Datum: 9 april 2018 Betreft: Art. 33 vragen: Privacy & AVG. Geacht college van Burgemeester en Wethouders Midden-Groningen,

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Datum: 9 april 2018 Betreft: Art. 33 vragen: Privacy & AVG. Geacht college van Burgemeester en Wethouders Midden-Groningen,"

Renske Hendriks
4 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Datum: 9 april 2018 Betreft: Art. 33 vragen: Privacy & AVG Geacht college van Burgemeester en Wethouders Midden-Groningen, In de aanloop naar de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die 25 mei 2018 van kracht wordt is de vraag of onze gemeente voldoet aan de eisen voor de bescherming van persoonsgegevens. Hoewel er waarschijnlijk niet direct boetes zullen worden uitgedeeld zal de toezichthouder 1 wel gemeentes aanpakken zonder Functionaris Gegevensbescherming (FG) Gezien de risico s en het belang van gegevensbescherming heeft D66 de volgende vragen: 1. In hoeverre is de gemeente Midden-Groningen voorbereid op de Algemene Verordening Gegevensbescherming? 2. Heeft de gemeente Midden-Groningen inmiddels een Functionaris Gegevensbescherming? 3. Is er inmiddels een verwerkingsregister en zijn er verwerkingsovereenkomsten vastgesteld, bijv. in het sociaal domein? 4. Waar kunnen de inwoners van Midden-Groningen hun gegevens inzien? 5. Op welke wijze wordt met de inwoners van Midden-Groningen gecommuniceerd over de consequenties AVG? 6. Wordt de gemeenteraad hierover ook geïnformeerd? Met vriendelijke groet, De fractie van D66 Midden-Groningen aan lynkx

2 Verzenddatum: 2 mei 2018 Behandeld door: Edward Beverloo Mailadres: edward.beverloo@midden-groningen.nl Zaak: Onderwerp: Beantwoording art. 33 vragen gesteld door Raadsfractie D66 over Privacy & AVG Geachte heer Fennis, De fractie van D66 heeft op basis van artikel 33 van het RvO een aantal vragen over de Privacy & AVG gesteld met als kernvraag of onze gemeente voldoet aan de eisen voor de bescherming van persoonsgegevens. In deze brief geven wij antwoord op die vragen. 1. In hoeverre is de gemeente Midden-Groningen voorbereid op de Algemene Verordening Gegevensbescherming? We zijn voldoende op de inwerkingtreding van de AVG voorbereid. De voorbereidingen zijn in 2017 opgestart, een implementatieplan is opgesteld en wordt momenteel uitgevoerd. Hierbij zal de gemeente, conform de VNG heeft aangegeven (in hun ledenbrief medio februari 2018, ook gericht aan College en Raad), op 25 mei 2018 voldoen aan de volgende zes AVG-maatregelen: 1. het aangesteld hebben van een Functionaris gegevensbescherming en aangemeld hebben bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 2. het beschikken over een register van datalekken die zijn opgetreden. 3. het kunnen uitvoeren van een data protection impact assessment (DPIA) voor gegevensverwerkingen met een hoog privacy risico.

3 Pagina: 2 van 4 4. het beschikken over een register van verwerkingsactiviteiten. 5. het aantonen dat een betrokkene daadwerkelijk toestemming heeft gegeven voor een gegevensverwerking wanneer daarvoor toestemming nodig is. 6. het beschikken over een procedure voor inzage in persoonsgegevens. Tevens verzorgt de Functionaris Gegevensbescherming AVG-bijpraatsessies met alle teams van de gemeente (inclusief Directie) met als doel de organisatie mee te nemen in de nieuwe wetgeving: wat behelst dit, welke acties worden vereist en door wie te ondernemen en het creëren dan wel vergroten van de bewustwording op het gebied van gegevensbescherming. Deze actie wordt ten zeerste door de VNG aanbevolen om uit te voeren. Het gros van de informatiesessies heeft inmiddels plaatsgevonden, inclusief de essentiële teams binnen het sociale domein (alle sociale teams, teams BWRI, GKB en backoffice Sociale uitvoering). De gemeente zal tevens op 25 mei over een door het College vastgesteld privacybeleid en reglement beschikken, gebaseerd op de AVG. Daarnaast worden er extra technische maatregelen doorgevoerd om de gegevensbescherming nog beter te kunnen borgen: middels Mobiele Device Management (op afstand beheren van o.a. de Ipads en Iphones) en Secure en datatransfer-oplossingen (voor het veilig en en gegevens/bestanden uitwisselen met externe, derde partijen). 2. Heeft de gemeente Midden-Groningen inmiddels een Functionaris Gegevensbescherming? Ja, sinds 29 januari 2018, door de gemeentesecretaris bij de Autoriteit Persoonsgegevens aangemeld.

4 Pagina: 3 van 4 3. Is er inmiddels een verwerkingsregister en zijn er verwerkingsovereenkomsten vastgesteld, bijv. in het sociaal domein? Verwerkingsregister De organisatie is volop bezig met het opstellen en vullen van een verwerkingsregister. Dit register is conform de VNG/KING/GEMMA format en zal op 25 mei ontsloten worden richting de gemeentelijke organisatie en richting de inwoners. Hierbij wordt in het bijzonder aandacht besteed aan de gegevens binnen het sociaal domein. Verwerkersovereenkomsten Ja, er zijn met de diverse leveranciers en andere derde partijen verwerkersovereenkomsten afgesloten of worden binnenkort afgesloten. Ook hierbij wordt er in het bijzonder aandacht besteed aan het sociaal domein, zoals met de leverancier(s) ten behoeve van de sociale teams (regiesysteem), werk en inkomen en de gemeentelijke kredietbank. 4. Waar kunnen de inwoners van Midden-Groningen hun gegevens inzien? De inwoners kunnen vanaf 25 mei via de website Midden-Groningen een verzoek tot inzage van hun persoonsgegevens indienen (voor zover binnen de scope van de AVG). Hiertoe zal een specifiek E- formulier (online) beschikbaar gesteld worden, die via de beveiligde Digid-authenticatie te benaderen en te gebruiken zal zijn. Voor het inzien van persoonsgegevens specifiek gerelateerd aan werk, re-integratie en inkomen, kunnen de inwoners schriftelijk een afspraak met de BWRI maken. Voor het inzien van persoonsgegevens vallende onder de Basisregistratie Persoonsgegevens (=BRP, voorheen de GBA), werden en worden de inwoners al hierin gefaciliteerd. Een verzoek voor inzage kan zowel digitaal (online), schriftelijk of persoonlijk aan de balie ingediend worden. Meer informatie hierover is onder andere te vinden via de productpagina BRP op de website Midden- Groningen. 5. Op welke wijze wordt met de inwoners van Midden-Groningen gecommuniceerd over de consequenties AVG? Via onder ander de website Midden-Groningen.

5 Pagina: 4 van 4 6. Wordt de gemeenteraad hierover ook geïnformeerd? Ja, middels de beantwoording op deze gestelde Art. 33 vragen en desgewenst via een nog in te plannen bijpraatsessie door de Functionaris Gegevensbescherming Midden-Groningen. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen A. Woortman T. van de Poel Loco-Burgemeester Loco-Secretaris

Vergelijkbare documenten

Dit betekent dat u op 25 mei 2018 wettelijk verplicht bent om ten minste aan de volgende zes AVGmaatregelen

Dit betekent dat u op 25 mei 2018 wettelijk verplicht bent om ten minste aan de volgende zes AVGmaatregelen Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad Datum 8 februari 2018 Ons kenmerk TIS/U201800068 Lbr. 18/003 Telefoon (070) 373 8393 Bijlage(n) - Onderwerp 2018 wordt het jaar van de nieuwe privacyregels