuur aansluiten terwijl er geen netwerk aansluiting of stroomvoorziening is 12. te laat informeren over nieuw of gewijzigd beleid, activiteiten, beslissingen etc 13. Geen goede intake, implementatieplan met/bij klanten gehouden 14. Onduidelijke instructies 15. Mooischrijverij, wollig of ingewikkeld taalgebruik 16. overbodige/teveel handtekeningen voor gezien/akkoord 17. iedereen in de cc 18. veel vergaderingen 19. in meerdere systemen tegelijk moeten werken of dezelfde gegevens invoeren 20. veelvuldig kopiëren en bewaren van documenten 21. Veel checks, controle, toetsing, verificaties om controle te blijven houden 22. te lange of ineffectieve vergaderingen, wachten op deelnemers, geen duidelijk doel of agenda 23. teveel informatie aan de klant sturen, information overload 24. Voor de zekerheid extra kopieën of backups maken 25. Meerdere keren dezelfde vraag stellen of beantwoorden aan verschillende mensen 26. Documenten en formats steeds opnieuw ontwikkelen ipv best practices of goede versie van collega te gebruiken, standaard af te spreken 27. opdrachten, documenten etc op USB, papier en tegelijkertijd online gebruiken 28. gegevens tijdelijk bewaren 29. heen en weer sturen documenten, formulieren tussen medewerkers, organisaties. 30. archiveren verschillende versies 31. vragen naar de verkeerde persoon 32. onnodig versturen van mails, die weer doorgestuurd worden naar anderen, die weer reageren naar etc 33. papierwerk mee naar huis nemen 34. USB sticks, documenten mee naar huis nemen 35. kennis/informatie die je niet gebruikt 36. onduidelijke facturen 37. een uitpuilende inbox 38. vergaderruimtes, lokalen, zalen niet beschikbaar 39. trainingen, boeken etc aanschaffen die niet gebruikt worden 40. ingewikkelde inlogprocedures 41. formulieren waarvan niemand weet waar ze voor dienen 42. veel voorraadbeheersingssystemen 43. bijhouden van heel veel rekenbladen, tabellen, lijstjes. Allerlei informatie die ook in andere IT-systemen worden opgeslagen. 44. teveel rapportages, dashboards, KPI's 45. overbodige data analyses uitvoeren 46. (beleids)notities opstellen waar geen concrete vraag naar is 47. te dikke rapporten, verslagen schrijven die toch niemand leest 48. het registreren van informatie zonder helder doel 49. Diensten aanbieden waar niemand om vraagt 50. Trainingen volgen waar in praktijk niets mee gedaan wordt of niet blijft hangen 51. wachten op antwoord (oa per mail) 52. wachten op informatie 53. wachten op akkoord 54. wachten op langzame computers, IT systemen, applicaties 55. lange doorlooptijd om een vergunning, offerte, order af te werken 56. afwezigheid van mensen, daardoor wachten op hun werkzaamheden 57. wachten tot netwerk weer beschikbaar is 58. elkaar niet begrijpen, verkeerd interpreteren, aannames 59. geen goed projectmanagement, sturing 60. missende vaardigheden, kennis 61. gemis aan training, coaching, ontwikkeling 62. Geen effectieve feedback 63. Geen leeromgeving, -cultuur 64. Rapportages die niet meer gebruikt worden 65. Sluimerende conflicten 66. Negatieve emoties, frustraties, stress 67. Talenten, kennis en vaardigheden van medewerkers niet herkennen, ontwikkelen of inzetten door onwetendheid of tijdsdruk 68. Hoog gekwalificeerd personeel (te) eenvoudige taken laten doen 69. zoeken naar bestanden, in mappen 70. lopen naar dossierkasten, printers etc 71. autorijden naar vergaderingen op andere locaties 72. Software functioneert niet, wordt niet alles uit gehaald 73. Met teveel dingen tegelijk bezig zijn 74. Onnodige complexiteit in processen 75. Teveel lawaai, geen concentratie onderbrekingen door collega's Stop met tijd verspillen Pagina 5

7 Voorbeelden Impact - Oplossingen Voorbeelden Papier rondsturen op kantoor tussen afdelingen Groot aantal ongelezen s en to-do items Groot aantal opdrachten tegelijk actief Lopen om een printje te halen Reizen naar een bijeenkomst Wachten op aanlevering gegevens door leverancier Wachten op goedkeuring Wachten op reactie op uitvraag aan klant Onnodige en dubbele registraties Controles, inspecties, autorisaties Meer werkzaamheden dan noodzakelijk om resultaat te realiseren Teveel produkten maken die niet kunnen worden verkocht aan klant Meer rapportages dan noodzakelijk door gebruiker Teveel toeters en bellen aan product Niet voldoen aan specificities Alles dat niet op gewenste moment gereed is Kwaliteitsproblemen Fouten in data Onvoldoende training voor uitvoeren werk Simpele taken worden uitgevoerd door specialisten Al het werk wordt belegd bij kleine groep collega s Impact Toename in wachttijd Verhoogde kans op fouten Vertraagde levering Langere doorlooptijd Verspilde tijd en energie Extra werklast Grotere kans op fouten door onjuiste informatie Klanten moet langer wacthen/extra doorlooptijd Inefficiëntie door opnieuw inlezen opdracht Capaciteitsoverschot Extra vragen rond status/voorgang Hogere kosten Klanttevredenheid daalt Herstellen van fout kost geld en tijd Herstellen veroorzaakt extra werkdruk Werkdruk en stress Ongemotiveerdheid werknemers Werk wordt niet op tijd afgerond Oplossingen Onderzoek naar nieuwe klanten/leveranciers Digitale communicatie Acties direct afhandelen / Getting Things Done methodiek Onnodige acties (bijv. mail) reduceren Werkplek beter organiseren/clean desk Activiteiten analyse / in kaart brengen Activiteiten beter concentreren (geografisch) Reduceren aantal overdrachtsmomenten Dialoog met leverancier/belangrijkste wachttijden identificeren en reduceren Dialoog met klant om vast te stellen wat toegevoegde waarde is Standaardiseren Verspilling elimineren Overbodige opties/rapportages elimineren Dailoog met klant om fouten te begrijpen en oorzaak aan te pakken Preventieve controlemaatregelen Bewust zijn van aanwezig talent en vaardigheden Verantwoordelijkheid durven te delegeren/geen micromanagement Trainen van collega s in de noodzakelijke vaardigheden Stop met tijd verspillen Pagina 6

8 TIPS Kijk eerst naar het elimineren van processtappen, voordat je je gaat richten op elimineren van verspillingen binnen processtappen Usual suspects zijn: Laag percentage in één keer goed Lange wachttijden of doorlooptijden Veel overdrachtsmomenten tussen personen / afdelingen Meerdere systemen die moeten worden gebruikt; kans op dubbele data, foutieve invoer Maak gebruik van klantonderzoeken en luister naar je medewerkers Voer een analyse uit op reeds aanwezige data. Data zorgt voor informatie, zorgt voor inzicht en daarmee actie! Stop met tijd verspillen Pagina 7