Aantal pagina s (inclusief deze): 7

Transcriptie

1 Onderwerp Agendapunt Opsteller notitie Reglement Wetenschappelijke Adviesraad 2.c. Peter Schoof, 1 september Aantal pagina s (inclusief deze): 7 Reden verzending RvT Inhoud Besluit Bijlagen Raad van Toezicht dient formeel het reglement van de Wetenschappelijke Advies Raad goed te keuren (art. 8, lid 2 Reglement WAR) Het reglement van de WAR dient zoals blijkt uit de vigerende versie eenmaal in de drie opnieuw vastgesteld te worden door de Raad van Toezicht. De termijn was al enige tijd verstreken. Tegelijk zijn enkele kleine aanpassingen in het reglement aangebracht en wel de volgende: Er was een afzonderlijke procedure voor selectie en benoeming van de voorzitter van de WAR; deze procedure is onderdeel geworden van het reglement en overigens onveranderd; Art 2 lid 1 samenstelling: tussengevoegd is ca. zodat naar bevind van zaken het er ook een lid meer of minder kan zijn. Dit is inclusief het lidmaatschap van de voorzitter; Art 8 lid 4: het reglement is onbeperkt geldig, totdat er redenen zijn het te wijzigen. De Raad van Toezicht keurt het reglement van de Wetenschappelijke Advies Raad, versie 8, goed. Geen 1

2 Nieuwste versie : 0.3 Datum in werking per : Vorige versie : 0.2 Datum in werking per : 31/03/2010 Vastgesteld door : Bestuur, goedgekeurd door Raad van Toezicht Proceseigenaar: Directeur Procesbetrokkenen: medewerkers wetenschap, directeur, WAR, Raad van Toezicht. Doel: het reglementeren van de aanstelling en benoeming van leden van de WAR, evenals de globale algemene werkwijze. Reikwijdte: n.v.t. nieuwe WAR-leden krijgen dit reglement toegestuurd en het wordt in een persoonlijk kennismakingsgesprek met hen doorgenomen. Goedkeuring RvT Wijzigingen in dit reglement behoeven de goedkeuring van de Raad van Toezicht. Toepasselijke documenten Statuten Art 21, lid 2 (benoeming en ontslag van de voorzitter van de WAR geschiedt door het bestuur met goedkeuring van de raad van toezicht). Art 21, lid 4 (het bestuur stelt een reglement op dat goedkeuring behoeft van de raad van toezicht). Bijlagen Richtlijn belangenverstrengeling Procedure benoeming voorzitter WAR 2

3 Taak en plaats in de organisatie De Wetenschappelijke Advies Raad (verder aan geduid als WAR) heeft tot taak het bestuur en op verzoek de raad van toezicht te adviseren over het onderzoeksbeleid; in het bijzonder heeft de WAR tot taak advies te geven aan het bestuur over te subsidiëren wetenschappelijk onderzoek. De taken van de WAR staan globaal omschreven in de statuten van de Hersenstichting (art. 4 lid 2 en art. 21 Statuten). De werkwijze rond de advisering over te subsidiëren wetenschappelijk onderzoek kent verschillende fasen: uit de vooraanmeldingen wordt een selectie gemaakt van onderzoeken die in aanmerking komen voor een uitgebreide aanvraag. Na beoordeling van deze aanvragen volgt een fase van wederhoor, waarbij de onderzoeker kan reageren op deze beoordeling. Tot slot volgt de eindbeoordeling en brengt de WAR haar advies uit aan het bestuur dat de subsidies toewijst. De WAR heeft ook tot taak de voortgang van het onderzoek door de fellows en andere grote subsidies te monitoren en te evalueren. Fellows dienen een (tussentijdse of eind-) presentatie voor de WAR te houden. Indien nodig wordt het onderzoek bijgestuurd. De WAR heeft, tot slot, de taak het bestuur te adviseren over het lange termijn onderzoeksbeleid en de daarin te stellen speerpunten. De WAR bestaat uit circa vijftien vooraanstaande (neuro)wetenschappers afkomstig van de verschillende onderzoekscentra in den lande. Artikel 1 Taken 1. De WAR adviseert het bestuur over het onderzoeksbeleid en in het bijzonder over te subsidiëren onderzoeksaanvragen. In het bijzonder beoordeelt de WAR de volgende zaken: kwaliteit van het onderzoek; bijdrage aan de beleidsuitgangspunten van de Hersenstichting; organisatorische inbedding van het onderzoek; haalbaarheid van beoogde resultaten. 2. De WAR bewaakt de voortgang van lopend, toegekend onderzoek en adviseert over bijsturing hiervan. 3. De WAR werkt binnen het vastgestelde inhoudelijke en financiële beleidskader van de Hersenstichting. Artikel 2 Samenstelling en achtergrond leden 1. De WAR bestaat uit circa 15 leden en heeft een voorzitter en een vicevoorzitter. 2. De leden hebben een (neuro)wetenschappelijke achtergrond en zijn tenminste gepromoveerd binnen hun vakgebied. Zij zijn deskundig op één of meer van de door de Hersenstichting bestreken onderzoeksterreinen. 3. De leden hebben zitting in de WAR op persoonlijke titel. 4. De WAR is zodanig samengesteld dat de relevante disciplines en onderzoekscentra daarin in voldoende mate zijn vertegenwoordigd. Artikel 3 Benoeming leden 1. Leden van de WAR worden, aan de hand van een samen met de WAR opgesteld profiel, geselecteerd en gevraagd. 3

4 2. Benoeming van leden geschiedt voor een periode van drie jaar. Leden kunnen ten hoogste tweemaal voor eenzelfde periode worden herbenoemd. Benoemingstermijnen lopen steeds van 1 juni tot en met 31 mei. 3. Benoeming geschiedt door het bestuur. Artikel 4 Benoeming voorzitter 1. De selectie- en benoemingsprocedure zijn vastgelegd in een afzonderlijke procedure (bijlage 2). Hierin zijn taken en profiel vastgelegd. 2. De voorzitter van de WAR wordt, gehoord hebbende de leden van de WAR, benoemd door het bestuur voor een termijn van ten hoogste 3 jaar. Voor deze benoeming is goedkeuring vereist van de Raad van Toezicht. De voorzitter is niet herbenoembaar in die hoedanigheid. Artikel 5 Vergaderingen 1. De WAR vergadert zo vaak als wenselijk wordt geacht, doorgaans driemaal per jaar. 2. Agenda en bijbehorende stukken voor een vergadering worden tijdig per post of mail aan de leden toegezonden. 3. De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter of diens plaatsvervanger. 4. De behandeling van aanvragen voor subsidie volgt de daartoe vastgestelde procedure. Artikel 6 Besluiten tot adviezen 1. Besluiten tot adviezen worden genomen met meerderheid van stemmen. 2. Bij staken der stemmen beslist de voorzitter. 3. Van een toepasselijk besluit is sprake indien tenminste de helft van de leden ter vergadering aanwezig waren en tot dit besluit zijn gekomen. Artikel 7 Belangenverstrengeling 1. Indien één of meer leden van de WAR op enigerlei wijze betrokken zijn bij een voorliggend onderzoeksvoorstel, neemt dit lid of nemen deze leden geen deel aan de beraadslaging. 2. Leden van de WAR dienen zelf aan te geven wanneer er sprake is van belangenverstrengeling. De richtlijn belangenverstrengeling WAR (bijlage 1) geeft het kader hiervoor aan. Artikel 8 Over dit reglement 1. Het reglement wordt, na raadpleging van de WAR, door het bestuur vastgesteld. 2. Wijziging van het reglement behoeft de goedkeuring van de Raad van Toezicht. 3. Bij zaken die niet in dit reglement zijn geregeld wordt naar bevind van zaken gehandeld. 4. Dit reglement gaat in op 1 oktober

5 Bijlage 1. Richtlijn belangenverstrengeling WAR Omschrijving Van belangenverstrengeling is sprake in de volgende twee situaties: 1. persoonlijke of zakelijke betrokkenheid bij de aanvrager. 2. persoonlijke of zakelijke betrokkenheid bij de aanvraag. Belangenverstrengeling kan optreden op twee momenten in het beoordelingsproces: 1. bij het beoordelen van subsidieaanvragen op papier. 2. bij het bespreken van een subsidieaanvraag ter vergadering. Richtlijnen Van belangenverstrengeling is sprake als: De aanvrager en het beoordelende War-lid o uit dezelfde functionele eenheid of divisie komen; o een samenwerkingsrelatie hebben gehad in de afgelopen drie jaar; o een privébetrekking hebben (familie- of vergelijkbare relatie); o een bestuurlijke relatie heeft in relatie tot de aanvragende instelling; o een en dezelfde persoon zijn. Dit betekent dat het betreffende WAR-lid niet ingedeeld kan worden bij de beoordeling op papier van de betreffende subsidieaanvrage(n). Mocht een WAR-lid wel ingedeeld zijn op een aanvraag waar bovenstaande regels op van toepassing zijn, dan dient hij /zij dit aan te geven aan het bureau. Tijdens de WAR-vergadering betekent dit dat het betreffende War-lid bij de bespreking van deze subsidieaanvraag tijdelijk de vergaderruimte verlaat en niet deelneemt aan de besluitvorming. 5

6 Bijlage 2: Procedure benoeming WAR-voorzitter Reikwijdte: het proces start circa één jaar voor het aflopen van de benoemingstermijn van de voorzitter van de WAR van de Hersenstichting met het zoeken naar een geschikte opvolger en eindigt na goedkeuring van de benoeming door de Raad van Toezicht. Toepasselijk artikel reglement WAR: artikel 4 Taken en typering van het WAR-voorzitterschap De WAR is samengesteld uit wetenschappers met verschillende aandachtsgebieden en specialiteiten. Daarmee wordt in principe het hele onderzoeksveld van de Hersenstichting gedekt. Als het gaat om profileren van de Hersenstichting naar het onderzoeksveld gaat het vooral om de WARsamenstelling als geheel en in mindere mate om de individuele leden. Omdat de voorzitter een zekere intermediaire functie vervult tussen bureau en de WAR-leden is draagvlak binnen de WAR en aanspreekbaarheid door het bureau, van groot belang. Een goede invulling van de functie vereist een beschikbaarheid voor ongeveer 2 uur per week. Taken De belangrijkste taken van de voorzitter WAR zijn: De WAR-vergaderingen leiden; Het onderhouden van contacten met bestaande en nieuwe WAR-leden; Het verdelen van beoordelingen over de WAR-leden; Adviseren over voorkomende uitzonderings- en probleemgevallen; Meedenken over het subsidiebeleid en procedures. Profiel Voor de functie van de voorzitter van de WAR is een profiel opgesteld dat de volgende kenmerken bevat: a. Wetenschappelijke achtergrond b. Hoogleraar c. Bestuurlijke ervaring d. Bindend naar de leden van de WAR en de externe onderzoekswereld Aanvullend profiel Wetenschappelijk gezag hebben in nationaal en internationaal verband, blijkend uit wetenschappelijke publicaties in peer-reviewed gezaghebbende vaktijdschriften; Een goed overzicht hebben van de onderzoekswereld en zicht hebben op relevante ontwikkelingen daarin; Bij voorkeur enkele jaren ervaring hebben als WAR-lid; Bereid zijn ongeveer twee uur per week beschikbaar te zijn voor beoordeling, advies of overleg. 6

7 Proces Bij het proces is het lid van de RvT met het profiel Neurowetenschapper bij uitstek betrokken. Deze brengt over de te benoemen voorzitter WAR advies uit aan de Raad van Toezicht. Uitvoerende Activiteit omschrijving 1 Hoofd wetenschap Signaleert tijdig het naderende aftreden van de zittende voorzitter WAR. 2 Bestuurder, lid RvT Neemt met lid RvT de lijst van leden van de WAR door en bekijkt welke leden aan het profiel voldoen en in welke volgorde deze mensen benaderd moeten worden. Indien er geen geschikte kandidaten zijn die aan het profiel voldoen wordt een lijst met externe kandidaten in volgorde van benaderen opgesteld. 3 Bestuurder De kandidaten worden (achtereenvolgens) gepolst over hun bereidheid om opvolgend voorzitter te worden. 4 Bestuurder, Lid RvT In samenspraak met lid RvT wordt een voordracht voor de kandidaat opgesteld. Deze voordracht wordt in de eerstvolgende WAR-vergadering gepresenteerd. Gesondeerd wordt of de voorgedragen kandidaat voldoende draagvlak heeft in de WAR. 5 Bestuurder, lid RvT In samenspraak met lid RvT agendeert de directeur de voordracht voor de eerstvolgende vergadering van de RvT. 6 Bestuurder Na goedkeuring door de RvT benoemt de directeur de voorzitter. De benoeming wordt schriftelijk vastgelegd. De directeur draagt zorg voor een adequate overdracht van werkzaamheden. 7 Bestuurder In de eerst volgende vergadering RvT vindt een kennismakingsgesprek plaats van de nieuwe voorzitter en de RvT. 7