whitepaper Externe bon

Transcriptie

1 metacom online whitepaper whitepaper Externe bon Automatiseer het registreren van verplichtingen vanmeijel.nl bouwen kan simpeler

2 Inhoudsopgave Waarom externe project inkoop eenvoudiger kan 3 Welke oplossing biedt VanMeijel? 4 Hoe werkt Externe bon in Metacom Online? 5 Het einde van papier 6 2 Externe bon Automatiseer het registreren van verplichtingen

3 In de bouw wordt er dagelijks materiaal, materieel en diensten ingekocht of ingehuurd voor verschillende projecten. Het proces van het schrijven van een externe bon tot aan het ontvangen van een factuur is onoverzichtelijk en kent een lange doorlooptijd. Als er geen goed beeld is van de aanstaande kosten kunnen inkoopfacturen als een verrassing komen. Een goede projectprognose is dan lastig te maken. Gevolg is onvoldoende liquiditeitsbewaking met alle risico s van dien. Waarom externe project inkoop eenvoudiger kan Op de bouwplaats schrijft een uitvoerder via een bonnenboekje vaak nog papieren bonnen uit om middelen in te kopen of te huren. Dit is weinig overzichtelijk en de kans op fouten is groot. Als uitvoerder raak je bovendien snel het overzicht kwijt. Dit kan snel leiden tot onvoorziene kosten. Er zijn dus nog steeds onnodig veel (extra) administratieve handelingen, maar hoe komt dat? Veel bouwbedrijven lopen tegen het volgende aan: Veel handmatige handelingen vergroten kans op invoerfouten Het handmatig invullen van een externe bon, het overnemen in een boekhoudprogramma en het maken van een bestelbon: hoe meer handmatige handelingen binnen het proces, hoe groter de kans op fouten. Niet mobiel Veel oplossingen die momenteel gebruikt worden voor inkoop zijn niet via een mobiele telefoon of tablet te gebruiken. Hierdoor wordt de drempel bij de medewerkers groter, waardoor veel registraties achteraf gebeuren. Lange doorlooptijd Het proces van het schrijven van een externe bon tot het ontvangen van een inkoopfactuur kent een lange doorlooptijd. Wanneer er geen overzicht is van aankomende kosten duurt het afhandelen van facturen aanzienlijk langer. Gebrek aan overzicht Externe bonnen moeten een flinke papieren weg afleggen voordat er een registratie plaatsvindt. In de tussentijd is het lastig om op de hoogte te blijven van de actuele- en aankomende kosten. Het gevolg is dat projectprognoses niet kloppen en je als uitvoerder voor onverwachte verrassingen komt te staan. Wel digitaal, maar niet geautomatiseerd Het simpelweg digitaliseren van een inkoopproces is niet persé een efficiëntere werkwijze. De manier van registreren verandert wel, middelen worden ingetypt in plaats van opgeschreven. Echter de verwerkingstijd van de digitale externe bon blijft hetzelfde omdat het werkproces erachter niet geautomatiseerd is. Het duurt daarom vaak net zo lang als een handgeschreven bon. Is dit een probleem? Ja. De externe bon wordt vaak nog op papier in een bonnenboekje uitgeschreven door uitvoerders op een project. Het overzicht raak je al snel kwijt en zo is er geen goed beeld van de kosten. Prognoses kloppen niet en inkoopfacturen kunnen lastig gematcht worden. Dit kost niet alleen veel tijd maar vergroot ook de kans op fouten en zorgt voor onverwachte kosten. VanMeijel whitepaper juli

4 Welke oplossing biedt VanMeijel? Externe bonnen met Metacom Online Door de vele mogelijkheden en flexibiliteit van het Metacom Online platform is er een veel betere aansluiting op de praktijk. Uitvoerders kunnen zelf eenvoudig een digitale externe bon aanmaken en inzien. Zo is er altijd een up-to-date overzicht van de kosten. Projectprognoses zijn nauwkeurig omdat er geen onverwachte facturen ontvangen worden. Het proces van inkoop factuurafhandeling wordt dus ook versneld. Door de flexibiliteit van het platform bepaal je zelf welke informatie vastgelegd kan worden. Wanneer het gewenst is dat iemand een externe bon controleert, is het mogelijk om een fiatteringsslag toe te voegen. Mobiel een inkoopverplichting aanmaken Met Metacom Online is het mogelijk om op ieder gewenst moment via een tablet, smartphone of desktop een externe bon te maken en te bekijken. Externe bonnen kunnen naar wens worden vormgegeven zodat een uitvoerder alleen de relevante informatie zichtbaar heeft zoals middelen en leveranciers. Prijzen worden opgehaald uit Metacom+ en de inkoopverplichting wordt geregistreerd. Hierdoor wordt het maken van een digitale externe bon tot het ontvangen van een inkoopfactuur een gestroomlijnd proces. Projectprognoses zijn nauwkeuriger door actueel inzicht in de kosten en een binnenkomende factuur wordt sneller gematcht. Dit alles bespaart de administratie veel werk, vermindert de kans op fouten en verkort de doorlooptijd. Gemakkelijk overstappen van papier naar digitaal Op de bouwplaats wordt nog veel gebruik gemaakt van papieren bonnen. Denk naast de externe bonnen aan urenbriefjes en werkbonnen. Overstappen van papier naar digitaal wordt vaak gezien als een lastige en tijdrovende verandering. Met Metacom Online wordt deze overstap echter veel eenvoudiger gemaakt. Er zullen geen lange en dure implementaties nodig zijn om het inkoopproces te automatiseren of aan te passen. Je zit namelijk niet vast aan een standaard externe bon of werkstromen. Je bepaalt zelf hoe de vormgeving is, welke informatie beschikbaar is en je kunt zelf aanpassingen doen. Zo kun je zelf definiëren welke opties een uitvoerder heeft bij het maken van een externe bon. Fiattering kan ingesteld worden als dat gewenst is. Hierdoor sluit de manier van inkoop voor projecten altijd volledig aan bij jouw gewenste manier van werken. Meer mogelijk met uitbreidingen Naast het Externe bon proces is er nog meer mogelijk op het Metacom Online platform, zoals bijvoorbeeld inkoopfactuur afhandeling en werkbonnen. Zo kun je meerdere bedrijfsprocessen automatiseren in één omgeving. Net als de Externe bon zijn andere Metacom Online processen flexibel ingericht zodat ze zelf te modelleren zijn en specifiek kunnen aansluiten op uw bedrijfsproces. Optionele toevoegingen (klantspecifieke functionaliteit) Universele Packages EXTERNE BON Metacom Online Cloud Platform Afbeelding 1: De opbouw van de Metacom Online package-oplossing 4 Externe bon Automatiseer het registreren van verplichtingen

5 Hoe werkt Metacom Online Metacom Online is een cloud native platform voor procesinnovaties. De techniek stelt je in staat om volledig, platform onafhankelijk, mobiel te werken. Met de eerste module van Metacom Online, Bizzstream, zijn formulieren en werkprocessen zoals urenregistratie, werkbonnen en inkoop formulieren eenvoudig zelf te modelleren in één omgeving. Packages Naast het zelf modelleren van processen, bieden we op het Metacom online platform ook packages aan. Een package is een standaard gemodelleerd proces waarmee je direct aan de slag kunt. Het grote voordeel van een package is dat er minder tijd besteed hoeft te worden aan de voorbereiding en uitvoering van een proces. Daarnaast blijft de flexibiliteit van het platform behouden: het is altijd mogelijk om zelf aanpassingen door te voeren in het proces, zodat ook een package aansluit bij jouw manier van werken. Bepaal de werkstroom van de externe bon De werkstroom van een externe bon bepaalt de volgorde van de te nemen stappen in het verwerkingsproces. Uitvoerders maken voor een project een digitale externe bon aan. Vervolgens worden prijzen opgehaald uit Metacom+ en vindt registratie plaats via een transactiedocument. Als uitvoerder kun je externe bonnen inzien en overzichten maken wat zorgt voor betere controle op de kosten. Prognoses zijn beter en inkoopfacturen kunnen sneller gematcht worden aan de inkoopverplichting. Bepaal wie, wat mag wijzigen met permissies Permissies zijn per status van de externe bon in te stellen. Zo kan een externe bon nog gewijzigd worden zolang er geen bestelling rond is. Daarnaast kunnen permissies per medewerker worden ingesteld: zo kunnen uitvoerders andere permissies hebben dan projectleiders of medewerkers. Documentenstroom Informatie uit verschillende documenten kunnen gecombineerd worden om overzichten te maken. Zo kun je een overzicht maken van externe bonnen voor een project die definitief zijn. Of bijvoorbeeld een overzicht van alle leveranciers per project. Wanneer is het beschikbaar? Externe bon package is per direct beschikbaar in het Metacom Online platform, geïntegreerd met Metacom. Wat zijn de kosten? Om Metacom Online te gebruiken hoeft geen grote investering meer te worden gedaan: je betaalt eenmalig om van de Externe bon package gebruik te maken en verder wordt er alleen afgerekend op basis van gebruik en onderhoud. In het nieuwe licentiemodel staat precies gespecificeerd wat dit inhoudt. Hoe kan ik beginnen? Vraag meer informatie over Metacom Online aan je accountmanager. Kenmerken van Metacom Online Metacom Online is een platform. Dit houdt in dat niet alleen het IFA proces hierin kan plaatsvinden, maar ook andere bedrijfsprocessen. Deze kunnen worden gemodelleerd zonder zelf te hoeven programmeren. Andere kenmerken zijn: Metacom Online is volledig geïntegreerd met Metacom, waardoor je geen dubbel werk meer hebt. Het is een zeer flexibel systeem. Bedrijfsprocessen kunnen zelf worden gemodelleerd met verschillende bouwstenen. Het is cloud-based, waardoor je geen omkijken meer hebt naar de infrastructuur. Het werkt op alle gangbare browsers, tablets, en smartphones. Toegangsrechten voor documenten zijn op meerdere niveaus te regelen. Documenten kunnen worden gemaakt aan de hand van data uit andere documenten. Dit maakt het mogelijk om data te splitsen of samen te voegen. Integratie met externe systemen: door een open API kunnen andere systemen gekoppeld worden. VanMeijel whitepaper juli

6 Het einde van papier Enkele mogelijkheden van Metacom Online Externe bonnen digitaal verwerken Versnel de verwerking van externe bonnen en krijg een actuelere projectprognose op elk gewenst moment. Met Externe Bon ben je altijd en overal op de hoogte van de kosten op je project. Meerwerk Werkzaamheden die buiten het contract vallen? Registreer meerwerk eenvoudig met Metacom Online en voorkom langdurige trajecten. Door de eenvoudige vastlegging heb je altijd overzicht van het meerwerk. Werkopdrachten Maak een digitale werkopdracht zodat medewerkers zelf direct vanaf de werklocatie via een mobiel of tablet werkopdrachten bekijken en terug registreren. Urenregistratie Registreer manuren, materieel gebruik en het verbruik van materialen. Medewerkers registreren hun eigen uren en houden tijd over voor belangrijkere zaken. Uren worden gefiatteerd en afgehandeld door bijvoorbeeld de projectmanager of leidinggevende van de medewerker. Bouwplaats De package Bouwplaats is een tool om het bouwproces beter te kunnen beheren en aan te sturen. Met inzicht in de voortgang en de oorspronkelijke planning kan er snel geschakeld worden. Kwaliteitsformulieren Voor de opleverpunten en klachten van klanten kun je eenvoudig een formulier samenstellen. Je kunt precies achterhalen wat de status is en wie verantwoordelijk is voor het punt. Je hebt altijd inzicht in de geschiedenis en communicatie rondom een opleverpunt of klacht. En nog veel meer Met Metacom Online kun je zelf document- en werkstromen bouwen en aanpassen. Dit betekent dat de mogelijkheden eindeloos zijn. Bedenk dus zelf waar grote verbeteringen kunnen worden doorgevoerd en digitaliseer en automatiseer het proces! VanMeijel levert software en diensten voor project-, financieel-, logistiek- en servicemanagement, uitsluitend gericht op de bouw en aanverwante industriële dienstverlening. Oplossingen die resulteren in efficiëntere en kwalitatief betere processen. VanMeijel heeft het recht aanbiedingen en specificaties te wijzigen op ieder moment zonder aankondiging en is niet verantwoordelijk voor eventuele typografische of visuele fouten die kunnen voorkomen in dit document VanMeijel. Alle rechten voorbehouden. Duit 8, 8305 BB Emmeloord Van Meijel Automatisering