Functiebeschrijving Adviseur projectcommunicatie. Graad: adviseur A1a - A3a

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Adviseur projectcommunicatie Graad: adviseur A1a - A3a Versie: 23_01_2019 1

2 Plaats in de organisatie algemeen directeur directeur Communicatie & Stadsmarketing afdelingshoofd communicatie adviseur projectcommunicatie Als adviseur projectcommunicatie maak je, samen met een vijftiental communicatieprofessionals deel uit van de afdeling communicatie binnen de directie Communicatie en Stadsmarketing. Je rapporteert aan het afdelingshoofd communicatie. Je werkt nauw samen met je collega s binnen het communicatieteam en met andere stadsdiensten. In je opdracht zijn er frequente contacten met externe partners. Doel van de functie Als adviseur projectcommunicatie geef je beleidsondersteunend advies, coördineer je de marketing en communicatie van stad Leuven. Je bent als het ware de verbindingspersoon tussen de centrale communicatieafdeling en de brede stadsorganisatie. Binnen het communicatieteam werk je crossmediaal aan diverse in- en externe (strategische) communicatievraagstukken, met het oog op de versterking van het imago van de stad. Je bent het aanspreekpunt voor communicatievragen van andere stadsdiensten. Je adviseert, ondersteunt en begeleidt hen bij hun interne en externe communicatie. Je stelt samen een jaarplanning op en vertaalt dit naar een concreet communicatieplan. Als adviseur projectcommunicatie leg je dwars door de organisatie relaties en werk je samen met de vele partners van de stad. Door je helikopterperspectief leg je snel verbanden tussen de verschillende vraagstukken uit de organisatie en schakel je gemakkelijk tussen de verschillende betrokkenen en hun belangen. Je denkt mee, verdiept je in de vraagstelling en bent een serieuze gesprekspartner op directieniveau. 2

3 Resultaatsgebieden 1. Je geeft strategisch advies, coacht en begeleidt de stadsdiensten bij het uittekenen en implementeren van hun communicatiestrategieën, en ondersteunt hen bij de realisatie van hun plannen en het creëren van inspirerende content. Voorbeelden van activiteiten Je weet met je expertise de stadsdiensten (gevraagd en ongevraagd) te adviseren en te overtuigen van de effectieve inzet van communicatie; Je doet (creatieve) voorstellen voor een effectieve communicatieaanpak; Je regisseert en coördineert diverse communicatieactiviteiten en je weet de social media en de andere communicatiekanalen van de stad goed te benutten; Je initieert nieuwe communicatieacties die bijdragen aan het merk Leuven; Je draagt de merkidentiteit en merkwaarden van de stad uit en creëert intern en extern een breed draagvlak; Je stelt samen met de stadsdiensten een communicatiejaarplanning op. 2. Vanuit je expertise ontwikkel je verschillende offline en online communicatieprojecten en stadsbrede communicatiecampagnes. Voorbeelden van activiteiten Je werkt mee aan de merkpositionering van de stad en de vertaling ervan in communicatiestrategieën en boodschappen; Je vertaalt complexe beleidsprojecten naar concrete en eenduidige communicatiestrategieën en kernboodschappen; Je werkt campagnes uit van concept tot realisatie en creëert de noodzakelijke randvoorwaarden; Je stelt op basis van de noden van de campagne het juiste projectteam samen; Je bent verantwoordelijk voor de briefing en samenwerking met vormgevers, fotografen en drukkers; Je stuurt een creatief bureau aan voor de opmaak van campagnebeelden, video s en andere communicatiedragers; Je stelt bestekken voor overheidsopdrachten en collegedossiers op en beheert je campagnebudgetten; Je meet en monitort je communicatiecampagnes voortdurend, stuurt bij en rapporteert daarover aan je afdelingshoofd. 3. Je geeft advies en opleiding in communicatie aan de andere diensten van de stad. Voorbeelden van activiteiten Je overlegt met verschillende interne diensten en externe partners (Leuven Mindgate, Leuven 2030 ) en optimaliseert en bestendigt deze samenwerking; Je onderhoudt op regelmatige basis contacten met communicatiemedewerkers van andere stadsdiensten (Sport, Cultuur, afdeling Jeugd ) en zorgt voor een samenwerkingsmodel waarin kennis en good practices kunnen worden uitgewisseld; Je stelt handleidingen, opleidingen of templates ter beschikking; Je werkt richtlijnen uit voor de communicatiemedewerkers van andere diensten om de uniformiteit van de communicatie visueel en inhoudelijk te garanderen; Je bewaakt de merkidentiteit en de inhoudelijke kwaliteit van de communicatie en stuurt bij; Je evalueert en optimaliseert systematisch de kwaliteit van de dienstverlening inzake communicatie. 3

4 4. Je houdt je kennis actief bij, wisselt kennis en ervaring uit binnen het eigen vakgebied en adviseert het beleid. Voorbeelden van activiteiten Je neemt deel aan de teamvergaderingen van de afdeling communicatie; Je houdt je kennis over communicatie en nieuwe mogelijkheden up-to-date; Je volgt ontwikkelingen en tendensen op vlak van communicatie naar verschillende doelgroepen van nabij op; Je houdt je kennis over redactietechnieken en haar toepassingen up-to-date; Je neemt actief deel aan werkgroepen en vergaderingen; Je geeft advies over het communicatiebeleid aan je leidinggevenden. 4

5 Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau III) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd; Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ); Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren; Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten; Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk; Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). 5

6 3. Samenwerken (niveau III) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren; Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen; Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen; Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben; Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen; Geeft opbouwende kritiek en feedback; Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 6

7 Graadgebonden competenties 1. Organisatiebetrokkenheid (niveau II) Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie. Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie; Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven; Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur, ); Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen; Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in. 2. Overtuigingskracht (niveau III) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details; Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen; Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen); Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie; Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken. 7

8 3. Netwerken (niveau II) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn. Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor; Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden; Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang; Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen; Gaat actief op zoek naar collega s uit andere entiteiten voor informatie, expertise; Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ); Legt contacten met andere entiteiten om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun). 4. Oordeelsvorming (niveau II) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties; Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen; Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing; Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in; Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie. 8

9 5. Visie (niveau II) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Betrekt bredere (maatschappelijke, technische ) factoren bij zijn aanpak. Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein; Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn; Denkt kritisch en zelfstandig; Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext; Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden. 6. Resultaatgerichtheid (niveau III) Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. Werkt resultaatgericht en draagt dat uit naar de eigen omgeving. Formuleert uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen of van de entiteit; Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort; Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen om de gestelde doelstellingen te bereiken; Communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan de andere betrokkenen; Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen als dat nodig blijkt. 9

10 Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Computervaardigheden Gevorderde kennis en gebruik van courante kantoortoepassingen en specifieke software-pakketten,(web)applicaties en/of databanken binnen je eigen werkdomein: niveau II. Gevorderde vaardigheden in het maken van een presentatie: niveau II. 2. Procedures en wetgeving Gevorderd inzicht in wetgeving in relatie tot eigen werkveld(en) en/of klantengroep: deze wetgeving frequent toepassen in standaarddossiers en occasioneel in complexere dossiers: niveau II. 3. Sectorspecifieke competenties Grondige kennis van en inzicht in communicatieleer: niveau III. Grondige kennis van de Nederlandse taal: niveau III. Grondige kennis en inzicht in mediatechnieken: niveau III. 10