Stappenplan vrijstelling aanvragen

Transcriptie

1 Stappenplan vrijstelling aanvragen Hoe vraag ik vrijstelling aan? Inloggen in MijnGS1 Tab Datakwaliteit Doorklikken naar Vrijstellingen. Om een nieuwe vrijstelling aan te vragen klik op Nieuwe vrijstelling aanvragen. 1/12

2 U kunt dan kiezen uit de volgende vrijstellingen: Welke vrijstelling kunt u aanvragen? o o o GLN-niveau Vastleggen van artikelinformatie is uitbesteed GTIN-niveau Variant in productlijn (etiket) Veld-niveau Correcties (spel- en typefouten) Veldwijzigingen in meerder GTIN s 1) Vrijstelling: Vastleggen van artikelinformatie is uitbesteed Verzorgt Brandbank, Efdrie of XXtract het vastleggen van uw artikelinformatie? Dan kunt u vrijstelling aanvragen op basis van Vastleggen van artikelinformatie is uitbesteed. 2/12

3 Stap 1: Selecteer Vastleggen van artikelinformatie is uitbesteed. Stap 2: Klik op Volgende en dan verschijnt het volgende scherm: Stap 3: Selecteer de juiste termijn (in het veld Vrijstelling geldig t/m ) met de kalender in het oranje aan de rechterkant van de balk. Deze datum staat op het uitbestedingscontract met de Data Management Service (DMS). Stap 4: Het tekstveld Eigen referentie kunt u invullen met een eventuele opmerking voor uzelf. Stap 5: Het veld Omschrijving kunt u invullen met Uitbesteed bij naam DMS. Stap 6: In het veld Vrijstelling voor kunt u aangeven welk type uitbestedingscontract u heeft met de DMS. Als dit een contract is voor alleen logistieke informatie, vink dan alleen logistiek aan. Als het een uitbestedingscontract voor etiketinformatie is, vink dan alleen 3/12

4 etiket aan. Bij een volledig uitbestedingscontract (voor zowel etiket als logistiek), kunt u Alle soorten aanvinken. Stap 7: Als u alle gegevens heeft gecontroleerd, dient u de aanvraag in via de button Vraag vrijstelling aan. Stap 8: Stuur vervolgens het uitbestedingscontract per naar: accounts@gs1.nl. Het is hierbij van belang dat het uitbestedingscontract door zowel u als de DMS is getekend. Stap 9: Als het uitbestedingscontract is opgestuurd en u de aanvraag heeft ingediend, geeft u uw DMS voorkeur aan in MijnGS1. Dit doet u door in MijnGS1 naar Databeheer te gaan en daarna het tabblad DMS voorkeuren te selecteren. Stap 10: Selecteer uw DMS voor etiketinformatie en selecteer daarna de DMS voor logistieke informatie. Let op! Heeft u meerdere GLN s? Vraag daarvoor dan ook vrijstelling aan. Stap 11: Alle velden zijn nu gevuld. U kunt de aanvraag nu indienen door op de knop Vraag vrijstelling aan te klikken. Controleer de vrijstellingsaanvraag na 2-3 dagen na de aanvraag in MijnGS1. 4/12

5 2) Vrijstelling: Variant in productlijn (etiket) Als u een artikel heeft met dezelfde ingrediëntendeclaratie en dezelfde allergenen, kunt u een vrijstelling aanvragen voor etiketcontrole. Het kan bijvoorbeeld gaan om halfvolle melk. Deze heeft voor 500 ml en 1 liter eenzelfde ingrediëntendeclaratie en allergenen. Een ander voorbeeld is chocoladeletters, hierbij is alleen de vorm van het product afwijkend, maar komen de allergenen en de ingrediëntendeclaratie wel overeen. U kunt dan vrijstelling aanvragen op basis van Variant in productlijn (etiket). Stap 1: Selecteer Variant in een productlijn. 5/12

6 Stap 2: Het volgende scherm verschijnt: Stap 3: Het veld Voor welke GTIN( s)? vullen met de GTIN s waarvoor de vrijstellingsaanvraag wordt ingediend. Het is ook mogelijk om de actieve GTIN s te selecteren door op Selecteer de artikelen te klikken. Let op! Voor de opgegeven GTIN s moeten de ingrediëntendeclaratie en de allergenen volledig overeenkomen met het goedgekeurde vergelijkbare artikel. Stap 4: Selecteer de juiste termijn (in het veld Vrijstelling geldig t/m ) met de kalender in het oranje aan de rechterkant van de balk. Deze kan maximaal 12 maanden verder worden geselecteerd (m.a.w. maximaal 1 jaar). Stap 5: Het tekstveld Eigen referentie kunt u invullen met een eventuele opmerking voor uzelf. Stap 6: Het veld Omschrijving kunt u een eventuele omschrijving invullen, of een opmerking die van belang kan zijn voor het beoordelen van de vrijstellingsaanvraag. 6/12

7 Stap 7: In het veld GTIN van vergelijkbaar artikel kunt u een door een DMS goedgekeurde GTIN opgeven met dezelfde ingrediëntendeclaratie en dezelfde allergenen als de GTIN s in de aanvraag. Het is ook mogelijk om een GTIN te selecteren door op Selecteer een code uit de lijst te klikken. Stap 8: Alle velden zijn nu gevuld. U kunt de aanvraag nu indienen door op Vraag vrijstelling aan te klikken. Controleer de vrijstellingsaanvraag na 2-3 dagen na de aanvraag in MijnGS1. 3) Vrijstelling: Correcties (spel- en typefouten) Als u een kleine aanpassing heeft gedaan bij een GTIN (een letter, komma of punt), kunt u ook een vrijstelling aanvragen. Deze vrijstelling kan niet worden aangevraagd als het om een numeriek veld gaat of als deze wijziging voortkomt uit een wijziging op of aan de verpakking. Stap 1: Selecteer Correcties (spel- en typefouten) 7/12

8 Stap 2: Het volgende scherm verschijnt: Stap 3: Het veld Voor welke GTIN( s)? vullen met de GTIN s waarvoor de vrijstellingsaanvraag wordt ingediend. Het is ook mogelijk om de actieve GTIN s te selecteren door op Selecteer de artikelen te klikken. Stap 4: Selecteer de juiste termijn (in het veld Vrijstelling geldig t/m ) met de kalender in het oranje aan de rechterkant van de balk. Deze kan maximaal 12 maanden verder worden geselecteerd (m.a.w. maximaal 1 jaar). Stap 5: Het tekstveld Eigen referentie kunt u invullen met een eventuele opmerking voor uzelf. Stap 6: Het veld Omschrijving kunt u een eventuele omschrijving invullen, of een opmerking die van belang kan zijn voor het beoordelen van de vrijstellingsaanvraag. 8/12

9 Stap 7: Selecteer de juiste vrijstelling (logistiek, etiket of alle soorten). Stap 8: Na de selectie van het type vrijstelling, verschijnt het volgende scherm: Stap 9: Kies uit de selectie het juiste veld en geef onder de Toelichting duidelijk aan wat de aanpassing is. Het duidelijkste is: van Waarde X naar Waarde X. Stap 10: Alle velden zijn nu gevuld. U kunt de aanvraag nu indienen door op Vraag vrijstelling aan te klikken. Controleer de vrijstellingsaanvraag na 2-3 dagen na de aanvraag in MijnGS1. 9/12

10 4) Vrijstelling: Veldwijziging in meerdere GTIN s Als u een veldwijziging wil doorvoeren bij meerdere GTIN s, dan kunt u vrijstelling aanvragen met Veldwijziging in meerdere GTIN s. Let op! De GTIN s in de aanvraag moeten al eerder zijn goedgekeurd door een DMS. Stap 1: Selecteer Veldwijzigingen in meerdere GTIN s. Stap 2: Het volgende scherm verschijnt: 10/12

11 Stap 3: Het veld Voor welke GTIN( s)? vullen met de GTIN s waarvoor u de vrijstellingsaanvraag indient. Het is ook mogelijk om de actieve GTIN s te selecteren door op Selecteer de artikelen te klikken. Stap 4: Selecteer de juiste termijn (in het veld Vrijstelling geldig t/m ) met de kalender in het oranje aan de rechterkant van de balk. Deze kan maximaal 12 maanden verder worden geselecteerd (m.a.w. maximaal 1 jaar). Stap 5: Het tekstveld Eigen referentie kunt u invullen met een eventuele opmerking voor uzelf. Stap 6: Het veld Omschrijving kunt u een eventuele omschrijving invullen, of een opmerking die van belang kan zijn voor het beoordelen van de vrijstellingsaanvraag. Stap 7: Selecteer de juiste vrijstelling (logistiek, etiket of alle soorten). Stap 8: Na de selectie van het type vrijstelling, verschijnt het volgende scherm: 11/12

12 Stap 9: Kies uit de selectie het juiste veld en geef onder de Toelichting duidelijk aan wat de aanpassing is. Het duidelijkste is: van Waarde X naar Waarde X. Stap 10: Alle velden zijn nu gevuld. U kunt de aanvraag nu indienen door op Vraag vrijstelling aan te klikken. Controleer de vrijstellingsaanvraag na 2-3 dagen na de aanvraag in MijnGS1. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw accountmanager via accounts@gs1.nl. 12/12