Referentiematrix Zelfverklaring ISO 26000

Transcriptie

1 Referentiematrix Zelfverklaring ISO 26000

2 1 Inleiding 1.1 ISO ISO is een internationale richtlijn voor het implementeren van MVO in een organisatie. Het geeft bedrijven een normatief kader om hun maatschappelijke verantwoordelijkheden zelf te bepalen en geeft adviezen over het structureel invoeren van MVO. Ekwadraat licht haar bedrijfsvoering volgens de ISO door. 1.2 Zelfverklaring ISO ISO is een richtlijn, geen eisenstellende norm en geen certificeerbaar managementsysteem. Daarom is ISO niet geschikt voor certificatie, het is dus geen keurmerk voor bedrijven. Om te laten zien dat we de ISO hebben gebruikt publiceren we onze Zelfverklaring ISO op het publicatieplatform. Zo laten wij zien hoe we MVO met behulp van ISO hebben geïmplementeerd in ons bedrijf. 1.3 Prioriteringsmatrix De prioriteitenmatrix ofwel Tabel C Vaststellen van relevantie, significantie en prioriteit van MVOonderwerpen. Om het onderwerp en toepassingsgebied van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid te definiëren, relevante onderwerpen vast te stellen en prioriteiten te stellen, heeft Ekwadraat voor de volgende 7 MVO kernthema s de relevantie, significantie en prioriteit beoordeeld: 1. Bestuur van de organisatie 2. Mensenrechten 3. Arbeidspraktijk 4. Het milieu 5. Eerlijk zakendoen 6. Consumentenaangelegenheden 7. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap Elk kernthema omvat een aantal onderwerpen. Bij elk kernthema heeft Ekwadraat de onderwerpen geïdentificeerd op relevantie en significantie voor haar besluiten en activiteiten. Daarbij zijn korte- en lange termijn doelstellingen in aanmerking genomen. Voor het bepalen van relevantie en het vaststellen van significantie en prioriteit is aangegeven of het wel of niet van belang is. In sommige gevallen is een onderwerp als niet belangrijk betiteld, maar volgt er toch een actie. In dat geval is sprake van een simpele verbetermaatregel (laaghangend fruit). 1.4 Onderbouwing/referentiematrix ofwel Tabel B Indien bepaald is welke MVO-thema s prioriteit hebben binnen de organisatie, kan gestart worden met het integreren van MVO in de huidige systemen, processen, procedures, structuren, beleid en strategieën. Hierbij kan gedacht worden aan het integreren van MVO in organisatiedoelen, missie en visie, beslissingsstructuren, inkoopprocessen, HRM-processen, opstellen van een gedragscode etc. Om een Zelfverklaring ISO te publiceren, is naast een belofte (de organisatie voldoet aan de algemene Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

3 eisen) ook een onderbouwing noodzakelijk. Deze onderbouwing, of Referentiematrix, geeft aan hoe MVO geïmplementeerd is (of wordt). De onderbouwing moet de 4 elementen uit bijlage B bevatten, namelijk: vraagnummer, de vraag, het antwoord (inclusief de eventuele en relevante aandachtspunten uit de vraag) en de eventuele bronnen waarop de beantwoording van de vraag is gebaseerd. 1.5 Toepassingsgebied De NEN-ISO heeft betrekking op de organisatie Ekwadraat Advies BV, hierna te noemen Ekwadraat. Ekwadraat is een adviesbureau op het gebied van energiebesparing en duurzame energieproductie. Ekwadraat werkt in de business-to-business markt in Nederland. Het hoofdkantoor van de organisatie bevindt zich in Leeuwarden. Ekwadraat is onderdeel van de Ekwadraat Groep. Onder de Ekwadraat Groep vallen ook de bedrijven Greenmove Technologies en Trineco. Deze zelfverklaring is alleen van toepassing op Ekwadraat Advies BV en niet op haar de andere dochterondernemingen van de Ekwadraat Groep. De zelfverklaring is van toepassing op het hoofdkantoor in Leeuwarden. 1.6 Opstellen ISO Ekwadraat Deze ISO voor Ekwadraat is opgesteld door Marjan de Vries. De controle van de documenten is gedaan door de kwaliteitsmedewerker Lieneke van Rheenen. Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

4 2 Referentiematrix 1 Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Ekwadraat legt rekenschap af over: de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen. - Ekwadraat stelt haar eigen milieubarometer/co2 footprint op en communiceert deze; - De jaarrekening is openbaar (opvraagbaar via KvK); - Op de website en op social media wordt aangegeven wat Ekwadraat doet op het gebied van MVO. - Onze jaarrekening - Onze website - Via footprints/ en kwadraat 2 Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Ekwadraat heeft een medewerker voor MVO en een medewerker voor kwaliteit. Wij zijn transparant over: het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft; de manier waarop besluiten tot stand komen; welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; - Informatie over onze organisatie is te vinden op onze website, functies van de personeelsleden staan op de pagina ons team. - Informatie over MVO en Ekwadraat is te vinden op onze website. - Smoelenboek (niet openbaar) - Presentaties overleggen (niet openbaar) - Functieprofielen (niet openbaar) Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

5 onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; onze financiële prestaties; waar onze financiële middelen vandaan komen; de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en - activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); Deze informatie is openbaar en gemakkelijk beschikbaar, begrijpelijk voor onze stakeholders, tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. Intern worden verschillende presentaties gehouden over de besluiten en de financiële status tijdens een voorjaars-, zomer- en najaarsoverleg. 3 Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Er is een smoelenboek beschikbaar waar in staat wie de personeelsleden zijn, wat hun functie is en hoe de organisatie opgebouwd is. Daarnaast zijn er functieprofielen waarin beschreven is wie welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft. Wij: maken onze kernwaarden en principes bekend; richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling); benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000; moedigen het naleven van deze normen aan; maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); - Inburgeringscursus (niet openbaar) - Functieprofielen MT en Clustermanagers (niet openbaar) - Partner van MVO Nederland e/ekwadraat Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

6 voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles. In de inburgeringscursus van nieuwe personeelsleden komt dit aan bod. Daarnaast draagt de clustermanager zorg dat binnen zijn/haar cluster de regels bekend zijn en toegepast worden zowel intern als extern. Het gehele MT draagt zorg voor het voorkomen en oplossen van belangenconflicten. Indien mensen onethisch gedrag willen melden dan kan dat intern bij hun leidinggevende of middels het Schaduw MT. Het schaduw MT heeft als een van de functies het fungeren als klankbord voor de medewerkers die niet gelijk naar het MT durven te stappen. Extern worden er enquêtes gestuurd na ieder project middels klantenvertellen.nl. Hierin kunnen zij ook onetisch gedrag melden. 4 Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: weten wie onze stakeholders zijn; erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben. - Stakeholdersoverzicht (niet openbaar) Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

7 Ekwadraat heeft de stakeholders binnen haar invloedsfeer in kaart gebracht. Ekwadraat hecht veel belang aan het onderhouden van een goede relatie met haar interne en externe stakeholders. Daartoe verstuurt zij nieuwsbrieven, kerstwensen en nodigt zij jaarlijks externe stakeholders uit voor een informeel event ( Rondje Texel, paardenrennen, schaatsen). Voor bepaalde klantgroepen worden bij nieuwe ontwikkelingen kennisbijeenkomsten/masterclasses georganiseerd om kennis uit te wisselen en ervaringen te delen. 5 Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Voor interne stakeholders (medewerkers en ambassadeurs) worden geregeld borrels, een kerstdiner, zomer barbecue of weekendje-weg georganiseerd. Wij: stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving. - Onze website - Onze nieuwsbrieven - Medewerker P&O en vergunning specialist Intern is onze medewerker P&O op de hoogte van de laatste wetgeving en zorgt zij dat dit juist toegepast wordt en gecommuniceerd wordt binnen de organisatie. Bij onze klanten informeren wij actief over de laatste Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

8 regelgeving wat betreft onze producten. Zij weten waar ze rekening mee moeten houden bij hun project en hebben een contactpersoon bij Ekwadraat waar ze vragen kunnen stellen. Daarnaast wordt er actief middels nieuwsbrieven, de website en persoonlijk gecommuniceerd als er belangrijke ontwikkelingen zijn op dit gebied die betrekking hebben op de projecten. 6 Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen. heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen conflictering van wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties. 7 Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Ekwadraat respecteert de internationale gedragsnormen. Daar waar we soms als onderaannemer werken in landen waar de wet of implementatie daarvan (mogelijk) conflicteert met internationale gedragsnormen, checken wij altijd de eerste contractpartner. We werken met EU gerelateerde partijen die voldoen aan de EU normen en waarden. Wij: respecteren deze rechten onverkort in alle landen, culturen en situaties; ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

9 geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; maken geen misbruik van of voordeel halen uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; respecteren altijd minimaal de internationale gedragsnormen. 8 Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd? Ekwadraat leeft de nationale en internationale wetgeving op gebied van mensenrechten na. Ekwadraat heeft gekeken naar haar plaats in de adviesketen en met wie zij te maken heeft om haar bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren. 9 Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Onze stakeholders zijn weergeven in ons stakeholdersoverzicht. - Stakeholderoverzicht 10 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? Wij betrekken onze stakeholders om: inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd; er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden; onze MVO-prestaties te beoordelen; mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen; aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen; transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze WIK s (niet openbaar) - Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

10 stakeholders voordelen bieden. 11 Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere Om ons MVO beleid vorm te geven en uit te voeren betrekken we onze stakeholders. Voorbeelden daarvan zijn: Leveranciers en klanten betrekken we bij verbetering van onze diensten en uitvoeringswijze. Met grote opdrachtgevers en veel leveranciers (onderaannemers/samenwerkingspartners) hebben we langdurige werkrelaties, korte lijnen en vaste contactpersonen. Klanten bij verbetering klantvriendelijkheid, service, marketing en marktverkenning. Klanten hebben een vaste contactpersoon en er is regelmatig overleg. Klanten kunnen hun tevredenheid mondeling doorgeven en daarnaast middels een enquête die verstuurd wordt middels het programma klantenvertellen.nl. Bij klachten wordt actie ondernomen. Deze werkwijze is vastgelegd in onze Werk Instructie Kaarten (WIK). Partnerschappen sluiten we met kennisinstituten en collegaadviesbureaus. Ekwadraat werkt met ambassadeurs die onze voeling met de markt zijn. De ambassadeurs bevinden zich in voor ons deels andere netwerken en geven vanuit die achtergrond feedback op onze diensten. Wij hebben gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Ekwadraat heeft met name gekeken naar de eigen activiteiten en Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

11 situaties. besluiten en in de kring daaromheen: (wensen van) opdrachtgevers, toeleveranciers en onderaannemers. 12 Welke onderwerpen zijn relevant? Bestuur van de organisatie Zie prioriteringsmatrix (bijlage C). Het oplossen van klachten Fundamentele principes en arbeidsrechten Gezondheid en veiligheid op het werk Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen Ontwikkeling en toegang tot technologie 13 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? De mate waarin het onderwerp effect heeft op onze stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. Zie prioriteringsmatrix (bijlage C). Ekwadraat heeft allereerst gekeken naar het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate waarin Ekwadraat invloed kan uitoefenen heeft meegespeeld in het afwegingsproces. Daarbij ligt de focus op de grootste productiefactor binnen ons bedrijf (personeel) en daarna op het uitvoeringsproces (gebruik kantoor, transport). 14 Welke onderwerpen zijn significant? Het bestuur van de organisatie Het oplossen van klachten Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) Werkgelegenheid en arbeidsrelaties Werkomstandigheden en sociale bescherming Gezondheid en veiligheid op het werk Zie prioriteringsmatrix (bijlage C). Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

12 15 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Verantwoorde politieke betrokkenheid Opleiding en cultuur Ontwikkeling en toegang tot technologie De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan uw doelstellingen. De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt. Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins Zie prioriteringsmatrix (bijlage C). Bij de prioriteitenafweging hebben we gekeken naar enerzijds het belang van het punt voor de stakeholders, anderzijds het bedrijfsbelang van Ekwadraat: wat is de meerwaarde en wat kost het ons. In de fasering is gekeken naar het laaghangend fruit. Welke acties leveren met de minste moeite het meeste rendement op? Die acties staan als eerste gepland. Ook de acties waarvan we verwachten dat we er op termijn veel baat bij hebben, worden snel opgepakt. 16 Welke onderwerpen hebben prioriteit? Bestuur van de organisatie Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) Vermijden van medeplichtigheid Werkomstandigheden en sociale bescherming Gezondheid en veiligheid op het werk Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek Zie prioriteringsmatrix (bijlage C). Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

13 Duurzaam gebruik van hulpbronnen Mitigatie van en adaptatie aan klimaatverandering Verantwoorde politieke betrokkenheid Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen Betrokkenheid bij de gemeenschap Opleiding en cultuur Ontwikkeling en toegang tot technologie 17 Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u Alert blijven op klanttevredenheid en tevredenheid van eigen Zie prioriteringsmatrix (bijlage C). nemen? personeel. Persoonlijke ontwikkeling van medewerkers monitoren, evalueren en begeleiden (functioneringsgesprekken). Milieuaangelegenheden overzichtelijk monitoren (kentallen) en streefwaardes voor toekomst benoemen. Verduurzamen wagenpark (gehele lease park op groen gas) Realisatie van een energieneutraal hoofdkantoor Voortzetten studiebijeenkomsten, masterclasses, seminars 18 Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen): Hoge prioriteit: aspecten die verbeterd kunnen worden of waar maatschappelijk en/of financieel winst te behalen worden vastgelegd in doelstellingen en acties. Matige prioriteit: voortgaan op dezelfde voet, onderhoud van de huidige (MVO)-prestaties Lage of geen prioriteit: aspecten en/of activiteiten waar noch Ekwadraat, noch haar stakeholders op dit moment belang aan hechten. Zie prioriteringsmatrix (bijlage C). 19 Geef aan welke stakeholders - en op welke Medewerkers zijn vanuit hun ervaring en kunde betrokken. Zie prioriteringsmatrix (bijlage C). Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

14 wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: 20 Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? Ekwadraat heeft te maken met opdrachtgevers, werknemers, energiebedrijven, investeerders, onderaannemers en de overheid. Directe invloed heeft Ekwadraat op partijen waar zij middelen/diensten van betrekt, zoals toeleveranciers, onderaannemers en personeel. 21 Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. Overheden bepalen deels de markt. Dat geldt t.a.v. klimaatdoelstellingen, subsidiebeleid en vergunning verstrekking. Energiebedrijven en investeerders en soms overheden worden betrokken bij de realisatie van projecten. Wij stimuleren MVO bij andere organisaties door: Zelf het goede voorbeeld te geven. Als architect van de duurzame keten willen we ketens verduurzamen. We rijden rond in groen gas auto s met opschrift om te laten zien dat groen gas auto s realiteit zijn en deze te promoten. Investeringsbeslissingen m.b.t. groei, expansie en innovatie (schone auto s, duurzame nieuwbouw) We delen kennis en informatie (promoten goede voorbeelden) met stakeholders, geïnteresseerden en via de media en social media. We geven vaak presentaties op symposia en congressen. We benaderen potentiele opdrachtgevers als we duurzame kansen zien en attenderen hen daarop. - Nieuwsbrieven - Website - Twitter - LinkedIn - Facebook Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

15 22 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Tijdens de MT overleggen worden aspecten als klanttevredenheid, omzet, ziekteverzuim en milieu beoordeeld. Klanttevredenheid wordt ook gemeten door de kwaliteitsmedewerker mede met behulp van klantenvertellen.nl. 23 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? 24 Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling): Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen. Instrumenten om de MVO-kernthema s in uw hele organisatie te integreren. We registreren ons verbruik van materialen en middelen middels een milieubarometer en evalueren dit jaarlijks. Voorbeelden t.a.v. het beoordelen van organisaties in onze invloedssfeer zijn: Bij inkooptrajecten worden duurzaamheidscriteria toegepast bij de selectie van leveranciers. In gesprekken met opdrachtgevers over projectvoorstellen geven we indien mogelijk duurzamere alternatieven aan. Wij hanteren richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen. Al ons personeel wordt bij aanvang van een contract gewezen op de gedragscode. We houden bij welke relevante nevenactiviteiten ons personeel uitvoert Jaarlijks vinden functioneringsgesprekken plaats Het twee jaarlijks beoordelen van de vragen t.a.v. de zelfverklaring ISO Communicatie middels intranet. Instrumenten om uw prestaties te volgen De Milieubarometer wordt gebruikt om prestaties in kaart te brengen en Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

16 en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering. Instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken. de sociale aspecten worden in de MT overleggen gevolgd. 25 Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? 26 Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Als adviesbureau maken we veel gebruik van computers en hebben we een gebouw/kantoor in gebruik. Dit vergt energie en papier. Tevens bezoeken we klanten en opdrachtgevers hetgeen brandstof vergt. Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie. Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie. Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen (SMART). Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.). Ekwadraat heeft een plan van aanpak MVO opgesteld (prioriteitenmatrix) en handelt daarnaar. Belangrijk is dat we een voorbeeld zijn voor onze stakeholders. Dat we zo duurzaam mogelijk handelen. Ekwadraat heeft een medewerker aangewezen die verantwoordelijk is voor het kwaliteitsbeleid en een die verantwoordelijk is voor MVO binnen de organisatie. Deze medewerkers dragen zorg voor een up-to-date registratie van milieu gerelateerde zaken en de te ondernemen verbeteracties hierop. Ook voor de personele kant van MVO (arbeidsvoorwaarden, scholing en opleidingen, stage) heeft Ekwadraat een medewerker in dienst. Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

17 27 Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Wij besteden aandacht aan: het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en - onderwerpen. de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ekwadraat is partner van MVO-Nederland. 28 Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? 29 Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Ekwadraat verstuurt nieuwsbrieven, geeft interviews in vakbladen, verzorgt presentaties en overlegt met opdrachtgevers. Meerdere malen per jaar verzorgt Ekwadraat masterclasses voor opdrachtgevers en belangstellenden om kennis uit te wisselen. Door invulling te geven aan de gestelde vragen uit deze zelfverklaring. Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen. Door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren. Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten. Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

18 Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijke verantwoordelijkheid. 30 Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? Compleetheid Begrijpelijkheid Responsief Nauwkeurigheid Evenwichtigheid Actueel Toegankelijkheid MVO is geïntegreerd in de werkinstructiekaarten waar de medewerkers van Ekwadraat volgens werkt. Wij houden bij onze communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met onderstaande criteria. Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde. Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders. Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang. Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten. Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft. Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders. Ekwadraat wil een voorbeeld zijn voor haar stakeholders en haar CO2- impact zo laag mogelijk houden. 31 Op welke manier communiceert uw Op diverse niveaus en op diverse fora communiceert Ekwadraat over MVO Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

19 organisatie over haar maatschappelijke met haar stakeholders: verantwoordelijkheid? (geef voorbeelden) Periodiek overleg met leveranciers over inkoopeisen; Via nieuwsbrieven (stakeholders); Via website, twitter, LinkedIn, Facebook, reclame-uitingen, deelname aan evenementen, geven van lezingen etc.; Via interviews en artikelen in vakbladen; Jaarlijks wordt een financieel jaarverslag opgesteld, MVO maakt daar onderdeel van uit; Intern via het intranet en presentatie en overleggen intern; Middels het publiceren van de milieubarometer en de ISO zelfverklaring; Via de website fossielvrij ondernemen. 32 Rapporteert uw organisatie over MVO via een Ekwadraat rapporteert niet middels een maatschappelijk jaarverslag. maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? 33a Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Ekwadraat heeft sporadisch conflicten met stakeholders. Er is wel eens discussie over een nog te betalen factuur of meerwerk. 33b Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Ekwadraat tracht meningsverschillen en conflicten zo snel en goed mogelijk op te lossen. In eerste instantie door het gesprek met de betreffende stakeholder aan te gaan. Mocht dat uiteindelijk zonder resultaat blijken, dan worden andere methoden ingeschakeld. Ekwadraat verstrekt schriftelijke informatie (naast de offerte onze algemene voorwaarden) om verkeerde interpretaties te voorkomen. Ekwadraat kent een formele procedure voor klachtenbehandeling. Dit is vastgelegd in de werkinstructiekaarten. - Werkinstructiekaarten (niet openbaar) 34 Op welke manier monitort uw organisatie haar We meten met behulp van indicatoren waarbij geldt dat - Milieubarometer Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

20 activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? De omvang van de monitoring in lijn is met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring resultaten geeft die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. - Intranet (niet openbaar) 35 Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? Ekwadraat registreert haar verbruik en materialen jaarlijks middels een Milieubarometer. Sociale aspecten, zoals klanttevredenheid, stagiaires, nieuwe medewerkers, e.d. worden door het MT in kaart gebracht en intern gecommuniceerd middels het intranet. De MVO-prestaties worden beoordeeld aan de hand van een nulsituatie (kentallen uit de tijd voordat actief met MVO gewerkt werd). Ekwadraat stelt prestatie indicatoren op en vergelijkt dit met voorgaande jaren. Op basis hiervan kijken we of de beoogde doelen zijn behaald en of het achteraf gezien de juiste doelen waren. Wat werkte goed en wat niet, en waarom? Wat hadden we beter anders kunnen doen en zijn alle relevante personen erbij betrokken? Indien nodig (her)formuleert Ekwadraat haar doelstellingen en treft eventuele aanvullende maatregelen om zo tot permanente en continue verbeteringen te komen. 36 Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Medewerkers zijn in de gelegenheid gesteld tot verificatie vanuit hun eigen kunde. 37a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? - Het verbruik wordt nu goed inzichtelijk gemaakt middels de Milieubarometer; - WIK s zijn opgesteld om de kwaliteit en de werkwijze te borgen in de organisatie; - De klanttevredenheid wordt gemeten mede middels klantenvertellen.nl; Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

21 - Er is een MVO medewerker en een kwaliteitsmedewerker aangesteld; - Er is een update geweest op het gebied van P&O om hier juist aan de regelgeving te voldoen en de arbeidsregeling aan te sluiten bij de wensen van de medewerkers; - Er is een schaduw MT opgestart om o.a. als klankbord van het MT te fungeren; - De missie en visie is aangepast; - Opstellen smoelenboek; - Opstellen functieprofielen. 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? MVO is geen einddoel maar een continu proces. Ekwadraat werkt voortdurend aan verbetering. We moeten onze impact op het milieu blijven volgen en evalueren: kan het nog beter? Vanuit de bedrijfstak waarin E2 actief is betekent duurzaamheid veelal het Planet domein (natuur, broeikaseffect). Dat het People deel ook aandacht behoeft is, in tegenstelling tot de planetzaken, nog geen business as usual. We moeten blijven letten op transparantie. Soms staat Ekwadraat er niet bij stil dat wijzigingen, beslisstructuren en besluiten ook voor anderen goed zijn om te weten. Laat zien wie je bent, wat je doet en waarom 38 Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? 39 Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Ondersteunt de principes NEN-ISO 26000; Geeft praktische richtlijnen om met MVO Ekwadraat gebruikt de NPR 9026 Handleiding zelfverklaring NEN-ISO als instrument om invulling te geven aan de richtlijn ISO Voor inzicht in het verbruik gebruikt Ekwadraat de Milieubarometer. Daarnaast is Ekwadraat partner van MVO Nederland en sponsor van diverse beurzen die duurzaamheid promoten. Bij de keuze voor deelname aan initiatieven kijkt Ekwadraat naar het achterliggende gedachtegoed (ondersteunt de principes NEN-ISO 26000?), de betrouwbaarheid van initiatieven, kosten, meerwaarde voor Ekwadraat (exposure en toegankelijkheid) en inbreng door Ekwadraat. Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

22 aan de slag te gaan; Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden; Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast; Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken; Wordt beheerd door een nietcommerciële organisatie; Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit; Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze ; Is ontwikkeld met verschillende stakeholders, afkomstig uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden; Is goed toegankelijk. 40 Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? Elk jaar wordt bekeken welk deel van de keten waar Ekwadraat deel van uitmaakt verduurzaamd is en welk deel nog verduurzaamd kan worden. Op basis hiervan bepalen we onze nieuwe acties (zie Prioriteitenmatrix). Zie prioriteringsmatrix (bijlage C). Ekwadraat Referentiematrix ISO /23

23 Ekwadraat Referentiematrix ISO /23