Sylvaphane Group B.V.

Transcriptie

1 Sylvaphane Group B.V. NRK collectief ISO basis zelfverklaring Versie 1.2 Opgesteld: 10 December 2014 P.J.Kieneker

2 Sylvaphane Group B.V. 1. Scope 4 2. Samenvatting Onderzoeksvragen MVO-principes Vraag Vraag Vraag Vraag Vraag Vraag Vraag Onderzoeksvragen over stakeholders Vraag Vraag Vraag Onderzoeksvragen MVO-kernthema s Vraag Vraag Vraag Vraag Vraag Vraag Vraag Vraag Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie Vraag Vraag Vraag Vraag Vraag Vraag Visie, missie, beleid en strategie Vraag Ontwikkelen van draagvlak en competenties Vraag Vraag Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, Vraag Vraag 30 24

3 Sylvaphane Group B.V. 9.3 Vraag Communicatie en rapportage Vraag 32a Conflicten en meningsverschillen met stakeholders Vraag 33a Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Vraag Vraag Vraag Vraag 37a Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten Vraag Vraag Vraag 40 30

4 1. Scope Naam van de organisatie: Sylvaphane Group en gelieerde bedrijven Belangrijkste activiteiten (merken, producten en/of diensten) van de organisatie: het extruderen, bedrukken en verwerken van flexibele verpakkingsmaterialen ( Polyetheen, Polypropeen en Cellofaan). Landen waar de organisatie actief is: Europa Locatie van het hoofdkantoor van de organisatie: Tolbert Werkmaatschappijen en dochterondernemingen van de organisatie: Sylvaphane Plastics BV, Sylvaphane Holland BV, Sylvaphane Vastgoed BV en Van Bokkum Verpakkingen BV. 4

5 2. Samenvatting Deze zelfverklaring is feitelijk het formaliseren van het beleid waar we als groep van bedrijven al jaren mee bezig zijn, een kansrijke werkplek bieden voor iedereen. Naast het economische belang van de organisatie vinden we namelijk dat we ook een grote sociale verantwoordelijkheid hebben. Door het traject van de ISO zelfverklaring, is het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen bedrijfs gericht ( inclusief leveranciers en relaties) maar wat in onze optiek nog veel belangrijker is branche breed samen met het NRK aan de orde gekomen. Een tweede winstpunt van dit traject is dat we, wederom samen met de NRK een Code of Conduct hebben opgesteld. Op deze wijze kunnen we ons als branche duidelijk profileren in de markt als het gaat om Maatschappelijk verantwoord Ondernemen.. 5

6 Onderzoeksvragen MVO-principes 3.1 Vraag 1 Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij leggen rekenschap af over: de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen; Toelichting/voorbeelden: Consumentenbelangen staan bij ons hoog in het vaandel, circa 75 % van onze verpakkingsmaterialen worden direct of indirect toegepast in de levensmiddelen industrie. Om deze reden Sylvaphane heeft sinds 2005 een voedselveiligheidssysteem opgezet conform de BRC-IoP en zijn we gecertificeerd op het hoogste niveau. Consistent overleg vind er plaats met de vergunningverlener over risico`s en te ondernemen (periodieke) acties en controles ter voorkoming van milieuschade. Intern wordt gebruik gemaakt van de tools aangereikt door de brancheorganisatie NRK, het werkboek milieumaatregelen. Als deelnemer aan het MJA3 programma (MeerJaren Afspraak energie efficiency) rapporteren wij jaarlijks ons energiegebruik en committeren ons aan een reductie van 3% per jaar. door middel van een jaarverslag rapporteren wij over onze prestaties en effecten op de economie. 3.2 Vraag 2 Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij zijn transparant over: het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten; wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft; de manier waarop besluiten tot stand komen; welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; onze financiële prestaties; waar onze financiële middelen vandaan komen; de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); als bedrijf hebben we geanalyseerd: wie wij als onze stakeholders beschouwen; de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie; anders, namelijk 6

7 Deze informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar. Begrijpelijk voor onze stakeholders. Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. Waar is deze informatie te vinden? Informatie over de manier waarop wij omgaan met onze stakeholders is onder andere te vinden in deze zelfverklaring. Tevens wordt er intern twee keer per jaar een interne managementreview gehouden om de voortgang van de processen te bewaken. De medewerkers worden jaarlijks geïnformeerd over het te voeren beleid ten aanzien van kwaliteit, voedselveiligheid en plannen voor investeringen. Een personeelsvertegenwoordiging (OR) wordt betrokken in het overleg tussen directie en medewerkers. Onze prestaties zullen we jaarlijks evalueren middels de MJA rapportage, actualisering van het de ISO zelfverklaring. Tot slot wordt er jaarlijks een jaarverslag gedeponeerd. 3.3 Vraag 3 Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: maken onze kernwaarden en principes bekend; richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling); benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000; bemoedigen het naleven van deze normen aan; maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers); voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles; herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan; leven internationaal erkende normen van ethisch gedrag bij medisch onderzoek na; respecteren het welzijn van dieren; anders, namelijk Hoe is dit ethisch gedrag geformaliseerd? Gedragscode, namelijk Wij maken gebruik van de NRK collectieve code of conduct om ethisch gedrag te formaliseren Klokkenluidersregeling, namelijk.. Beleid of standaard voor ethisch gedrag, namelijk Procedures zijn actief voor de bescherming van medewerkers t.a.v. agressie, bedreiging of (seksueel) geweld. Medewerkers krijgen deze bij in diensttreding. Anders, namelijk conformeren ons aan de cao voor de rubber en kunststofindustrie Toelichting/voorbeelden: Sylvaphane streeft gelijke rechten voor iedereen na, concreet wordt dit in de gelijkwaardige behandeling van medewerkers en leveranciers. Een tool voor de inkoop van grondstoffen zal de ( in dit project) opgestelde Code of Conduct worden, door dit branche breed in te zetten kunnen we als rubber en 7

8 kunststofindustrie naar buiten laten zien waar we voor staan. Intern wordt gehandeld volgens de cao voor de rubber en kunststofindustrie. 3.4 Vraag 4 Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: weten wie onze stakeholders zijn; erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben; anders, namelijk Toelichting/voorbeelden: In het door de NRK georganiseerde collectieve traject omtrent ISO hebben wij gezamenlijk onze stakeholders geïdentificeerd. Ook hebben we met de 3 belangrijkste stakeholdergroepen werknemers, klanten en toeleveranciers een collectieve stakeholderdialoog georganiseerd vanwege de zorgvuldigheid. Als organisatie hebben we een goed overleg met de overheidsinstanties. Door een goed contact met de klanten worden we als organisatie op de hoogte gehouden van de wensen actueel of toekomstig. Deze worden tevens periodiek geëvalueerd middels een klant tevredenheidsonderzoek. Voor de leveranciers wordt deze info gebruikt als input om te kijken of we wensen ten aanzien van producten kunnen aanpassen of verbeteren. 3.5 Vraag 5 Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving; anders, namelijk Toelichting/voorbeelden: Op de verschillende posities binnen de organisatie worden we op de hoogte gehouden van de geldende wet en regelgeving ten aanzien van arbeidsomstandigheden ( via actieve deelname aan bijeenkomsten en workshops van de NRK). Het bezoeken van de vergaderingen van de cao partijen met de AWVN. Actieve deelname in de werkgroep verpakkingen en voedselcontact. Door de externe certificering van ons 8

9 kwaliteitssysteem NEN EN ISO 9001 en het voedselveiligheidssysteem op basis van de BRC-IoP worden we ook getoetst op het navolgen van de geldende wetgeving. Daarnaast zijn er verschillende abonnementen op vakliteratuur om op de hoogte te blijven. 3.6 Vraag 6 Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen conflictering van wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen; voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties; anders, namelijk Toelichting/voorbeelden: Doordat wij actief lid zijn van branche vereniging NRK ondersteunen wij de volgende initiatieven: de collectieve Code of Conduct als richtlijn voor het zaken doen met leveranciers. Via de werkgroep foodcontact blijven we geïnformeerd over mogelijke wijzigingen op het gebied van (komende) wetgeving ten aanzien van de gebruikte materialen / componenten. 3.7 Vraag 7 Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; respecteren de internationale gedragsnormen; anders, namelijk Toelichting/voorbeelden: De algemene rechten van de mens zijn de standaard waarop we om willen gaan met iedereen! Op het moment dat de collectieve Code of Conduct is over genomen door de branche vereniging NRK zullen we de leveranciers van de organisatie vragen deze te onderschrijven. 9

10 4. Onderzoeksvragen over stakeholders 4.1 Vraag 8 Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Als deelnemer aan het door de branche (NRK) georganiseerde collectieve project omtrent ISO 26000, hebben wij de relevante stakeholdergroepen (en voorbeelden van individuele stakeholders) eerst intern geïnventariseerd en vervolgens in een serie van workshops met elkaar gevalideerd en aangevuld. Het resultaat hiervan hebben we [in onze organisatie] wederom getoetst en waar nodig aangevuld. Startpunt voor het identificeren van onze stakeholders was het denken in onze toeleverketen, waardeketen en omgeving. Wij hebben de stakeholders van onze organisatie onderverdeeld in de volgende 11 groepen: toeleveranciers, eigen organisatie, klanten, branche vereniging, aandeelhouders, banken/verzekering, concurrenten, overheid, burgers, NGO's en media 4.2 Vraag 9 Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Legenda: Zwart: geïdentificeerde stakeholders Blauw: stakeholders die momenteel worden betrokken bij MVO 10

11 4.3 Vraag 10 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? Wij betrekken onze stakeholders om: inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; Hiervoor gebruiken we : de info welke we uit de collectieve stakeholderdialogen hebben gekregen. het overleg met de branche vereniging NRK over projecten. er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd; dit willen we binnen Sylvaphane toetsen door de uitkomsten uit het overleg met onze klanten inclusief het tevredenheidsonderzoek te evalueren, de gesprekken met de leveranciers over duurzame mogelijkheden frequent onder de aandacht brengen er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden; door het opstellen en publiekelijk publiceren van deze zelfverklaring wil Sylvaphane stakeholders de gelegenheid geven om in gesprek te komen over het conformeren aan deze verklaring. onze MVO-prestaties te beoordelen; door collectief als branche met de verschillende stakeholders een dialoog aan te gaan hebben we directe informatie ontvangen over de speerpunten waar we ons op moeten richten. De items welke aangedragen zijn hebben we verwoord in het collectieve deel van deze zelfverklaring. mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen; aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen; transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); Transparante informatie richting alle stakeholders is een speerpunt voor Sylvaphane, een open deur cultuur moet daar aan bijdragen. waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden; dit willen we binnen Sylvaphane vorm geven door ook medewerkers in dienst te nemen welke een achterstand hebben op de arbeidsmarkt. Hiervoor werken we intensief samen met het UWV en Novawork. anders, namelijk 11

12 5. Onderzoeksvragen MVO-kernthema s 5.1 Vraag 11 Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Door actief deel te nemen aan de impactsessie en stakeholderdialogen, die zijn georganiseerd ter voorbereiding op de tot stand komen van het collectieve branche deel van deze verklaring, hebben we stil gestaan bij deze aandachtspunten. 5.2 Vraag 12 Welke onderwerpen zijn relevant? De uitkomst van de collectieve NRK impactsessies en stakeholderdialogen hebben is dat alle MVO thema s relevant zijn voor Sylvaphane. Er is echter wel verschil in de mate van relevantie. De meest relevante onderwerpen zijn: Duurzaam gebruiken van hulpbronnen (milieu) Voorkomen van milieuvervuiling (milieu) MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren (bestuur van de organisatie) Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen (eerlijk zakendoen) Gezondheid en veiligheid op het werk behouden en verbeteren (arbeidspraktijk) Goede werkomstandigheden en sociale bescherming bieden (arbeidspraktijk) Persoonlijke ontwikkeling en training bieden op de werkplek (arbeidspraktijk) aandacht voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe: Bevorderen van MVO in de keten (eerlijk zakendoen) Voorkomen en adequaat oplossen van klachten (consumentenaangelegenheden) Op MVO thema niveau ziet de relevantie van de verschillende thema s er als volgt uit: 12

13 5.3 Vraag 13 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? De mate waarin het onderwerp effect heeft op uw stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. Andere criteria, namelijk de inschatting van de deelnemers aan het NRK collectieve ISO project over de effectiviteit van (collectieve) actie op een onderwerp. Systematisch zijn hiervoor alle MVO onderwerpen gescoord en besproken. De uitkomst hiervan is vervolgens voorgelegd aan een vertegenwoordiging van de 3 belangrijkste stakeholdergroepen: werknemers, toeleveranciers en klanten. 5.4 Vraag 14 Welke onderwerpen zijn significant? De NRK collectieve impactsessies en stakeholderdialogen hebben uitgewezen dat veel MVO thema s significant zijn voor Sylvaphane. Er is echter wel verschil in de mate van significantie. De meest significante onderwerpen zijn: Gezondheid en veiligheid op het werk behouden en verbeteren (arbeidspraktijk) Goede werkomstandigheden en sociale bescherming bieden (arbeidspraktijk) Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek bieden (arbeidspraktijk) Voorkomen van milieuvervuiling (milieu) Duurzaam gebruiken van (hulp)bronnen groene stroom (milieu) MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren (bestuur van de organisatie) De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe: Beschermen van de consumentengezondheid en (voedselveiligheid van de verpakkingen (consumentenaangelegenheden) Eerlijke concurrentie nastreven en bevorderen (eerlijk zakendoen) 13

14 Voorkomen en adequaat oplossen van klachten (consumentenaangelegenheden) Werkgelegenheid bevorderen (betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap) Op MVO thema niveau ziet de significantie van de verschillende thema s er als volgt uit: 5.5 Vraag 15 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? Uw prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen. Uw prestaties afgezet tegen de state of the art en best practices. De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan uw doelstellingen. De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt. Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins Andere criteria, namelijk.. 14

15 5.6 Vraag 16 Welke onderwerpen hebben prioriteit? Op basis van de impact sessies en stakeholderdialogen geeft onderstaande afbeelding de prioriteitstelling weer. Prioriteiten Medewerkers achterstand arbeidsmarkt Collectieve Code of Conduct Voorkomen milieuvervuiling Duurzaam gebruik o.a. groene stroom MAATSCHAPPELIJKE BETROKKENHEID - HET MILIEU EERLIJK ZAKENDOEN - Gezondheid en veiligheid op het werk Werkomstandigheden en sociale bescherming Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek ARBEIDS PRAKTIJK BESTUUR VAN DE ORGANISATIE CONSUMENTEN MENSENRECHTEN AANGELEGENHEDEN Oplossen van klachten Voedselveilige verpakkingen 15

16 Vraag 17 Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? In de eigen organisatie: 100% gebruikmaken van groene stroom vanaf 2015 via collectieve inkoop met de branchevereniging. Continuering van de deelname en uitvoering geven aan de MJA3 voor besparing van energie Hergebruiken van interne productie uitvallen vanaf eind 2014 LED verlichting is in 2014 in een groot deel van de productie toegepast, zal ook in de nieuwbouw gedaan worden. Onderzoek doen gebruik van de restwarmte in de extrusieafdeling In relatie tot de klant (groothandel): Zorgen voor duurzaam inzetten van energiebronnen De klant informeren over ontwikkelingen kunststof markt, zodat voor toekomstige producten nagedacht kan worden over duurzame toepassing kunststoffen. Het toepassen van hernieuwbare grondstoffen bespreekbaar maken In relatie tot de leverancier: Code of Conduct laten onderschrijven voor handelspartners. Mogelijkheden voor het ontwikkelen van groene(re) kunststoffen o.a. door opdrachtgevers de mogelijkheden te geven om verpakkingen van gecertificeerde renewable grondstoffen te kunnen leveren 16

17 In relatie tot de medewerkers: Eerlijk en transparant zijn. veilige werkplek zowel sociaal als technisch Leer/werkplek zijn voor BBL jongeren en medewerkers met een achterstand op de arbeidsmarkt zoals bijvoorbeeld Wajongers. In het kader van deze medewerkers vindt er frequent overleg plaats tussen het UWV en Novawork. In relatie tot de eindgebruiker / consument: Leveren van voedselveilige verpakkingen Bewustwording inzameling / scheiding gebruikte verpakkingsmaterialen Op de hoogte blijven van relevante wetgeving op het gebied van verpakkingen door actieve deelname in landelijke werkgroepen 5.7 Vraag 18 Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen): Sylvaphane hecht naast het doel van de organisatie om winst te genereren een grote waarde aan de maatschappelijke component van het ondernemen. Hierdoor kunnen investeringen gedaan worden om als bedrijf een groener imago te krijgen, maar dit willen we ook laten zien in de omgang met elkaar als gelijkwaardige mensen, hierdoor is er ook plaats voor medewerkers met een achterstand op de arbeidsmarkt. Een veilige werkplek is hierin een must. Doordat veel van de producten geleverd worden in de voedingsmiddelen industrie werken we als organisatie met een strak voedselveiligheidssysteem om er zorg voor te dragen dat de verpakkingen voldoen aan de geldende Nederlandse en Europese wetgeving. 5.8 Vraag 19 Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Sylvaphane heeft als deelnemer aan het door de NRK georganiseerde collectieve traject ISO deelgenomen aan een serie workshops. Er zijn bijeenkomsten geweest met eigen medewerkers, met klanten, toeleveranciers en overheden. Tijdens deze workshops is steeds op systematische wijze de relevantie en significantie van de MVO onderwerpen besproken en uiteindelijk gescoord. Al deze gegevens zijn uiteindelijk per stakeholdergroep bij elkaar gevoegd in een trechterproces en gevisualiseerd in onderstaande afbeelding. De uitkomst van deze multi-stakeholder raadpleging hebben wij vervolgens gebruikt om tot de prioriteitstelling te komen. Hiervoor hebben wij als Sylvaphane actief de volgende stakeholders betrokken: een klant en een leverancier. In de toekomst willen we de gemeente als stakeholder ook bij dit proces gaan betrekken 17

18 18

19 6. Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie 6.1 Vraag 20 Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie?. Economische en formele relatie: Medewerkers Opdrachtgevers en eindgebruikers Leveranciers Brancheorganisaties Financiële Instanties Concurrenten Eigendom relatie: Aandeelhouders Bedrijven welke onderdeel zijn van de Sylvaphane Group Wettelijke/ Politieke relatie: Medewerkers Overheidsinstanties Branchevereniging(en) Gemeente Leek en de Omgevings Dienst Groningen Informele beïnvloedingen relatie: Consument (de klant van de klant ) 6.2 Vraag 21 Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. Door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden. laten ondertekenen van de NRK collectieve Code of Conduct Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen. Het MVO statement openbaar te maken middels deze zelfverklaring Door het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders. tijdens de collectieve stakeholderdialogen zijn door klanten en leveranciers een belangrijke bijdrage gegeven voor de basis van deze zelfverklaring. Vanuit de gemeente worden richting de organisatie alle initiatieven gedragen. Sylvaphane zorgt voor een groot deel van de werkgelegenheid in de regio Leek zowel direct als indirect. Door en proactieve opstelling richting medewerkers met een achterstand op de arbeidsmarkt wordt ook aandacht gegeven aan deze groep mensen. Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren. In de afgelopen jaren is het machine park van Sylvaphane behoorlijk gemoderniseerd en uitgebreid, hierdoor is het mogelijk om efficiënter en energiezuiniger te produceren. Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten. Door het opstarten van een lobby en het gebruik van relaties met media. 19

20 Sylvaphane heeft in de afgelopen jaren een aantal keren meegewerkt aan televisie opnames van bijvoorbeeld het klokhuis en de rekenkamer om een blik te gunnen hoe verpakkingen geproduceerd worden. Door het promoten van goede voorbeelden. Het als branche aanpakken van het ISO project Door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidsprojecten te werken. Door het ISO project is het MVO verhaal richting deze groepen op de kaart gekomen, in veel gesprekken komt dit terug in relatie tot het gezamenlijk inkopen van groene stroom en mogelijkheden voor het toepassen van nieuwe materialen. Het opstellen van de gezamenlijke Code of Conduct. anders, namelijk: plaatselijk worden de beide voetbal verenigingen gesponsord Gepaste zorgvuldigheid ( due diligence ) 6.3 Vraag 22 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Denkwijze People Planet Profit als uitganspunt nemen voor alle beslissingen Uitvoeren van periodieke medewerkerstevredenheid- en gezondheid onderzoeken Uitvoeren en naleven van algemene en specifieke risico inventarisatie & evaluatie (RIE), het afronden van het project stoffenmanager. Collectieve dialoog met stakeholders, en eventuele (voorgenomen) opvolging daarvan Publiceren van een (financieel) jaarverslag Opstellen Collectieve Code of Conduct las branche en deze laten onderschrijven door de leveranciers Deelname aan de MJA3 en zorgdragen voor een verhoging van de EEI Productontwikkeling en nieuwe materialen bespreken met klanten Open communicatie met de gemeente en Omgevings Dienst 6.4 Vraag 23 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? dit doen wij door zo transparant mogelijk te zijn (zie vraag 2), en door actief de dialoog met partijen in onze invloedsfeer op te zoeken. Deelname aan de collectieve stakeholderdialogen is hiervan een voorbeeld. Daarnaast komt dit terug in de gesprekken met gemeente en omgevingsdienst. De NRK wordt als branche organisatie door ons gezien als middelpunt voor het oppakken van collectieve zaken rondom de CAO, ARBO,REACH en voedselveiligheid. 6.5 Vraag 24 Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling): Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen. Code-of-Conduct (incl. wijze van naleving), personeelsreglement, management evaluaties Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen. MJA3 / eigen energiemonitoring / financieel jaarverslag / project evaluaties 20

21 Instrumenten om de MVO-kernthema s in uw hele organisatie te integreren. Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering. Instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken. Anders, namelijk zie antwoorden vragen 21, 22 en Vraag 25 Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Typisch heeft verpakking van kunststof een lange levensduur en een erg laag gewicht, energie technisch zijn ze in vele opzichten beter dan producten uit andere materialen. Een voorwaarde om alle voordelen tot zijn recht te laten komen is scheiding en recycling van onze producten. In de afgelopen jaren is hier mede door inspanning van verschillende partijen in Europa een grote hoeveelheid materiaal aangeboden voor recycling. De kunststoffen kunnen diverse malen opnieuw verwerkt worden. Hoewel wij het zeker niet slecht doen, is hier nog winst te behalen, in samenwerking met andere partijen in de keten. Dit staat in schril contrast met de landen waar kunststof afval maar overal rondslingert en uiteindelijk in de oceaan als plastic soep beland. Op dit moment worden er materialen aangeboden welke gecomposteerd kunnen worden, echter nadelen zijn de hoge prijs, het hogere soortelijke gewicht en dat je het materiaal maar één keer kunt inzetten. Het voordeel van hernieuwbare grondstoffen zal zijn dat deze gemengd met conventionele materialen gemend wel weer gerecycled kunnen worden. In een productieomgeving kunnen mensen worden blootgesteld aan zware belastingen en gevaarlijke stoffen. In een extreem geval kan dit leiden tot letsel. Wij zijn ons van dit risico bewust en plegen continu inspanning om het risico te beperken. Vanuit de branche vereniging worden tools ontwikkeld in samenspraak met het bevoegd gezag om te komen tot een veilige werkomgeving. Vanuit de lokale overheid wordt in samenwerking met de omgevingsdienst de controle op naleving van de omgevingsvergunning uitgevoerd. In het activiteitenbesluit zijn die zaken opgenomen welke een negatief effect zouden kunnen hebben op de omgeving of het milieu. 21

22 7. Visie, missie, beleid en strategie 7.1 Vraag 26 Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie. Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijk verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie. Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. NRK collectieve Code-of-Conduct Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen (SMART). Zie vraag 17 Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.). Zie vraag 17 Anders namelijk Sylvaphane zal de ingezette lijn van de ISO doorzetten in het te voeren beleid en de lange termijn visie van de organisatie. We zullen dit aan de medewerkers meedelen door dit op te nemen in ons kwaliteitsbeleid voor Ook zullen we de collectieve Code of Conduct aanbieden bij onze leveranciers en MVO laten terug komen in de gesprekken met leveranciers en klanten. We zullen ons verplichten om de zelfverklaring minimaal 1 x per 2 jaar te updaten en te publiceren op het daarvoor bestemde platform. 22

23 8. Ontwikkelen van draagvlak en competenties 8.1 Vraag 27 Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? De directie die een leidende rol heeft bij de inkoop van de gebruikte grondstoffen, zal tijdens de besprekingen met de leveranciers het MVO principe bespreekbaar maken. Op deze wijze willen we deze principes en de noodzaak om te blijven ontwikkelen onder de aandacht brengen. Het personeel zullen we informeren via de publicatieborden. De opdrachtgevers zullen we op de hoogte brengen van ons MVO standpunt en de mogelijkheden die wij als organisatie zien om samen in de keten meer invulling te kunnen geven aan MVO. Met de branche organisatie zullen we trachten op landelijk / Europees niveau invloed te kunnen uitoefenen over het (her)gebruik van grondstoffen en arbeidsomstandigheden. Geef aan of u hierbij aandacht heeft besteed aan: het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en -onderwerpen. de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. anders, namelijk 8.2 Vraag 28 Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Innoveren samen met andere partijen in de keten is van levensbelang binnen onze sector. Rekening houden met onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is onlosmakelijk verbonden met dit voortdurende innovatieproces. Zoals ook beschreven in het antwoord op vraag 10 en vraag 27 betrekken wij onze stakeholders hierbij. Concrete voorbeelden van competentieontwikkeling voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn: Deelname aan NRK collectief project ISO opleiding en training, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en milieu 23

24 9. Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, 9.1 Vraag 29 Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen. Door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren. Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten. Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid. Door anders namelijk: het opnemen in het kwaliteitsbeleid Toelichting: De interne kwaliteitssystemen voor de NEN EN ISO 9001 en het voedselveiligheid systeem conform BRC- IoP vormen de basis om aan de consumenten voedselveilige producten te leveren. Deze systemen worden om de 6 manden door een externe auditor geaudit. Tevens hebben we per jaar gemiddeld 10 klanten op bezoek voor het uitvoeren van een audit om de wijze van produceren te beoordelen. Sylvaphane heeft door zich te aan te sluiten bij de NRK kennis op het gebied van Arbeidsomstandigheden (via RI&E), energiebesparingsprojecten (via de MJA3) verworven en zich tegelijk verplicht om zich te conformeren aan de standpunten die de vereniging afspreekt met overheden. Op deze wijze is er de verantwoordelijkheid om de uitkomsten ook openbaar te maken bij de vereniging. Door de directie zal tijdens besprekingen met leveranciers het MVO standpunt aangeven en aandringen op het ondertekenen van de collectieve Code of Conduct. De zelfverklaring met referentiematrix zullen samen met de Code of Conduct op de website worden geplaatst en worden opgenomen in het kwaliteitsbeleid dat intern wordt gepubliceerd. 9.2 Vraag 30 Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria?. Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde. Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders. Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang. Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen 24

25 goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten. Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft. Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders. Andere criteria, namelijk Toelichting: De basis voor ons communiceren is de onderbouwing van de zelfverklaring, deze zullen we publiceren op het daarvoor bestemde platform en onze website. Deze informatie is begrijpelijk en omvat alle stakeholders waar we als organisatie raakvlakken mee hebben. Tijdens de individuele gesprekken met stakeholders kunnen we dieper op bepaalde zaken ingaan. De informatie van de onderbouwing mag niet ouder zijn dan 3 jaar hebben we vastgelegd. Deze datum zal in de onderbouwing worden vermeld Vraag 31 Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? (geef voorbeelden) In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren Interne communicatie tussen management en medewerkers of leden van de organisatie. Interne teamactiviteiten met als doel maatschappelijke verantwoordelijkheid te integreren in de hele organisatie. Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO. Communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen. Publiekscommunicatie over noodgevallen, zowel vooraf als tijdens een noodgeval. Consumenteninformatie via producten. Artikelen over MVO in tijdschriften of nieuwsbrieven. Advertenties of andere openbare verklaringen om MVO te promoten. Ter beschikking stellen van informatie voor publieke doelen. Openbare maatschappelijke verslagen. Anders, namelijk Zoals eerder aangegeven zullen de medewerkers via het publicatiebord geïnformeerd worden over het MVO traject dat we als Sylvaphane hebben afgerond. Tijdens de gesprekken met stakeholders zullen we communiceren over onze principes en de noodzaak van de leveranciers om in deze flow mee te gaan. Als basis willen we graag dat we van alle leveranciers een Code of Conduct krijgen of dat ze het collectieve exemplaar onderschrijven. 25

26 10. Communicatie en rapportage 10.1 Vraag 32a Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Ja Nee (ga door naar vraag 33a) Mogelijk dat we in de toekomst wel via een dergelijk verslag gaan rapporteren. Vraag 32b Geef aan of in uw maatschappelijk verslag informatie staat over: Doelstellingen t.a.v. onderwerpen en kernthema s. Prestaties t.a.v. onderwerpen en kernthema s. Hoe en wanneer stakeholders zijn betrokken bij de rapportage. Successen en tekortkomingen en manieren waarop tekortkomingen worden aangepakt. Anders, namelijk.. Vraag 32c Heeft u bij het opstellen van uw maatschappelijk verslag rekening gehouden met de volgende overwegingen? De omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van onze organisatie. (Kleine organisaties verstrekken doorgaans minder informatie, bespreken minder onderwerpen en hebben een kleiner toepassingsgebied dan grote organisaties.) Het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die we hebben met rapporteren. (Het is de verwachting dat organisaties die meer ervaring hebben met rapporteren, in staat zullen zijn meer in detail te rapporteren dan organisaties die hiermee pas net starten.) 26

27 11. Conflicten en meningsverschillen met stakeholders 11.1 Vraag 33a Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders?. Ja, namelijk Nee,. Vraag 33b Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan. Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen. Fora waarop stakeholders en de organisatie standpunten kunnen weergeven en oplossingen kunnen zoeken. Formele procedures voor klachtenbehandeling. Bemiddelings- en arbitrageprocedures. Systemen om overtredingen te rapporteren zonder angst voor represailles. Andere procedures om klachten op te lossen, namelijk Sylvaphane staat voor een opengesprek waarbij aan iedereen recht gedaan moet worden, duidelijkheid en eerlijkheid vormen de basis die worden gebruikt op het moment dat er een conflict of meningsverschil dreigt. Voor de bewaking van de kwaliteit van onze producten hebben we een procedure in het kwaliteitssysteem opgenomen waarin we ieder opmerking / klacht op de zelfde wijze behandelen. 27

28 12. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 12.1 Vraag 34 Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Feedback van stakeholders. Uitvoeren van benchmarks. Meten met behulp van indicatoren, namelijk via een klant tevredenheidsonderzoek Anders, namelijk rapportage van het kwaliteitssysteem Geef aan of voor deze monitoring de volgende punten gelden: De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. Anders, namelijk Vraag 35 Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? in het door de NRK georganiseerde collectieve ISO project zijn onze prestaties op de relevante thema s en onderwerpen collectief beoordeeld door onze medewerkers, klanten en toeleveranciers. In de komende jaren zullen deze prestaties door onze stakeholders overgenomen moeten worden en zal er ook een beoordeling door hun gedaan moeten worden over onze organisatie ten aanzien van MVO onderwerpen. Heeft u zich daarbij de volgende vragen gesteld: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen erbij betrokken? 12.3 Vraag 36 Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Ja, als deelnemer aan het door de NRK georganiseerde collectieve project ISO hebben wij collectief onze werknemers, klanten, toeleveranciers en de lokale overheid betrokken bij het beoordelen van onze inspanningen en prestaties op de relevante onderwerpen (zie ook vraag 12) Vraag 37a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? MVO onder de aandacht van de medewerkers gebracht Opstellen zelfverklaring conform NEN-ISO Opstellen gezamenlijke Code of Conduct met de NRK 28

29 Gesprek aangegaan met de stakeholders tijdens de impact sessies Leer/werkplek zijn voor BBL jongeren en medewerkers met een achterstand op de arbeidsmarkt. Recyclinglijn besteld voor het hergebruik van de productie uitvallen Energie zuinige Led verlichting toegepast in 2 productieafdelingen Ondersteunen van doelstellingen van maatschappelijk nut Vraag 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? Nog niet bereikte doelen zijn vertaald naar acties, een overzicht hiervan is bij vraag 17 opgenomen. 29

30 13. Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten 13.1 Vraag 38 Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Sylvaphane is niet aangesloten bij overkoepelende MVO initiatieven Vraag 39 Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief?. ondersteunt de principes NEN-ISO Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden. Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast. Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken. Wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie. Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit. Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze. Is ontwikkeld met verschillende stakeholders, afkomstig uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden. Is goed toegankelijk. Andere, namelijk Vraag 40 Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? Bewustwording dat MVO het beste aangepakt kan worden als stakeholders uit de gehele keten met elkaar over dit onderwerp in gesprek zijn. Hierdoor is het ook mogelijk om met slagkracht iets te bewerkstelligen. Verder in de keten onze bewustwording delen. 30