De kansen van online samenwerken

Transcriptie

1 De kansen van online samenwerken Independent Insurances Whitepaper 10/

2

3 De kansen van online samenwerken Independent Insurances Whitepaper 10/

4 INDEPENDENT INSURANCES Introductie De wereld verandert in een razend tempo. Verzekeraars gaan hun producten steeds meer direct aan de klant aanbieden en vergelijkingswebsites als Independer en Hoyhoy winnen met gigantische marketingbudgetten steeds meer marktaandeel voor zich. Een ontwikkeling die door veel tussenpersonen angstig in de gaten wordt gehouden. De traditionele tussenpersoon krijgt het steeds moeilijker. Dit heeft te maken met bovenstaande ontwikkelingen, maar ook met de naweeën van de crisis. Het imago van de verzekeringsbranche zit nog altijd in zwaar weer en de consument heeft de woekerpolisaffaires nog vers in het geheugen. Tussenpersonen staan voor een zware taak: veranderen of ten ondergaan. De wensen van de klant zijn niet meer wat ze geweest zijn en de digitale wereld is voor veel tussenpersonen de ver van m n bed-show. Dat blijkt ook wel. In de afgelopen jaren zijn er van de tussenpersonen voor de crisis nog geen 5000 over. Tijd om deze ontwikkeling te stoppen en de tussenpersoon zijn slagkracht terug te geven. Independent Insurances heeft om deze reden een franchiseformule in de markt gezet die tussenpersonen onder één merk laat samenwerken en de maatschappelijke functie van de adviseur terugbrengt. Wij hebben de onderzoeken gedaan waar een normale tussenpersoon de tijd niet voor heeft en de werkwijze daar op aangepast. Wij willen tussenpersonen door het land informeren over de problemen waar ieder kantoor tegenaan loopt. Wij hebben deze problemen al opgelost, maar willen er voor zorgen dat tussenpersonen weten wat ze te doen staat, zodat ze zich kunnen wapenen tegen de grote spelers op de markt. Er zijn al talloze digitale/online tools besproken waardoor klanten gemakkelijk online kunnen werken, maar hoe werk je online samen met je eigen collega s? Door het hele land rijden om naar een vergadering te gaan is niet meer van deze tijd, maar hoe moet het dan wel? 4 De kansen van online samenwerken

5 DE KANSEN VAN ONLINE SAMENWERKEN Inhoud Introductie Inhoud Waarom online samenwerken? Mogelijkheden voor online samenwerken Online werken invoeren

6 INDEPENDENT INSURANCES Waarom online samenwerken? We kunnen wel zeggen dat samenwerken tussen bedrijven noodzakelijk is, maar ook goed samenwerken met je collega s is van groot belang. En ook dat doen we tegenwoordig natuurlijk online. DE DIGITALISERING ZET NOG ALTIJD IN EEN HOOG TEMPO DOOR. DE VERWACHTING IS DAT HOEVEELHEID INFORMATIE DIE DIGITAAL WORDT DERTIG KEER ZO GROOT GAAT WORDEN DAN NU HET GEVAL IS. WIL JE HIER GOED MEE OM KUNNEN GAAN EN MEEKOMEN MET JE CONCURRENTEN, DAN IS HET VAN LEVENSBELANG OM ONLINE EFFICIËNT SAMEN TE WERKEN. DAT TERWIJL ORGANISATIE STEEDS COMPLEXER WORDEN. HOE PAK JE DAT AAN? Overleggen, vergaderen, brainstormen, samen een projectplan schrijven, content delen en aanpassen. Het is tegenwoordig niet meer nodig om het halve land door te reizen om samen te werken. Als je de beschikking hebt over een veilige internetverbinding en goede installaties voor video en audio, kan je elkaar zien en horen en wordt samenwerken op afstand een fluitje van een cent. Hoewel het niet noodzakelijk is, is elkaar zien één van de aspecten die bijdraagt aan succesvol online samenwerken. Je kan veel technische apparaten tot je beschikking hebben, de menselijke factor blijft doorslaggevend voor het succes 6 De kansen van online samenwerken

7 DE KANSEN VAN ONLINE SAMENWERKEN van een samenwerking. De kwaliteit van de onderlinge communicatie is van groot belang. Er gelden daarom een aantal randvoorwaarden om succesvol samen te werken in een online omgeving. Deze zijn: de gekozen oplossing voor online samenwerking is op maat van uw organisatie managers en medewerkers zijn getraind in het toepassen en benutten van de mogelijkheden de medewerkers worden ondersteund in de onderlinge communicatie. Het is niet gek dat de hoeveelheid bedrijven die gebruik (willen) maken van online samenwerken toe blijft nemen. Ieder bedrijf wil succesvol worden en/of blijven en daar horen moderne manieren van werken bij. Maar wat zijn de trends op het gebied van online samenwerken? Waar ligt er aan de grondslag van de grote behoefte die in 2020 ontstaat? We noemen er drie. De mogelijkheden die het internet met zich meebrengt zijn in de afgelopen jaren ontzettend gegroeid. Draadloos internet, cloudopslag en de verspreiding van laptops, tablets en smartphones zijn slecht een paar onderdelen die een grote impact hebben gehad op de mogelijkheid om online samen te werken. Tegenwoordig kan je overal en op ieder tijdstip inloggen en met je documenten aan de slag gaan. Organisaties worden groter en complexer. Het kan natuurlijk zijn dat een bedrijf verschillende kantoren door het land heeft, maar locaties in het buitenland zijn ook regelmatig aan de orde. Bellen of mailen is dan niet toereikend. Videovergaderingen bevorderen op zo n moment de creativiteit en de productiviteit van de medewerkers. Waar er vroeger individueel werd gewerkt, is het werken in (project)groepen ondertussen de standaard geworden. Waar deze mensen ook zijn, het is belangrijk dat je alle nodige informatie snel en veilig met elkaar kunt delen. Iedereen moet inbreng kunnen leveren en verantwoordelijk zijn voor zijn eigen deeltaken. Natuurlijk heeft iedereen een eigen manier van werken, documenteren en communiceren, dus het is ook bij online samenwerken de uitdaging van de organisatie om de medewerkers hier optimale tools voor te geven, zodat op afstand samenwerken makkelijker wordt dan ooit. 7

8 INDEPENDENT INSURANCES Mogelijkheden voor online samenwerken De mogelijkheden bij online samenwerken zijn bijna eindeloos. Toch focussen we ons op de belangrijkste en meest voorkomende, namelijk het samenwerken met video. SAMENWERKEN, OVERLEGGEN EN VERGADEREN IS VOOR IEDERE ORGANISATIE RELEVANT. ER ZIJN VEEL MOGELIJKHEDEN EN PAKKETTEN OP DE MARKT VOOR IEDER BUDGET. MAAR WAT ZIJN DE MOGELIJKHEDEN PRECIES EN WAT ZIJN DE VOORDELEN? Waar sommige een tafel met schermen, microfoons en camera s voor zich zien als ze aan online samenwerken denken, halen anderen een simpel Skypegesprek voor de geest. De beeldvorming verschilt ontzettend. Daarom is een kleine introductie van de mogelijkheden op zijn plaats. Videochatten Videochatten is de meest voorkomende manier van online samenwerking en gebeurt vaak met applicaties als Skype of de Hangouts van Google. Je belt jouw collega op de laptop of computer, de webcam schiet aan en het videogesprek kan beginnen. Applicaties voor videochatten zijn vaak gratis beschikbaar en zijn handig om snel face-to-face met elkaar te communiceren. De kwaliteit laat nog wel eens te wensen over, maar dit is een goede manier om te wennen aan online manieren van samenwerken. Video-vergaderen Video-vergaderen is uitgebreider dan videochatten. Oplossingen hiervoor garanderen doorgaans een betrouwbare beeld- en geluidverbinding van hoge kwaliteit. Dergelijke oplossingen hebben vaak wel een ruimte nodig waar de juiste hardware staat en gekoppeld kan worden aan de IT-infrastructuur. De kosten voor telefonie nemen in de gehele westerse wereld af en de grote boosdoener lijken manieren van internet- en videobellen te zijn. We hebben het niet over een hype, maar over een nieuwe manier van contact leggen in een moderne tijd. Ook snelle mobiele netwerken (4G) dragen hun steentje bij. Door dergelijke verbindingen is het mogelijk geworden om ook met een tablet of mobiele telefoon op afstand via video te vergaderen. De voordelen van online samenwerken We hebben al een aantal voordelen van online samenwerken genoemd, maar zetten hieronder nog vijf voordelen onder elkaar. 1. Kwalitatief overleggen De kwaliteit van een overleg is van groot belang. Omdat nonverbale signalen, zoals handgebaren, gewoon zichtbaar zijn tijdens een video-overleg zal een overleg beter verlopen en dus van hogere kwaliteit zijn. 2. Vergaderingen vastleggen Meeschrijven met een vergadering? Dat past niet meer in deze tijd. Een videovergadering kan gewoon opgenomen worden. Bij diensten als YouTube kan zelfs aangegeven worden wanneer interessante onderwerpen besproken zijn, zodat deze ook zo teruggevonden kunnen worden. 3. Besparing van reistijd en reiskosten Het voelt een beetje als een open deur, maar het is daarom niet minder waar. Mensen hoeven niet te reizen en besparen dus tijd en geld. Het kan zomaar 700,00 per jaar per werknemer aan kosten besparen. En dat is snel verdiend. 4. Bijdrage aan een beter milieu We dragen allemaal bij aan een beter milieu. Je hoeft niet in de auto te stappen, dus verbruik je minder CO2, maar er wordt ook aanzienlijk minder papier verbruikt. Online samenwerken is écht goed voor het milieu. 5. Minder kosten voor telefonie Je moet natuurlijk oppassen als je over een mobiel datanetwerk videobelt, maar als je over een vaste internetverbinding belt, dan zullen de kosten voor telefonie omlaag gaan. 8 De kansen van online samenwerken

9 DE KANSEN VAN ONLINE SAMENWERKEN Online werken invoeren Het invoeren van online samenwerken. Het klinkt zo mooi, maar in de praktijk gaat het doorgaans een stuk minder soepel als van tevoren wordt gedacht. 25% VAN DE WERKNEMERS DIE DE MOGELIJKHEID HEBBEN OM GEBRUIK TE MAKEN VAN VIDEO-VERGADEREN, GEBRUIKEN DIE MOGELIJKHEID. DE ENE MEDEWERKER HEEFT MEER MOEITE MET HET AANPASSEN AAN DE NIEUWE MOGELIJKHEDEN DAN IEMAND ANDERS. DIT VERSCHIL WORDT VAAK TOEGEWEZEN AAN LEEFTIJD. LOGISCH, WANT OUDE MEDEWERKERS HEBBEN OVER HET ALGEMEEN MEER MOEITE DE GEDRAGSVERANDERING DIE BIJ ONLINE SAMENWERKEN KOMT KIJKEN. Jonge medewerkers zijn opgegroeid met IT en kunnen zich geen wereld zonder de mogelijkheden voorstellen. Hoe krijg je iedereen mee? Zo n traject kent vijf fases. 1. Bewustwording Wees niet bang om de voordelen van online samenwerken te noemen, zodat medewerkers zich bewust worden van de noodzaak. 2. Verlangen Naast de voordelen voor de organisatie, moeten er ook voordelen voor de werknemers zijn. Als er geen voordelen voor werknemers zijn zullen zij niet verlangen naar een nieuwe werkwijze. Alles wat nieuw is, moet een stap vooruit zijn. 3. Kennis Zorg door middel van trainingen en cursussen dat de kennis van medewerkers op het juiste niveau is. Als de werknemers niet weten hoe ze het kunnen gebruiken, gaan ze het ook niet gebruiken. 4. Toegankelijkheid Zorg er voor dat de applicaties voor iedereen beschikbaar en toegankelijk zijn. Er zijn bedrijven die de mogelijkheden slechts beschikbaar maken onder bepaalde afdelingen, terwijl iedere afdeling gebruik zou kunnen maken van de mogelijkheden Stimuleren Stimuleer het gebruik van de mogelijkheden. Werk een incentive uit die gebruik van de oplossingen stimuleert. Een voorbeeld kan zijn: wie gebruikt het minste papier? Bij een verandering draait het om de medewerkers. Zij moeten zich aanpassen, zodat zij op iedere plaats en op ieder tijdstip met elkaar kunnen communiceren. Hoe meer werknemers dat inzien, hoe sneller het geheel wordt opgepakt en des te productiever en succesvoller jouw organisatie wordt. 9

10 INDEPENDENT INSURANCES Ruysdaelplein BJ, Rijswijk