Verzuimprotocol NHTV. Verzuimprotocol NHTV - versie Pagina 1

Transcriptie

1 Verzuimprotocol NHTV In dit ziekteverzuimprotocol staat de procedure beschreven voor de aanpak en werkwijze rond ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie binnen NHTV. Het geeft inzicht in de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de werkgever/ tijdens ziekteverzuim en re-integratie en de stappen en acties die van hen worden verwacht. En ook op welke wijze Dienst HRM en de Arbodienst hen hierin ondersteunen. Het verzuimprotocol is onderdeel van het NHTV gezondheidsbeleid. Zo werkt NHTV aan het gezond houden van de s èn aan het zo snel mogelijk weer aan de slag te laten gaan van zieke s. Ziekmelding De meldt zijn afwezigheid telefonisch in een zo vroeg mogelijk stadium, maar in elk geval ruim voor aanvang van zijn werkzaamheden, bij het secretariaat of de daartoe aangewezen persoon van de academie/ dienst. Het secretariaat vraagt naar: de urgente organisatorische consequenties van de afwezigheid; de in verband daarmee te ondernemen onmiddellijke acties; het telefoonnummer waarop bereikbaar is en de verblijfplaats (indien afwijkend van het huisadres). Het secretariaat mag niet informeren naar de aard en oorzaak van ziekte. De wordt per onmiddellijk geïnformeerd en neemt op de eerste ziektedag contact op met de voor het voeren van het verzuimgesprek zoals hieronder omschreven. Wanneer het secretariaat van de academie of dienst of de daartoe aangewezen persoon niet bereikbaar is, wordt de melding gedaan aan de binnen Dienst HRM via telefoon / PenO@nhtv.nl. De voert de verzuimmelding in in You Force / HR Self Service. Verzuimprotocol NHTV - versie Pagina 1

2 Gesprek naar aanleiding van verzuimmelding Bij het eerste contact tussen de voeren zij een verzuimgesprek waarin aan de orde kunnen komen: vermoedelijke duur van het verzuim; lopende afspraken en werkzaamheden; de mogelijkheden om een gedeelte van de werkzaamheden, eventueel in aangepaste vorm, te blijven uitvoeren; de te nemen organisatorische maatregelen om het verzuim op te vangen (bijvoorbeeld vervanging regelen); wat collega s te horen krijgen over het verzuim (en wat niet) en of zieke contact wil met collega s; de gewenste maatregelen om een hervatting van de werkzaamheden te bevorderen zoals het inzetten van een mogelijkheid uit het pakket Livvit; het inschakelen door of door betrokken van de bedrijfsarts voor advies; het maken van afspraken over vervolgcontacten; het telefoonnummer waarop bereikbaar is en (verpleeg)adres. De mag niet informeren naar de aard en oorzaak van ziekte, maar mag wel vragen of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval, of dat er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken was (regresmogelijkheid) en -als de langer dan twee maanden een dienstverband heeft- of de onder een van de vangnetbepalingen 1 van de Ziektewet valt. Wanneer sprake is van een bedrijfsongeval neemt de contact op met de preventie om te beoordelen of de Inspectie SZW ingelicht dient te worden. 1 Een zieke werknemer valt onder andere onder de vangnetbepaling bij ziekte vanwege zwangerschap of bevalling, bij arbeidsongeschiktheid als gevolg van orgaandonatie of bij ziekte binnen vijf jaar na indiensttreding als arbeidsgehandicapte. Verzuimprotocol NHTV - versie Pagina 2

3 Aandacht voor frequent kort verzuim. Zodra een 3 of meer keer verzuimd heeft binnen 12 maanden zal er een frequent verzuimgesprek plaatsvinden. De ontvangt vanuit Dienst HRM een signaal per wanneer een zich 3 of meer keer heeft ziek gemeld binnen de afgelopen 12 maanden. De zal de betrokken zodra deze is hersteld uitnodigen voor een frequent verzuimgesprek. Tijdens dit gesprek staan en stil bij de redenen van het verzuim en of er structurele zaken spelen welke veranderd moeten worden. Doel van dit gesprek is: - de bewust maken van het eigen verzuim - de oorzaken van het frequente verzuim te achterhalen - inzicht te krijgen in de consequenties van het verzuim voor het werk - te zoeken naar oplossingen - het doorbreken van het verzuimpatroon - afspraken maken over toekomstige inzetbaarheid en eigen verantwoordelijkheid van hiervoor. Verzuim en vakantie Ziek worden tijdens vakantie Tijdens vakantie van de neemt de contact op met de of diens vervanger. Indien beiden niet bereikbaar zijn, dan neemt de contact op met het secretariaat of met de van de personeelsadministratie ( ). Ingeval van ziekmelding tijdens vakantie dient de te zorgen voor een in het Nederlands of Engels geschreven verklaring van een arts. Deze verklaring dient bij eerste gelegenheid ingeleverd te worden bij de. Ook moet worden doorgegeven hoe de bereikt kan worden (adres, telefoonnummer) zodat het verzuimgesprek met de kan plaatsvinden. In geval van collectieve (NHTV-brede) bedrijfssluiting, dient de zich ziek te melden via bij de. De eerst volgende werkdag dient de zich zo vroeg mogelijk telefonisch ziek te melden bij het secretariaat van de academie/ dienst. Verzuimprotocol NHTV - versie Pagina 3

4 Op vakantie gaan tijdens ziekteverlof Een zieke moet toestemming vragen aan de om op vakantie te gaan. Uitgangspunt is dat het re-integratieproces niet wordt verstoord. De kan eventueel hierover advies inwinnen bij de bedrijfsarts. Indien de toestemming krijgt van de op vakantie gaat, blijft het arbeidsongeschiktheidspercentage gehandhaafd en worden verlofdagen opgenomen (zie verlofregeling). Een s bouwt tijdens ziekte, volgens de Vakantiewet, wettelijke verlofdagen op. Voor de opbouw van bovenwettelijke verlofdagen geldt de CAO HBO. Hierin staat dat alleen over de laatste zes maanden van de ziekteperiode verlof wordt opgebouwd. Administratieve verwerking De / het secretariaat van de academie of dienst voert de ziek- en hersteld melding in in You Force / HR self service. De draagt zorg voor: de administratieve verwerking binnen het personeelsinformatiesysteem de melding aan de arbodienst Arbo Unie Bij de gegevensuitwisseling omtrent zieke werknemers zullen alle partijen erop letten dat de privacy van de (zieke) werknemer niet wordt geschonden. Alleen (administratieve) gegevens die noodzakelijk zijn voor de re-integratie hoeven verstrekt te worden door werknemer aan NHTV. (Medische) gegevens over aard en oorzaak van de ziekte worden niet binnen You Force/ Verzuimmanager of elders in het personeelsdossier geregistreerd. Het re-integratiedossier staat in Verzuimmanager. De bedrijfsarts, de, de betreffende de HR-adviseur hebben toegang tot het dossier in Verzuimmanager. Begeleiding door de bedrijfsarts De begeleiding van de bedrijfsarts kan zowel op verzoek van de als op die van de zelf worden ingezet. Dit kan als er reeds sprake is van ziekteverzuim maar de bedrijfsarts kan ook worden geconsulteerd ter voorkoming van (fysieke of psychische) gezondheidsklachten en verzuim. Verzuimprotocol NHTV - versie Pagina 4

5 De kan de bedrijfsarts vragen om advies betreffende de aanpak van de begeleiding van de betrokken. Het initiatief hiertoe ligt bij de waarbij een vraag van de aan de bedrijfsarts het vertrekpunt is. Ook de kan het initiatief nemen om de bedrijfsarts in te schakelen. Wanneer noch noch een initiatief nemen om de bedrijfsarts in te schakelen, zal bij dreigend langdurig verzuim- de bedrijfsarts de uitnodigen voor een gesprek 4 weken na de eerste ziektedag. De zieke geeft alle relevante informatie omtrent zijn klachten aan de bedrijfsarts. De bedrijfsarts heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de medische gegevens. Deze gegevens worden niet vermeld bij een advies aan de over de mate en duur van de arbeidsongeschiktheid en eventuele aanpassingen die kunnen worden getroffen in het kader van werkhervatting. Na 6 weken ziekteverzuim stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op en zal verdere ziekteverzuimbegeleiding/re-integratie plaatsvinden met inachtneming van de Wet verbetering poortwachter (zie bijlage tijdschema wvp). De bedrijfsarts is mevrouw Janneke Kalwij van Arbo Unie en zij is te bereiken via janneke.kalwij@arbounie.nl of Werken aan terugkeer De is casemanager 2 en verantwoordelijk voor de begeleiding van het reintegratieproces van de. De werkt actief mee aan herstel en terugkeer naar eigen (aangepast) werk of ander werk. De houdt in eerste ziekteperiode ( 6 weken) wekelijks contact met de zieke. Bij langdurig verzuim houdt de minimaal elke 6 weken contact met zieke over de ontwikkeling van het verzuim en de voortgang van de re-integratie. Aan de hand van de probleemanalyse, welke na 6 weken wordt opgesteld door de bedrijfsarts, wordt in de 8 e week een plan van aanpak opgesteld door de betrokken 2 Indien er een arbeidsconflict tussen de en, dan wordt er een andere casemanager aangesteld door HRM Verzuimprotocol NHTV - versie Pagina 5

6 . Dit plan wordt periodiek besproken en zo nodig bijgesteld. De legt de gemaakte afspraken vast en houdt de evaluaties en bijstellingen bij in You Force/ Verzuimmanager. Dienst HRM ondersteunt het proces. De bewaakt en signaleert de te ondernemen acties ter uitvoering van de Wet verbetering poortwachter en andere regelgeving (CAO-HBO). Zie: Rollen bij ziekteverzuim(begeleiding) en bijlage tijdschema wvp. Melding van hervatting van de werkzaamheden Zodra het bekend is wanneer de de werkzaamheden kan hervatten, meldt hij dit aan de het secretariaat van de academie of dienst. Aan het onderwijsgevend personeel wordt gevraagd het verwachte herstel zo vroeg mogelijk, uiterlijk de dag voor het feitelijke herstel, door te geven opdat de studenten tijdig geïnformeerd kunnen worden over de leshervatting. Het secretariaat of de registreert de hervattingsdatum in You Force/ HR Self Service. Van daaruit gaat de herstelmelding automatisch naar Arbo Unie. Bij gedeeltelijk herstel wordt het percentage van de werkhervatting vermeld, gerelateerd aan het overeengekomen werkpatroon en bijbehorende loonwaarde. Bij werkzaamheden op basis van arbeidstherapie blijft het arbeidsongeschiktheidspercentage ongewijzigd en wordt de omvang van de werkzaamheden gemeld aan de. Begeleiding na (gedeeltelijke) hervatting van de werkzaamheden De draagt zorg voor de begeleiding na herstel en bij gedeeltelijk herstel. De de zijn samen verantwoordelijk voor het werken aan duurzame inzetbaarheid. Hiertoe wordt het plan van aanpak conform de Wet verbetering poortwachter gevolgd en bijgesteld. Verzuimprotocol NHTV - versie Pagina 6

7 BIJLAGE: Tijdschema Wvp wanneer wat verantwoordelijk uitvoering door eerste ziektedag Ziekmelding eerste ziektedag Registratie ziekmelding in You Force/ HRSS eerste ziektedag eerste 6 weken wekelijks, daarna regelmatig 7 dagen na eerste ziektedag Contact tussen secretariaat of Telefonisch contact met Brief versturen aan m.b.t. ziekmelding 4 weken na eerste ziektedag Bezoek aan bedrijfsarts 6 weken na eerste ziektedag Opstellen probleemanalyse* bedrijfsarts bedrijfsarts 8 weken na eerste ziektedag Opstellen Plan van aanpak* tweede maand volgend op de eerste ziektedag iedere 4-6 weken na PvA Stopzetten vergoeding reiskosten en koffie-/thee-inhouding bij volledig verzuim Registreren voortgang van de uitvoering van het PvA en evt. bijstellen PvA en salarisadministratie altijd mogelijk, indien nodig Bijstelling Probleemanalyse bedrijfsarts bedrijfsarts 42 weken na eerste ziektedag Ziekteaangifte UWV* 1 jaar na eerste ziektedag Korting salaris (30%) 2e jaar ziekte en salarisadministratie 1 jaar na eerste ziektedag Eerstejaarsevaluatie en evt. bijstellen Plan (uiterlijk) van Aanpak* 53 weken na eerste ziektedag Besluit opstarten tweede spoortraject altijd mogelijk Aanvraag deskundigen oordeel (optioneel) of 87 weken na eerste ziektedag Ontvangst WIA-aanvraagformulier* UWV 88 weken na eerste ziektedag/ 2 weken voor WIA-aanvraag (uiterlijk) 91 weken na eerste ziektedag (uiterlijk) weken na eerste ziektedag binnen 10 weken na WIAaanvraag 2 jaar na eerste ziektedag Eindevaluatie Plan van Aanpak / overleg WIA aanvraag* Samenstellen re-integratieverslag* / / bedrijfsarts en Opstellen Actueel Oordeel* bedrijfsarts bedrijfsarts Opsturen WIA aanvraag* UWV beoordeelt re-integratieverslag* UWV UWV UWV keurt de * UWV en UWV en UWV bepaalt het arbeidsongeschiksheidspercetage* UWV UWV Ontvangst WIA beslissing (Beschikking UWV)* UWV Stop loondoorbetaling/evt. ontslag / HRadviseur aanvraag? laatste ziektedag (uiterlijk) Herstelmelding / Registratie herstelmelding You Force / HRSS eerste werkdag secretariaat * acties t.b.v. Wet verbetering poortwachter De Wet verbetering poortwachter (Wvp) bestaat sinds 1 april De Wvp moet s helpen bij hun re-integratie en voorkomen dat ze onnodig lang ziek thuis zijn. De en werkgever moeten er samen voor zorgen dat de weer zo snel mogelijk aan het werk kan. Zij zijn volgens de Wvp allebei verplicht om hieraan mee te werken. Verzuimprotocol NHTV - versie Pagina 7