Artikel 1.- Relatie met de doelstellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie

Transcriptie

1 BIJLAGE Bijlage nr. 1 Convenant tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vzw Vlaamse Dienst Speelpleinwerk voor de werking van de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk Brussel Tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt Bruno DE LILLE, Collegelid bevoegd voor Jeugd, enerzijds, en de vzw Vlaamse Dienst Speelpleinwerk ( ), Lange Ridderstraat 22 te 2800 Mechelen, vertegenwoordigd door Jo VAN DEN BOSSCHE, Algemeen Coördinator, hierna vermeld als de vzw VDS, anderzijds, wordt overeengekomen wat volgt: Hoofdstuk 1.- Opdrachten en doelstellingen Artikel 1.- Relatie met de doelstellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie De vzw VDS verbindt zich ertoe om een bijdrage te leveren aan de realisatie van de volgende doelstellingen uit het Jeugdbeleidsplan van de Vlaamse Gemeenschapscommissie : - Er is een voldoende groot en gevarieerd Nederlandstalig jeugdwerkaanbod dat beantwoordt aan de noden en beleving van kinderen en jongeren; - Er is een voldoende uitgebreid vakantieaanbod op maat van kinderen en jongeren; - De VGC organiseert kwaliteitsvolle en laagdrempelige speelpleinwerkingen voor kinderen en door jongeren waarbij spelen om te spelen het uitgangspunt vormt. Taalstimulering vormt hierbij een belangrijk aandachtspunt. De algemene en specifieke opdrachten van de vzw VDS situeren zich op het vlak van: - Het realiseren van een steunpunt VDS Brussel waar deskundig advies en professionele begeleiding aangeboden wordt aan (kandidaat) animatoren en (toekomstige) Nederlandstalige vakantiewerkingen in het Brussels hoofdstedelijk gewest; - Het organiseren van (kader)vorming voor Nederlandstalige animatoren die actief zijn of worden in het Brussels hoofdstedelijk gewest door middel een vraag- en aanbodgericht programma; - Het ondersteunen en begeleiden van de speelpleinen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in samenspraak met de Jeugddienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Artikel 2.- Te bereiken resultaten De jaarlijks te bereiken resultaten m.b.t. de periode van 1 januari 2013 tot en met 31 december 2017 kunnen als volgt worden omschreven: - Het continu aanbieden van advies en begeleiding door middel van bezoeken ter plaatse, communicatieproducten, projecten en acties; - Het organiseren van meerdaagse (kader)vorming (cursussen animator en hoofdanimator in het jeugdwerk, verdere vorming, ), op basis van de jaarlijkse behoeften van te ondersteunen werkingen, voor een minimum van 180 vormingsuren en 100 deelnemers; - Het organiseren van vorming ter plaatse, op basis van de jaarlijkse behoeften van te ondersteunen werkingen, voor een minimum van 10 dagdelen en 120 deelnemers; 1

2 - Het organiseren van vormings-, speel-, ontmoetings- en trefdagen voor animatoren, aangepast aan de behoeften van de te ondersteunen werkingen, voor een minimum van 3 dagen en 120 deelnemers; - Het in overleg met de Jeugddienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie organiseren van één gratis weekend voor alle stuurgroepen van de te ondersteunen werkingen, met als doel deze stuurgroepen te begeleiden bij de evaluatie en de planning van de speelpleinwerking, aangevuld met passende vorming. De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat in voor de logistieke ondersteuning (infrastructuur, materiaal, vervoer); - Het begeleiden van één door de Vlaamse Gemeenschapscommissie erkend vakantie-initiatief doorheen het werkjaar in het kader van begeleiding ter plaatse. De keuze van het speelplein en de aandachtspunten van de begeleiding gebeurt in overleg met de Jeugddienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het najaar, voorafgaand aan het kalenderjaar waarin de begeleiding moet plaatsvinden; - Het ter plaatse en voltijds ondersteunen van alle speelpleinen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, inclusief de begeleiding en coaching van de animatorenploegen en het opzetten, opvolgen en uitvoeren van verbetertrajecten en -projecten, tijdens de paas- en zomerperiode door middel van 4 speelpleincoaches. Deze ondersteuning in het algemeen en de rekrutering van de speelpleincoaches in het bijzonder gebeuren in overleg met de Jeugddienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie; - Het aanbieden van de voordelen van het lidmaatschap (ledenpakket tot 24 animatoren) bij de VDS; - De opmaak van een meerjarenplan , op basis van een participatief traject en op basis van de behoeften van de te ondersteunen werkingen. Artikel 3.- Meetindicatoren De mate waarin de beoogde resultaten gerealiseerd zijn en de vereiste verantwoording indien deze niet gerealiseerd zijn, zullen blijken uit: - De programma s, de planning en de evaluatie van de verschillende activiteiten; - Het aantal en de aard van de ondersteunde initiatieven en hun bereik; - De registratie van de deelnemers en de deelnemersuren aan de verschillende initiatieven; - Een beschrijving van de ondersteuning van de speelpleinen en vakantie-initiatieven van of erkend door de Vlaamse Gemeenschapscommissie, zowel doorheen het jaar als tijdens de paas- en zomerperiode; - De verslagen van de vergaderingen van VDS Brussel ; - Het meerjarenplan Artikel 4.- Derden De vzw VDS kan overeenkomsten sluiten met of opdrachten uitvoeren voor derden, voor zover ze de realisatie van de in artikel 1 omschreven opdrachten en doelstellingen niet in het gedrang brengen. Hoofdstuk 2.- Subsidie Artikel 5.- Bedrag De Vlaamse Gemeenschapscommissie stelt voor de duur van dit convenant, binnen de perken van de goedgekeurde begroting en de middelen van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd en Sport, jaarlijks EUR ter beschikking van de vzw VDS voor de realisatie van de in hoofdstuk 1 omschreven opdracht. De toekenning van het subsidiebedrag gebeurt jaarlijks bij afzonderlijk collegebesluit, na goedkeuring van het jaarlijks actieplan. 2

3 Een aanpassing van het subsidiebedrag is mogelijk mits aanpassing van de in hoofdstuk 1 omschreven opdrachten en doelstellingen. 3

4 Artikel 6.- Betaling De subsidie wordt trimestrieel uitbetaald aan de begunstigde organisatie door overschrijving op BE De betalingen gebeuren telkens in de eerste maand van elk trimester van het kalenderjaar. De betaling van het vierde trimester wordt verricht na ontvangst van de inhoudelijke en financiële verantwoording omschreven in artikel 9. Artikel 7.- Verbintenis De vzw VDS wendt de ontvangen subsidie uitsluitend aan om de in hoofdstuk 1 omschreven opdrachten en doelstellingen te realiseren. Artikel 8.- Infrastructuur Indien de Vlaamse Gemeenschapscommissie infrastructuur ter beschikking stelt, wordt hierover een afzonderlijke overeenkomst opgesteld. Hoofdstuk 3.- Inhoudelijke en financiële verantwoording Artikel 9.- Verantwoordingsstukken De verantwoording over de aanwending en besteding van de toegekende subsidie en het gebruik van middelen en diensten van de Vlaamse Gemeenschapscommissie omvat een inhoudelijke verantwoording en een financiële verantwoording. De inhoudelijke verantwoording bestaat uit het aftoetsen van de behaalde resultaten aan de doelstellingen en opdrachten bepaald in hoofdstuk 1. De financiële verantwoording bestaat uit een opgave van de kosten die werden gemaakt voor de realisatie van de activiteit waarvoor de subsidie werd toegekend en van de opbrengsten die in het kader van de activiteit zelf of uit andere bronnen werden verworven. De administratie stelt voor de financiële verantwoording formulieren ter beschikking. Deze formulieren worden als bijlage aan de convenant gevoegd en dienen verplicht gebruikt te worden. De vzw VDS zendt tevens de volgende documenten naar de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie: voor 31 maart van elk jaar: - een werkingsverslag en een evaluatie van het voorbije jaar; voor 15 juni van elk jaar: - de jaarrekening van het voorbije jaar; - de begroting van het lopende jaar. Artikel 10.- Boekhouding De vzw VDS verbindt zich ertoe een boekhouding te voeren conform de wettelijke voorschriften ter zake. Indien uit de jaarrekening blijkt dat de subsidietrekker een bedrag groter dan EUR ontvangt van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, is de controle van een bedrijfsrevisor of van een extern accountant die lid is van het Instituut van Accountants en Belastingconsulenten die geen andere opdrachten vervult voor de vereniging. vereist. Het verslag wordt toegevoegd aan de verantwoording. 4

5 Artikel 11.- Reserves Indien uit de financiële verantwoording blijkt dat er een financiële reserve wordt gevormd, zal deze reserve het voorwerp uitmaken van een evaluatie. Excessieve reserves kunnen in mindering gebracht worden van toekomstige subsidies, teruggevorderd worden of een herbestemming krijgen. Hoofdstuk 4.- Toezicht en sancties Artikel 12.- Toezicht De administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie oefent toezicht uit over de aanwending van de subsidie. Dit toezicht brengt het recht met zich mee om de begunstigde organisatie te bezoeken en om kennis te nemen van alle stukken en bescheiden die met de uitoefening van dit toezicht verband houden. De begunstigde organisatie verleent haar volle medewerking aan de uitoefening van dit toezicht en bezorgt, op eenvoudig verzoek, aan de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de stukken en bescheiden vermeld in dit artikel. Artikel 13.- Sancties De subsidie kan ambtshalve worden geschorst wanneer: 1. de subsidie wordt aangewend voor andere doelstellingen dan deze bepaald in deze overeenkomst; 2. de inhoudelijke en/of financiële verantwoording bedoeld in artikel 9 als onvoldoende wordt beoordeeld; 3. de voorgeschreven wettelijke voorschriften in het kader van het voeren van de boekhouding niet worden nageleefd; 4. onjuiste of bedrieglijke informatie werd verstrekt; 5. het toezicht bedoeld in artikel 12 werd verhinderd. In deze gevallen kan het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toegekende en uitbetaalde subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen en de begunstigde organisatie van verdere subsidiëring uitsluiten, onverminderd de toepassing van wettelijke bepalingen inzake het afleggen van onjuiste verklaringen. De gemotiveerde beslissing van het College(lid) of van de gemachtigde ambtenaar tot schorsing of tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie wordt aan de begunstigde organisatie meegedeeld met een aangetekend schrijven, waarin de mogelijkheid en de voorwaarden om een bezwaarschrift in te dienen worden vermeld. Op straffe van niet-ontvankelijkheid kan de begunstigde organisatie binnen een termijn van dertig kalenderdagen na ontvangst van de beslissing, tegen die beslissing een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De begunstigde organisatie kan daarin uitdrukkelijk verzoeken om gehoord te worden. Het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar zal binnen een termijn van zestig kalenderdagen na ontvangst van dit bezwaarschrift de eerdere beslissing intrekken of bevestigen. Als de begunstigde organisatie geen bezwaarschrift binnen de gestelde termijn heeft ingediend of als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing bevestigt, blijft de subsidie geschorst of geheel of gedeeltelijk teruggevorderd. Als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing intrekt of als de eerdere beslissing binnen de gestelde termijn niet wordt bevestigd, blijft de subsidie behouden. 5

6 Hoofdstuk 5.- Overige bepalingen Artikel 14.- Overleg Minstens jaarlijks vindt een overleg plaats tussen een afvaardiging van de vzw VDS en de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie over de uitvoering van dit convenant. Naar aanleiding van dit overleg kan het College een bijsturing van het convenant overeenkomen met de vzw VDS en/of specifieke en andere opdrachten toekennen. Voor bijkomende algemene of specifieke opdrachten kan de vzw VDS bijkomende middelen verwerven van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Artikel 15.- Waarnemerschap In de Algemene Vergadering van de vzw VDS en het Regiobestuur van VDS Brussel wordt een vertegenwoordiger van de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie aanvaard als waarnemer zonder stemrecht. Dit waarnemerschap verhindert of beperkt op generlei wijze de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie om verantwoording te vragen aan de Raad van Bestuur indien zou blijken dat de werking van de vzw VDS in belangrijke mate afwijkt van de aangegane afspraken in het kader van de subsidiëring. Artikel 16.- Kennisgevingen De vzw VDS stelt de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie schriftelijk in kennis van iedere wijziging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de samenstelling van de Algemene Vergadering en Raad van Bestuur. Deze gegevens worden samen met de inhoudelijke en financiële verantwoording bezorgd. Het niet naleven van deze verplichting kan aanleiding geven tot de sancties vermeld in artikel 13. Artikel 17.- Vrijwaring Het feit dat de Vlaamse Gemeenschapscommissie subsidies verstrekt, houdt geen enkele aansprakelijkheid in voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten in het kader van de uitvoering van dit convenant. De vzw VDS vrijwaart de Vlaamse Gemeenschapscommissie tegen elke vordering door derden tot schadevergoeding. Artikel 18.- Communicatie De organisatie vermeldt in haar communicatie de steun van de Vlaamse Gemeenschapscommissie volgens de modaliteiten van het stijlhandboek zoals omschreven op de website De vzw VDS behoort tot categorie C van het stijlhandboek. Artikel 19.- Taalbeleid De begunstigde organisatie engageert zich om de richtlijnen van de visietekst Taalbeleid in VGCinitiatieven en initiatieven die door de VGC ondersteund worden, toe te passen in de door de VGC gesubsidieerde opdrachten/werking. De visietekst staat op de website 6

7 Artikel 20.- Rapportering De vzw VDS verbindt zich ertoe gegevens te registreren in de registratietool van de meet- en weetcel zodra deze toepassing operationeel wordt. In een addendum aan deze overeenkomst zullen de modaliteiten van deze registratie en de concreet gevraagde gegevens vastgelegd worden. Artikel 21.- Betwisting Elk geschil met betrekking tot het sluiten, de geldigheid, de interpretatie, de uitvoering of de beëindiging van dit convenant behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Brussel. Dit convenant wordt beheerst door het Belgisch recht. Artikel 22.- Duur van het convenant Dit convenant gaat in op 1 januari 2013 en eindigt op 31 december Dit convenant kan vroeger beëindigd worden in de volgende gevallen: - van rechtswege, indien de vzw VDS wordt ontbonden; - bij wijziging van de doelstellingen van de vzw VDS; - in onderling akkoord tussen de vzw VDS en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Opgemaakt in twee exemplaren te Brussel op. Elke partij bevestigt een exemplaar ontvangen te hebben. Namens het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Het Collegelid bevoegd voor Jeugd Namens vzw Vlaamse Dienst Speelpleinwerk Algemeen Coördinator Bruno DE LILLE Jo VAN DEN BOSSCHE Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het convenant met en de subsidiëring van vzw Vlaamse Dienst Speelpleinwerk nr van De collegeleden, 7

8 Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Guy VANHENGEL 8