KNGF visitatie Handleiding webomgeving visitatie

Transcriptie

1 KNGF visitatie Handleiding webomgeving visitatie Versie juni 2017 Disclaimer: De hierbij verstrekte informatie is uitsluitend bestemd voor intern gebruik van de geadresseerde. Ondanks onze zorgvuldigheid kan het voorkomen dat u typefouten aantreft. Voor dergelijke fouten aanvaarden wij geen aansprakelijkheid. De inhoud is onder voorbehoud van tussentijdse wijzigingen. Versie sept

2 KNGF visitatie is ontwikkeld door onderstaande partij in samenwerking met het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Versie sept

3 Wijzigingen Document Handleiding visitatie voor praktijken Datum Vorige versie Beschrijving wijzigingen Gewijzigd door 29 juni 17 Versie 3.1 / mei 2017 Actualiseren gehele inhoud n.a.v. updates webomgeving Compass. Chantal Weymans 21 sept 17 Versie 3.2 Actualiseren screenshots visitatieomgeving n.a.v. update Compass Chantal Weymans Versie sept

4 Inhoud Inleiding... 4 Inloggen... 5 Startscherm... 6 Online voorbereiding... 7 Praktijkdocumenten voor visitatie opsturen... 7 Het PROM gebruik evalueren Praktijkevaluatie bekijken Zelfevaluatie kwaliteit praktijkvoering Na afloop van de visitatie Voorlopig visitatierapport Definitief visitatierapport Verbeterplan opstellen Handleidingen Hulp nodig? Bijlagen Bijlage 1: Handleiding Feedbacktool Landelijke Database Fysiotherapie Bijlage 2: PROM-profiel praktijk Versie sept

5 Inleiding De praktijkvertegenwoordiger is verantwoordelijk voor de voorbereidende activiteiten voorafgaand aan de praktijkvisitatie. Hiervoor krijgt de praktijkvertegenwoordiger (of de contactpersoon voor de visitatie) op Compass extra functies toegekend. Per praktijk kan slechts één persoon deze functionaliteiten toegekend krijgen. De voorbereidende activiteiten op Compass zijn als volgt: Uploaden van beschikbare kwaliteits- en/of managementinformatie van de praktijk Invullen en uploaden van het PROM-profiel Bestuderen van het TCI rapport Zelfevaluatie kwaliteit van praktijkvoering Deze stappen dienen uiterlijk 2 weken voor de visitatie te zijn voltooid. De stappen die de praktijkvertegenwoordiger doorloopt in de online omgeving worden in deze handleiding beschreven en geïllustreerd met schermafdrukken van Compass. Versie sept

6 Inloggen Voor het inloggen op de website gaat u naar: U ziet dan de onderstaande inlogpagina. Doorloop de volgende stappen: 1. Vul uw gebruikersnaam in 2. Vul uw wachtwoord in 3. Kies voor geen domein 4. Klik op inloggen U kunt inloggen met uw MijnKNGF gegevens. Lukt dit niet? Neem dan contact op met het KNGF via visitatie@kngf.nl. Versie sept

7 Startscherm Na het inloggen komt u op het startscherm: Klik hier om uit te loggen De extra functies t.b.v. de visitatie zijn te vinden onder de tegel Visitatie praktijk. Deze functies worden verder besproken. Om uit te loggen, klikt u rechts boven op Uitloggen. Versie sept

8 Online voorbereiding Om in de visitatie omgeving van Compass te komen klikt u in het startscherm op de tegel Visitatie praktijk. U komt dan in onderstaand scherm: Praktijkdocumenten voor visitatie opsturen Voorafgaand aan de visitatie worden er door de praktijk diverse documenten geüpload, waaronder o.a.: - Actueel beleidsplan - Actueel management review - Actuele spiegelinformatie van de zorgverzekeraar - Rapportage meetbureau (CQ-index/PREM) - Indien van toepassing; een geldig HKZ en/of Pluscertificaat - Andere relevante informatie, zoals een motivational paper, overzicht van scholingen en opleidingen van medewerkers, onderhoudscontracten, etc. Om de documenten te uploaden op Compass klikt u op de tegel Mijn praktijkorganisatie evalueren. Vervolgens dubbelklikt u op de vragenlijst Praktijkdocumenten voor visitatie opsturen Versie sept

9 U komt dan in onderstaand scherm: Klik hier om één of meerdere bestanden te uploaden Om bestanden te uploaden klikt u op de knop Bestand uploaden. Wanneer u meerdere bestanden wilt uploaden klikt u na het uploaden van het eerste bestand nogmaals op de knop Bestand uploaden. Na het uploaden ziet u een overzicht van de geüploade bestanden zoals onderstaand. Desgewenst kunt u een bestand verwijderen door onder het betreffende bestand op Bestand verwijderen te klikken. Versie sept

10 Wanneer u klaar bent klikt u onderin het scherm op Opslaan en daarna bovenin het scherm op Sluiten om terug te keren naar het voorgaande scherm. Via de Home knop komt u terug op het startscherm. Versie sept

11 Het PROM gebruik evalueren Om de documenten te uploaden op Compass klikt u op de tegel Mijn praktijkorganisatie evalueren. Vervolgens dubbelklikt u op de vragenlijst Het PROM gebruik evalueren; U komt dan in onderstaand scherm: Klik op de link om het PROM-profiel te downloaden Om de vragenlijst voor het PROM-profiel te downloaden klikt u op de rode link in de introductietekst op het scherm (zie oranje pijl in bovenstaande afbeelding). U download dan een word-document waarin u het PROM-profiel van uw praktijk kunt invullen. Zie bijlage 1 van dit document voor een uitgebreide handleiding m.b.t. tot het verkrijgen van de PROM-gegevens uit de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF). Nadat u het PROM-profiel hebt ingevuld slaat u het bestand op op uw computer. Om het PROMprofiel vervolgens te uploaden op Compass klikt u op de knop Bestand uploaden. Wanneer u klaar bent klikt u onderin het scherm op Opslaan en daarna bovenin het scherm op Sluiten om terug te keren naar het voorgaande scherm. Via de Home knop komt u terug op het startscherm. Versie sept

12 Praktijkevaluatie bekijken Voorafgaand aan de visitatie vullen alle medewerkers van de praktijk de Team Climate Inventory (TCI) vragenlijst in. Deze vinden zij onder de tegel De samenwerking binnen mijn praktijk evalueren. De praktijkhouder kan een samenvatting van deze praktijkevaluatie bekijken via de tegel Praktijkevaluatie bekijken. Door op deze knop te klikken wordt het TCI rapport geopend. Het TCI rapport bevat de gemiddelde scores op de TCI vragenlijst, die voorafgaand aan de visitatie zijn ingevuld door alle medewerkers van de praktijk. Het TCI rapport geeft per vraag de gemiddelde score weer, gebaseerd op de scores van alle medewerkers. Het rapport geeft geen individuele scores weer en kan dan ook gezien worden als anoniem document. Het TCI rapport geeft de praktijk informatie over het gevoel van teamklimaat binnen de praktijk, en laat zien waar ruimte voor verbetering is. De praktijkvertegenwoordiger kan voorafgaand aan de visitatie dit rapport met de praktijk en haar medewerkers bespreken. De praktijkvertegenwoordiger kan er ook voor kiezen dit pas in de visitatie te laten terug komen, en hier eerst met de visiteurs over in gesprek te gaan. Zelfevaluatie kwaliteit praktijkvoering De praktijkvertegenwoordiger beoordeelt voorafgaand aan de visitatie (eventueel samen met praktijkeigenaar/medewerkers) de kwaliteit van de praktijk aan de hand van een aantal criteria. Op basis van deze criteria wordt de praktijk tijdens de visitatie ook beoordeeld. In het visitatiegesprek wordt de zelfevaluatie gebruikt als vergelijkingsmateriaal. Om de zelfevaluatie in te vullen klikt u op de tegel Mijn praktijkorganisatie evalueren. Om het formulier te openen dubbelklikt u op de vragenlijst Zelfevaluatieformulier kwaliteit praktijkvoering. Versie sept

13 In het zelfevaluatieformulier beoordeelt u uw praktijk op 6 indicatoren. U maakt hierbij gebruik van de scores 1 t/m 4. Deze scores representeren een schuivende schaal waarbij 1 = veel verbetering nodig, en 4 = geen verbetering nodig. Wanneer u klaar bent klikt u onderin het scherm op Opslaan en daarna bovenin het scherm op Sluiten om terug te keren naar het voorgaande scherm. Via de Home knop komt u terug op het startscherm. Versie sept

14 Na afloop van de visitatie Voorlopig visitatierapport Na afloop van de visitatie stellen de visiteurs een concept visitatierapport op. Zij zullen u dit rapport per toesturen, of u per op de hoogte stellen dat u het concept visitatierapport op Compass kunt vinden. De praktijk heeft twee weken de tijd om te reageren op het concept visitatierapport. Om het concept visitatierapport te downloaden klikt u op de tegel Conclusie visitatie. U ziet dan een menu via welke u het rapport naar uw computer kunt downloaden. Klik op Conclusie visitatie en vervolgens op Afdrukken om het rapport op te slaan en in te zien. Definitief visitatierapport Nadat de praktijk mogelijkheid heeft gehad te reageren op het concept visitatierapport stellen de visiteurs het definitieve visitatierapport op. Zij zullen u dit rapport per toesturen, of u per e- mail op de hoogte stellen dat u het definitieve visitatierapport op Compass kunt vinden. Het definitieve visitatierapport downloadt u op dezelfde manier als het concept visitatierapport. Versie sept

15 Verbeterplan opstellen Wanneer de praktijk op één of meerdere indicatoren een score van twee of lager behaalt stelt de praktijk een verbeterplan op. Om het verbeterplan op te stellen klikt u op de tegel Mijn praktijkorganisatie evalueren. Om de vragenlijst te openen dubbelklikt u op de vragenlijst Verbeterplan Visitatie. In de daaropvolgende vragenlijst vult u de verbeterdoelen in. Wanneer u klaar bent klikt u onderin het scherm op Opslaan en daarna bovenin het scherm op Sluiten om terug te keren naar het voorgaande scherm. Via de Home knop komt u terug op het startscherm. Versie sept

16 Handleidingen Op de website vindt u ook digitale handleidingen die u kunt gebruiken als naslagwerk of hulpmiddel. U klikt hiervoor in het startscherm op de tegel Handleidingen en overige documenten. U ziet dan dit: Hier staan diverse handleidingen geordend op onderwerp (intervisie, visitatie, en overig). U kunt bijvoorbeeld kiezen uit de volgende handleidingen: Programmagids Intervisie De handleiding van intervisie, waarin u de doelen en opbouw van het project kunt nalezen. Handleiding exporteren van een EPD In deze handleiding kunt u lezen hoe u vanuit uw softwaresysteem een EPD van een patiënt kunt exporteren (uit het systeem halen). Hierna kunt u het EPD uploaden in de webomgeving. Handleiding Feedback geven en krijgen In een kort overzicht leest u de regels voor feedback geven en krijgen. Link naar alle KNGF richtlijnen U wordt direct verwezen naar de internetpagina waarop u alle KNGF richtlijnen kunt inzien. Versie sept

17 Hulp nodig? Wanneer u moeite heeft met de website of er niet uit komt, vraag dan eerst hulp aan uw peers. Wanneer u er onderling en na het lezen van deze handleiding niet uit komt kunt u voor hulp of vragen opnemen met het KNGF via visitatie@kngf.nl (ma t/m vr). Versie sept

18 Bijlagen Bijlage 1: PROM profiel Uw PROM-profiel NPRS Praktijk Landelijk Aantal patiënten NPRS afgenomen: Wat was de gemiddelde beginscore? Wat was de gemiddelde eindscore? Wat was de gemiddelde verschilscore? VAS Praktijk Landelijk Aantal patiënten VAS afgenomen: Wat was de gemiddelde beginscore? Wat was de gemiddelde eindscore? Wat was de gemiddelde verschilscore? PSK Praktijk Landelijk Aantal patiënten PSK afgenomen: Wat was de gemiddelde beginscore? Wat was de gemiddelde eindscore? Wat was de gemiddelde verschilscore? QBPDS Praktijk Landelijk Aantal patiënten QBPDS afgenomen: Wat was de gemiddelde beginscore? Wat was de gemiddelde eindscore? Wat was de gemiddelde verschilscore? NDI Praktijk Landelijk Aantal patiënten NDI afgenomen: Wat was de gemiddelde beginscore? Wat was de gemiddelde eindscore? Wat was de gemiddelde verschilscore? Patiëntkenmerken Praktijk Landelijk Aantal patiënten aangeleverd door de praktijk Verdeling geslacht (% man/vrouw) Twee grootste leeftijdsgroepen patiënten (incl.%) Twee hoogste frequenties zittingen (incl.%) Twee meest voorkomende categorieën van de behandelduur (incl.%) Verwijsroute patiënt (% DTF/verwijzing) Duur van de klacht (% acuut/sub-acuut/chronisch) Versie sept

19 Bijlage 2: Handleiding Feedbacktool Landelijke Database Fysiotherapie Stap 1: Inloggen bij de feedbacktool van de LDF Ga naar en klik op Inloggen. U dient in te loggen met het KNGF-relatienummer en wachtwoord waarmee de praktijk is aangemeld bij de Landelijke Database Fysiotherapie. Nota Bene: Alleen het wachtwoord vergeten? De praktijk kan gemakkelijk een nieuw wachtwoord aanvragen, klink op het onderstreepte woord hier in het startscherm (zie de figuur hieronder) waar je naartoe geleid wordt nadat je op inloggen hebt geklikt (zie de figuur hierboven). Zijn de inloggegevens onbekend? Laat uw praktijk contact opnemen met KNGF Ledenvoorlichting (zie de blauwe pijl in de figuur hieronder). Versie sept

20 Stap 2: Invullen van het PROM profiel Na te hebben ingelogd zoals beschreven staat in Stap 1 komt u op de onderstaande pagina terecht. U kunt de onderstaande stappen volgen om het PROM profiel in te kunnen vullen. Wanneer u reeds ingelogd bent kunt u op het tabblad PROMs klikken (zie de blauwe pijl hieronder). Vervolgens kunt één voor één op de blauwe balk (behorende bij de verschillende PROMs) klikken om een uitvergroting van de verzamelde gegevens behorende tot die PROM weergegeven te krijgen (zie de groene pijl hieronder). Na op de balk behorende bij een individuele PROM te hebben geklikt verschijnt onderstaande figuur. In het linkerdeel van de figuur worden uw resultaten weergegeven en in het rechter gedeelte wordt de Benchmark weergegeven. Onderin de figuur valt het aantal patiënten af te lezen. Door met uw muis boven beide zwarte stippen en de groene balk te houden (LET OP ook hier hoeft u niet te klikken) worden een ballonnetje weergegeven waarin de gegevens staan beschreven die u nodig heeft. Nadat u voor deze PROM de benodigde gegevens hebt verzameld kunt u op de button Naar startscherm klikken. U komt dan weer op de pagina waar de andere PROMs ook weergegeven staan. Versie sept

21 Legenda: De linker kolom toont de resultaten van de praktijk, de rechter kolom is de benchmark, gebaseerd op patiëntgegevens van alle deelnemende praktijken aan de Landelijke Database Fysiotherapie. T0 (eerste zwarte stip): de gemiddelde beginscore (van alle patiënten waarbij de NDI is gebruikt) T1 (tweede zwarte stip): de gemiddelde eindscore Rode balk: de gemiddelde verschilscore (eindscore beginscore) N = : het aantal mensen die de PROM hebben ingevuld Door met de muis over de figuur te gaan, worden getallen zichtbaar: Versie sept

22 Stap 3: Invullen patiëntkenmerken Na te hebben ingelogd zoals beschreven staat onder Stap 1 volgt u onderstaande stappen om het onderdeel patiëntkenmerken in te vullen. Na ingelogd te zijn komt u op de onderstaande pagina, klik op die pagina op het tabblad Rapportage(s) (zie de blauwe pijl hieronder): Versie sept

23 Vervolgens komt u aan op de onderstaande pagina, klik hier op de onderste rode balk, waarin Praktijk Feedback rapportage wordt weergegeven (zie wederom de blauwe pijl hieronder) U komt dan op de webpagina die hieronder staat weergegeven. De twee hoogste frequenties zittingen ziet u hier in het overzichtsscherm van de Praktijk feedback rapportage, onder het kopje Aantal zittingen. Het aantal zittingen is verdeeld over drie categorieën. - Groen: 0-8 zittingen - Roze:9-20 zittingen - Paars: 20+ zittingen U kunt hier dus de categorieën pakken met de twee hoogste percentages/frequenties. (als u uw muis op het groene, roze, of paarse deel van het balkje houdt zonder te klikken ziet u een exact percentage verschijnen). Versie sept

24 Om onderdeel patiëntkenmerken verder in te vullen dient u op Patiëntkenmerken te klikken (zie de blauwe pijl hieronder): U komt dan op onderstaande pagina: Versie sept