WebHare Professional en Enterprise

Transcriptie

1 WebHare Professional en Enterprise Publicatie module Site inrichting handleiding Datum 19 november 2002 Aantal pagina s: 31 Versie: 2.01 Doelgroep Sysops Gebruikers met site aanmaak rechten Gebruikers met site eigenaar rechten

2 Inhoudsopgave Inleiding Vooraf Site beheer rechten Algemene informatie Rechten op gehele sites Rechten op mappen Rechten op bestanden Site aanmaak rechten Algemene informatie Geef een gebruiker site aanmaak rechten Verwijder een gebruiker met site aanmaak rechten Sites aanmaken, bewerken en verwijderen Algemene informatie De repository site Voeg een nieuwe site toe Bewerk of verwijder een site Site gebruikers beheer Algemene informatie Wijs een gebruiker toe aan een site Bewerk of verwijder een toegewezen gebruiker Site groepen beheer Algemene informatie Voeg een groep toe aan een site Wijs gebruikers aan een groep toe Bewerk of verwijder een groep Site bestanden beheer Algemene informatie Wijs bestanden toe aan een site Stel het standaard index bestand voor de site in Stel rechten in op mappen Algemene informatie Geef een groep rechten in een map Maak een map niet publiek toegankelijk Additionele informatie Site inrichting handleiding - Inhoudsopgave

3 Inleiding WebHare's Publicatie module biedt een krachtige informatiebeheer omgeving ('Content management'), opgebouwd uit sites. Een WebHare site representeert een omgeving waarin met behulp van mappen en bestanden informatie geplaatst wordt, die gepubliceerd kan worden naar Internet, extranet of intranet sites. Voor iedere site kan gedefinieerd worden welke gebruikers de site mogen beheren, en exact welke rechten deze gebruikers hebben in het beheer van de site. In deze handleiding wordt kort verduidelijkt hoe u WebHare sites kunt aanmaken, hoe u gebruikers en gebruikersgroepen kunt definiëren en hoe u de rechten van gebruikers in het beheren van mappen en bestanden in de WebHare sites kunt instellen. In deze handleiding wordt niet verduidelijkt hoe u mappen, en bestanden kunt beheren. Zie de Content beheer handleiding voor meer informatie over het beheren van mappen en bestanden in een site. Deze handleiding is alleen bedoeld voor WebHare gebruikers met sitebeheer rechten, en kan niet gebruikt worden door enige andere gebruiker. De in de handleiding opgenomen schermafbeeldingen gaan uit van de volgende gebruikerspecifieke instellingen: Nederlandse taal Standaard skin Login met Sysop rechten Geavanceerde interface opties! Omdat de in deze handleiding opgenomen schermafbeeldingen en beschreven opties gebaseerd zijn op een gebruiker met Sysop rechten, zullen enkele van de opties niet, of niet exact hetzelfde, beschikbaar zijn voor gebruikers met andere rechten. In deze gevallen zullen de verschillen voor de relevante opties aangegeven worden. Site inrichting handleiding - Inleiding 1

4 1 Vooraf In dit hoofdstuk zal kort verduidelijkt worden hoe u de Publicatie module kunt bereiken. Nadat u bent ingelogd komt u terecht op uw persoonlijke WebHare startpagina. Klik op Publiceren. U bevindt zich nu in de Publicatie module, in het Site overzicht scherm. Dit scherm biedt een overzicht van alle reeds geconfigureerde WebHare sites. Daarnaast biedt het scherm toegang tot de site configuratie opties, door middel van de volgende knoppen in de knoppenbalk, en pictogrammen achter de site namen: Klik op Nieuw om een nieuwe site aan te maken (alleen beschikbaar voor gebruikers met site aanmaak rechten). Hoofdstuk 3 van deze handleiding biedt uitgebreide informatie over de benodigde rechten, en hoofdstuk 4 gaat dieper in op de wijze waarop u nieuwe sites kunt aanmaken.. Klik op Rechten om gebruikers het recht te geven om nieuwe sites aan te maken (alleen beschikbaar voor sysops). Zie hoofdstuk 3 voor meer informatie. Klik op het Gebruikers, Groepen en Bestanden pictogram achter de naam van een site om gebruikers, groepen en bestanden toe te wijzen aan een site. Hoofdstukken 5, 6 en 7 bieden meer informatie bij deze opties. Site inrichting handleiding - Vooraf 2

5 2 Site beheer rechten 2.1 Algemene informatie De WebHare Publicatie module biedt uitgebreide mogelijkheden tot het instellen van gebruikersrechten. U kunt hierbij denken aan het recht om sites aan te maken, groepen en gebruikers aan sites toe te wijzen, of bestanden in mappen te plaatsen. In de volgende paragrafen worden de concepten die ten grondslag liggen aan het rechtensysteem in WebHare sites verduidelijkt.! Het recht om mappen en bestanden over te dragen aan andere gebruikers is alleen voorbehouden aan sysops en krachtige gebruikers (zie de Gebruikers- en Unit beheer handleiding). Algemeen geldt dat een gebruiker die de inhoud (de content) van een bestand aanpast door bijvoorbeeld het bestand te vervangen of de broncode van het bestand online te bewerken, automatisch eigenaar van het bestand wordt. 2.2 Rechten op gehele sites Voor het beheren van sites zijn de volgende rechten gedefinieerd in WebHare. Site aanmaak rechten Het mogen definiëren van nieuwe sites is een speciaal recht, dat normaliter alleen sysops hebben. Sysops kunnen er echter voor kiezen aan krachtige- of standaard gebruikers ook dit recht toe te kennen. Zie hoofdstuk 3 van deze handleiding voor meer informatie. Site eigenaar Een gebruiker is site eigenaar als hij: óf lid is van een groep met site eigenaar rechten óf eigenaar is van de basismap van de site Een site eigenaar heeft de volgende rechten in de site waar hij eigenaar van is: Het recht om alle bestanden en mappen in de site te beheren Het recht om groepen te beheren, en gebruikers toe te wijzen aan de site en in groepen te plaatsen. Het recht om bestanden toe te wijzen aan de site. Een site eigenaar die ook site aanmaak rechten heeft, heeft ook de volgende rechten: Het recht om de meta-gegevens van site te wijzigen Het recht om de site te verwijderen. Zie paragraaf 8.2 van deze handleiding voor meer informatie over het instellen van een groep met site eigenaar rechten. Site inrichting handleiding - Site beheer rechten 3

6 2.3 Rechten op mappen Voor het beheren van mappen bestaan de volgende vier rechtenniveaus. Alleen leesrechten Iedere gebruiker heeft normaliter altijd het recht om de inhoud en meta-gegevens van een map te kunnen lezen, mits de gebruiker is toegewezen aan de site waaraan de map toebehoort. Dit recht kan uitgezet worden op specifieke mappen door deze mappen niet publiek toegankelijk te maken. Zie paragraaf 8.3 van deze handleiding informatie over het niet publiek toegankelijk maken van mappen. Bestand aanmaak rechten Een gebruiker kan het recht hebben om alleen bestanden aan te maken. De gebruiker heeft dit recht als hij lid is van een groep die dit recht heeft op een map. Bestand- en map aanmaak rechten Een gebruiker kan het recht hebben om zowel mappen als bestanden in een map aan te maken, als hij lid is van een groep die deze rechten heeft op de map. Volledige rechten Het hebben van volledige rechten op een map betekent dat de gebruiker: De meta-gegevens zoals de naam en de titel van de map mag aanpassen De map mag verwijderen Nieuwe sub-mappen en bestanden in de map mag aanmaken Alle sub-mappen en bestanden in de map mag aanpassen en verwijderen Een gebruiker heeft volledige rechten op een map als hij: óf eigenaar is van de map óf lid is van een groep met volledige rechten op de map! Rechten op mappen zijn recursief, wat inhoudt dat een recht ook geldt op alle submappen. Rechten op mappen zijn ook cumulatief. Dit houdt in dat als een gebruiker bijvoorbeeld rechten heeft om sub-mappen in een map te maken, hij ook het recht heeft om bestanden te maken (Bestand aanmaak rechten), en om de inhoud van een map te lezen (Leesrechten). Zie hoofdstuk 8 van deze handleiding voor meer informatie over het instellen van rechten op mappen. 2.4 Rechten op bestanden In WebHare zijn geen speciale rechten instelbaar op bestanden. Een gebruiker kan een bestand aanpassen als hij: Eigenaar is van het bestand Eigenaar is van de map waarin het bestand geplaatst is Eigenaar is van één van de bovenliggende mappen van de map waarin het bestand geplaatst is Lid is van een groep met volledige rechten op de map waarin het bestand geplaatst is Lid is van een groep met volledige rechten op één van de bovenliggende mappen van de map waarin het bestand geplaatst is. Site inrichting handleiding - Site beheer rechten 4

7 3 Site aanmaak rechten 3.1 Algemene informatie Sysops kunnen aan andere gebruikers het recht geven om sites aan te maken. Hierdoor is het mogelijk het maken en inrichten van nieuwe sites te decentraliseren. Als een gebruiker een site aanmaakt, wordt hij ook automatisch eigenaar van de basismap van de site, en dus site eigenaar (zie paragraaf 2.2 van deze handleiding). Dit geeft de gebruiker ook het recht om de site te verwijderen, de instellingen van de site aan te passen, en gebruikers en bestanden aan de site toe te wijzen. Ook heeft de gebruiker het recht om mappen en bestanden in de site te plaatsen. In de volgende paragrafen wordt kort verduidelijkt hoe het site aanmaak recht toegewezen kan worden. 3.2 Geef een gebruiker site aanmaak rechten 1. Klik op de Rechten knop in de knoppenbalk van het site overzicht scherm. U komt in het overzicht van gebruikers die rechten hebben om sites aan te maken. 2. Klik op Voeg toe U komt in het scherm Voeg een gebruiker toe. 3. Klik op Kies Er wordt een nieuw window geopend, met een overzicht van alle gebruikersaccounts. Site inrichting handleiding - Site aanmaak rechten 5

8 4. Kies de gebruiker die rechten dient te krijgen om sites aan te maken, en klik op Toepassen. Het window sluit zich. U komt terug in het scherm Voeg een gebruiker toe. De naam van de gekozen gebruiker is ingevuld in het Gebruiker veld. 5. Klik op Toepassen. U keert terug in het overzicht van gebruikers die rechten hebben om sites aan te maken. De gekozen gebruiker is aan de lijst toegevoegd. 3.3 Verwijder een gebruiker met site aanmaak rechten Sysops kunnen gebruikers met site aanmaak rechten dit recht ook weer ontnemen: Klik op het verwijderen pictogram in het overzicht van gebruikers die rechten hebben om sites aan te maken om een gebruiker dit recht te ontnemen. Site inrichting handleiding - Site aanmaak rechten 6

9 4 Sites aanmaken, bewerken en verwijderen 4.1 Algemene informatie Bij het aanmaken van sites is het over het algemeen verstandig eerst een globale structuur van de gewenste site(s) indeling te maken. Hierbij zijn antwoorden op o.a. de volgende vragen van belang: Welke personen gaan de content beheren? Welke personen krijgen rechten om nieuwe sites aan te maken? Welke personen mogen de rechtenstructuur (wie mag waar mappen aanmaken, bestanden plaatsen etc.) instellen? Zijn er inhoudelijke verschillen tussen sites, bijvoorbeeld een Internet site en een intranet site? Worden verschillende secties van een site door verschillende personen onderhouden? De volgende voorbeelden kunnen u helpen bij het kiezen van een indeling: Voorbeeld 1: Een Internet- en een Intranet site Als u uw Internet site én uw intranet omgeving wilt onderhouden met WebHare is het verstandig twee verschillende WebHare sites aan te maken. U kunt dan voor iedere site apart de rechtenverdeling instellen, en gebruikers toewijzen. Voorbeeld 2: Een Internet site met verschillende secties Als u alleen uw Internet site wilt onderhouden, maar deze site is inhoudelijk in verschillende secties ingedeeld die door verschillende personen onderhouden worden, heeft u twee opties: 1. Verschillende sites U maakt verschillende sites aan, die 'in elkaar haken'. Zo kunt u bijvoorbeeld voor elk van de volgende 'secties' een aparte site aanmaken: De 'hoofd' sectie van uw site, onderhouden door uw webmaster. De 'producten' sectie van uw site, onderhouden door uw marketing afdeling. De 'diensten' sectie van uw site, onderhouden door uw support afdeling Deze indeling is aan te raden als de inhoudelijke informatie (de content) van de verschillende secties door verschillende groepen gebruikers dient te worden onderhouden, of als bijvoorbeeld de grafische vormgeving van de verschillende secties verschillend is. 2. Eén site, met een vaste structuur U kunt er ook voor kiezen uw gehele Internet site met één WebHare site te onderhouden, waarin u door middel van een mappenstructuur een indeling in aanbrengt. Deze aanpak is aan te raden als er een zeer beperkt aantal personen is die de content onderhoudt. Voorbeeld 3: Meerdere Internet sites, op verschillende webservers Als u verschillende websites wilt onderhouden die op verschillende webservers gehost worden, moet u meerdere WebHare sites te definiëren. (Zie de Systeem configuratie handleiding voor meer informatie over webservers) Site inrichting handleiding - Site maken, bewerken en verwijderen 7

10 U kunt bijvoorbeeld de volgende drie websites onderhouden door drie WebHare sites te definiëren Het is zeer goed mogelijk elke gewenste indeling in sites en site-secties in te voeren in WebHare. De bovenstaande voorbeelden zijn illustratief, en in geen geval verplicht. 4.2 De repository site Bij installatie van de Publicatie module is reeds één site aangemaakt; de Repository ('opberg') site. Deze site kan gebruikt worden om alle bestanden die in meer dan één site gebruikt worden op te slaan. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan plaatjes, globale conversieprofielen, en globale conversie sjablonen. In de Repository site worden bij installatie van de publicatie module reeds enkele mappen geplaatst. In deze mappen zijn enkele standaard profielen, sjablonen en HareScript bestanden opgeslagen. De site is niet gekoppeld aan een uitvoer webserver, en de in de site opgeslagen bestanden en mappen zullen dan ook niet gepubliceerd worden. U kunt met behulp van het Site bewerk scherm (zie paragraaf 4.4 van de handleiding) een uitvoer webserver aan de Repository site koppelen, zodat ook de bestanden in de Repository site gepubliceerd kunnen worden. Het is zeer aan te raden om alle bestanden die in meer dan één site gebruikt worden op te slaan in de Repository site. Profielen, sjablonen, HareScript bestanden en HTML bestanden uit de Repository site kunnen namelijk aan andere sites toegewezen worden, waarna deze bestanden ook in de andere sites beschikbaar zijn. Zo kunt u deze belangrijke bestanden op één enkele plaats opslaan en bewerken, waarna de wijzigingen direct beschikbaar zijn in alle sites waar de bestanden aan gekoppeld zijn. Voor meer informatie over het toewijzen van bestanden uit de Repository site aan andere sites kunt u hoofdstuk 7 van deze handleiding raadplegen. Site inrichting handleiding - Site maken, bewerken en verwijderen 8

11 4.3 Voeg een nieuwe site toe 1. Klik op de Nieuw knop in de knoppenbalk van het site overzicht scherm. U komt in het scherm Voeg een nieuwe site toe. 2. Vul de gegevens voor de nieuwe site in U kunt de volgende informatie invullen: Naam Dit is de naam van de nieuwe site, zoals deze gepresenteerd zal worden in het sites overzicht. U bent verplicht dit veld in te vullen. U kunt maximaal 256 karakters gebruiken. Omschrijving Optioneel kunt u de site van een korte omschrijving voorzien. Deze omschrijving zal gepresenteerd worden in het sites overzicht. U kunt maximaal 1024 karakters gebruiken. Uitvoer URL De Uitvoer URL refereert aan een webserver die de door WebHare gepubliceerde mappen en bestanden op het Internet of intranet aanbiedt (het zogenaamde hosten). Deze webserver is gekoppeld aan een uitvoer map. Alle door WebHare gepubliceerde bestanden en mappen in de nieuwe WebHare site zullen in deze map geplaatst worden. U kunt kiezen uit een aantal Uitvoer URL opties, die door een Sysop ingesteld zijn. U kunt zelf geen opties definiëren. Dit recht is alleen voorbehouden aan sysops. Zie de Systeem configuratie handleiding voor meer informatie over uitvoer webservers. Site inrichting handleiding - Site maken, bewerken en verwijderen 9

12 Submap in Uitvoer URL U kunt er eventueel voor kiezen alle mappen en bestanden in de site te publiceren in een submap van de map waar de webserver aan gekoppeld is. Stel dat u in het Uitvoer URL veld gekozen heeft voor de fictieve optie: U kunt er dan voor kiezen om de nieuwe site te laten publiceren in een submap van de map waar de Uitvoer URL aan gekoppeld is. U kunt dan bijvoorbeeld in het Submap in Uitvoer URL veld het volgende pad invoeren: /producten/webhare/ De nieuwe site zal dan beschikbaar zijn op de volgende URL: Als er reeds een site gepubliceerd wordt op een bepaalde uitvoer URL, en u wilt een nieuwe site laten publiceren in een submap van deze bestaande site, dient u in de bestaande site een map van het type Externe map aan te maken. De nieuwe site kan dan veilig gepubliceerd worden in deze externe map, zonder dat de bestaande site invloed heeft op de nieuwe site. Stel u publiceert een bestaande site op Uw nieuwe site dient gepubliceerd te worden op U dient dan in de basismap van de bestaande site een externe map genaamd diensten aan te maken, waarin de nieuwe site gepubliceerd kan worden. 3. Klik op Toepassen U komt terug is het Site overzicht scherm. De nieuwe site is opgenomen in het overzicht.! Bij het aanmaken van een site wordt ook de basismap (root folder) van de site aangemaakt, evenals een Webmasters groep. De gebruiker die de site aanmaakt wordt eigenaar van deze basismap, en de Webmasters groep krijgt site eigenaar rechten op de basismap. Site inrichting handleiding - Site maken, bewerken en verwijderen 10

13 4.4 Bewerk of verwijder een site Bestaande sites kunnen als volgt aangepast of verwijderd worden: Klik op het bewerken pictogram achter een site in het Site overzicht scherm om de instellingen van de site aan te passen. U kunt er in het Site bewerk scherm ook voor kiezen een site te vergrendelen. Dit houdt in dat de site niet meer toegankelijk is. Ook zullen er voor deze site geen publicaties meer uitgevoerd worden. Het bewerk pictogram is alleen beschikbaar voor gebruikers met site aanmaak rechten, en site eigenaar rechten op de site. Klik op het verwijderen pictogram om een site te verwijderen. U kunt alleen een site verwijderen als u site aanmaak rechten heeft, en site eigenaar rechten heeft op de site die u wilt verwijderen.! De gepubliceerde mappen en bestanden in de site (de uitvoer of output) worden niet automatisch verwijderd als u een WebHare site verwijderd. U dient deze uitvoer mappen en bestanden handmatig te verwijderen Site inrichting handleiding - Site maken, bewerken en verwijderen 11

14 5 Site gebruikers beheer 5.1 Algemene informatie Iedere WebHare site kan onderhouden worden door één of meerdere gebruikers. Voordat een gebruiker een site kan gaan onderhouden, zal deze gebruiker aan de site moeten worden toegewezen. Alleen gebruikers met site eigenaar rechten of sysop rechten kunnen gebruikers aan een site toewijzen, de instellingen van toegewezen gebruikers aanpassen of gebruikers uit de site verwijderen. Zie hoofdstuk 2 van deze handleiding voor meer informatie over site beheer rechten. 5.2 Wijs een gebruiker toe aan een site 1. Klik op het Gebruikers, Groepen en Bestanden pictogram in het site overzicht scherm. U komt in het scherm Algemene informatie over de site. 2. Klik op de Gebruikers knop in de knoppenbalk van het scherm Algemene informatie. U komt in het scherm met een overzicht van alle reeds toegewezen gebruikers van de site. 3. Klik op Toewijzen U komt in het scherm Wijs een gebruiker toe. Site inrichting handleiding - Site gebruikers beheer 12

15 4. Klik op Kies Er wordt een nieuw venster geopend, met een overzicht van alle gebruikersaccounts. 5. Kies de gebruiker die aan de site toegewezen dient te worden, en klik op Toepassen. Het venster sluit zich. U komt terug in het scherm Wijs een gebruiker toe. De naam van de gekozen gebruiker is ingevuld in het Gebruiker veld. 6. Klik op Bladeren Er wordt een nieuw venster geopend, met de mappenstructuur van de site. Site inrichting handleiding - Site gebruikers beheer 13

16 7. Kies de startmap voor de gebruiker, en klik op Toepassen De startmap is de map waar de gebruiker in terechtkomt zodra hij de site opent. Het instellen van een startmap voor een gebruiker kan relevant zijn voor gebruikers die alleen een bepaalde sectie van de site mogen onderhouden. Nadat u op Toepassen geklikt heeft sluit het venster zich. U komt terug in het scherm Wijs een gebruiker toe. Het pad naar de startmap is ingevuld in het Startmap veld. 8. Kies of de gebruiker beperkt moet worden tot de startmap Het beperken van een gebruiker tot de startmap houdt in dat de gebruiker niet in mappen kan komen die in de mappenstructuur van de site boven de startmap liggen. Stel dat er in de basismap van een site een submap genaamd Diensten geplaatst is. De map diensten heeft enkele sub-mappen. Als een gebruiker beperkt is tot de map Diensten, zal deze gebruiker wel in de sub-mappen kunnen komen, maar niet in de (bovenliggende) basismap van de site. Voor de gebruiker zal het lijken alsof de map Diensten de basismap van de site is. Het beperken van een gebruiker tot de startmap kan relevant zijn als een gebruiker slechts een deel van de site mag onderhouden, en verder geen rechten heeft op andere delen van de site. Site inrichting handleiding - Site gebruikers beheer 14

17 9. Klik op Toepassen U komt terug in het overzicht van alle reeds toegewezen gebruikers van de site. De gebruiker is toegewezen aan de site, en kan de site openen.! De gebruiker heeft nadat hij is toegewezen aan de site niet automatisch rechten om mappen of bestanden aan te maken in de site. Deze rechten zijn afhankelijk van de rechten van de groep(en) waar de gebruiker in geplaatst wordt. Zie hoofdstuk 6 van deze handleiding voor meer informatie over het toewijzen van gebruikers aan groepen, en hoofdstuk 8 voor meer informatie over het instellen van rechten op mappen. 5.3 Bewerk of verwijder een toegewezen gebruiker Klik op het bewerken pictogram achter een gebruikernaam in het overzicht van alle reeds toegewezen gebruikers om de instellingen van deze gebruiker aan te passen. Klik op het verwijderen pictogram om een gebruiker uit de site te verwijderen. Als de gebruiker nog eigenaar is van bestanden of mappen in de site zullen deze aan niemand meer toebehoren, en zullen dan ook niet gepubliceerd kunnen worden! Reeds gepubliceerde bestanden zullen wel blijven bestaan, maar zullen niet opnieuw gepubliceerd kunnen worden. Site inrichting handleiding - Site gebruikers beheer 15

18 6 Site groepen beheer 6.1 Algemene informatie Als er verschillende personen zijn die gezamenlijk een WebHare site onderhouden, is het zeer aan te raden deze gebruikers in groepen in te delen. Het indelen van gebruikers in groepen heeft als voordeel dat u zeer eenvoudig de rechten van de verschillende gebruikers(groepen) in de site kunt instellen. In een WebHare site kunt voor iedere map één of meerdere groepen het recht geven om bijvoorbeeld alleen bestanden aan te maken, of bestanden en mappen aan te maken. De verschillende rechten die u op mappen kunt instellen zijn verduidelijkt in paragraaf 2.3 van deze handleiding. Voor meer informatie over het instellen van deze groeprechten op mappen kunt u hoofdstuk 8 raadplegen. Bij het aanmaken van een WebHare site wordt automatisch een Webmasters groep aan de site toegevoegd. Deze groep heeft nog geen leden. De Webmasters groep heeft site eigenaar rechten in de site. Alleen gebruikers met site eigenaar rechten, kunnen nieuwe groepen aanmaken en gebruikers aan groepen toewijzen. Zie hoofdstuk 2 van deze handleiding voor meer informatie. In dit hoofdstuk zal verduidelijkt worden hoe u nieuwe groepen kunt definiëren en gebruikers aan groepen kunt toewijzen. 6.2 Voeg een groep toe aan een site 1. Klik op het Gebruikers, Groepen en Bestanden pictogram in het site overzicht scherm. U komt in het scherm Algemene informatie over de site. 2. Klik op de Groepen knop in de knoppenbalk van het scherm Algemene informatie. U komt in het scherm met een overzicht van alle reeds aan de site toegevoegde groepen. Site inrichting handleiding - Site groepen beheer 16

19 3. Klik op Nieuw U komt in het scherm Voeg een nieuwe groep toe. 4. Vul een naam en optioneel een omschrijving voor de nieuwe groep in. 5. Klik op Toepassen U komt terug in het scherm met een overzicht van alle reeds aan de site toegevoegde groepen. De nieuwe groep is in het overzicht opgenomen. Site inrichting handleiding - Site groepen beheer 17

20 6.3 Wijs gebruikers aan een groep toe 1. Klik op het Gebruikers, groepen en bestanden pictogram in het site overzicht scherm. U komt in het scherm Algemene informatie over de site. 2. Klik op de Groepen knop in de knoppenbalk van het scherm Algemene informatie. U komt in het scherm met een overzicht van alle reeds aan de site toegevoegde groepen. 3. Klik op het pictogram Stel groeplidmaatschap in, achter de groep waar u gebruikers aan wilt toewijzen U komt in het scherm Wijs gebruikers aan een groep toe. 4. Vink in het rechter gedeelte van het scherm de gebruikers aan die u aan de groep wilt toewijzen. Alleen de gebruikers die aan de site zijn toegewezen zijn in het overzicht opgenomen. Zie hoofdstuk 5 van deze handleiding voor informatie over het toewijzen van gebruikers aan een site. Site inrichting handleiding - Site groepen beheer 18

21 5. Klik op Voeg toe De gekozen gebruikers worden toegevoegd aan het overzicht van de leden van de groep, in het linker gedeelte van het scherm. 6. Klik op Toepassen U komt terug in het scherm met een overzicht van alle reeds aan de site toegevoegde groepen. De aan de groep toegewezen gebruikers hebben nu alle rechten in de site, die voor de specifieke groep gedefinieerd zijn. 6.4 Bewerk of verwijder een groep Klik op het bewerken pictogram achter een groep in het overzicht van alle reeds toegevoegde groepen om de instellingen van deze groep aan te passen. Klik op het verwijderen pictogram om een groep uit de site te verwijderen. De leden van de groep zullen niet uit de site verwijderd worden. Wel zullen zij de rechten die zij op basis van het lidmaatschap van de groep hadden kwijt raken. Site inrichting handleiding - Site groepen beheer 19

22 7 Site bestanden beheer 7.1 Algemene informatie Bestanden die in meer dan één WebHare site gebruikt worden, kunnen opgeslagen worden in de Repository site (zie paragraaf 4.2 voor meer informatie). U kunt deze bestanden daarna toewijzen aan de sites die gebruik maken van de bestanden. Door gebruik te maken van de Repository site, en bestanden uit deze site toe te wijzen aan andere sites, kunt u de sjablonen, conversie profielen en HareScript bestanden op een centrale plaats onderhouden. Als u wijzigingen aanbrengt in één van deze bestanden, zullen de wijzigingen direct beschikbaar zijn in alle sites waar deze bestanden aan toegewezen zijn. Bestanden die zijn toegewezen aan een site kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om nieuwe bestanden op te baseren. Door bestanden op deze wijze toe te wijzen aan een site is het mogelijk om sjablonen, profielen en HareScript bestanden beschikbaar te maken in een site, zonder dat ze opgenomen zijn in de structuur van mappen en bestanden van de site. Indien u een HareScript bestand of een HTML bestand toewijst aan een site, kunt u er voor kiezen dit bestand als standaard index bestand voor de site in te stellen. Zie paragraaf 7.3 van deze handleiding voor meer informatie. 7.2 Wijs bestanden toe aan een site 1. Klik op het Gebruikers, groepen en bestanden pictogram in het site overzicht scherm. U komt in het scherm Algemene informatie over de site. 2. Klik op Bestanden U komt in het scherm Wijs bestanden aan een site toe. Het linker gedeelte van dit scherm biedt een overzicht van alle reeds toegewezen bestanden. In het rechter gedeelte vindt u de mappen en bestanden in de basismap van de Repository site. Site inrichting handleiding - Site bestanden beheer 20

23 3. Kies de map in de Repository site waarin het bestand staat dat u wilt toewijzen, in het rechter gedeelte van het scherm. 4. Vink het bestand aan dat u wilt toewijzen 5. Klik op Voeg Toe Het bestand is opgenomen in het overzicht van reeds toegewezen bestanden, in het linker gedeelte van het scherm. Door op het -pictogram te klikken kunt u door de Repository site bladeren. Op deze wijze kunt u ook bestanden uit andere mappen in de Repository site toewijzen. 6. Klik op Toepassen U komt terug in het scherm Algemene informatie over de site. De gekozen bestanden zijn toegewezen aan de site, en kunnen gebruikt worden bij het publiceren. Site inrichting handleiding - Site bestanden beheer 21

24 ! U kunt alleen bestanden van het type Sjabloon, conversie profiel, HareScript of HTML aan sites toewijzen. Het is niet mogelijk om bestanden uit een andere site dan de Repository te kiezen. 7.3 Stel het standaard index bestand voor de site in Als een nieuwe map aangemaakt wordt in een WebHare site, wordt daar door WebHare automatisch een index bestand in geplaatst. Dit index bestand, dat van het type HareScript of HTML dient te zijn, zorgt er voor dat er nooit 'dode links' in uw site ontstaan. U kunt een standaard index bestand vanuit de Repository toewijzen aan een site, en aangeven dat dit bestand óf altijd automatisch in een nieuwe map geplaatst moet worden óf alleen automatisch in een nieuwe map geplaatst moet worden als er geen index bestand in de directe voorouder van de nieuwe map beschikbaar is. In dit geval wordt het index bestand van de nieuw map gebaseerd op het index bestand van de directe voorouder van de map. Als deze voorouder geen index bevat, dan wordt het ingestelde index bestand gekozen. Volg de volgende stappen om een toegewezen bestand als standaard index bestand voor een site in te stellen. 1. Klik op het Gebruikers, groepen en bestanden pictogram in het site overzicht scherm. U komt in het scherm Algemene informatie over de site. 2. Klik op Index U komt in het scherm Stel een standaard index bestand in. Site inrichting handleiding - Site bestanden beheer 22

25 3. Kies het bestand dat u als standaard index bestand voor de site wilt gebruiken. U kunt in dit menu kiezen uit alle bestanden van het type HareScript of HTML, die zijn toegewezen aan de site. Als er geen bestanden van deze types zijn toegewezen zult u geen index bestand kunnen kiezen. 4. Kies of u het gekozen index bestand altijd in iedere nieuwe map wilt gebruiken, of alleen in nieuwe mappen waarvan de directe voorouder geen index bestand bevat. 5. Klik op Toepassen U komt terug in het scherm Algemene informatie over de site. Site inrichting handleiding - Site bestanden beheer 23

26 8 Stel rechten in op mappen 8.1 Algemene informatie Gebruikers kunnen in groepen ingedeeld worden, zoals in hoofdstuk 6 van deze handleiding verduidelijkt is. Voor iedere map in de WebHare site kan ingesteld worden welke rechten de leden van een groep hebben. Het instellen van deze rechten op mappen is alleen voorbehouden aan sysops en site eigenaars. De volgende rechten kunnen voor groepen ingesteld worden op mappen: 1. Alleen lezen. De leden van de groep mogen geen mappen of bestanden in de huidige map aanmaken. Ze kunnen wel zien welke mappen en bestanden er in de huidige map beschikbaar zijn. Dit recht is het standaard recht voor alle mappen, maar kan uigezet worden door een map niet meer Publiek toegankelijk te maken (paragraaf 8.3). 2. Bestanden aanmaken. Leden van de groep mogen wel bestanden aanmaken, maar geen mappen. 3. Bestanden en mappen aanmaken. Leden van de groep mogen zowel nieuwe bestanden als nieuwe mappen aanmaken, maar niet de meta-gegevens (titel, omschrijving etc.) van de huidige map aanpassen. 4. Volledige rechten. Leden van de groep mogen nieuwe bestanden en mappen aanmaken, en de meta-gegevens van de huidige map aanpassen. Daarnaast hebben leden van de groep rechten om mappen en bestanden waar zij niet eigenaar van zijn aan te passen en te verwijderen. 5. Site eigenaar. De leden van de groep zijn eigenaar van de site. Zij hebben volledige rechten in de site. Daarnaast hebben zij het recht om gebruikers aan de site toe te wijzen, en om gebruikers in groepen te plaatsen. Dit recht kan alleen voor de basis map (root folder) ingesteld kan worden:! In dit hoofdstuk wordt alleen ingegaan op het instellen van groeprechten op mappen, en niet op rechten voortkomend uit het feit dat een map eigendom is van een gebruiker. Indien een gebruiker eigenaar is van een map, zal voor deze gebruiker gelden dat hij volledige rechten op de map, en alle sub-mappen en bestanden in de map heeft. 8.2 Geef een groep rechten in een map 1. Open de site door in het site overzicht scherm op de naam van de site te klikken U komt in het bestandbeheer scherm, in de basismap van de site. Site inrichting handleiding -Stel rechten in op mappen 24

27 2. Klik op Bewerk de huidige map, in de knoppenbalk van het bestandbeheer scherm. U komt in het scherm Bewerk de eigenschappen van de basismap. 3. Klik op Rechten U komt in het scherm Stel groeprechten voor de basismap in. Dit scherm biedt een overzicht van alle aan de map toegewezen groepen, en de rechten die de leden van de groep hebben. Er is reeds minimaal één groep beschikbaar. Dit is de Webmasters groep, die bij het aanmaken van de site gedefinieerd is. Deze Webmasters groep heeft site eigenaar rechten in de site. 4. Klik op Voeg toe U komt in het scherm Voeg nieuwe groepsrechten toe. 5. Klik op Kies Een nieuw window wordt geopend, met een overzicht van alle aan de site toegevoegde groepen. Site inrichting handleiding -Stel rechten in op mappen 25

28 6. Kies de groep die u rechten wilt geven in de map 7. Klik op Toepassen Het windows sluit zich. De naam van de gekozen groep is ingevuld in het Groep veld, in het scherm Voeg nieuwe groepsrechten toe. 8. Kies het rechtenniveau dat de leden van de groep in de mappen dienen te krijgen. De laatste van de opties, Site eigenaars, is alleen beschikbaar in de basismap van de site. Alle andere opties zijn voor alle mappen in de gehele site beschikbaar. Site inrichting handleiding -Stel rechten in op mappen 26

29 9. Klik op Toepassen U komt terug in het scherm Stel groeprechten voor de basismap in. De gekozen groep is toegevoegd aan de lijst, en de leden van de groep hebben nu de ingestelde rechten. 8.3 Maak een map niet publiek toegankelijk 1. Open de site door in het site overzicht scherm op de naam van de site te klikken U komt in het bestandbeheer scherm, in de basismap van de site. 2. Blader naar de map die u niet meer publiek toegankelijk wilt maken. 3. Klik op Bewerk de huidige map, in de knoppenbalk van het bestandbeheer scherm. U komt in het scherm Bewerk de eigenschappen van de map. Site inrichting handleiding -Stel rechten in op mappen 27

30 4. Kies Nee voor de optie Publiek toegankelijk, in het blok Eigendom en toegang. 5. Klik op Toepassen U komt terug in het Bestandsbeheer scherm. De map is vanaf nu alleen nog maar toegankelijk voor gebruikers die lid zijn van een groep met rechten in de map. Zie paragrafen 8.1 en 8.2 van deze handleiding voor meer informatie.! Indien het blok Eigendom en toegang niet zichtbaar is, dient u in uw persoonlijke voorkeuren (beschikbaar vanaf uw persoonlijke WebHare startpagina) de geavanceerde interface opties beschikbaar te maken. Site inrichting handleiding -Stel rechten in op mappen 28

31 9 Additionele informatie Voor meer informatie over het inrichten van WebHare sites kunt u een kijkje nemen op de volgende websites: De WebHare support site ( De website van B-Lex Information Technologies ( Hier kunt u altijd de laatste versies van alle handleidingen vinden en downloaden. Voor vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met B-Lex Information Technologies Hengelosestraat 705 Postbus AE Enschede Nederland support@b-lex.nl Site inrichting handleiding - Additionele informatie 29