Communicatieplan CO 2 -Prestatieladder Conform niveau 5 op de CO2-Prestatieladder 3.0

Transcriptie

1 Communicatieplan CO 2 -Prestatieladder Conform niveau 5 op de CO2-Prestatieladder 3.0 HOCHTIEF Nederland Oktober 2018

2 Versie: 0.1 (update door B.A. Koggel) Oktober 2018 Geen update 1

3 Inhoud 1. Inleiding Strategie Communicatiedoelstellingen Doelgroepen Stakeholderanalyse Toelichting stakeholder groepen De communicatiemiddelen Stuurcyclus projectorganisatie CO2 Prestatieladder Projectrollen en -verantwoordelijkheden

4 1. Inleiding Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop HOCHTIEF Infrastructure GmbH Nederland (kort: HOCHTIEF Nederland haar ambities en maatregelen op het gebied van CO 2-reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Uitgangspunt daarbij is de CO 2-footprint van HOCHTIEF Nederland. De communicatie over dit onderwerp zal structureel zijn. Aanleiding voor dit plan is de wens van de directie van HOCHTIEF Nederland voor het behouden van het CO 2-Bewust certificaat niveau 5 op de CO 2-Prestatieladder. Deze certificering heeft plaatsgevonden op 21 december Sinds december 2015 is HOCHTIEF Nederland bezig met de uitvoering en handhaving van het communicatieplan december 2015 en de bijbehorende onderliggende documenten. Hierbij is gewerkt volgens de normen van het nieuwe handboek van het SKAO -handboek 3.0. De eindverantwoordelijke voor de communicatie omtrent CO 2 is de directie van HOCHTIEF Nederland. De directie maakt het beleid, formuleert de doelstellingen en beslist over de te nemen maatregelen. Er is een werkgroep opgesteld die o.a. de taken vervult omtrent de communicatie en publicatie van het CO 2 beleid. 2. Strategie Het CO 2-communicatieplan beschrijft het belang van CO 2-management voor HOCHTIEF Nederland. Zowel intern als extern geeft het communicatieplan inzicht in het CO 2-beleid en de prestaties. Allereerst moet de noodzaak van CO 2-reductie aan alle werknemers toegelicht worden. Daarnaast moet de communicatie van kennis bijdragen aan een positieve grondhouding ten opzichte van CO 2 reductie, resulterend in een gedragsverandering binnen het bedrijf. De werkgroep heeft als taak om aan de hand van de inhoudelijke input te bepalen welke communicatiemiddelen moeten worden ingezet om informatie zo effectief mogelijk met de verschillende doelgroepen te communiceren. Deze verschillende doelgroepen worden op pagina 3 van dit Communicatieplan beschreven. Daarnaast is de werkgroep ook verantwoordelijk voor de daadwerkelijke uitvoering van het plan. 3. Communicatiedoelstellingen In dit hoofdstuk worden de algemene communicatiedoelstellingen m.b.t. CO 2 beschreven. Naast het omschrijven van de doelen van onze organisatie wordt ook beschreven hoe en wanneer we dat willen bereiken. Hierbij is er onderscheid gemaakt tussen interne en externe doelstellingen en daarnaast de vereiste doelstellingen voor het behalen en behouden van de certificering. Voor certificering op de CO 2-prestatieladder (niveau 5) en het behoud van de certificering moet de structurele interne en externe communicatie minimaal het volgende omvatten: het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van ons bedrijf, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf. 3

5 In het algemeen moet de CO 2-communicatie bijdragen aan bewustwording (kennis), veranderingsbereidheid (houding) en vermindering van de CO 2 uitstoot (gedrag). Daarnaast moet het zorgen voor inzicht in alle stakeholders en derden. Voor de interne doelgroepen moet duidelijk zijn: - wat de ambities zijn; - het belang en de noodzaak van de CO 2 reductiemaatregelen en ambities; - dat alle aangekondigde reductiemaatregelen niet vrijblijvend zijn, maar dat er altijd een inspanningsverplichting geldt voor de medewerkers die dit betreft. M.b.t. zowel de interne als de externe doelgroepen communiceert HOCHTIEF Nederland halflijks over: - het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf; - het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf; - de behaalde besparingen in CO 2-uitstoot; - de mogelijkheden voor individuele bijdrage(n) door medewerkers. 4

6 4. Doelgroepen 4.1. Stakeholderanalyse In onderstaand schema staan partijen die in enige mate belang hebben bij het CO 2-beleid van HOCHTIEF Nederland. Het schema is verdeeld in kwadranten naar belang en invloed. De communicatieaanpak kan per kwadrant verschillen. Deze wordt in de volgende paragrafen beschreven Toelichting stakeholder groepen Groep A: veel invloed, veel belang Dit is de belangrijkste groep van belanghebbenden gezien de groep veel invloed en veel belang heeft bij het beleid dat wordt gevoerd. Groep A dient geïnformeerd, geraadpleegd en betrokken te worden waar nodig en mogelijk. - Klanten hebben veel belang bij de CO 2 reductie-ambitie aangezien deze ambitie ook kan worden uitgestraald naar de projecten van de klanten. De invloed van deze partijen op het 5

7 CO 2-beleid van HOCHTIEF Nederland is ook hoog aangezien klanten eisen kunnen stellen via de uitvragen en contracten; - De Directie heeft veel invloed omdat zij beleidsbepalend en richtinggevend is. De Directie heeft bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor de capaciteit en inzet van de medewerkers voor het behalen en behouden van het certificaat. Daarnaast moet de directie goedkeuring verlenen voor ingediende CO 2-reductievoorstellenvan afkomstig van de werkgroep; - De medewerkers behoren ook tot de meest invloedrijke en belanghebbende groep stakeholders aangezien ze directe en indirecte invloed hebben op de CO 2-emissies. Daarnaast hebben het CO 2-beleid en de bijbehorende maatregelen directe invloed op de dagelijkse werkomgeving van de werknemers. Daarnaast hebben zij veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren en daarmee direct de effectiviteit van de maatregelen bepalen. Groep B: veel invloed, weinig belang De belanghebbenden in deze groep hebben veel invloed op het CO 2-beleid van HOCHTIEF en moeten daarom tevreden gehouden worden. Het behouden van een goede relatie met de partijen uit deze groep zorgt ervoor dat zij hun invloed in positieve zin aanwenden. - Stichting Klimaatvriendelijke Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het CO 2-beleid van de organisatie aangezien deze stichting eigenaar is van de CO 2- Prestatieladder. Door wijzigingen door te voeren in het handboek hebben zij direct invloed op ons CO 2-beleid en certificeringsproces. Groep C: veel belang, weinig invloed De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen is de grootste groep. Omdat de groep niet veel invloed heeft, zal deze niet geraadpleegd worden bij het nemen van beslissingen. Echter zullen de belangen van deze groep wel in overweging worden genomen. Bij minder belangrijke beslissingen kunnen zij wel geraadpleegd worden om goodwill te behouden. Zij zullen in elk geval goed geïnformeerd moeten blijven. - Concurrenten zijn geïnteresseerd in de mate waarop HOCHTIEF Nederland scoort op de CO 2-Prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of nadeel opleveren. - Leveranciers en onderaannemers zijn betrokken bij het energiebeleid omdat dit in kan houden dat een groot deel van deze groep ook hun CO 2-footprint moet gaan aanleveren. Zo zal dit als eis in onze inkoopvoorwaarden komen te staan. Dit betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. Onder leveranciers verstaat HOCHTIEF Nederland iedere partij die een factuur stuurt. - Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid, en dat er ambitie is om de CO 2-Prestatieladder te behalen, omdat dat voor deze bedrijven opdrachten oplevert. - Overheden die niet tot onze klanten behoren hebben er veel belang bij dat bedrijven meewerken aan verbetering van de leefomgeving en het milieu. Deze partijen hebben vaak zelf CO 2-reductiedoelstellingen en daarom hebben zij er belang bij dat partijen in de omgeving bijdragen om deze te behalen. Echter hebben overheden weinig invloed op het beleid van HOCHTIEF Nederland zolang zij niet tot de klanten behoren en bepaalde eisen stellen. Wel kan de desbetreffende gemeente waar het kantoor gevestigd is eisen stellen op het gebied van CO 2-beleid. Dit kan direct invloed hebben op het CO 2-beleid. In een dergelijk geval wordt deze groep naar positie A verplaatst. 6

8 Groep D: weinig belang, weinig invloed Deze groep heeft weinig invloed op en weinig belang bij het CO 2-beleid van HOCHTIEF Nederland. Deze groep heeft de minste aandacht nodig. Wel kan deze groep geïnformeerd blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. - Voor niet-overheids organisaties en kennisinstituten geldt dat deze meer geïnteresseerd zijn in algemene trends of uitzonderlijke innovaties in plaats van het algemene CO 2-beleid; - Geïnteresseerden in HOCHTIEF Nederland, zijn bijvoorbeeld website,- of beursbezoekers, die niet behoren tot één van de eerder genoemde stakeholders. Deze vinden het misschien interessant om eens op de website te lezen over het CO 2-beleid maar hebben verder geen belang bij of invloed op dit beleid. Intern De belangrijkste interne belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep voor de interne communicatie, dit zijn: - Directie HOCHTIEF Nederland; - Directie HOCHTIEF Infrastructure GmbH; - Medewerkers HOCHTIEF Nederland Extern De belangrijkste externe belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep voor de externe communicatie, dit zijn: - Klanten - (Eventuele) Onderaannemers - Leveranciers - Concurrenten - Certificerende instellingen - Overheden - Kennisinstituten - Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen SKAO 7

9 4.3. De communicatiemiddelen De doelgroepen worden benaderd door middel van verschillende communicatiemiddelen. Doelgroepen kunnen informatie verkrijgen door middel van verschillende middelen, en sommige middelen kunnen meerdere doelgroepen bereiken. Onderstaand schema geeft aan welke communicatiemiddelen er gebruikt worden, welke doelgroep deze zullen bereiken en hoe vaak er een bericht geplaatst zal worden dat te maken heeft met de CO 2-Prestatieladder. Voor de CO 2- communicatie wordt gebruik gemaakt van onderstaande communicatiemiddelen. Intern Doelgroep Frequentie Verantwoordelijke Personeelsbijeenkomsten (Infratotaal, Summer event) Alle medewerkers en directie van HOCHTIEF Nederland Minimaal 1 keer per Projectgroep Nieuwsbrieven Alle medewerkers en directie Minimaal 2 keer per Secretariaat en Weekly stand van HOCHTIEF Nederland Alle medewerkers en directie van HOCHTIEF Nederland Wanneer er relevante en nieuwe informatie beschikbaar is Directieoverleg Directie Minimaal 4 keer per Directiebeoordeling Directie HOCHTIEF NL Minimaal 1 keer per CO 2- Prestatieladder werkgroep Projectgroep Directie Directie Extern Doelgroep Frequentie Verantwoordelijke Internetsite Alle internetbezoekers Elk Directie Internetsite Alle internetbezoekers Bij nieuws; ad hoc Directie 8

10 5. Stuurcyclus projectorganisatie CO2 Prestatieladder 5.1. Projectrollen en -verantwoordelijkheden Indien in dit plan wordt gesproken over project(en) wordt hiermee niet de projecten in de zin van realisatie bedoeld, maar projecten i.r.t. CO 2. De projectgroep is in dit verband de projectgroep CO 2- Prestatieladder. Hieronder wordt meer uitgelegd over de taken en verantwoordelijkheden van de stuurgroep, werkgroep en projectgroep. De stuurgroep is verantwoordelijk voor: - Projectdoelstelling en randvoorwaarden; - Beoordelen van opgeleverde producten; - De algemene bedrijfsbelangen; - Aansturen werkgroep De werkgroep is verantwoordelijk voor: - Plannen en zekerstellen van projectbeheersing; - Aansturen en/of uitvoeren van de totstandkoming van de plannen; - Opstellen van managementproducten; - Afstemmen met stuurgroep over producten Nederland Projectgroep: Stuurgroep*: Werkgroep**: Stuurgroep en werkgroep (met ondersteuning van externe deskundigheid) Directie HOCHTIEF Nederland Sustainability en Environment Officer, KAM Manager en Health and Safety Officer / Preventie Medewerker, deze kunnen direct invloed uitoefenen op het primaire proces. * De stuurgroep heeft de hoogste leiding over het project terwijl de stuurgroepleden zich niet met de dagelijkse werkzaamheden voor het project bezighouden. Aan de stuurgroep wordt gerapporteerd over de voortgang van het project terwijl de stuurgroep de voorwaarden schept in tijd en geld om deze voortgang te realiseren. De werkgroep is verantwoordelijk voor de rapportage aan de stuurgroep en het voorbereiden van beslissingen. ** De werkgroep werkt in opdracht van de stuurgroep zaken uit en heeft een adviserende rol naar de stuurgroep. Tevens bewaakt de werkgroep de planning, zoals omschreven in het communicatieplan. Projectgroep : Allen Stuurgroep Werkgroep : Dirk Osthus, Joep van Huijstee : Bas Koggel (Sustainability en Environment Officer), Kenzo Oijevaar (KAM Manager), Arjan Keppel (Health and Safety officer) 9

11 Input Activiteit Output Verantwoordelijke Planning CO2- Prestatieladder handboek 3.0 Bepalen scope Scope Directie: de directie bepaalt in samenwerking met de duurzaamheidsmanager en de werkgroep de scope van de organisatie 1 maal per - Transactie overzicht brandstof - Waarden elektriciteitsmeter - Contact pand beheerder voor warmtegegev ens (GJ) - Overzicht werknemers - Inkoopfacturen - Declaraties Opstellen en actueel houden emissie inventaris Emissie inventaris De werkgroep verzamelt de gegevens over de verbruiken binnen scope 1, 2 en 3. Zij baseren dit op de input. De verbruiken worden verwerkt in het onlinesysteem van CO2-management, waarna dit automatisch wordt omgerekend naar CO2-uitstoot per scope. De emissie inventaris zal halflijks worden bijgewerkt met actuele gegevens. 1 maal per. Indien gewenst (bv. voor nieuwsbrief) vaker. Emissie inventaris uit CO2- management app Vaststellen CO2- reductiedoelstellingen en maatregelen Communicatie omtrent beleid - CO2-beleid - CO2-emissie inventaris - CO2- reductiedoelstelling - CO2- reductiemaatregelen CO2- CO2- reductiedoelstelling CO2- reductiemaatregelen Website Nieuwsbrief Twee-wekelijks teamoverleg Personeelsbijeenk omsten Projectgroep: Op basis van de CO2-emissie inventaris bepaald de projectgroep voor de meest materiele emissies de reductiedoelstelling. De doelstelling zullen gekwantificeerd worden en er zal een tijdspad aangegeven worden waarbinnen de doelstellingen gerealiseerd moeten zijn. Op basis van de doelstellingen zal de werkgroep de maatregelen uitwerken die nodig zijn om de doelstellingen te behalen. De werkgroep zal de interne belanghebbenden informeren over het CO2- beleid. De directie zal de externe belanghebbenden informeren. 2 maal per Minimaal 2 maal per - Voortgangsrap portage incl. bijlagen Verzamelen CO2- prestatie informatie ten behoeve van directiebeoordeling (conform P5- Directiebeoordeling) Analyse CO2- prestaties in Directiebeoordeling Sustainability en Environment Officer; eenmaal per zal de Sustainability en Environment Officer een review uitvoeren op de CO2-reductiemaatregelen en de CO2- prestaties. Hij verzamelt alle informatie die relevant is voor het beoordelen van de prestaties en de voortgang van de reductiemaatregelen. Het gaat daarbij in ieder geval om de volgende informatie: CO2-Footprint; CO2-reductie doelstellingen CO2-reductie maatregelen Handboek CO2-prestatieladder Resultaten interne audits 1 maal per 10

12 Directiebeoordeling Directiebeoordeling Uitvoeren directiebeoordeling (conform P5- Directiebeoordelin g) Borgen besluitvorming directie beoordeling Directiebeoordeling Directiebeoordeling De directiebeoordeling van de CO2- prestaties wordt uitgevoerd conform P5- Directiebeoordeling. Input hiervoor is de door de werkgroep opgestelde directiebeoordelingspresentatie. Deze is opgesteld middels de voortgangsrapportage (incl. bijlagen). Tijdens de directiebeoordeling wordt gekeken naar de volgende zaken: Actuele emissie inventaris (CO2- Footprint); Voortgang van de CO2- reductiedoelstellingen Voortgang van de CO2- reductiemaatregelen Branche en/of sectorinitiatieven Actieve en passieve deelnames Het functioneren van het CO2- reductiesysteem Eventueel worden de doelstellingen bijgesteld of worden nieuwe en/of aanvullende reductie maatregelen bepaald en geborgd conform P5- Directiebeoordeling en P4-Verbeter Management. De directie communiceert de resultaten van de directiebeoordeling met interne en externe belanghebbenden. 1 maal per 1 maal per (conform P5- Directiebeoordelin g) 11