FUNCTIEBESCHRIJVING BOEKHOUDER POLITIEZONE/AGB

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING BOEKHOUDER POLITIEZONE/AGB 1. ALGEMEEN 1.1. Dienst: Politiezone Schoten (PZ) en Autonoom Gemeentebedrijf Schoten (AGBS) 1.2. Naam van de functie: BOEKHOUDER POLITIEZONE/AGB 1.3. Datum: juli DOEL VAN DE FUNCTIE Verrichten van boekhoudwerkzaamheden (zowel budgettair als algemeen) voor de entiteiten Politiezone Schoten en Autonoom Gemeentebedrijf Schoten. 3. PLAATS IN DE ORGANISATIE EN RELATIE MET ANDERE TAKEN De boekhouder Politiezone Schoten en Autonoom Gemeentebedrijf Schoten staat onder de gemeenschappelijke leiding van de coördinator AGB/Financiën en van de financieel directeur/bijzondere rekenplichtige. 1

2 4. TAKEN 4.1. HOOFDTAKEN: 1. Voeren van de budgettaire en algemene boekhouding van de Politiezone Schoten % 2. Voeren van de budgettaire en algemene boekhouding van het Autonoom Gemeentebedrijf Schoten % 3. Medewerking aan de opmaak van de financiële documenten en de bijhorende verslaggeving % 4. Financieel advies en studie % 5. Overige werkzaamheden % 4.2. DEELTAKEN: 1. Voeren van de budgettaire en algemene boekhouding van de Politiezone Schoten. Ervoor zorgen dat de financiële gegevens tijdig en correct in de financiële software ingevoerd worden, zodat de boekhouding up-to-date blijft. Registreren van de boekhoudkundige verrichtingen m.b.t. inkomende en uitgaande facturen: aanrekenen facturen, opmaak mandatenlijsten, aanmaak van erkende vorderingen en invorderingsstaten. Voorbereiden van de betaalbestanden en voeren van een actief debiteurenbeheer (o.a. afbetalingsplannen). Verwerken van de financiële verrichtingen. Opvolgen van de algemene en individuele rekeningen. Bijwerken van de patrimoniumboekhouding en het leningenbestand. In overleg met de personeelsdienst van de Lokale Politie en het Sociaal Secretariaat van de Geïntegreerde Politie (SSPI) controleren van de weddebestanden en boeken van de wedden van het personeel van de politiezone. Uitvoeren van diverse financiële controles (vb. contracten, polissen,.). 2. Voeren van de budgettaire en algemene boekhouding van het Autonoom Gemeentebedrijf Schoten - Ervoor zorgen dat de financiële gegevens tijdig en correct in de financiële software ingevoerd worden, zodat de boekhouding up-to-date blijft. - In samenspraak met de verantwoordelijke diensten opmaak en vastleggen van ev. bestelbonnen. - Registratie van de boekhoudkundige verrichtingen m.b.t. inkomende en uitgaande facturen: aanrekenen facturen, opmaak mandatenlijsten, aanmaak van erkende vorderingen en invorderingsstaten. - Voorbereiden van de betaalbestanden en voeren van een actief debiteurenbeheer. - Verwerken van de financiële verrichtingen. - Opvolgen van de algemene en individuele rekeningen. - Bijwerken van de patrimoniumboekhouding en het leningenbestand. - Opmaken van kwartaalaangiftes inzake BTW en bijhouden van de nodige BTW-administratie. 3. Medewerking aan de opmaak van financiële documenten en de bijhorende rapportering. Na overleg met de korpschef en de bijzondere rekenplichtige opstellen van het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekeningen van de politiezone op. Ondersteuning van de coördinator AGB/Financiën bij de opmaak van deze beleidsdocumenten. Opmaken van de balans, de resultatenrekening en de toelichting bij de resultatenrekening van de politiezone en het AGB (ev. in samenspraak met externe consultants). Verlenen van uw medewerking aan de financiële verslaggeving m.b.t. de financiële documenten. 2

3 4. Financieel advies en studie Deelnemen aan het maandelijks overleg met de politiediensten Begeleiding van de administratief medewerkers binnen de politiezone inzake financiële aangelegenheden. Opstellen van financiële simulaties en prognoses. Ondersteuning van de coördinator AGB/Financiën met betrekking tot zijn/haar taken van coördinatie en financiële ondersteuning AGB. Opmaak van financiële analyses, lijsten, overzichten. Opvolgen van de relevante actualiteit, vakliteratuur en wet- en regelgeving. 5. Overige werkzaamheden Uitvoeren van ondersteunende administratieve taken die gelinkt zijn aan de financiële opdracht zoals het contacteren van klanten en leveranciers, het schrijven van brieven, het opstellen van documenten en bestanden, het bijhouden van een klassement, Meedenken en meewerken aan de verbetering van de financiële processen en procedures binnen de politiezone en het AGB. Ondersteuning bij alle financiële werkzaamheden kaderend binnen de doelstellingen van de politiezone en het AGB. Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan steeds aangepast worden aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeentelijke entiteiten (Politiezone, Autonoom Gemeentebedrijf en Gemeentebestuur). 5. VERLEENDE BEVOEGDHEDEN (facultatief) 6. VEREISTEN FUNCTIEVERVULLER 6.1. Essentiële competenties Besluitvaardigheid - kan snel een doordacht standpunt innemen - neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit - kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat - kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen - informeert alle betrokkenen - verdedigt een beslissing Integriteit - geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten - kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar - wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie - gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie - houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is - heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid 3

4 Mondeling communiceren - formuleert helder en duidelijk - houdt een samenhangend betoog - sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties - kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon - vraagt door op gegeven informatie - toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen - brengt structuur en geeft houvast - gaat strategisch om met argumenten Onafhankelijk denken - is duidelijk omtrent eigen positie of standpunten - schat adviezen in op hun waarde en bruikbaarheid - is in staat autonoom te denken - streeft naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling - blijft standvastig bij druk of machtsuitoefening - is weerbaar bij tegenstand Samenwerken - overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen - leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na - blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang - helpt anderen - stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang - stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep - zoekt mee naar oplossingen bij conflicten - gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Schriftelijke communicatie - schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw - past taalgebruik aan de doelgroep aan - hanteert een correct taalgebruik - schrijft helder, beknopt en foutloos Zelfstandig werken - kan met de nodige instructies aan de slag - is stipt in het nakomen van afspraken - kan werken zonder externe controle - stuurt bij indien er fouten optreden - werkt taken volledig en tijdig af Zelfvertrouwen - heeft vertrouwen in eigen standpunten en draagt deze uit - geeft gemaakte fouten openlijk toe - heeft een stevige en weerbare opstelling in contacten - laat zich aanspreken op gedrag en staat open voor feedback - straalt gezag en vertrouwen uit - treedt consequent en vastberaden op 4

5 6.2. Belangrijke competenties Flexibiliteit Initiatief Inzet Nauwgezetheid Resultaatgericht werken Stressbestendigheid 6.3. Fysische vereisten (facultatief) 7. PLAATSVERVANGER (facultatief) 8. WEDDESCHAAL B1 B2 B3 9. HANDTEKENING ALGEMEEN DIRECTEUR 5