Checklist Veranderaanpak Inhoud en Proces

Transcriptie

1 list Veranderaanpak Inhud en Prces AdMva

2 list Veranderaanpak Inhud en Prces Clfn Sturen p Werkdrukbalans en Energie AdMva 2011 Erna van der Weerd, Ben van Hilst Sturen p Werkdrukbalans en Energie is een uitgave van de Stichting A+O VVT. De aanpak Sturen p Werkdrukbalans en Energie en bijbehrende instrumenten zijn ntwikkeld dr AdMva in pdracht van de Stichting A+O VVT, vr de arbcatalgus VVT Deze uitgave is te dwnladen van Onderdelen van Sturen p Werkdrukbalans en Energie mgen uitsluitend wrden gekpieerd vr gebruik binnen de branche VVT, nder vermelding van de brn: Ad- Mva (2011) Sturen p Werkdrukbalans en Energie Grip p inhud en prces bij het drveren van veranderingen Om gericht en p tijd te sturen p een aanvaardbare Werkdrukbalans in de eigen zrgrganisatie f afdeling is een welverwgen aanpak ndig. De inhud van maatregelen met een stevig fundament hebben vanuit nderzek en beleidskeuzes; de prcesaanpak met uitzicht geven p een succesvlle invering en een stevig draagvlak geven bij alle betrkkenen. De list Veranderaanpak Inhud en Prces biedt huvast bij het vrmgeven van veranderaanpak en het deelnemen aan verandertrajecten vr de verschillende gebruikersperspectieven. We nderscheiden vier grepen gebruikers, die u herkent aan deze vier plaatjes: Medewerkers Medezeggenschap Zrgrganisatie Leidinggevenden Visie p werkdrukbalans en energie Werkdruk is te zien als een disbalans tussen werk inzet van capaciteit persnlijke inzetbaarheid/belastbaarheid eisen en supprt vanuit de thuissituatie. Werkdruk kan te hg zijn (van de medewerkers wrdt teveel gevraagd), te laag zijn (capaciteiten van medewerkers wrden te weinig aangesprken) f in balans. Daarnaast zijn er energiebrnnen die klachten kunnen cmpenseren, maar óók het plezier in het werk kunnen vergrten en kansen vr een duurzame inzetbaarheid vergrten. Grte f kleine aanpak: u kiest Als zrgrganisatie f leidinggevende kunt u kunt kiezen vr een gerichte, actieve aanpak m te sturen p een gede werkdrukbalans maar k vr het reageren p prblemen. Bijvrbeeld het verhelpen van specifieke, kleinere prblemen f - bijvrbeeld - vr een krtlpende interventie p een gede inzet van energie p het werk. Kiest u vr een prjectpzet, dan kunt u huvast vinden in het stappenplan Van inventariseren naar sturen. U kunt bij een kleine aanpak delen uit dit stappenplan gebruiken. Alle instrumenten bij Sturen p Werkdrukbalans en Energie vindt u in het schema p de laatste bladzijde van de rutewijzer bij Sturen p Werkdrukbalans en Energie. U kunt daar de instrumenten via links pvragen en dwnladen. Met deze checklist lpt u als gebruiker de punten af die er te den bij het vrmgeven en drveren van een verandering rnd werkdruk. AdMva 2011 Sturen p Werkdrukbalans en Energie 2

3 list Veranderaanpak Inhud en Prces Wat kunt u met de list Veranderaanpak Inhud en Prces den? Gebruikersperspectieven Tepassing van de checklist Zrgrganisatie Brgen van de verbinding tussen resultaten van nderzek en vastgestelde beleidsbeheften met de beleidsaanpak Faciliteren van hulpmiddelen en mens- en geldmiddelen m verandering ged vr te bereiden en in te veren Vrzien in een haalbare delstelling, planning en evaluatie van het resultaat Leidinggevenden Vaststellen van effectieve veranderingen die steunen p een gede diagnse van nderliggende rzaken en beheften Creëren van draagvlak vr inhud en wijze van uitvering verandering p de afdeling / het team / de grep Vrzien in een gede (prjectmatige) prjectpzet en planning en evaluatie van het resultaat Medewerkers Zijn actief betrkken dr inbreng van beleving / ervaring en suggesties vr het stellen van een gede diagnse en het vaststellen van effectieve veranderingen Den suggesties vr cndities die ndig zijn m te veranderen (.a. hulpmiddelen, schling / instructie, vrmgeven werkprcessen enzvrts) Geven actief feedback (.a. in het werkverleg) ver het verlp en resultaat van veranderingen Medezeggenschap Brengen beleidssuggesties in en geven reflectie p beleidsplannen vr het sturen p de rganisatiespecifieke Werkdrukbalans Berdelen de aanwezige cndities m succesvl te sturen p de rganisatiespecifieke werkdrukbalans en het bevrderen van een pen klimaat m werkdruk bespreekbaar te maken en te huden Zijn alert p geluiden in de rganisatie en p uitkmsten van nderzeken die aanleiding geven tt verleg en bijsturing van beleid en praktijk rnd werkdruk AdMva 2011 Sturen p Werkdrukbalans en Energie 3

4 list Veranderaanpak Inhud en Prces Zrgrganisatie Te den: regelen f 1) Onderbuwing van de inhud van de verandering a) Steunt de verandering p een duidelijke diagnse van de nderliggende prblemen / rzaken en beheften nder medewerkers tt verandering? Denk aan inzichten uit peridiek nderzek en uit de mnitring van de ntwikkeling van de rganisatiespecifieke werkdrukbalans b) Is de gefrmuleerde delstelling realistisch en vldende cncreet gefrmuleerd? c) Is er vldende draagvlak binnen de rganisatie vr de begde verandering / delstelling? d) Kan de begde verandering / delstelling rekenen p instemming dan wel vldende draagvlak bij de medezeggenschap? e) Zijn er bijzndere mstandigheden (prjecten, prblemen) die van invled zijn p de delstelling en de aanpak? 2) Inrichten en faciliteren van het prces a) Is er een prjectplan, dat duidelijkheid geeft ver vlgrde en samenhang van activiteiten? b) Is er een haalbare tijdsplanning pgesteld? c) Zijn er vldende en vldende gekwalificeerde mensmiddelen beschikbaar gesteld? d) Vrziet het prjectplan in een peridieke infrmatie- en cmmunicatie ver de vrtgang? e) Vrziet het prjectplan in de situatie van drgeleiding en plssing van (verstijgende) prblemen rnd vrtgang en cndities? 3) Evalueren van het resultaat van de verandering a) Is er een duidelijke afspraak ver tijdstip en wijze van evaluatie van het resultaat van de verandering? AdMva 2011 Sturen p Werkdrukbalans en Energie 4

5 list Veranderaanpak Inhud en Prces Leidinggevenden Te den: regelen f 1) Vaststellen van effectieve veranderingen a) Is er vldende huvast dat de begde verandering k daadwerkelijk bijdraagt aan het plssen van de vastgestelde prblemen f invulling geeft aan de gesignaleerde beheften? b) Is de verandering afgestemd met het hger management? c) Is de verandering afgestemd met de HR afdeling? d) Kan de verandering rekenen p instemming dan wel vldende draagvlak bij de medezeggenschap? e) Zijn er bijzndere mstandigheden (prjecten, prblemen) die van invled zijn p de verandering en de aanpak? 2) Vldende draagvlak vr de verandering p de afdeling a) Kan de verandering rekening p vldende draagvlak nder de medewerkers? b) Zijn medewerkers actief betrkken bij het berdelen van veranderbeheften? c) Zijn medewerkers actief betrkken bij het selecteren van de verandermgelijkheden? 3) De invering van de verandering a) Is er een (prject)plan dat vrziet in een duidelijk tijdpad, uitveringswijze en mnitring van vrtgang en ndersteuning bij prblemen? b) Zijn er vldende tijdfaciliteiten en uren beschikbaar gesteld? c) Is er een duidelijke afspraak ver tijdstip en wijze van evaluatie van het resultaat van de verandering? AdMva 2011 Sturen p Werkdrukbalans en Energie 5

6 list Veranderaanpak Inhud en Prces Medewerkers Te den: regelen f 1) Inbreng van ervaringen / beleving en suggesties tt verbetering a) Zijn actief m werkdruk nderwerpen aan de rde te stellen, bijvrbeeld in het werkverleg b) Zijn actief met het den van suggesties m werkdruk prblemen / vragen uit te diepen. Bijvrbeeld met de inzet van hulpmiddelen c) Is de verandering afgestemd met de HR afdeling? d) Geven aan f een verandering p vldende draagvlak kan rekenen 2) Helpen m veranderingen te kunnen drveren a) Zijn actief met het aandragen van suggesties m de juiste cndities vr verandering te kunnen aanbrengen b) Zijn bereid m mee te werken aan schling / instructie f wijziging van werkprcessen m veranderingen met succes te kunnen drveren c) Wijzen p bijzndere mstandigheden (prjecten, prblemen, nvldende cndities) die een verandering in de weg staan 3) Feedback p veranderingen a) Zijn bereid m feedback te geven p veranderingen, bijvrbeeld bij een (tussentijdse) evaluatie b) Zijn actief met het den van suggesties m de verandering / het veranderprces in de gede richting bij te sturen AdMva 2011 Sturen p Werkdrukbalans en Energie 6

7 list Veranderaanpak Inhud en Prces Medezeggenschap Te den: regelen f 1) Richting van het beleid a) Schenkt de zrgrganisatie vldende aandacht aan het beleid en sturing vr een geznde werkdrukbalans? b) Hudt de zrgrganisatie rekening met beleidssuggesties / beleidsimpulsen vanuit de medezeggenschap? c) Maakt de zrgrganisatie ged gebruik van peridieke nderzeksinfrmatie? d) Kan de verandering rekenen p instemming dan wel vldende draagvlak bij de medezeggenschap? 2) Vldende cndities a) Hudt de zrgrganisatie rekening met de frmele regels rnd Arb en de WOR? b) Organiseert de zrgrganisatie vldende deskundigheid en tijdfaciliteiten vr het sturen p de Werkdrukbalans? c) Organiseert de zrgrganisatie een stuurcyclus vr het vlgen, evalueren en bijsturen p de rganisatiespecifieke Werkdrukbalans? 3) Signalen uit de rganisatie a) Vrziet de zrgrganisatie in een pen klimaat rnd het thema Werkdruk(beleving)? b) Kunnen (grepen) medewerkers vrij uit initiatieven nemen m werkdruk aan de rde te stellen en suggesties te den vr het uitdiepen van werkdrukbeleving? Bijvrbeeld met de inzet van hulpmiddelen? c) Staat de zrgrganisatie pen vr signalen uit de rganisatie, die duiden p werkdrukprblemen? AdMva 2011 Sturen p Werkdrukbalans en Energie 7