Offerte aanvraag Accountantscontrole t.b.v. Stichting PeelrandWonen te Boekel

Transcriptie

1 Offerte aanvraag Accountantscontrole t.b.v. te Boekel Datum: 20 december 2018

2 Inhoudsopgave Inhoud 1. Inleiding Algemeen Het doel van de aanbesteding Voorbehoud Offerteprocedure Planning Communicatie en contactpersoon Offerte Beoordeling Omvang van de opdracht Algemeen Werkzaamheden bij Interim-controle Jaarrekeningcontrole Controle van specifieke onderdelen uit de dvi Opstellen van de fiscale positie in de jaarrekening en het opstellen van de aangifte VPB Natuurlijke adviesfunctie Kwaliteitsbeheersing accountant Samenstelling controleteam Selectiecriteria Selectiecriteria Verificatiegesprek Beste prijs-kwaliteitsverhouding december

3 1. Inleiding 1.1 Algemeen De voor u liggende offerteaanvraag bevat informatie over de aanbesteding Accountantscontrole ten behoeve van te Boekel. 1.2 Het doel van de aanbesteding Met deze aanbesteding wil een nieuw contract afsluiten met een accountant vanaf boekjaar De eisen die aan de te leveren accountantsdiensten stelt, zijn omschreven in deze offerteaanvraag. Op basis van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Stichting PeelrandWonen zijn minimaal 3 offertes benodigd. Alle informatie dient vertrouwelijk te worden behandeld. 1.3 Voorbehoud Zolang geen volledige overeenstemming is bereikt en niet een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is geen sprake van enige verbondenheid met. Door het uitbrengen van een offerte verklaart de aanbieder zich akkoord met deze voorwaarde en aanvaardt het feit dat hij/zij meedoet aan deze aanbesteding voor eigen rekening en risico. 20 december

4 2. Offerteprocedure 2.1 Planning Onderstaande tabel geeft inzicht in het tijdpad van deze aanbesteding en welke fasen daarvan deel uitmaken. streeft ernaar om de aanbesteding in juni 2019 af te ronden, waarna de overeenkomst op 1 juli 2019 ingaat. Datum Planning 15 december 2018 Besluit RvC uitzetten offerteaanvragen 1 februari 2019 Sluitingsdatum indienen offertes 1 april 2019 Gesprekken geselecteerde partijen 1 juni 2019 Afronding offerteprocedure 1 juli 2019 Ingangsdatum overeenkomst Deze planning is indicatief en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. 2.2 Communicatie en contactpersoon wordt bij deze aanbesteding begeleid door Frank Grisel, lid Raad van Commissarissen. Communicatie met betrekking tot deze aanbesteding dient bij voorkeur digitaal plaats te vinden via c.vankleef@peelrandwonen.nl. 2.3 Offerte Uw offerte dient bij voorkeur via ingediend te worden binnen de gestelde termijn zoals vermeld in de planning. 2.4 Beoordeling Gedurende de beoordeling kan aan inschrijvers schriftelijk verduidelijking vragen over de inhoud van hun offerte. 20 december

5 3. Omvang van de opdracht 3.1 Algemeen De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijke deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek. De controle moet gebaseerd zijn op wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en verordeningen, nota s en richtlijnen. is een kleinere woningcorporatie met circa 600 VHE. valt onder het verlicht regime en heeft geen OOB-status. 3.2 Werkzaamheden bij In overeenstemming met de wettelijke kaders behelst de werkzaamheden bij Stichting PeelrandWonen onder meer: Het verkrijgen over het getrouwe beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van en van het resultaat; Het onderzoek naar de juiste en volledige weergave van de Assurance-onderdelen uit het overzicht van dvi op het terrein van de naleving van specifieke wet- en regelgeving; Het onderzoek naar de juiste en volledige weergave van de Assurance-onderdelen uit het overzicht van dvi op het terrein van de cijfermatige verantwoording; Beoordelen/opstellen fiscale positie in de jaarrekening en verzorgen aangifte VPB. 3.3 Interim-controle Jaarlijks wordt een interim-controle gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interim-controle is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. De interim-controle dient plaats te vinden in de periode september tot en met november van het lopende boekjaar. De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke managementletter/verslag. De conceptrapportage wordt vooraf besproken met de directeurbestuurder en audit commissie. De management letter wordt geadresseerd aan de Raad van Commissarissen. Op te leveren product: Managementletter/verslag 3.4 Jaarrekeningcontrole Met inachtneming van de door de Raad van Commissarissen te bepalen einddatum zal in overleg met de accountant de planning voor de controle en de termijn van het uitbrengen van de controleverklaring en het rapport van bevindingen worden vastgesteld, vóór 1 juli van het nieuwe boekjaar. Termijn is onder meer afhankelijk van de gestelde wet- en regelgeving. Indien de accountant afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit tijdig aan de Raad van Commissarissen, waardoor eventuele maatregelen tijdig kunnen worden genomen. 20 december

6 Tijdens de vergadering van de Raad van Commissarissen waarin de jaarrekening wordt vastgesteld, zal de accountant de bevindingen van de jaarrekeningcontrole toelichten. Op te leveren product: Controleverklaring Rapport van bevindingen 3.5 Controle van specifieke onderdelen uit de dvi dient jaarlijks een aantal afzonderlijke controleverklaringen in te zenden op basis van de Verantwoordingsinformatie (dvi). De planning van het afgeven van de deelverklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries, en eventueel andere partijen. De controlewerkzaamheden zijn planmatig op jaarbasis te bepalen. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde en onderling afgesproken termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. Op te leveren product: Assurance-rapport inzake naleving van specifieke wet- en regelgeving Assurance-rapport inzake cijfermatige verantwoording 3.6 Opstellen van de fiscale positie in de jaarrekening en het opstellen van de aangifte VPB dient jaarlijks een aangifte vennootschapsbelasting in te dienen. Tevens dient er een afstemming plaats te vinden over de te verwerken fiscale positie in de jaarrekening. Op te leveren product: Aangifte Vennootschapsbelasting Beoordeling fiscale positie jaarrekening 3.7 Natuurlijke adviesfunctie De uitvoering van de adviesfunctie dient op eigen initiatief dan wel op verzoek van Stichting PeelrandWonen plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang. In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept-)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen (zowel intern als extern) en risico s is hier van belang. De natuurlijke adviesfunctie wordt geacht onderdeel uit te maken van de opdracht en kan niet separaat in rekening worden gebracht. 3.8 Kwaliteitsbeheersing accountant Indien instanties reviews uitvoeren bij de openbare accountant om te beoordelen of de door hem verstrekte controleverklaring op een deugdelijke grondslag is gebaseerd, rekening houdende met de geldende wet- en regelgeving, worden deze reviews geacht te vallen onder het interne kwaliteitssysteem van de accountant. De accountant zal hiervoor géén kosten in rekening brengen. 20 december

7 3.9 Samenstelling controleteam Het controleteam dient de beschikking te hebben over voldoende deskundigheid, ervaring, continuïteit en flexibiliteit. De accountant is verplicht om in geval van wijziging van de eindverantwoordelijke accountant, danwel de controleleider hierin, gedurende de looptijd van de overeenkomst, hiervan in kennis te stellen. In aanvulling op het voorgaande heeft de in geval van wijziging door de accountant van de leidinggevende accountants het recht om eventueel het lopende contract binnen 6 maanden na deze wijziging eenzijdig te ontbinden. 20 december

8 4. Selectiecriteria 4.1 Selectiecriteria De volgende punten wegen mee in de beoordeling van de selectie: Goede duidelijke offerte Prijs Persoonlijke klik Passend bij (bedrijfs)cultuur Aantoonbare kennis en ervaring van de branche Continuïteit van het controleteam Deskundigheid controleteam Visie op ontwikkelingen branche en vertaling daarvan naar potentiele impact Nakomen van gemaakte afspraken Adviesgericht/meedenken 4.2 Verificatiegesprek Een aantal inschrijvers wordt na beoordeling van de offertes uitgenodigd voor een gesprek met de Raad van Commissarissen. 4.3 Beste prijs-kwaliteitsverhouding Na ontvangst offerte en het verificatiegesprek neemt de gunningsbeslissing. De inschrijvers zullen geïnformeerd over de gunningsbeslissing. 20 december