Rapport. CO2-prestatieladder communicatieplan projectnaam Communicatieplan 2014 referentie AKA/003

Transcriptie

1 Rapport Aveco de Bondt CO2-prestatieladder communicatieplan 2014 bezoekadres postbus postcode telefoon telefax internet Reggesingel AE Rijssen (0) (0) rijssen@avecodebondt.nl projectnaam Communicatieplan 2014 referentie AKA/003 opdrachtgever Aveco de Bondt vestiging Rijssen postadres Reggesingel 2, 7461 BA RIJSSEN contactpersoon T.a.v. ir E.P.W. Koenis status definitief versie 01 aantal pagina's 10 datum 20 januari 2014 auteur A. paraaf gecontroleerd datum 20 januari 2014 referentie AKA/002 pagina 1 van 10

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING 3 2 COMMUNICATIE DOELSTELLINGEN 4 3 DOELGROEPEN stakeholdersanalyse 5 4 COMMUNICATIEMIDDELEN communicatie-uitingen 7 5 PLANNING Fase 1: communicatie voor certificering Fase 2: structurele communicatie na certificering 9 6 OVERIGE ZAKEN 10 datum 20 januari 2014 referentie AKA/002 pagina 2 van 10

3 1 INLEIDING Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop Aveco de Bondt haar ambities en maatregelen op het gebied van CO 2 -reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Uitgangspunt daarbij is de carbon footprint van Aveco de Bondt. De communicatie is niet eenmalig, maar structureel van aard. Er wordt onderscheid gemaakt tussen fase 1 en fase 2, waarbij fase 1 de periode betreft tot certificering en fase 2 de periode na certificering. De CO 2 -communicatie zal het belang van CO 2 -management voor Aveco de Bondt beschrijven. Zowel intern als extern moet de communicatie inzicht geven in het CO 2 -beleid en de prestaties. Daarbij moet de noodzaak van CO 2 -reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennis). Bij de interne doelgroepen moet de communicatie daarnaast ook resulteren in een gedragsverandering. Het is belangrijk om duidelijk en regelmatig te communiceren. De kwaliteitscoördinator draagt zorg voor het periodiek vaststellen van veranderingen binnen de footprint van Aveco de Bondt en de effectiviteit van ingevoerde reductiemaatregelen. Het is zijn taak om deze verkregen inhoudelijke input te vertalen in toegankelijke teksten en illustraties. Dit zal vervolgens door de PR-manager, in overleg met de kwaliteitscoördinator, zowel intern als extern worden gepubliceerd. datum 20 januari 2014 referentie AKA/002 pagina 3 van 10

4 2 COMMUNICATIE DOELSTELLINGEN Algemeen: De CO 2 -communicatie moet bijdragen tot bewustwording (kennis), veranderingsbereidheid (houding) en vermindering (gedrag). Daarnaast moet de communicatie ervoor zorgen dat de stakeholders en derden inzicht hebben in onze CO 2 -prestaties. Bij de interne doelgroepen moet duidelijk zijn: Wat de ambities inhouden. Dat er sprake is van belangrijke, noodzakelijke ambities en reductiemaatregelen. Dat alle aangekondigde reductiemaatregelen niet vrijblijvend zijn, maar dat er altijd een inspanningsverplichting geldt voor de medewerkers die dit betreft. Na het behalen van het CO 2 -bewust certificaat zal Aveco de Bondt eens per half jaar intern en extern communiceren over (minimaal): het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf; het huidig energiegebruik en de trends binnen het bedrijf; de behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot; de mogelijkheden voor individuele bijdrage(n) door medewerkers. Ze kunnen hun bijdrage mailen naar mvo@avecodebondt.nl datum 20 januari 2014 referentie AKA/002 pagina 4 van 10

5 3 DOELGROEPEN B. Veel invloed, weinig belang SKAO A. Veel invloed, veel belang Medewerkers eigen bedrijf Opdrachtgevers Rijkswaterstaat Samenwerkingspartners Moeder Holding, Koninklijke Volker WesselsStevin nv Prorail invloed D. Weinig invloed, weinig belang Overheden (bestuursorgaan) NGO s Media C. Weinig invloed, veel belang Concurrenten Leveranciers Certificerende instellingen belang 3.1 STAKEHOLDERSANALYSE Groep A Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij dienen op de hoogte te worden gehouden en zullen daar waar nodig geraadpleegd worden. De medewerkers behoren ook tot de belangrijkste groep stakeholders aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren, en met ideeën van de werkvloer dienen te komen. Rijkswaterstaat behoort ook tot de A-groep aangezien deze erg veel invloed heeft op de vorm en regels van de CO 2 prestatieladder. Het belang van Rijkswaterstaat is ook groot, want het doel van de CO 2 ladder is dat aannemers daar aan mee gaan doen zodat Rijkswaterstaat duurzamer kan inkopen. Opdrachtgevers hebben veel belang bij de CO 2 reductie ambitie, aangezien een hoge ambitie ook kan uitstralen naar deze opdrachtgevers. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. Bijvoorbeeld Rijkswaterstaat. datum 20 januari 2014 referentie AKA/002 pagina 5 van 10

6 Groep B In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig belang en zullen daarom tevreden gehouden moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. In dit geval zijn er echter geen stakeholders in deze groep te benoemen. Groep C De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben zullen deze niet geraadpleegd te hoeven worden bij het maken van beslissingen, maar ze zullen wel in overweging worden gehouden. Bij minder belangrijke beslissingen kunnen zij wel geraadpleegd worden om goodwill te behouden. Zij zullen in elk geval goed geïnformeerd moeten blijven. Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid, en dat er ambitie is om op de CO 2 -prestatieladder te scoren. Dat betekent namelijk werk voor hen. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop Aveco de Bondt scoort op de CO 2 -prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of nadeel opleveren. Leveranciers zijn betrokken in het energiebeleid, omdat deze in kan houden dat een groot deel van de leveranciers ook de footprint moet aanleveren. Dit zal ook in de inkoopvoorwaarden komen te staan. Dit betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. De meeste vaste leveranciers zijn echter goed gestemd over de reductie van CO 2 -uitstoot en willen er graag aan meewerken. Samenwerkingspartners zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop Aveco de Bondt scoort op de CO 2 -prestatieladder. Zij hebben op het moment wanneer we samen aanbieden ook voordeel bij de certificering. Voorbeelden hiervan zijn Wagemaker en Cauberg Huygen. Groep D Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Wel kan deze groep geïnformeerd kunnen blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. De overheden in wiens invloedssfeer Aveco de Bondt ligt zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op duurzaamheidsgebied, maar ze zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van Aveco de Bondt op de CO 2 prestatieladder. Overheden waar Aveco de Bondt mee te maken heeft zijn lokale gemeentes en provincies. Voor non-gouvernementele organisaties geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties. datum 20 januari 2014 referentie AKA/002 pagina 6 van 10

7 4 COMMUNICATIEMIDDELEN Voor de communicatie kan gebruik worden gemaakt van onderstaande beschikbare communicatiemiddelen. Intern Doelgroep Beschikbaarheid Frequentie Intranet Medewerkers Ja Doorlopend ABC-Nieuws Medewerkers Ja Elk kwartaal MT-vergadering Managementteam Ja Elk kwartaal Afdelingsoverleg Medewerkers Ja Elk kwartaal Extern Doelgroep Beschikbaarheid Frequentie Website Iedereen Ja Doorlopend Mailingkaarten Klanten Ja Op aanvraag Linked-in Iedereen Nee Doorlopend 4.1 COMMUNICATIE-UITINGEN Aveco de Bondt heeft verschillende manieren om te communiceren, hieronder volgt een reeks met daarbij een korte beschrijving. 1. Intranet: Aveco de Bondt heeft in de vorm van Profitweb een intranet wat gericht is op interne communicatie, het is hier mogelijk om mededelingen te doen, voortgangsrapportages te publiceren en procedures vast te leggen. 2. Het ABC-nieuws: Een interne krant die viermaal in het jaar wordt uitgebracht en naar alle werknemers van Aveco de Bondt wordt verstuurd. Hier kunnen mededelingen en voortgangsrapportages worden gepubliceerd. 3. Website: De website van Aveco de Bondt is met name bedoeld voor communicatie naar externe partijen. 4. Mailingkaarten: Mailingkaarten bestaan uit korte nieuwsbrieven die per post naar externe partijen worden gestuurd. 5. Linked-in: Er kan een linked-in groep worden gemaakt die intern gericht is (door een gesloten community) en extern (door een open community). In groepen kunnen open discussies worden gestimuleerd. datum 20 januari 2014 referentie AKA/002 pagina 7 van 10

8 5 PLANNING Om te zorgen dat alle communicatie op tijd en volgens afspraak wordt uitgevoerd is een planning voor de fases 1 en 2 opgesteld. Intern 1a/b en Extern 1 vormen gezamenlijk het eerste communicatiemoment en intern 2a/b en Extern 2 vormen gezamenlijk het tweede communicatiemoment. Na certificering zal communicatie structureel plaatsvinden volgens de planning in fase FASE 1: COMMUNICATIE VOOR CERTIFICERING Doelgroep Boodschap Middel Wanneer Persoon Intern 1a Uitleg start project, belang Aveco de Bondt + kwalitatieve doelstellingen Website / mail Januari 2012 Intern 1b medewerkers Uitleg start project, belang Aveco de Bondt + kwalitatieve doelstellingen ABC Nieuws Maart 2012 Intern 2a Specifieke reductiemaatregelen + input medewerkers ABC Nieuws Maart 2012 Intern 2b Specifieke reductiemaatregelen + input medewerkers ABC Nieuws Maart 2012 Extern 1 Extern 2 Stakeholders Footprint reductiemaatregelen 2011 Footprint specifieke reductiemaatregelen Website Januari 2012 Website Maart 2012 datum 20 januari 2014 referentie AKA/002 pagina 8 van 10

9 5.2 FASE 2: STRUCTURELE COMMUNICATIE NA CERTIFICERING doelgroep boodschap middel Wanneer Inhoud Publicatie Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen Intranet, ABC Nieuws of nieuwsbrief Intern Medewerkers Het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf Intranet, ABC Nieuws of nieuwsbrief De behaalde besparingen in CO2- uitstoot Intranet, ABC Nieuws of nieuwsbrief Individuele bijdragen van medewerkers Intranet, ABC Nieuws of nieuwsbrief Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen Website Het huidige Extern Stakeholders energiegebruik en trends binnen het bedrijf Website De behaalde besparingen in CO2- uitstoot Website datum 20 januari 2014 referentie AKA/002 pagina 9 van 10

10 6 OVERIGE ZAKEN Organiseren Er is een tijdelijke werkgroep ingesteld die moet zorgen dat alle CO 2 -data inzichtelijk wordt gemaakt, zodat de directie het CO 2 -reductiebeleid kan vaststellen en hierop kan sturen. In fase 2 is dit proces binnen de organisatie verankerd. De kwaliteitscoördinator zorgt voor de implementatie van dit proces. Budget Met name de Energiemanager en de PR-manager zijn belast met de CO 2 -communicatie. Zij werken tegen een gemiddeld intern tarief van 60 euro per uur. Het opstellen van het communicatieplan (20 uren) het uitvoeren van de interne communicatie (2x 8 uren) en het uitvoeren van de externe communicatie (2x 8 uren) neemt daarmee in totaal 52 uur per jaar in beslag. Dit komt bij een intern tarief neer op 3120 euro aan manuren. Daarnaast worden de gezamenlijke kosten voor het drukwerk geschat op 2500 euro op jaarbasis. Het totale budget voor CO 2 -communicatie komt daarmee op 5620 euro per jaar. Evalueren en bijsturen Het is belangrijk om regelmatig te controleren of alle communicatie heeft plaatsgevonden en te toetsen of deze goed is overgekomen. Indien nodig kunnen zaken na deze evaluatiemomenten worden aangepast. Of de externe communicatie goed is overgekomen wordt steekproefsgewijs getoetst door de kwaliteitscoördinator. Hij zal dit terugkoppelen aan de energiemanager en de PR-manager. datum 20 januari 2014 referentie AKA/002 pagina 10 van 10