Businesscase en exploitatiemodel grote toetszaal SEMINAR GROOTSCHALIGE DIGITALE TOETSZALEN

Transcriptie

1 Businesscase en exploitatiemodel grote toetszaal SEMINAR GROOTSCHALIGE DIGITALE TOETSZALEN Michiel van Geloven & Marij Veugelers, mei 2014

2 In deze presentatie : Introductie: voorstellen sprekers en inventariseren vragen en ervaringen Inleiding: Waarom een business case? Hoe ziet een business case eruit? Welke aandachtsgebieden zijn er? De kosten, baten, risico s en alternatieven De geïntegreerde baten Exploitatie kosten en modellen

3 Waarom een business case? De business case beschrijft de rechtvaardiging van een project of investering Anders gezegd geeft de business case antwoord op de vraag waarom willen we dit eigenlijk? Business case wordt vaak gebruikt om een investering te onderbouwen en is vaak onderdeel van de gebruikte projectmethodiek (Prince2 e.a.) zonder business case geen project

4 Hoe ziet een business case eruit? Is soms afhankelijk van een verplicht format binnen de instelling. Algemeen: 1. Aanleiding en doel: op welke vraag geeft de BC antwoord? 2. Strategisch belang en toekomstbeeld 3. Onderzochte alternatieven 4. Kosten per alternatief 5. Baten (kwantitatief en kwalitatief) per alternatief 6. Risico s per alternatief (samenvatting) 7. Impactanalyse 8. Conclusie en advies 9. Bijlagen: a) Kosten-batenoverzicht in detail b) Uitvoerige risicoanalyse c) Geraadpleegde bronnen

5 Business case Grootschalig Digitaal Toetsen: aandachtsgebieden Digitaal toetslokaal Toetssoftware Support Inspanning docenten

6 Digitaal toetslokaal Niets doen Veel kleine zalen Een grote zaal Vast of flexibel Extern huren alternatieven kosten Bouwkundige aanpassingen IT-infrastructuur Meubilair Hardware Zaalhuur risico s baten Beveiliging Te veel vraag Te weinig vraag Pieken en leegstand Veilig toetsen Eigentijds toetsen Verhuur aan derden Efficiënte toetsafname

7 Toetssoftware Niets doen Verschillende pakketten 80/20-oplossing Eén pakket Licentie en hosting Support-contract Aanbesteding! alternatieven kosten risico s baten Migratie Beveiliging Gebruik is lastig Veilig toetsen Eigentijds toetsen Efficiënte toetsafname

8 Support Niets doen Specialisten inzetten Student-assistenten alternatieven kosten Invoer toetsvragen Functioneel beheer Onderwijskundig Coördinatie E-surveillance risico s baten Beveiliging Versnippering Te grote afstand tot de werkvloer Toetskwaliteit Itembeheer Werkdruk docenten

9 Inspanning docenten Niets doen Specialisten inzetten Student-assistenten Items inkopen Werken met toetssoftware MC-vragen ontwikkelen Véél vragen ontwikkelen alternatieven kosten risico s baten Beveiliging Acceptatie Correctietijd Toetskwaliteit Handschriftproblematiek Gestructureerd nakijken

10 Wat zijn de geïntegreerde baten? Gezamenlijke voorzieningen Logistiek Toetscorrectie Imago Toetskwaliteit BATEN Studenttevredenheid

11 Naar een conclusie Puur financieel: er zal meestal geld bij moeten De kwalitatieve afweging geeft de doorslag

12 Niets doen is geen optie (?) Overweeg wat er gebeurt als je niet inzet op digitaal toetsen terwijl iedereen om je heen het wel doet.

13 Exploitatie: definitie Zaken en werkzaamheden die het mogelijk maken dat alle activiteiten, die voor de instandhouding nodig zijn, uitgevoerd kunnen worden. In de praktijk van een grote digitale toetszaal: Zorgen dat alle jaarlijkse kosten gedekt worden, zodat de zaal in stand blijft en gebruikt kan worden.

14 Exploitatie: welke kosten? Huur en servicekosten Afschrijving van (ver)bouw en inrichting (o.a. meubilair) Afschrijving van hard- en software Onderhoud en beheer van hard- en software Licenties en hosting Coördinatie De meeste van deze kosten zijn nauwelijks afhankelijk van de gebruiksintensiteit van de zaal Een aantal kosten geldt ook voor een gewone toetszaal (huur, servicekosten, afschrijving, inrichting)

15 Exploitatiemodellen 1. Centraal betaalt alles 2. De kosten worden doorbelast aan de faculteiten via een verdeelsleutel 3. De kosten worden doorbelast per gebruik (een bedrag per afgenomen toets)

16 Dilemma s en aandachtspunten Voor elk model geldt: de totale kosten veranderen er niet door Het is allemaal geld van de instelling Als er (in de aanloopfase) weinig digitale toetsen worden gedaan is de prijs per toets per student erg hoog Daarmee worden early adopters ontmoedigd (gestraft) Daarom vaak voorkeur voor centrale financiering in de beginfase (eerste 1-2 jaar)

17 Rekenvoorbeeld Jaarlijkse exploitatiekosten zaal 500 plekken: Eerste jaar: afnames 50 per toets/student Beheerste groei naar: afnames 6,25 per toets/student Sterke groei: afnames 3,33 per toets/student

18 Meer weten? en+van+digitaal+toetsen.pdf Er komt binnenkort een nieuwe versie uit, specifiek over de business case.

19 Michiel van Geloven Marij Veugelers