Staff Workload Planner. Verbeter de inzet van academisch personeel

Transcriptie

1 Staff Workload Planner Verbeter de inzet van academisch personeel

2 Zet docenten effectiever in met gebruik van de software Staff Workload Planner van Scientia. Nu instellingen van het hoger en voortgezet onderwijs voortdurend streven naar een diversere, rechtvaardige, inclusieve en uiteindelijk transparante verdeling van de academische inzet is het belangrijk dat instellingen effectieve oplossingen en ervaren ondersteuning krijgen om deze cruciale doelen te bereiken. Staff Workload Planner (SWP) is unieke, flexibele software die instellingen van hoger en voortgezet onderwijs enorm veel voordelen kan opleveren. Gebruikers kunnen met de software alle aspecten van de werkdruk van docenten van een instituut beheren en modelleren, voornamelijk geroosterde en niet-geroosterde onderdelen. Bovendien helpt de software gebruikers te begrijpen hoe de werkdruk en werkpatronen zich in de loop van de tijd zullen ontwikkelen en daarmee ondersteunt de software instituten bij het efficiënt plannen van de toekomstige inzet van docenten en faciliteiten. Door algemene, instellingsbrede benaderingen voor het modelleren en toewijzen van inzet te bevorderen, kunnen nuttige vergelijkingen tussen afdelingen gemaakt worden en instellingen kunnen erop vertrouwen dat de verzamelde gegevens een accurate weergave van de praktijk zijn. Onze software SWP biedt zeer effectieve ondersteuning voor de centrale administratie, afdelingshoofden en roostermakers. Naast ondersteuning van planning en verdeling van academische inzet is er in SWP ook automatisch ruimte voor transparantie, eerlijkheid en het nakomen van contracten, zoals voorgeschreven wordt door de centrale administratie en personeelszaken. Door de initiële planning van inzet te ondersteunen, kunnen in SWP de beschikbaarheid voor lesgeven en de gegevens voor toewijzing ook eerder door afdelingen aan roostermakers geleverd worden, waardoor het maken van het rooster efficiënter wordt en minder aan verandering onderhevig is. Voortdurende veranderingen aan de toewijzingen van activiteiten worden automatisch in het rooster ingevoerd, zodat docenten en studenten beide een actueel beeld van de komende onderwijsactiviteiten hebben. In combinatie met Scientia s gevestigde, diepgaande kennis over het vakgebied van academisch roosteren en het inzetten van middelen biedt de uitgebreide set functies van SWP de gebruikers een oplossing die operationele en strategische ondersteuning geeft voor een steeds belangrijker wordend aspect van de bedrijfsprocessen van een instelling.

3 Voordelen Helderheid in inzet en rapportage Doordat de inzet van docenten beheerd en gerapporteerd wordt met gebruik van instellings-specifieke definities van inzet en rapportagecategorieën krijgen docenten een accuraat beeld van wat ze eigenlijk doen tijdens hun werkweek. In de meeste gevallen vallen hier meer activiteiten onder dan alleen geroosterd onderwijs, bijvoorbeeld onderzoek, cursusplanning, administratie, enzovoort. Bevorder universele werkprocessen Door in de hele instelling dezelfde benaderingen voor planning van werkdruk en dezelfde manier van rapporteren te stimuleren, terwijl afdeling-specifieke verschillen wel ondersteund worden, kunnen realistische vergelijkingen gemaakt worden tussen scholen of afdelingen. Verstrek actuele, accurate rapporten Omdat in toenemende mate regelmatig gerapporteerd moet worden aan regulerende organen van het hoger en voortgezet onderwijs kunnen in SWP de benodigde gegevens over de inzet van docenten nauwkeurig verzameld worden. Als de gegevens verzameld zijn, kunnen ze eenvoudig geëxporteerd worden naar meerdere bestandsopmaken die gebruikt kunnen worden in speciale rapportagesoftware, zoals SSRS, Crystal Reports en MS Excel. Plan cursussen en evalueer de inzet van docenten SWP kan instellingen helpen bij het plannen van de oplevering van nieuwe of bestaande cursussen door eenvoudig problemen aan te wijzen in individuele werkdruk en de inzet van personeel van een hele afdeling of de hele instelling. Door deze problemen aan te wijzen, kunnen instellingen vooruitplannen met een nauwkeurigheid die voorheen niet mogelijk was. Beoordeling van inzet - geef docenten het heft in handen Het in balans brengen van de inzet van docenten is van fundamenteel belang voor het succesvol en soepel opereren van een instelling. Met SWP kan de individuele inzet in balans gebracht worden om er zo voor te zorgen dat een deel van de tijd van docenten wordt toegewezen aan elke academische activiteit. Dit zijn onder andere voorbereiding van cursussen, onderwijs en beoordeling, begeleiding van studenten, administratieve taken en onderzoeksprojecten. Zo worden alle docenten eerlijk en gelijk behandeld en ze kunnen optimaal functioneren. Controle van contractuele en juridische voorschriften De software van SWP helpt u bij het nakomen van contractuele en juridische verplichtingen aan uw docenten door te zorgen dat het afgesproken aantal werkuren niet overschreden wordt en dat afspraken over het werk nagekomen worden.

4 De mening van experts: Systemen voor het management van academische inzet kunnen meer helderheid verschaffen over middelen die bijdragen aan de planning en het management op verschillende organisatorische niveaus. Naast de belangrijkste focus op een rechtvaardiger verdeling van inzet over het academische personeel zijn er verder nog voordelen op verwante gebieden, zoals gezondheid en veiligheid, gelijkheid en informatie over kosten. Erboven: Specificatie van werkdruk in een doorsnee instelling voor hoger onderwijs Professor Peter Barrett en dr. Lucinda Barrett, Universiteit van Salford, september Het management van academische inzet: Het verbeteren van de uitvoer in de sector; definitieve rapport.

5 Belangrijkste functies van Staff Workload Planner Slim management van inzet SWP is te gebruiken tijdens de hele cyclus van planning en roosteren, van berekeningen van de aantallen docenten vóór het roosteren, het in balans brengen van de dagelijkse inzet, tot aan rapportage en analyse na het roosteren. Instelling-specifieke categorisering van typen inzet en onderdelen van inzet. Gegevens als docenten, roosters, cursussen en dergelijke worden gedeeld met andere toepassingen van Enterprise Foundation, waardoor duplicatie van gegevens en bijbehorende fouten verminderd worden. Er kunnen sjablonen gemaakt worden om automatisch onderdelen van de inzet te maken die overeenkomen met activiteiten in Enterprise Timetabler; dit kan ook niet-geroosterde taken zijn, zoals voorbereidingstijd voor colleges. Inzet door cursussen of studieprogramma s kan gebaseerd worden op gegevens in Enterprise Course Planner of gegevens die rechtstreeks in SWP zijn ingevoerd voor wat als -modellen van toekomstige cursusopties. De inzet van docenten kan gedefinieerd worden op een manier die overeenkomt met de taken die docenten werkelijk uitvoeren, zoals geroosterde activiteiten, cursussen die gegeven en geleid zijn, uitgevoerde onderzoeksprojecten, enzovoort. Het resultaat is een uitgebreid en realistisch overzicht van de taken die het personeel van een instelling uitvoert. Ervaring van gebruikers Toewijzingen van docenten aan geroosterde activiteiten kunnen veranderd worden in SWP en ze worden dan direct bijgewerkt in Enterprise Timetabler, waardoor er rekening gehouden wordt met de totale inzet van een docent als er werk aan hem wordt toegewezen. Schermindelingen en overzichten kunnen aangepast worden, waardoor gegevens worden gefilterd, gesorteerd en gepresenteerd op manieren die bij verschillende gebruikers passen. Analyse en rapportage van gegevens Het verzamelen en presenteren van gegevens kan met behulp van instelbare rapportagecategorieën die per type taak of per docentengroep ingedeeld worden. Flexibele rapportage, waarbij standaard grafieken en tabellen gecombineerd worden met aanpasbare mogelijkheden voor rapportage, waaronder ook overzichten van gegevens per docent, per afdeling of van de hele instelling. Gegevens kunnen geëxporteerd worden naar verschillende systemen, waaronder Excel, voor verdere analyse en gespecialiseerde rapportage. Open en gepubliceerde overzichten van de database, waardoor aangepaste rapporten eenvoudig geïmplementeerd kunnen worden voor de specifieke rapportagewensen van de instelling. Integratie en veiligheid Door een uitgebreid, geïntegreerd autorisatiesysteem wordt veilige toegang tot gegevens gewaarborgd. Wordt volledig ondersteund door Oracle en SQL Server en is geïntegreerd met Scientia s Enterprise Timetabler en Enterprise Course Planner. Dit minimaliseert duplicatie van gegevens en zorgt ervoor dat de inzet van docenten gebaseerd kan worden op het huidige rooster. De inzet wordt automatisch bijgewerkt als het rooster verandert tijdens het academisch jaar. Het importeren van gegevens vanuit een reeks andere systemen wordt ondersteund, waaronder vanuit systemen voor personeelszaken, management van examens, onderzoek, enzovoort. Erboven: Een histogram uit SWP van de toegewezen uren van een docent voor een heel academisch jaar

6 U wordt bij elke stap ondersteund Wij denken dat het niet voldoende is om alleen de beste software te hebben. We weten dat als uw instelling alles uit onze software wil halen dat u dan ook moet kunnen rekenen op onze supportservices, waaronder: Een toepassingsgerichte helpdesk, bemand door een team van experts, die snel reageert en goede technische ondersteuning biedt. Technische consultants die u in alle fases van uw implementatie kunnen begeleiden. Trainers die training geven over al onze producten en die ook op locatie op maat gemaakte trainingen kunnen verzorgen om aan alle wensen van uw administrateur te kunnen voldoen. Adviseurs op het gebied van roosterprocessen met een rijke ervaring binnen de sector, die een uitgebreide analyse kunnen bieden van uw huidige processen en advies kunnen geven over hoe u ze kunt herstructureren waar dat nodig is. Over Scientia Scientia heeft met de tijd de benijdenswaardige reputatie opgebouwd van een wereldwijde marktleider op het gebied van oplossingen voor het beheer van middelen voor het hoger en voortgezet onderwijs. Scientia biedt slimme software en advies om instellingen te helpen hun waardevolle middelen, waaronder docenten en ruimte, zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Staff Workload Planner is een onderdeel van Scientia s pakket oplossingen voor het beheer van middelen. Staff Workload Planner is voor gebruikers aanvullende software die geïntegreerd kan worden met andere software van Scientia en andere systemen van de instelling om zo strategische en operationele ondersteuning te bieden. Contact Voor meer informatie over Staff Workload Planner en onze andere slimme software, advies of om uw regionale kantoor te vinden om contact met ons op te nemen, kunt u kijken op onze website Ref: 3336 Copyright Scientia Ltd Alle rechten voorbehouden. Scientia is een geregistreerd handelsmerk van Scientia Ltd.