Deontologische code voor het gemeentepersoneelsleden

Transcriptie

1 Deontologische code voor het gemeentepersoneelsleden Inleiding Wij werken met ongeveer 175 personeelsleden bij de gemeente Oostkamp. De burgers, de politici en de bezoekers: zij verwachten van ons allemaal een optimale bijdrage aan het bestuur en de werking van de gemeente. Het is daarom ook belangrijk dat we ons steeds van die verwachting bewust zijn en er dagelijks naar handelen. We komen vast wel eens in een situatie terecht waarvan we denken: wat moet ik nu precies doen, wat is verstandig en goed voor de gemeente? Natuurlijk hebben we uiteindelijk onze eigen, individuele verantwoordelijkheid voor alles wat we doen of laten en moeten we daarover verantwoording kunnen afleggen. In deze code staan een aantal algemene richtlijnen die ons houvast geven; het geeft aan wat gewenst en niet-gewenst gedrag is. Deze richtlijnen zijn niet vrijblijvend. Van elk personeelslid wordt verwacht dat hij deze code respecteert en naleeft Deze deontologische regels worden geformuleerd voor alle personeelsleden van het gemeentebestuur: zowel de vast benoemde als de contractuele personeelsleden. Deze code is opgebouwd rond vijf waarden: Loyauteit Klantgerichtheid Correctheid Objectiviteit Openheid Met vragen kan je in de eerste plaats terecht bij je diensthoofd. 1. Loyauteit Wij oefenen ons ambt loyaal uit. Dit betekent dat we onze opdrachten plichtsgetrouw uitvoeren, met respect voor wet- en regelgeving. We werken constructief en met kennis van zaken mee aan de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van de opdrachten. T.o.v. het bestuur (College en Gemeenteraad): we werken constructief en met kennis van zaken mee aan de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het gemeentebeleid; we onderschrijven de krachtlijnen en doelstellingen van het algemeen beleidsplan en stemmen onze handelingen en activiteiten hierop af; adviezen, opties en voorstellen worden geformuleerd op basis van een precieze, volledige en praktische voorstelling van de feiten; eenmaal de beleidsbeslissing genomen is, voeren we die snel, efficiënt en plichtbewust uit. Ook bij problemen en moeilijke situaties nemen we onze verantwoordelijkheid op. Bij de voorbereiding van een Collegenota heb ik soms het gevoel dat de inhoud volledig gestuurd wordt door de persoonlijke voorkeur van een schepen. Heb ik dan geen eigen inbreng meer? In de fase van de beleidsvoorbereiding is het de taak van een ambtenaar om vanuit zijn expertise een objectief advies te formuleren, ook al wijkt dat af van de mening van de bevoegde schepen. Eenmaal de beleidsbeslissing genomen is, moet je die wel loyaal uitvoeren. T.o.v. collega s: we tonen initiatief, nemen verantwoordelijkheid en werken met kennis van zaken; we hebben het recht maar ook de plicht om onze kennis en vaardigheden via vorming bij te werken. Ons diensthoofd geeft ons hiervoor de nodige middelen en kansen; met de collega s binnen en buiten onze dienst werken we samen in een open dialoog en een opbouwende sfeer.

2 Wat moeten we doen als een collega burgers bijzonder klantonvriendelijk behandelt? We doen er goed aan om onze collega eerst aan te spreken over zijn gedrag. Indien dit geen resultaat heeft, kunnen we dit melden aan ons diensthoofd. Met deze beslissing nemen we geen onloyale houding aan ten opzichte van die collega. T.o.v. medewerkers: als diensthoofd zijn we aanspreekbaar en loyaal voor onze medewerkers. We doen inspanningen om een goede werksfeer te creëren; we schakelen de juiste persoon in op de juiste plaats zodat de capaciteiten van iedereen optimaal worden benut; we vertellen onze medewerkers op tijd, helder en volledig wat ze over hun werk en dienst moeten weten en wat we van hen verwachten; we geven onze medewerkers de nodige middelen om de doelstellingen te bereiken; we zorgen ervoor dat onze medewerkers een eerlijke evaluatie krijgen. Mijn medewerkers willen wel eens tegensputteren als ik een beslissing neem die in hun ogen niet goed is. Maar ik zal het toch zeker wel het beste weten? Het is niet omdat jij diensthoofd bent, dat je medewerkers een bepaalde situatie soms niet beter kunnen inschatten. Overleg tussen diensthoofd en medewerkers leidt vaak tot (nog) betere beslissingen. T.o.v. ons diensthoofd: we werken loyaal, open en constructief samen met ons diensthoofd; meningsverschillen over de uitvoering van de opdracht worden open en eerlijk besproken. Ons diensthoofd nam onlangs enkele beslissingen die wij onbegrijpelijk vinden. We hadden moeite om die uit te voeren. Moeten we dat wel altijd doen? Wij moeten de beslissing van ons diensthoofd respecteren en zijn/haar opdrachten uitvoeren. We kunnen hem of haar er wel op wijzen dat we een beslissing niet begrijpen en waarom niet. Maar als het diensthoofd eraan vasthoudt voeren we die loyaal uit, tenzij het diensthoofd met zijn/haar beslissing manifest ingaat tegen wet- en regelgeving. In dat laatste geval neem je best contact op met de leidinggevende van jouw diensthoofd. 2. Klantgerichtheid Als wij zelf ergens klant zijn willen we vriendelijk en professioneel behandeld worden. Dat verwachten burgers dus ook van de gemeente Oostkamp en als collega s verwachten we het van elkaar: we zijn hoffelijk; we verrichten onze diensten vlot en volledig; we handelen onze dossiers snel en efficiënt af; we zorgen ervoor dat onze diensten professioneel werken met de nodige kennis van zaken; we nemen initiatief als dat nodig is; verreweg de meeste zaken die blijven liggen, worden er alleen maar moeilijker op. We proberen dus altijd om ons werk zo snel mogelijk te doen, en in ieder geval binnen de afgesproken termijn of een termijn die onze klant als redelijk ervaart; we laten altijd aan onze klanten weten wie we zijn. We maken onszelf met naam, functie en adresgegevens bekend. We zijn goed bereikbaar voor onze klanten; we gebruiken een duidelijke en correcte taal en schrijven teksten die iedereen kan begrijpen; als we informatie geven, vertellen we alles wat ter zake doet, correct en objectief; we helpen mensen die moeite hebben met administratieve formaliteiten en verwijzen hen door naar de juiste persoon of dienst als we hen zelf niet kunnen helpen; we reageren snel en gepast op vragen en opmerkingen. Klachten nemen we correct op, we volgen de bestaande procedure rond klachtenbehandeling. Ook al is de ander geëmotioneerd, dan nog blijven we beleefd. en We hadden laatst een klant aan ons loket, die begon te tieren en te schelden. Moeten we zo iemand dan maar gelijk geven?

3 Alleen als iemand gelijk heeft, moet hij of zij het krijgen. We behandelen een klant altijd correct en beleefd, zelfs als hij zich boos maakt. Misschien heeft de klant een reden om boos te zijn, al is dat niet jouw schuld of de schuld van de gemeente. Mensen zijn zelden over één ding gefrustreerd, meestal is een tegenslag de druppel die de emmer doet overlopen. Blijf dus zelf altijd rustig, probeer erachter te komen wat de klant precies dwars zit en kijk wat je daar binnen de regels aan kan doen. Ik had een kwaad iemand aan de telefoon. Ik kon er niet meer tegen en heb de hoorn op de haak gegooid. Nu ben ik bang dat hij aan het loket ruzie zal komen maken. Wat moet ik doen? Bespreek met je diensthoofd wat je gedragslijn moet zijn. Als je het telefoonnummer van die persoon hebt, kan je hem of haar bellen en je verontschuldigen dat je het gesprek beëindigde. Je licht ook best je collega s aan het loket in dat die persoon kan langskomen en dat jij hem of haar te woord zal staan. 3. Correctheid De gemeente Oostkamp streeft naar een soepele en efficiënte werking en een professionele uitstraling. Correctheid is daarbij van het grootste belang. Dit houdt ook in dat we eerlijk en respectvol omgaan met anderen: tijdens de diensturen moeten we ons volledig aan onze job wijden. We maken geen ongeoorloofd gebruik van de werktijd. We vatten onmiddellijk onze taak aan zodra de arbeidstijd aanvangt of bij het inprikken. We beëindigen onze taak pas op de vastgestelde einduren of bij het uitprikken; we maken geen gebruik van werkmiddelen, die door de werkgever ter beschikking zijn gesteld voor de uitvoering van onze arbeidstaken, voor privédoeleinden (dienstvoertuig, GSM, , internet, werktuigen, werkkledij, ), Persoonlijke bezoeken en telefoongesprekken zijn niet toegestaan, behalve in dringende gevallen. Er worden geen persoonlijk werk en geen persoonlijke boodschappen verricht tijdens de diensturen; bij een vraag naar informatie bezorgen we de relevante informatie op een snelle en correcte manier. We houden geen gegevens achter de hand; we tonen respect in onze contacten met collega s, burgers of andere contactpersonen; we houden rekening met de waardigheid van andere personen; ongewenst seksueel gedrag is verboden; als personeelslid kunnen we weet hebben van mogelijke toekomstige overheidsbeslissingen die de waarde van roerende of onroerende goederen beïnvloeden. Zolang die beslissingen niet bekend zijn gemaakt, mogen we hierover geen informatie geven aan derden. We gebruiken die voorkennis ook niet om onszelf materieel te verrijken. Ik ben wegenarbeider en ben dus veel buiten. Ik passeer elke dag voorbij een grootwarenhuis. Kan ik tijdens mijn werkuren ook boodschappen doen? Ik haal die tijd wel op een later tijdstip in. Mijn diensthoofd mag mij alles vragen; ik doe het, ook al moet ik daar soms voor overwerken. Nee, tijdens de werkuren kan dit niet! 4. Objectiviteit We trachten in elke situatie onze onafhankelijkheid te bewaren. We oefenen onze functie zonder vooringenomenheid uit. We onthouden ons van elke voorkeursbehandeling op welke grond ook: we laten ons bij de uitoefening van onze functie niet beïnvloeden door filosofische, politieke of religieuze overtuigingen, door seksuele geaardheid, geslacht, ras of herkomst; we staan ten dienste van elke burger of klant, zonder vooroordelen. Daarom stellen we ons neutraal op. We voeren tijdens de diensturen geen politieke, ideologische, religieuze of filosofische propaganda; we behandelen iedereen gelijkwaardig. Gelijke gevallen worden op identieke wijze beoordeeld; onze persoonlijke voorkeur of ons engagement in een vereniging mag geen weerslag hebben op de objectiviteit van ons werk; onze privébelangen beïnvloeden geenszins de uitvoering van onze opdrachten. Ontstaat door een opdracht een link naar ons eigen belang, dan brengen we ons diensthoofd op de hoogte. Het dossier kan dan worden doorgegeven aan een collega; het is verboden geschenken of fooien van klanten te aanvaarden die hun persoonlijk belang willen bevorderen. Geschenken van leveranciers worden aan het diensthoofd gemeld en komen zoveel mogelijk ten goede aan al het personeel van de dienst. Indien naar jouw mening het geschenk meer dan 40,00 euro bedraagt, accepteer je het niet. Je mag geen geldbedragen of geschenken van derden, die iets van de gemeente nodig hebben (vergunning, opdracht, subsidie, beslissing, ), aanvaarden;

4 iedere vorm van handel drijven gericht op persoonlijk winstbejag is strikt verboden op de werkplaats; bij tussenkomsten van gemeenteraadsleden of schepenen in een dossier, moet je objectief blijven; de normale administratieve procedure wordt gevolgd. Na het afronden van een bepaalde opdracht in het kader van mijn job, krijg ik een attentie aangeboden. Mag ik die aanvaarden? Er is geen bezwaar tegen het aanvaarden van een kleine attentie als bedankje, bijvoorbeeld een doos pralines. We melden dit wel aan ons diensthoofd en delen de pralines met de andere collega s van onze dienst. 5. Openheid We geven op een duidelijke, begrijpelijke en objectieve manier informatie. We geven de informatie die relevant is en het inzicht van de betrokkene ten goede komt, dit binnen de wettelijke beperkingen. Tegelijk stellen we ons ook open op voor het ontvangen van informatie en zijn we bereikbaar voor iedereen die op onze diensten is aangewezen. T.o.v. de burger: we hebben het recht om burgers op eigen initiatief informatie te geven. Als de burger erom vraagt hebben wij ook de plicht om die informatie te geven en toe te lichten. We geven de informatie duidelijk, correct, neutraal en volledig weer in een begrijpelijke taal; we gebruiken altijd de gemeentelijke huisstijl zodat het voor de burger duidelijk is van wie de informatie komt; we communiceren in correct, hedendaags Algemeen Nederlands. Wie twijfelt of vragen heeft, kan steeds terecht bij de communicatieambtenaar voor advies; alle communicatie voor het bredere publiek (persberichten, bewonersbrieven, affiches, folders, ) wordt opgemaakt of nagezien door de communicatieambtenaar; foute informatie wordt onmiddellijk rechtgezet; we onthouden ons tegenover de burger van eventuele eigen kritiek op het gemeentebestuur of op andere diensten; vertrouwelijke informatie mogen wij niet meedelen zoals bijvoorbeeld: o gegevens over het interne beraad die een eindbeslissing voorafgaan; o medische, fiscale, sociale of andere gegevens uit de persoonlijke levenssfeer van collega s of burgers; o vertrouwelijke commerciële, industriële of intellectuele gegevens. Deze geheimhouding geldt ook na de uitdiensttreding. en Wat moet ik doen wanneer een klant een officieel document niet begrijpt en het niet mogelijk is om het in nog eenvoudiger taal te schrijven? Je kan voorstellen om een afspraak te maken voor een persoonlijk gesprek waarin je het document mondeling uitlegt. Ik ben werkleider bij een project en kom de werkzaamheden opvolgen. Een bewoner vraagt mij of ik ook niet vind dat het langzaam gaat. Mag ik mijn eigen mening geven? Je kan eventueel zakelijk en beknopt uitleg geven over de voortgang van de werkzaamheden. Vanzelfsprekend bespreek je geen feiten die de gemeente of de samenwerking met externe partners in een slecht daglicht plaatsen. T.o.v. het bestuur en de collega s: met het bestuur en de collega s wisselen we informatie uit. We mogen ideeën formuleren en aftoetsen en daarbij een eigen standpunt verdedigen. We houden wel rekening met de wettelijke beperkingen en met de discretie; genomen beslissingen voeren we loyaal uit, ook al stroken zij niet met ons persoonlijk standpunt; wanneer we in de uitoefening van onze functie nalatigheden, misbruiken of misdrijven vaststellen, proberen we die onmiddellijk te doen stoppen en/of brengen we ons diensthoofd op de hoogte. Bij strafrechtelijke feiten moet het diensthoofd de gemeentesecretaris op de hoogte brengen die de nodige stappen onderneemt om het strafrechtelijk onderzoek te starten (verwittigen politie e.d.m.);

5 we bezorgen uit eigen beweging of op vraag van onze collega s informatie die nuttig is voor de goede afhandeling van hun dossiers, mits het vertrouwelijk karakter van de informatie niet in het gedrang komt; soms hebben we door onze job weet van bepaalde vertrouwelijke gegevens, bijvoorbeeld in verband met personeelszaken. Dergelijke gegevens delen we enkel mee aan bevoegde collega s als het nodig is; als we een persoonlijk standpunt of kritiek op het bestuur geven, maken we duidelijk dat we in eigen naam spreken. We doen dit op een gereserveerde of redelijke manier. Dit betekent dat we geen afbreuk doen aan de waardigheid van ons ambt en dat we het vertrouwen van het publiek in het gemeentebestuur niet schaden. Ik heb een tuchtdossier over een ambtenaar op mijn bureau. Iemand vroeg mij hoe het daarmee stond. Wat mag ik er over vertellen? Niets! Tuchtdossiers zijn geheim, net als alle andere dossiers over personen. Je moet er ook voor zorgen dat niemand ze kan inzien als je even van je bureau weg bent. Als privépersoon tegenover derden: we zijn volledig vrij om te publiceren, voordrachten te houden of op een andere manier als privépersoon derden te informeren over de domeinen waarin we ervaring hebben; als privépersoon hebben wij het volste recht om tegenover derden onze politieke overtuiging te uiten en kritiek te geven op de overheid. We doen dit wel op een gereserveerde manier. Bovendien moet het duidelijk zijn dat we in eigen naam spreken. T.o.v. de pers: contacten met de media verlopen in eerste instantie via de communicatieambtenaar. Voor interviews en foto s moet de pers rechtstreeks contact opnemen met de communicatieambtenaar. Is de communicatieambtenaar niet bereikbaar, dan nemen we (via ons diensthoofd) contact op met de burgemeester. Ook vragen rond beleidsvisies en politieke standpunten dienen via de communicatieambtenaar te gebeuren; als de pers ons als ambtenaar om een interview vraagt, stemmen we dat eerst af met de communicatieambtenaar; als iemand van de pers contact opneemt rond concrete feiten, verwijzen we hem of haar door naar ons diensthoofd. Deze laatste verwittigt in ieder geval de communicatieambtenaar over dit perscontact; dit belet uiteraard niet dat personeelsleden hun eigen standpunt meedelen wanneer zij dit gevraagd worden. Zij moeten in dat geval duidelijk meedelen dat dit om een persoonlijk standpunt gaat.