Werken aan een sucesvolle samenwerking. samenwerking. Wat is een organisatienetwerk? Discussie thema s Stappen. Partnerships en

Transcriptie

1 12 e nationaal kwaliteitscongres 17 april 2008 Werken aan een sucesvolle Gerard Berendsen lector Total Quality Management in Organisatienetwerken Hogeschool van Arnhem en ijmegen Partnerships en organisatienetwerken zijn duurzame, projectoverstijgende sverbanden. Zij proberen via doelen te realiseren die zij niet zelfstandig of met willekeurige andere partijen kunnen bereiken. - bij partnerships werken twee partijen in een één-op-één-relatiesamen - bij organisatienetwerken werken drie of meer partijen samen. Wat is een organisatienetwerk? Een organisatienetwerk is een sverband dat zich kenmerkt door semi-stabielestabiele relaties tussen drie of meer semi-autonome organisaties met een gemeenschappelijk doel Levensfase Centrale vragen Aandachtsveld Toelichting Fase 1: (h)erkenning Strategische besluitvorming individuele partners Fase 2: voorbereiding Selectie en benadering van potentiële partner(s) Fase 3: afstemming Collectieve besluitvorming potentiële partners Fase 4: implementatie Inrichting en opstarten van de Fase 5: consolidatie Doorzetten, onderhouden en verbeteren van de Wat is ons antwoord op ontwikkelingen in de markt? Is samenwerken de beste keuze? Levenscyclus Awareness Bedrijven worden zich bewust van de mogelijkheden tot en mogelijke spartners, onder andere door behoeftenanalyse Samenwerken, maar op basis waarvan? Exploration Organisaties wisselen uit en leggen de Welke doelen willen we bereiken en aan basis voor welke eisen moeten potentiële partners voldoen? Samenwerken, maar passen we bij elkaar? Commitment De vorm van het Is er voldoende basis om samen te werken sverband wordt op basis van? vastgesteld en daarmee wordt het Is er een rechtvaardige verdeling van operationeel opbrengsten en risico's? Samenwerken, maar hoe richten we dat in? Expansion De hechtheid en de inhoud van de Hoe stemmen we de activiteiten van de worden groter door verschillende partners af? Welke intensievere uitwisseling van informatie, procesprotocollen en standaarden willen we mensen en middelen gebruiken? Samenwerken, maar hoe blijven we met Exploitation De wordt optimaal benut, elkaar omgaan? Hoe volgen we onze & Continuous partners creëren win-win-situaties en prestaties, hoe leren we hiervan en hoe Improvement verbeteren doorlopend de prestaties van verbeteren we onze gezamenlijke het sverband door de performance? toepassing van procesprotocollen en standaarden en door toepassing van prestatie-indicatoren en bijbehorende benchmarks Fase 6: afbouwen Beëindigen van de Hoe bouwen we de beheerst af en borgen we onze leerervaringen? Dissolution De verliest zijn bestaansgrond wordt ontbonden. De bondgenoten Onderzoeksgebied komen er aan!! Discussie thema s Stappen 1. Hoe kom je tot een succesvol sverband? Wat moet je daarvoor doen en laten? 2. Hoe kom je tot optimalisatie van de? Wat is daarvoor nodig? 3. Hoe behoud je de leerervaringen voor de eigen organisatie? 1. selectie van partijen 2. bereiken van strategische fit 3. inrichten van 4. resultaatsturing en -meting 5. optimalisatie van de 1

2 Aandachtspunten doelen van beoogde partnerprofielen wederzijdse belangen benodigde competenties terreinen waarop en de mate waarin de competenties van de partners complementair cultuur en kwaliteitsmanagement omgang met risico's en spanningen en conflicten Vertrouwen Contractueel vertrouwen Competentie vertrouwen Goodwill vertrouwen Cognitief vertrouwen Affectief vertrouwen Calculatief vertrouwen Waar gaat het om???? Wat is het doel van de? Wat willen we bereiken? Wat betekent de voor: onze klanten onze mensen onze processen onze middelen onze besturen in termen van efficiency en effectiviteit en ten opzichte van onze concurrenten Verkennend onderzoek: 14 bedrijven middels semi-gestructureerde interviews landelijke survey Vragen: Acteert u in een netwerk? Zo ja, waarom? Welk doel heeft het netwerk? Welke resultaten zijn bereikt? Welke TQM-tools past u toe om de te verbeteren? Vanuit randomlijst organisaties bellen om mee te doen Partnerships en organisatienetwerken Deelname? nee Exit Aantal organisatienetwerken (=121) ja Voorenquête afnemen respondenten Aantal partnerships geen of meer nee Kleine enquête toesturen Kleine enquête laten invullen abellen, doorspreken en aanvullen etwerk? Gegevens verwerken in database Analyse en rapportage ja Grote enquête toesturen Grote enquête laten invullen abellen, doorspreken en aanvullen 165 voorenquêtes afgenomen waarvan er aanvullend 33 kleine enquêtes en 46 grote enquêtes zijn geretourneerd geen of meer 31,4% 7,5% 1,7% 5% 19,1% 5% 0,8% 5% 24,8% Ruim tweederde van de respondenten acteert in partnerships en/of organisatienetwerken 50%van de respondenten met partnerships hebben 6 of meer partnerships 85%van de respondenten met partnerships acteert ook in netwerken! 2

3 criteria voor partnerkeuze commerciële vaardigheden en mogelijkheden kwaliteitsniveau van de organisatie (ISO-9001) specifieke kennis of specialisatierichtingen flexibiliteit in productassortiment (geen standaardproducten) geografische ligging productkwaliteit leverbetrouwbaarheid solvabiliteit wijze van Maar > 90% kende elkaar al > 80% deed al zaken subtotal Total Welke juridische basis is gekozen voor de besturing van de? rechtspersoon scontract mix van rechtspersoon en contract ontbrekend Frequency Percent 17,4 45, ,1 23,9 100 Valid Percent 22, ,1 100 aspect inbreng partijen te leveren inspanning verdeling risico s garantie verdeling opbrengsten eigendomsrechten Aspecten die in een contract zijn geregeld? gebied van de benutting kennis buiten de raamovereenkomst voor projecten met eigen contract percentage 79% 72% 72% 56% 58% 51% 47% 38% 51% Aspect benutting kennis buiten de Aspecten die in een contract zijn geregeld? gebied van de inbreng partijen te leveren inspanning verdeling risico s garantie verdeling opbrengsten eigendomsrechten raamovereenkomst voor projecten met eigen contract nonprofit Commercieel 81 % 81 % 78 % 67% 78 % 73 % 63 % 46 % 59 % not-forprofit 73 % 73 % 64 % 36 % 27% 18 % 18 % 18 % 36 % 80 % 80 % 60% 40 % 20 % 20 % 20 % 40 % 40 % Mate van integratie? geheel overwegend Totaal We slagen erin via het netwerk de vooraf vast te realiseren Partijen behouden hun eigen processen 52 % 39 % 91 % Partijen geven elkaar informatie 35 % 33 % 67 % Partijen streven naar het ineenschuiven van processen 7 % 24 % 31 % Partijen komen gezamenlijk tot herontwerp van processen 12 % 19 % 31 % Meer dan 66% vindt succesvol (vooraf worden overwegend of geheel gehaald) 3

4 onbekend met IK model IK positiebepaling uitgevoerd Kwaliteitsdenken? Aantal partnerships geen 43% 22% 1 of meer 57% 78% Hoe vaak worden de volgende middelen bij het realiseren van stapsgewijze verbetering in het netwerk gebruikt? Directe persoonlijke communicatie Ondersteuning door leiderschap Werken in teams / taakgroepen Ondersteuning door staf Het monitoren van verbeteractiviteiten Technieken om het proces in kaart te brengen Gebruik van ISO 9000 of anders Probleemidentificatie technieken vaak / zeer vaak 80% 78% 77% 69% 57% 55% 54% 52% Aandacht door middel van competititie en prijzen 50% Hoe vaak worden de volgende middelen bij het realiseren van stapsgewijze verbetering in het netwerk gebruikt? vaak / zeer vaak Een algemeen probleemoplossings stappenplan Aandacht door middel van interne media Risico-analyse Aandacht door middel van aanplakborden Een ideeënbus Regelmatig bezoek van het management op de werkvloer Creativiteitstechnieken Het gebruik van slogans Gebruik van total productivemaintenance Formeel policydeployment Kwaliteitsprijzen als IK prijs en EFQM-Award 49% 48% 47% 45% 44% 43% 26% 19% 15% % 7% Hoe belangrijk vindt ude volgende middelen bij het realiseren van stapsgewijze verbetering in het netwerk? belangrijk / zeer belangrijk Directe persoonlijke communicatie Ondersteuning door leiderschap Het monitoren van verbeteractiviteiten Ondersteuning door staf Werken in teams / taakgroepen Technieken om het proces in kaart te brengen Probleemidentificatie technieken Creativiteitstechnieken Risico-analyse Een algemeen probleemoplossings stappenplan Gebruik van ISO 9000 of anders 83% 76% 76% 71% 67% 66% 61% 61% 61% 58% 51% Hoe belangrijk vindt ude volgende middelen bij het realiseren van stapsgewijze verbetering in het netwerk? belangrijk / zeer belangrijk Regelmatig bezoek van het management op de werkvloer Een ideeënbus Aandacht door middel van competititie en prijzen Het gebruik van slogans Aandacht door middel van interne media Kwaliteitsprijzen Gebruik van total productivemaintenance Aandacht door middel van aanplakborden Formeel policydeployment 50% 50% 44% 43% 40% 33% 25% 15% 13% Middel: technieken om processen in kaartte brengen 76% 18% 24% 82%

5 Middel: monitoren van verbeteracties Middel: ISO 9000 of andere kwaliteitsnorm 65% 35% 23 64% 34% 22 36% 64% 36% 64% Middel: risico-analyse 59% 41% 22 Middel: regelmatig bezoek van management op de werkvloer of nooit 27% 73% 48% 52% % 82% 34 Effecten? Middel: werken in teams/taakgroepen of nooit In en waarin de respondentorganisatie stuurt of één van de andere partijen dat doet, worden de doelstellingen meer behaald dan in en waarin de partijen gelijkwaardig zijn of er geen centrale aansturing is. 78% 22% 23 Bedrijven met 4 of meer partnerships lijken wezenlijk innovatiever dan bedrijven met 1-3 partnerships. 90% 10%

6 Gebruik kwaliteitstools? Bij de meeste instrumenten kan geen verband worden geconstateerd tussen de mate van het gebruik en de aard van de organisatie (commercieel vs. niet-commercieel). Uitzonderingen hebben betrekking op de onderstaande instrumenten: risico-analyse monitoren van verbeteractiviteiten total productivemaintenance ondersteuning door staf ondersteunend leiderschap In deze gevallen blijken commerciële organisaties het betrokken instrument wezenlijk vaker in te zetten dan de niet-commerciële organisaties. Er is één instrument waarvoor we de omgekeerde situatie aantreffen: aandacht door middel van interne media 6