Op de dag van levering ontvangt de contactpersoon een indicatie-tijd van bezorging.

Transcriptie

1 Informatie over materialen SamenLoop voor Hoop Materialen levering Iedere SamenLoop ontvangt voor aanvang van de SamenLoop de eventbox met materialen. Middels het antwoordformulier spreken we graag af wanneer de eventbox geleverd en weer opgehaald kan worden. In hoofdstuk 7 vind je het antwoordformulier, die we graag uiterlijk vier weken voor de leverdatum volledig ingevuld ontvangen op samenloopvoorhoop@kwf.nl. 1.1 Bezorgen of ophalen? Het is mogelijk om de eventbox op te halen bij distributiebedrijf Pondres in Tilburg of om de levering te laten bezorgen. In beide gevallen is het nodig om het antwoordformulier volledig in te vullen. Voor beide leveringen brengt KWF geen kosten in rekening bij de commissie. Uiteraard zijn er voor KWF wel kosten aan verbonden. De eventbox bestaat uit twee tot drie rolcontainers. Een rolcontainer is 1 m breed 1 m diep en 1,8 m hoog. Alle materialen worden in kartonnen dozen op de rolcontainers aangeleverd. TIP: Controleer direct na de levering of alle materialen goed geleverd zijn. Mocht dit niet het geval zijn, laat dat dan zo snel mogelijk weten via samenloopvoorhoop@kwf.nl / Op de dag van levering ontvangt de contactpersoon een indicatie-tijd van bezorging. 1.2 Retour Maandag na de SamenLoop komt KWF alle materialen ophalen. Voor kleding geldt alleen ongedragen exemplaren, gedragen kleding ontvangt KWF liever niet retour. Zorg er ook voor dat alleen de materialen die door KWF geleverd zijn, retour gaan. Voeg ook de overgebleven materialen aan de retourzending toe die je via de Startersbox hebt ontvangen. Het helpt enorm als alle materialen weer in dezelfde kartonnen dozen en rolcontainers worden verpakt als dat ze zijn aangeleverd! Dit versnelt de retourverwerking en beperkt de kosten die hiermee gepaard gaan. Mochten er materialen ontbreken of kapot zijn gegaan, vermeld dit dan op de retour bon. 1.3 Startersboog De startersboog wordt verzonden met een aparte verzending één dag voor de SamenLoop De startersboog wordt op maandag weer opgehaald, gelijk met de andere retourzending. De startersboog is opgevouwen ongeveer 1m x 1m x 1m en wordt geleverd op een pallet. De startersboog weegt 25 kg. We bevelen daarom aan om de Startersboog op het SamenLoop terrein te laten afleveren. 1.4 Kleding Op het antwoordformulier geef je aan hoeveel je van elk kledingstuk nodig hebt. Let op: ook hieraan zijn voor KWF kosten verbonden, dus kijk echt even goed hoeveel stuks je daadwerkelijk nodig hebt. - Gele windjacks en witte T-shirts voor de commissie - Blauwe T-shirts voor de vrijwilliger. Dat zijn de vrijwilligers die niet in de commissie zitten 1.4 deelnemers Iedere teamcaptain of commissielid kan T-shirts voor de deelnemers bestellen via de T-shirt bestelshop: Ook kinder-t-shirts zijn beschikbaar via deze shop. De T-shirts zijn gratis. De T-shirts worden binnen enkele dagen thuisbezorgd tegen de reguliere tarieven van TNT-post. De omvang van het pakket bepaald de verzendkosten. In de T-shirtbestelshop kan je deze kosten direct afrekenen. Je ontvangt een track & trace code om je bestelling te volgen. 1

2 1.5 Materialen Startersbox en Eventbox *aantallen kunnen iets afwijken i.v.m. de beschikbaarheid Materiaal startersbox Vlag 100 x 150cm 5 Spandoek 50 x 300 cm 5 Cheque (kunststof) 1 Ballonnen (300 blauwe, 300 rode, paarse) Survivors symbool anemoon 50 Organisatie windjack, maat S-XXL, 40 geel Deelnemer t-shirt, maat S-XXL, paars 14 SamenLoop-folder 400 Kaarsenzakken 500 Donatieboxen SamenLoop voor Hoop 100 Identiteitsbewijzen 50 Kwitantieblokjes 1 Aantal* Materiaal eventbox Aantal* Rolcontainer 2-3 Ik loop voor borden SLVH 50 KinderLoop Cheque 1 KWF vlag 100 x 150 cm 6 KWF vlag 175 x 250 cm 6 KWF Spandoek 50 x 300 cm 4 KWF Spandoek 80 x 600 cm 10 SamenLoop spandoek 80 x 600 cm 50 SamenLoop vlag 100 x 150 cm 15 SamenLoop spandoek 50 x 300 cm 20 Rookvrij zonnen 600 x 80 cm 2 Rookvrij zonnen 300 x 50 cm 2 Rookvrij evenement spandoek 600 x 100 cm 2 Rookvrij evenement spandoek 50 x 300 cm 2 Ballonnen (300 blauwe, 300 rode, 300 paarse) 900 Tie raps (zakje 100 stuks) 10 Waszak (postzak) 1 Survivor symbool, anemoon 100 Vrijwilliger t-shirt, maat S-XXL, blauw Organisatie windjack, maat S-XXL, geel Organisatie t-shirt, maat S-XXL, wit Startersboog 1 1. Rolcontainer Beveiliging deelnemer Windjack voor commissie commissie vrijwilliger 2

3 2. Niet-roken evenement Een Rookvrij Nederland is één van de speerpunten van KWF. Niet-roken is de beste manier om het risico op kanker te verkleinen. Als er in Nederland niet meer wordt gerookt, sterven op termijn 30 procent minder mensen aan kanker. SamenLoop voor Hoop is een rookvrij evenement. Om dit te kunnen uitdragen, krijgt elke SamenLoop een aantal spandoeken met daarop de tekst dit is een rookvrij evenement. Wij willen je vragen de deze spandoeken op prominente plekken op te hangen. 3. Beveiliging De commissie is verantwoordelijk voor de algehele beveiliging van de SamenLoop. KWF Kankerbestrijding stelt een 24-uurs beveiliging van het geldtelpunt verplicht. Als het de commissie niet lukt om een gediplomeerde beveiligingsbeambte voor het geldtelpunt te regelen, kan KWF hierin voorzien. Dit brengt voor KWF kosten met zich mee, houd daar rekening mee. Indien je beveiliging via KWF wilt aanvragen, kan je dit aangeven in op het antwoordformulier. 4. Geldopslag en -transport De commissie is verantwoordelijk voor geldopslag en -transport. Tijdens de SamenLoop is er veel contant geld in omloop. Zorg voor een veilige manier van geld afdracht. Het verplaatsen van geld verhoogt het risico, doe dit daarom ook zo min mogelijk! De commissie verzorgt een veilige manier van geld transport naar de bank. Indien dit niet veilig kan, kan KWF voorzien in een geldtransport door een gepantserde geldwagen. Na afloop van de SamenLoop wordt dan al het geld in één keer opgehaald door de geldwagen. Er zijn flinke kosten verbonden aan het geldtransport. Voorwaarde is dat er minimaal met het transport mee gaat. Maak hierin een bewuste keuze en neem hierin de kosten en het risico in overweging. Als je hier gebruik van wilt maken, kan je dit aangeven op het antwoordformulier. 5. KWF afdeling Wellicht is de lokale KWF afdeling betrokken bij de SamenLoop. Stem de activiteiten van tevoren goed met elkaar af zodat activiteiten op elkaar aan sluiten. 6. Cheque overhandiging Tijdens slotceremonie wordt de cheque overhandigd, deze is geleverd in de startersbox. De commissie neemt het initiatief om een KWF-afgevaardigde (bijvoorbeeld SamenLoop Coördinator, Relatiemanager) te vragen voor dit moment. 3

4 Antwoordformulier SamenLoop voor Hoop Naam/ plaats SamenLoop: Datum SamenLoop: Ingevuld door: Levering en retour eventbox Contactpersoon voor ontvangst: Leverdatum: Afleveradres (straat en huisnummer): Postcode: Plaats: Bijzonderheden: Contactpersoon voor ophalen: Ophaaladres (straat en huisnummer): Postcode: Plaats: Ophaal datum & tijdsvoorkeur: & Bijzonderheden: Startersboog Startersboog NEE wij maken geen gebruik van de KWF startersboog JA wij maken graag gebruik van de KWF startersboog Contactpersoon voor levering en retour Adres en postcode SamenLoop terrein: ZOZ 4

5 Antwoordformulier Kleding T-shirts voor de commissie (wit) T-shirts voor de vrijwilliger (blauw) Aantal shirts Aantal shirts Windjacks voor de commissie (geel) Aantal windjacks Beveiliger geldtelruimte: Beveiliging wij hebben dat zelf geregeld wij maken graag gebruik van de beveiliger via KWF Beveiligd geldtransport: wij hebben dat zelf geregeld wij maken graag gebruik van geldtransport via KWF Stuur dit formulier z.s.m. en uiterlijk 4 weken voor de leverdatum op naar samenloopvoorhoop@kwf.nl Heel veel succes en plezier met de laatste loodjes van jullie SamenLoop! 5