GS1 Data Source - Stappenplan. voor leveranciers in de levensmiddelen- en drogisterijsector die aansluiten

Transcriptie

1 voor leveranciers in de levensmiddelen- en drogisterijsector die aansluiten 12 juli 2016

2 Inhoudsopgave Inleiding Aanmelden Training volgen Betalen en inloggen Inloggen GS1 Data Source Inloggen GS1 datakwaliteit checker Invoeren van gegevens Opsturen van producten Hoe stuurt u producten naar de Data Management Service? Controleren van de kwaliteit van gegevens Het resultaat van de controle van logistieke gegevens Het resultaat van de controle van etiketinformatie Geslaagd: gegevens van uw hele assortiment invoeren Meer informatie... 9 Bijlage 1: uitzonderingen producten... 9 Bijlage 2: checklist juli GS1 Nederland Page 2 of 10

3 Inleiding Wat is GS1 Data Source? GS1 biedt één centrale bron voor de sectorbrede elektronische uitwisseling van artikelgegevens: GS1 Data Source (GS1 DAS). Zo heeft iedereen altijd de beschikking over kwalitatief hoogwaardige artikeldata. GS1 DAS houdt op één plek bij wie welke gegevens uitwisselt met wie. GS1 maakt hierbij gebruik van een wereldwijde standaard. Hoe werkt het? Leveranciers leveren via GS1 DAS (neutrale) artikelgegevens aan, zoals artikelcode, productnaam, verpakkingstype, afmetingen, gewicht, ingrediënten en btw-tarief. Het gaat overigens niet alleen over de gegevens van consumentenartikelen, maar ook over die van dozen en pallets. Ook moeten leveranciers van verpakte levensmiddelen en drogisterij/artikelen etiketinformatie van deze producten vastleggen in GS1 DAS. Als leverancier geeft u zelf aan wie over welke artikelgegevens mag beschikken. Uw afnemers kunnen de gegevens dan opvragen en inlezen in hun systemen. Klik hier voor een korte introductiefilm over GS1 DAS. Stappenplan om aan de slag te gaan We werken samen met u aan de kwaliteit van uw gegevens. Daarom doorloopt u een aantal stappen om te oefenen met het invoeren van artikeldata en om aan te tonen dat u uw artikelgegevens op een juiste manier kunt invoeren. U voert eerst de gegevens in van een aantal artikelen en deze worden door automatische checks en een Data Management Service gecontroleerd op juistheid. De gegevens worden ingevoerd aan de hand de sectorafspraken en richtlijnen die staan beschreven in de Veldenlijst en invoerinstructie (voor zowel logistieke als etiketinformatie) Blijkt uit controles dat u uw data goed ingevoerd? Dan kunt u aan de slag om de gegevens van uw hele assortiment in te voeren en deze via GS1 DAS beschikbaar te stellen aan uw klanten. Tips - Gebruik dit stappenplan in digitale vorm, zodat u meteen op de links in het document kunt klikken voor nadere informatie. - Plan genoeg tijd in om alle stappen uit dit stappenplan zorgvuldig uit te voeren zodat u zo snel mogelijk uw certificaat kunt halen. Een goede voorbereiding is het halve werk. 2,5 maand doorlooptijd U doorloopt in gemiddeld 2,5 maand de stappen in het oefentraject. Daarna kunt u pas de gegevens van uw hele assortiment invoeren en publiceren aan uw klanten. Uitzonderingen voor bepaalde productcategorieën Voor losse groente- en fruit, bulk- en diepvriesproducten gelden bijzondere regels. Levert u deze producten? Lees bijlage 1 dan eerst goed door. Uitbesteden U kunt het vastleggen van logistieke gegevens en/of etiketinformatie in GS1 DAS ook uitbesteden. Voor meer informatie klik hier. Als u gegevens van uw gehele assortiment door een gecertificeerd bedrijf laat vastleggen hoeft u de stappen in het oefentraject niet te doorlopen. U hoeft dan geen training te volgen, productgegevens in te voeren en opsturen, etc. Gebruik de checklist In de bijlage van dit stappenplan vindt u een checklist met een aantal belangrijke acties die u niet moet vergeten om het oefentraject goed te doorlopen. 12 juli GS1 Nederland Page 3 of 10

4 1 Aanmelden Aanmelden voor GS1 DAS kan via het formulier op de GS1 website. U ontvangt dan van GS1 een bevestiging van uw aanmelding en een factuur. - Gebruik de GLN die u ook in EDI-berichtenuitwisseling met uw klanten gebruikt bij de vraag: Heeft u een GS1 Adrescode (GLN). 2 Training volgen Als u zich heeft aangemeld voor GS1 DAS, dan volgt u alle modules van de online training. U kunt zich hier aanmelden. In de training krijgt u uitleg over de stappen die u doorloopt om op een goede manier gegevens in de datapool te kunnen invoeren en een uitleg over de webinterface van GS1 Data Source. Aan deze trainging zijn geen kosten verbonden en u kunt deze zo vaak volgen als u wilt. 3 Betalen en inloggen Na uw aanmelding ontvangt u via een factuur. Nadat u de factuur heeft betaald, ontvangt binnen een paar dagen via de inloggegevens voor GS1 DAS en voor de GS1 datakwaliteit checker zodat u van start kunt gaan. Opbouw factuur Het tarief dat u voor het gebruik van GS1 DAS betaalt is afhankelijk van uw omzet. Zie hiervoor het tarievenoverzicht. De factuur bevat de volgende onderdelen: Jaarlijks Oefentraject U betaalt jaarlijks contributie om gebruik te kunnen maken van de datapool. Daarnaast kunt u gebruik maken van ondersteuning door GS1 Customer Support. U betaalt eenmalig en bedrag voor de begeleiding tijdens het oefentraject, tenzij u het vastleggen van uw gegevens uitbesteedt. 3.1 Inloggen GS1 Data Source Als u inloggegevens heeft ontvangen kunt u hier inloggen om gegevens in te voeren in de webinterface van de datapool. 3.2 Inloggen GS1 datakwaliteit checker De GS1 datakwaliteit checker is een tool die aangeeft hoe goed de kwaliteit van uw artikelgegevens in GS1 DAS is. De tool voert een aantal automatische (logische) checks uit. In de handleiding leest u hier meer over. Hier kunt u inloggen. 4 Invoeren van gegevens U gaat nu starten met het oefenen van het invoeren van de gegevens van artikelen. Deze worden dan door GS1 gecontroleerd. Als u verpakte levensmiddelen levert, voer dan naast de logistieke gegevens ook etiketinformatie in (o.a. allergenen, ingrediënten en voedingswaarden). Bestudeer voordat u gaat starten met het invoeren van de gegevens de volgende documentatie. Dit helpt om het proces vlot te doorlopen. - Internationale meetregels - Veldenlijst en invoerinstructie (voor zowel logistieke als etiketinformatie) 12 juli GS1 Nederland Page 4 of 10

5 - GS1 DAS webinterface handleiding - Voer alleen gegevens in van consumenteneenheden die u gaat opsturen ter controle (inclusief de bijbehorende handelseenheden/artikelhiërarchie). U heeft nadat u de inloggegevens heeft ontvangen ook van GS1 gehoord hoeveel producten dit zijn. Als u gegevens van meer of van andere producten invoert, dan vertraagt u het proces. - Om uw gegevens te kunnen controleren en u van feedback te voorzien over de kwaliteit ervan, publiceert u uw gegevens aan de Data Management Service (GLN: ) én aan de GS1 datakwaliteit checker (GLN: ). 5 Opsturen van producten Om na te kunnen gaan of u gegevens goed in GS1 DAS heeft ingevoerd, stuurt u een aantal consumenteneenheden op naar de Data Management Service. Deze controleert de breedte, diepte, hoogte en gewicht van uw producten en vergelijkt deze met uw productgegevens in de datapool. Als u verpakte levensmiddelen levert, stuur deze dan op. De Data Management Service controleert dan namelijk ook de etiketinformatie. Om een goed beeld te krijgen van de kwaliteit van uw gegevens hanteren wij het volgende uitgangspunt voor het aantal consumenteneenheden dat u moet opsturen: 10% van uw assortiment met een minimum van 4 en een maximum van 15 producten U hoort van GS1 hoeveel consumenteneenheden u moet opsturen. - Het aantal producten dat wij u vragen om op te sturen is gebaseerd op het totaal aantal consumenteneenheden dat u in uw assortiment heeft voor al uw klanten en niet op het assortiment dat u aan 1 klant levert. - Stuur alleen de consumenteneenheden op die u voor het oefentraject moet invoeren. Tip - Probeer zo veel mogelijk verschillende producten en soorten verpakkingen op te sturen. U kunt zo oefenen met gegevens van uw volledige assortiment. 5.1 Hoe stuurt u producten naar de Data Management Service? GS1 heeft de controles aan een externe Data Management Service uitbesteed. Zij controleren de gegevens van de door u opgestuurde consumenteneenheden. Aanmelden Meld hier aan welke consumenteneenheden u gaat opsturen. Opsturen producten Stuur dezelfde consumenteneenheden die u via de site heeft aangemeld op naar de Data Management Service op onderstaand adres. Vermeld daarbij de bijbehorende GTIN s (GS1-artikelcodes). Xxtract Steurstraat NZ ALMERE 12 juli GS1 Nederland Page 5 of 10

6 - Stuur de producten op waarvan u de gegevens heeft ingevoerd. 6 Controleren van de kwaliteit van gegevens Pas als u uw consumenteneenheden (voor etiketinformatie) heeft opgestuurd en de gegevens van deze producten heeft ingevoerd, starten wij met het controleren van uw data. Voor logistieke gegevens en etiketinformatie voeren wij verschillende controles uit, zowel logische als fysieke. We leggen graag uit wat dit inhoudt. Logistieke gegevens - De Data Management Service controleert of de daadwerkelijke afmetingen en de gewichten van uw producten overeenkomen met de door u ingevoerde gegevens (fysieke controles). - Daarnaast voert de GS1 datakwaliteit checker een aantal automatische (logische) controles uit. U kunt dan bijvoorbeeld denken aan een vergelijking van netto- en brutogewicht, waarbij netto niet zwaarder mag zijn dan bruto. De gegevens van alle naar de Data Management Service opgestuurde producten moeten 100% scoren op zowel de fysieke als logische controles. Etiketinformatie - Van verpakte levensmiddelen controleren we of de etiketinformatie op 2 consumenteneenheden overeenkomt met de door u ingevoerde artikelgegevens (fysieke controles). - De GS1 datakwaliteit checker voert daarnaast een aantal automatische (logische) checks uit. U kunt dan bijvoorbeeld denken aan of het type allergeen wel een geldige waarde uit de codelijst heeft. Het testrapport etiketinformatie mag geen fouten bevatten. Daarnaast moet u 100% scoren op logische controle etiketinformatie in de GS1 DAS datakwaliteit checker. GS1 datakwaliteit checker Tijdens het oefentraject worden de resultaten van de logische en fysieke controles in de GS1 datakwaliteit checker weergeven. 12 juli GS1 Nederland Page 6 of 10

7 - U moet op de bovenstaande controles (A, B en C) 100% scoren om een certificaat te behalen. Dit geldt voor alle consumenteneenheden (records) die u voor het oefentraject moet invoeren. - De scores van D en E zijn niet relevant in het oefentraject. - Daarnaast mag u geen fouten hebben in het testrapport fysieke controles etiketinformatie. De resultaten die hierin staan worden niet in de checker weergeven maar krijgt u via een van ons. 6.1 Het resultaat van de controle van logistieke gegevens Het controleproces van de logistieke gegevens bestaat uit de volgende stappen: - Nadat u de logistieke gegevens (+ bijbehorende artikelhiërarchie) heeft ingevoerd, ziet u de volgende dag de score van de logische controles in de GS1 datakwaliteit checker. - Na het opsturen van de consumenteneenheden naar de Data Management Service worden de fysieke metingen na ongeveer 5 werkdagen uitgevoerd. De resultaten zijn daarna snel zichtbaar in de checker. - Daarnaast houden wij u via de wekelijkse van de GS1 datakwaliteit checker op de hoogte van uw scores op zowel de logische als de fysieke controles. Als één of beide scores lager is dan 100%, kijk dan in de checker of in de bijlage van uw welke afwijking(en) zijn geconstateerd en pas uw gegevens aan in GS1 DAS. - Sla na iedere wijziging de gegevens op en geef opnieuw vrij. De wijzigingen worden dan naar de Data Management Service en naar de GS1 datakwaliteit checker gestuurd. - Controleer uw scores weer en pas uw data indien nodig aan tot dat u alle gegevens goed heeft ingevoerd en 100% scoort. 12 juli GS1 Nederland Page 7 of 10

8 - Als u zover bent dat u 100% scoort op de controles van al uw consumenteneenheden in het oefentraject, dan heeft u dit onderdeel succesvol afgerond! - Geef uw gegevens altijd weer vrij als u de aanpassingen heeft doorgevoerd in GS1 DAS. Publiceren hoeft niet opnieuw. Voor meer informatie over het vrijgeven van data, klik hier en kijk onder hoe werkt de webinterface. 6.2 Het resultaat van de controle van etiketinformatie Dit is alleen van toepassing voor leveranciers van verpakte levensmiddelen. De controle start op het moment dat de PDF s door de Data Management Service zijn ontvangen en de etiketinformatie in GS1 DAS is ingevoerd en aan de Data Management Service is gepubliceerd. De controle bestaat uit de volgende stappen: Fysieke controle - De GS1 datakwaliteit checker controleert van 2 consumenteneenheden of de etiketinformatie op de PDF 1-op-1 klopt met de gegevens in GS1 DAS. - U ontvangt van GS1 na 5 werkdagen via een een rapport met de resultaten. Bestudeer de bevindingen in het testrapport. De foutcodes worden beschreven in een tabel achterin het rapport. - Voer de nodige aanpassingen door in de datapool voor alle consumenten- eenheden die u heeft ingevoerd. - Geef de gegevens van de gewijzigde GTIN s (GS1-artikelcodes) in GS1 DAS vrij. Voor meer informatie over het vrijgeven, kijk hier onder hoe werkt de webinterface. GS1 accountmanagement (accounts@gs1.nl) ontvangt graag een seintje als u de aanpassingen heeft doorgevoerd en de data weer heeft vrijgegeven. Wij koppelen dit vervolgens terug naar de Data Management Service zodat zij 2 nieuwe etiketten kunnen controleren. - Na ongeveer 5 dagen zijn uw gegevens weer gecheckt en ontvangt u weer een testrapport. U kunt gegevens weer controleren en aanpassen indien nodig tot u alles goed heeft ingevoerd. - Als u zover bent dat u geen fouten meer heeft in het testrapport etiketinformatie, heeft u dit onderdeel succesvol afgerond! Logische controle In de GS1 datakwaliteit checker kunt u ook de score logische controle etiketinformatie en de afwijkingen vinden. U wordt ook via een wekelijkse op de hoogte gehouden. Op het moment dat u geen fouten meer heeft in het testrapport staat de score van de logische controle in de Checker op 100%. 7 Geslaagd: gegevens van uw hele assortiment invoeren Als u 100% scoort op al uw artikelgegevens dan bent u geslaagd. U kunt u gelijk data van al uw artikelen invoeren en in de datapool aanvinken aan welke klanten u uw data wilt publiceren. Ook wordt op de GS1 website uw bedrijfsnaam toegevoegd aan het overzicht van bedrijven aangesloten zijn bij GS1 DAS. - Pas nadat u het oefentraject succesvol heeft doorlopen, kunt u de gegevens van uw hele assortiment gaan invoeren en beschikbaar stellen aan uw klanten. GS1 heft de publicatierestrictie namelijk dan pas op. GS1 programma datakwaliteit Artikelgegevens kunnen alleen bijdragen aan optimale bedrijfsprocessen als ze volledig en correct zijn. GS1 blijft daarom bedrijven helpen bij het inzicht krijgen in en het verbeteren van datakwaliteit door controles uit de GS1 datakwaliteit checker en door producten steekproefsgewijs na te meten. U kunt uw scores bij blijven houden in de GS1 datakwaliteit checker. 12 juli GS1 Nederland Page 8 of 10

9 8 Meer informatie GS1-website Bezoek onze website voor meer informatie over het gebruik van GS1 DAS in de levensmiddelen- en drogisterijsector. U vindt u onder andere informatie over: - Hoe u producten meet volgens de internationale GS1-meetregels - Waar u kunt inloggen in de GS1 DAS webinterface en in de GS1 datakwaliteit checker - Welke velden moeten worden ingevuld voor logistieke gegevens en etiketinformatie - Een gebruikershandleiding voor de webinterface Bekijk regelmatig onze website zodat u er zeker van bent dat u gebruik maakt van de meest recente documentatie. Training: aan de slag met GS1 Data Source In de training krijgt u uitleg over GS1 DAS, de meetregels en over het invoeren van gegevens. Voor meer informatie klik hier. Account management Heeft u vragen over hoe u aan de slag kunt gaan met GS1 Data Source, de GS1 datakwaliteit checker of een van de stappen uit dit stappenplan? Neem dan contact op met accountmanagement levensmiddelen en drogisterij via accounts@gs1.nl of Customer Support Heeft u technische vragen over GS1 DAS? Neem dan contact op met GS1 Customer Support via info@gs1.nl of Bijlage 1: uitzonderingen producten AGF Alleen verpakte AGF consumenteneenheden (CE s) worden gemeten. Als er etiketinformatie op de CE staat, dan moet dit ook in GS1 Data Source worden ingevoerd. Los fruit of kratten met los fruit worden niet door de Data Management Service gemeten voor het toelatingstraject. De krat wordt wel met bijbehorende productinformatie in GS1 Data Source ingevoerd. Voor los fruit hoeft u geen etiketinformatie te registeren. De ingevoerde data wordt alleen op logische controles in de GS1 datakwaliteit checker gecheckt. Bulkproducten Diepvries Bulkproducten worden niet door de Data Management Service gemeten voor het toelatingstraject. De krat waarin de bulkproducten worden geleverd, wordt wel met bijbehorende productinformatie in GS1 Data Source ingevoerd. Voor bulkproducten hoeft u geen etiketinformatie te registeren. De ingevoerde data wordt alleen op logische controles in de GS1 datakwaliteit checker gecheckt. Indien de maatvoering van een product afhankelijk is van de temperatuur of opslag van het product, dan meet de Data Management Service deze producten alleen op afspraak. Als er geen afspraak gemaakt is, maar dit wel had gemoeten om de producten in de juiste conditie te kunnen meten, moeten de producten opnieuw worden aangeleverd. 12 juli GS1 Nederland Page 9 of 10

10 Bijlage 2: checklist Hieronder vindt u in het kort de belangrijkste stappen die u moet ondernemen om uw data te laten controleren om een certificaat te kunnen halen, Als u het certificaat heeft, kunt u de gegevens van uw hele assortiment invoeren en beschikbaar stellen aan uw klanten Betaal de factuur. Voer alleen gegevens in van consumenteneenheden (+ artikelhiërarchie). Geef de gegevens vrij en publiceer aan de Data Management Service én aan de GS1 datakwaliteit checker. Meld producten aan bij de Data Management Service. Stuur producten op naar de Data Management Service. Meld via accounts@gs1.nl als u producten heeft opgestuurd en data heeft ingevoerd. Geef data vrij als u aanpassingen heeft doorgevoerd in GS1 DAS. Meld via accounts@gs1.nl als u na controle van etiketinformatie correcties heeft doorgevoerd. 12 juli GS1 Nederland Page 10 of 10