NOTULEN ALGEMENE VERGADERING d.d. 8 APRIL 2019

Transcriptie

1 NOTULEN ALGEMENE VERGADERING d.d. 8 APRIL 2019 Aanwezig: Afwezig met kennisgeving: 35 leden 13 leden 1. Opening Om 20:00 uur opent de voorzitter de heer B. van den Akker, de vergadering, waarbij hij de aanwezigen van harte welkom heet. Hij legt uit dat er twee redenen zijn waarom deze extra vergadering nodig is. Ten eerste omdat er toestemming nodig is van de leden om de statuten aan te passen voor het instellen van de Kascommissie. En ten tweede vindt het bestuur dat er zorgvuldig te werk moet worden gegaan met de mogelijke naamswijziging van de club. In deze vergadering motiveert een aantal leden in een korte presentatie waarom er wel of niet een naamswijziging moet plaatsvinden. Vervolgens wordt een minuut stilte in acht genomen om enkele (ex) leden te herdenken die ons sinds de vorige vergadering zijn ontvallen. Het betreft oud-lid van verdienste C. Costerman Boodt, de heer B. Beekhof, de heer D. van Hövell tot Westflier, de heer J. Michielsen, de heer W. Wahle, de heer W. Petersen, mevrouw T. Nijhuis-Smits en mevrouw M. Szirmai-de Gier. 2. Ingekomen post De secretaris, de heer Ligtvoet, deelt mee dat 13 leden zich schriftelijk hebben afgemeld voor de vergadering. Er is een opmerking van mevrouw Parlevliet over het bestuursreglement ontvangen, hierop wordt later teruggekomen. Er is geen ingekomen post. De heer de Wit meldt dat er nog een ingekomen mail had moeten zijn van de heer Wullink. Het bestuur is niet op de hoogte van de ingekomen mail en zal dit na de vergadering uitzoeken. 3. Notulen Algemene Vergadering van 27 november 2018 De notulen van de Algemene Vergadering van 27 november 2018 worden zonder op- en aanmerkingen goedgekeurd. 4.Mededelingen van het bestuur Golf Chain In de Algemene Vergadering van 27 november 2018 heeft de penningmeester bekend gemaakt dat leden zich konden inschrijven voor deelname aan de Golf Chain. Dit is een samenwerkingsverband tussen 10 golfclubs met banen die vooral in het zuiden van het land zijn gelegen. De kosten voor deelname bedraagt 150, - per persoon per jaar. In december 2018 is geconstateerd dat 14 leden van onze club zich hadden aangemeld; dat is te weinig. Besloten is daarom niet deel te nemen aan de Golf Chain en een onderzoek te starten naar een eigen Golf Chain met een aantal golfclubs uit de provincie Gelderland. Nadere informatie volgt zodra er meer bekend is. 1

2 Mogelijke verbouwing clubhuis In de Algemene Vergadering van mei 2018 is het beleidsplan geaccordeerd. In dit plan staan een aantal voornemens om verbeteringen door te voeren aan het clubhuis en haar omgeving. Er is een werkgroep opgericht onder leiding van de heer Welberg om hiervoor ideeën te ontwikkelen en de consequenties daarvan in kaart te brengen. Nadere informatie volgt zodra er meer bekend is. 5.Vaststelling Bestuursreglement Het bestuur heeft een nadere invulling van haar werkwijze vastgelegd in het bestuursreglement. In dit reglement wordt onder andere ingegaan op de structuur van het bestuur, de wijze van besluitvorming, communicatie tussen bestuur en de commissies, de cultuur, de procuratie, wijze van aanbesteden, etc. Voordat er gestemd wordt, gaat de voorzitter in op de ingekomen mail van mevrouw Parlevliet. Mevrouw Parlevliet heeft in haar mail vragen gesteld over artikel 4.2 de vergoedingen. Zij geeft aan dit artikel niet te begrijpen zonder verdere toelichting. De voorzitter geeft mevrouw Parlevliet gelijk en licht toe dat de vergoeding is opgenomen omdat het in de plaats komt van alle onkosten die de bestuursleden uit hoofde van hun functie maken. De bestuursleden moesten voorheen elke uitgave in het kader van hun functie apart declareren door middel van het indienen van een declaratieformulier. De vergoeding die nu met de bestuursleden is afgesproken, is budgettair neutraal en scheelt een groot aantal administratieve handelingen. Dit is de reden dat voor een vaste vergoeding is gekozen. De heer Smit geeft mevrouw Parlevliet gelijk en vraagt de voorzitter om artikel 4.1 en 4.2 beter en nader te omschrijven. De voorzitter zegt toe dat het bestuur zal gaan kijken naar de formulering van de genoemde artikelen. De heer Hageraats vraagt naar de declaratieafspraken voor commissies, hoe is dat geregeld? De voorzitter legt uit dat de commissies een eigen budget hebben. Commissieleden die onkosten maken wegens hun functie, kunnen deze declareren. De kosten worden vergoed uit het commissiebudget. De voorzitter benadrukt nogmaals dat het niet gaat om een beloning voor het werk, maar om een vergoeding van de kosten die gemaakt worden en zelf zijn betaald. De heer de Wit merkt op dat hij moeite heeft met het niet-consistente gebruik van termen leden van het bestuur en bestuursleden. De voorzitter zegt toe dat de terminologie op dit punt consistent zal worden gemaakt. Het bestuursreglement zal worden aangepast en daarom zal de stemming hierover worden uitgesteld naar de volgende vergadering. 2

3 6. Benoeming accountant In de statuten is in artikel 15.4 vastgelegd dat de Algemene Vergadering de accountant benoemt voor een periode van 3 jaar. Omdat deze periode met accountant Huibers reeds lang overschreden is, dient de Algemene Vergadering een accountant te benoemen. Begin 2019 zijn uitgebreide, evaluerende gesprekken met accountant Huibers over zijn dienstverlening gevoerd. Tijdens deze gesprekken is door het bestuur geconstateerd dat de uitgevoerde werkzaamheden niet aan de verwachtingen voldeden en dat de prijs-kwaliteit verhouding niet in balans was. Naar aanleiding hiervan is besloten het contract met de accountant Huibers te beëindigen. Na instemming van de vergadering met een kascommissie (agendapunt 7) is de benoeming van een accountant niet meer noodzakelijk. Het bestuur stelt voor ten aanzien van de financiële administratie en het opmaken van de jaarrekening voor de komende drie jaar te benoemen het financieel adviesbureau KPI Solutions. De werkzaamheden verbonden aan de controle op de jaarrekening zullen voortaan worden uitgevoerd door de in de Algemene Vergadering van 14 mei 2018 ingestelde kascommissie. Bij het stem item dient accountant vervangen te worden door financieel bureau Stem item 2: De Algemene Vergadering wordt gevraagd akkoord te gaan met de benoeming van de accountant KPI Solutions. De Algemene Vergadering gaat akkoord met het financieel adviesbureau KPI Solutions. 7. Voorstel tot statutenwijziging met betrekking tot de Kascommissie In de mei vergadering van 2018 heeft de Algemene Vergadering ingestemd met het instellen van een kascommissie. Omdat deze commissie de balans en de staat van baten en lasten steekproefsgewijs controleert, wordt hierdoor een kostbare controle van de cijfers door accountant voorkomen. De vergadering wordt nu gevraagd akkoord te gaan met de wijziging van de statuten zodat de kascommissie van een statutaire basis wordt voorzien. De voorgestelde statutaire tekst luidt: De Algemene Vergadering benoemt jaarlijks een commissie de kascommissie van ten minste twee leden, die geen deel mogen uitmaken van het Bestuur en de commissie bedoeld in artikel 15 lid 5 van de statuten. De commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten met toelichting en brengt aan de Algemene Vergadering verslag uit van haar bevinden. Het Bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging ter beschikking te stellen. De commissie kan zich op kosten van de vereniging laten bijstaan door een of meer deskundigen. Deze bovengenoemde tekst komt in de plaats van het huidige artikel 15 lid 4, dat daarmee komt te vervallen. De voorzitter legt uit dat de kascommissie nog geen statutaire basis heeft. De statuten dienen daarvoor te worden gewijzigd. 3

4 Een besluit tot statutenwijziging behoeft volgens de statuten tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen, genomen in een vergadering waarin tenminste twee/derde van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd is, het zogenaamde quorum. Indien aan dit quorum vereiste niet is voldaan kan geen besluit worden genomen. De statuten bieden een mogelijkheid in zo n geval een tweede vergadering te beleggen waarin geen quorum vereiste geldt en het besluit kan worden genomen met tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen. Aangezien op deze AV niet is voldaan aan het quorum vereiste kan derhalve geen besluit worden genomen en zal het voorstel tot statutenwijziging betreffende de kascommissie op de AV van 29 april 2019 wederom worden geagendeerd. 8. Informatie over de mogelijke naamswijziging voor onze club Toen de heer de Wit in de Algemene Vergadering van 14 mei 2018 brede ondersteuning kreeg met zijn motie voor een naamswijziging van onze club, is deze motie door het Bestuur besproken. Gezien de brede ondersteuning heeft het bestuur besloten door middel van een werkgroep alle consequenties van een naamswijziging te onderzoeken. De werkgroep heeft na veel onderzoek het rapport Nomen est Omen opgesteld. Dit rapport gaf geen éénduidig advies over de naam voor onze golfclub. Vervolgens is er een digitale peiling over de mogelijke naam onder de leden uitgevoerd om te zien hoe de verhoudingen lagen. Nu is als afsluiting van het proces deze extra vergadering georganiseerd waarin de drie mogelijke namen worden gepresenteerd en worden toegelicht. Op de Algemene Vergadering van 29 april 2019 zal de stemming over de naam voor onze golfclub plaatsvinden. Deze avond zijn er vier sprekers. De heer Peter geeft aan waarom hij vindt dat de naam Edese Golf Club Papendal moet blijven (zie presentatie de heer Peter). De heer Stoelinga vertelt waarom hij vindt dat onze club Arnhemse Golfclub Papendal moet gaan heten (zie presentatie de heer Stoelinga) De heer de Wit geeft zijn argumenten waarom hij vindt dat onze club de naam Golfclub Papendal moet krijgen (zie presentatie de heer de Wit) De heer Teunissen, voorzitter van de Communicatiecommissie legt uit wat de voorkeur van zijn commissie is en waarom (zie presentatie de heer Teunissen). De heer Smit reageert op het betoog van de heer Peter, dat onze naamswijziging geen gevolg heeft voor het contract met Papendal, hoe de club ook gaat heten. De voorzitter benadrukt dat het absoluut niet de intentie is van Papendal om onze club over te nemen maar uitsluitend om samen te werken. Bovendien wordt opgemerkt dat in alle voorstellen het woord Papendal gehandhaafd blijft en het alleen gaat of het woord Edese, Arnhemse of niets wordt toegevoegd aan de naam Golfclub Papendal. De heer Bouma heeft geen enkel goed argument gehoord waarom de naam überhaupt gewijzigd moet worden. Hij begrijpt absoluut niet wat dit met golfen te maken heeft. 4

5 De uitnodiging met agenda voor de Algemene Vergadering van 29 april 2019 zal vanavond naar alle leden worden gezonden. In deze agenda staat het agendapunt, het vaststellen van het bestuursreglement, niet vermeld. De voorzitter vraagt de vergadering akkoord te gaan dat dit agendapunt zal worden opgenomen in de brief met het voorstel voor de eventuele naamswijziging die binnenkort aan de leden wordt verstuurd. 9. Rondvraag De heer Van t Hof vraagt wanneer de parasols weer terugkomen op het terras. De voorzitter stelt voor dat een paar sterke mannen de parasols zo snel mogelijk uit de kapschuur gaan halen. Mevrouw Swart-van Dijk, bestuurslid Golf, vraagt iedereen zoveel mogelijk flyers naar huis mee te nemen en deze daar uit te delen voor de Open Dag op 20 april Sluiting De voorzitter bedankt de leden voor hun komst en sluit de vergadering om 21:18. 5