Altijd en overal toegang tot en documenten. MijnOffice365 Beheerdershandleiding

Transcriptie

1 Altijd en overal toegang tot en documenten MijnOffice365 Beheerdershandleiding

2 Inhoud Wat is MijnOffice365? 2 Inloggen op MijnOffice365 3 Een nieuw domein toevoegen aan uw Microsoft Office 365-account 5 Licenties toevoegen aan uw Microsoft Office 365-account 6 Gegevens toevoegen aan Microsoft Office 365-gebruikers 8 Gebruiken van Microsoft Office 365 / Microsoft Office 365 Login 12 Aanvullende informatie over Microsoft Office

3 Wat is MijnOffice365? Met MijnOffice365 kunt u: uw Microsoft Office 365-account beheren; gebruikers van Microsoft Office 365 instellen; uw licenties aanpassen. U raadpleegt MijnOffice365 via Na het inloggen komt u op de startpagina. Wat u hier kunt doen, staat per hoofdstuk uitgelegd. De gebruikers die u binnen MijnOffice365 aanmaakt, kunnen Microsoft Office 365 gebruiken als ze over een licentie beschikken. Contact met de UPC Business Klantenservice Wij helpen u graag met het gebruik van MijnOffice365. Ook als u technische problemen ondervindt, kunt u deze melden bij onze klantenservice. Als u telefonieabonnee van UPC Business bent, dan belt u ons gratis vanaf uw vaste telefoon via telefoonnummer Anders kunt u contact opnemen via ( 0,03 per minuut). Onze medewerkers zijn bereikbaar van maandag tot en met zondag tussen en uur. Tip De selfservice-omgeving MijnOffice365 van UPC Business werkt het beste met Internet Explorer 7 of hoger, Mozilla Firefox 3.x of Apple Safari 3.x. 2

4 Inloggen op MijnOffice365 In de brief of die u van UPC Business over Microsoft Office 365 heeft ontvangen, vindt u het webadres van MijnOffice365. Hierin vindt u ook uw gebruikersnaam en wachtwoord voor MijnOffice365. Stap 1 Ga naar MijnOffice365 via deze link: Stap 2 Vul uw gebruikersnaam en het wachtwoord in en klik op Inloggen. Stap 3 We raden u aan om meteen uw wachtwoord voor MijnOffice365 te wijzigen. U kunt dit doen via Account (bovenin de pagina), dan naar Gebruikers, daar klikt u op Gebruikersnaam en vervolgens Bewerken. 3

5 Wachtwoord of gebruikersnaam vergeten? Als u uw wachtwoord bent vergeten en de brief of niet meer kunt vinden, klik dan in het inlogscherm op Wachtwoord vergeten? Vul uw gebruikersnaam in. U ontvangt dan op uw adres een nieuw wachtwoord. Als u uw gebruikersnaam bent vergeten, kunt u contact opnemen met de UPC Business Klantenservice op ( 0,03 per minuut). Als u telefonieabonnee van UPC Business bent, dan belt u ons gratis vanaf uw vaste telefoon via telefoonnummer

6 Een nieuw domein toevoegen aan uw Microsoft Office 365-account U kunt één gratis nieuw domein registreren en koppelen aan uw Office 365-account, zodat u gebruik kunt maken van alle Office 365 functionaliteit met uw eigen gekozen domein. Stap 1 Indien nodig logt u opnieuw in via Stap 2 Op de pagina Home klikt u rechtsonder op registreer uw gratis domein. Stap 3 Vul de door u gewenste domeinnaam in. Als deze al bestaat krijgt u daar een melding van en kunt u opnieuw een naam kiezen. Als de door u gekozen domeinnaam nog niet bestaat, krijgt u de melding dat uw domeinnaam beschikbaar is. Klik daarna op toevoegen. Uw domein wordt aan uw account gekoppeld. U krijgt de melding registratie was succesvol voor dit domein. 5

7 Licenties toevoegen aan uw Microsoft Office 365-account Iedere gebruiker die u in MijnOffice365 beheert en die Microsoft Office 365 moet kunnen gebruiken, moet een licentie hebben. Het aantal licenties beheert u via de menu-optie Office 365 licenties. Stap 1 Indien nodig logt u opnieuw in via Stap 2 Klik bovenaan de pagina op Office 365 licenties. De volgende pagina verschijnt: Op deze pagina kunt u het gewenste aantal licenties van Microsoft Office 365 aangeven. Vink het vakje onder aan de pagina aan om de Algemene Voorwaarden Klein Zakelijk en de Aanvullende Voorwaarden voor Microsoft Office 365 te accepteren. Klik daarna op Verstuur. Licenties Voor alle medewerkers die Microsoft Office 365 gaan gebruiken moet u in dit scherm een licentie toevoegen. U kunt op elk gewenst moment het aantal gebruikers verhogen of verlagen. U kunt maximaal 50 licenties afnemen. 6

8 Stap 3 Na invoer van het gewenste aantal gebruikers wordt dit aantal binnen enkele minuten toegevoegd aan uw Microsoft Office 365-account. U krijgt ondertussen onderstaande melding: U kunt ondertussen verder navigeren. Een bevestiging van de licentiewijziging wordt per aan u verstuurd. 7

9 Gegevens toevoegen aan Microsoft Office 365-gebruikers Op de pagina Gebruikersbeheer (bovenaan in het navigatiemenu) kunt u gebruikersgegevens toevoegen. Afhankelijk van het door u opgegeven aantal licenties voor Microsoft Office 365, stelt u per gebruiker een gebruikersaccount in met onder andere een gebruikersnaam en een wachtwoord. Hiermee kunnen gebruikers inloggen op de Microsoft Portal om Microsoft Office 365 te gebruiken. Online Services ID of gebruikers-id De gekozen inlognaam in combinatie met de domeinnaam wordt in de inlogomgeving van Microsoft een Online Services ID of een gebruikers-id genoemd. Volg de hieronder beschreven stappen om gebruikersgegevens toe te voegen. Herhaal de stappen voor elke nieuwe gebruiker. Stap 1 a) Klik op Gebruikersbeheer. b) Klik op Instellen gebruiker. Het onderstaande scherm verschijnt: 8

10 Stap 2 a) Geef de weergavenaam van de gebruiker op. Dit is de naam die zichtbaar is binnen Microsoft Office 365, bijvoorbeeld als afzender van . Dit kan de voor- en achternaam van de gebruiker zijn. U bent vrij in de keuze voor de weergavenaam. b) Vul bij Gebruikersnaam een gebruikersnaam in voor de nieuwe gebruiker. Deze gebruikersnaam kan bijvoorbeeld als volgt zijn samengesteld: [voornaam.achternaam] of als [eersteinitiaal.achternaam]. c) Vul een wachtwoord in voor de gebruiker. De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn nodig zodat de gebruiker kan inloggen om Microsoft Office 365 te gebruiken. U kunt MijnOffice365 ook een wachtwoordsuggestie laten doen door op Geef een wachtwoordsuggestie te klikken. Noteer het gekozen wachtwoord. d) Vink het vakje achter Microsoft Office 365 aan om de dienst voor deze gebruiker in te schakelen. Hiermee koppelt u een licentie aan deze gebruiker. Klik daarna op Volgende. Domeinen In het veld achter de inlognaam verschijnen de beschikbare domeinnamen. Als uw onderneming beschikt over meerdere domeinen, kunt u via de opties in het menu een van deze domeinen kiezen. U kunt een door u geregistreerd domein aan uw account toevoegen door naar Home te gaan en vervolgens naar Gehoste domeinen (rechts onderaan de pagina). Uw actieve domeinen Verwijder nooit een actief domein. Aan een actief domein is ten minste één gebruiker gekoppeld. Uw domein is standaard opgebouwd uit bedrijfsnaam.upcbusiness.nl. U kunt zelf uw eigen (reeds geregistreerde) domeinen toevoegen en hier gebruikers aan koppelen. 9

11 Stap 3 a) Op de pagina Toevoegen Microsoft Office 365 staat Microsoft Office 365 (Plan P1) al voor u geselecteerd (als u over voldoende licenties beschikt). Niet genoeg licenties? Als u Microsoft Office 365 niet aan uw gebruikers kunt toevoegen, heeft u nieuwe licenties nodig. Gaat u hiervoor terug naar Office 365 Licenties. b) Bepaal of de gebruiker Beheerdersrechten op de Microsoft Portal moet hebben. Zo ja, klik dan op het bijbehorende vakje. Klik op Volgende. Beheerdersrechten U moet aan minstens één gebruiker beheerdersrechten toewijzen. Deze beheerder kan gebruikers aan teamsites toewijzen en verwijderen. Ook kan hij/zij gebruikmaken van een groot aantal belangrijke beheerdersfuncties in de Microsoft Portal. U kunt eventueel ook andere gebruikers beheerdersrechten geven. c) Op de volgende pagina maakt u een keuze uit het land waar Microsoft Office 365 het meest zal worden gebruikt. Klik op Volgende. 10

12 Stap 4 a) Controleer of alle gegevens goed zijn ingevoerd, noteer de gebruikersnaam en klik op Voltooien. De gebruikersgegevens zijn nu toegevoegd. Stuur de gebruikersnaam en het wachtwoord naar de gebruiker. Voor het toevoegen van andere gebruikers volgt u dezelfde stappen. Hierna kunnen gebruikers zich aanmelden op de Microsoft Portal en met Microsoft Office 365 gaan werken. Gegevens of wachtwoord van een gebruiker wijzigen De weergavenaam, de gebruikersnaam en het wachtwoord van een gebruiker kunt u wijzigen door in het gebruikersoverzicht op de weergavenaam te drukken. Via de knop Bewerken kunt u de weergavenaam en/of de gebruikersnaam wijzigen. Via de optie Wachtwoord wijzigen kunt u het wachtwoord aanpassen. Beheerdersopties in de Microsoft Portal In de Microsoft Portal staan enkele beheerdersopties die voor een conflict kunnen zorgen met uw Microsoft Office 365-account. Het gaat om het gebruikersbeheer (zoals het aanmaken van gebruikers of het wijzigen van wachtwoorden) en het beheer van uw domeinen. Dit beheer dient u in MijnOffice365 te doen. 11

13 Gebruiken van Microsoft Office 365 / Microsoft Office 365 Login Stap 1 Ga naar de startpagina van Microsoft Office 365. Deze is te vinden op Of surf naar en klik rechtsboven op Aanmelden. Als beheerder van MijnOffice365 kunt u deze pagina ook vinden door in MijnOffice365 in het linkernavigatiemenu op Office 365 login te klikken. U kunt hier niet inloggen met het beheerdersaccount waarmee u op MijnOffice365 inlogt. Stap 2 U heeft al eerder gebruikersgegevens toegevoegd voor uw gebruikers. Een gebruiker kan de opgegeven gebruikersnaam en het wachtwoord hier invoeren. Klik op Sign in. Raak de toegang tot uw account niet kwijt Als u bij de eerste keer dat u inlogt uw contactgegevens achterlaat, kunt u altijd uw wachtwoord achterhalen. Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten of kwijtgeraakt, wordt het nieuwe wachtwoord naar het door u opgegeven adres gestuurd. 12

14 Voor een uitgebreide toelichting op het gebruik van Microsoft Office365 kunt u het document Producthandleiding Microsoft Office 365 raadplegen op de Microsoft Office 365-supportpagina van UPC Business ( 13

15 Aanvullende informatie over Microsoft Office 365 Om uzelf vertrouwd te maken met Microsoft Office 365 kunt u de Microsoft Office 365-supportpagina van UPC Business raadplegen ( U vindt hier onder meer: Handleidingen Microsoft Office 365 Quick Start Guide: binnen 10 minuten aan de slag met Microsoft Office 365. MijnOffice365 Beheerdershandleiding: een uitgebreide toelichting op MijnOffice365. Producthandleiding Microsoft Office 365: Met de Producthandleiding Microsoft Office 365 heeft u de informatie om het maximale te halen uit de verschillende elementen van Microsoft Office 365. Zo heeft u Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online en de Office-web-apps. Kennisbronnen Wilt u meer weten over de cloud, Microsoft Office 365 en de functionaliteiten, dan is de website van Microsoft Office 365 een goede bron van informatie. Veelgestelde vragen Microsoft Office 365 Een overzicht met veelgestelde vragen helpt u snel verder op weg met MijnOffice365, het aanmaken van uw account en het gebruiken van Microsoft Office Partneroverzicht Voor productondersteuning of hulp bij migratie kunt u terecht bij een van de in Microsoft Office 365 gespecialiseerde partners van UPC Business: Guidion, Cloudforyou, IS