CBPL Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Drukpersstraat Brussel Formulier Latere verwerking gecodeerde gegevens

Transcriptie

1 CBPL Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Drukpersstraat Brussel Formulier Latere verwerking gecodeerde gegevens Lees dit eerst Noteer Het indienen van een aangifte of van een geheel van aangiften op hetzelfde tijdstip via dit papieren formulier kost: voor een nieuwe aangifte, krachtens art. 47 van het Koninklijk Besluit van 13/02/2001 ter uitvoering van de wet van 08/12/1992 inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de verwerking van persoonsgegevens. Dezelfde aangifte via internet kost slechts 25, zie voor de wijziging van een reeds aangegeven verwerking, krachtens art. 49 van het bovenvermelde besluit. Toelichting Bij dit formulier hoort een toelichting, die strikt noodzakelijk is om het formulier correct te kunnen invullen. Vergeet vooral niet de verplichte velden en rubrieken in te vullen. Ze zijn gemarkeerd met een sterretje (*). De nummers tussen rechte haken, bvb [1001], verwijzen naar de uitleg in de toelichting. Inhoud Deel 0 Nieuwe aangifte of wijziging? Deel 1 Verantwoordelijke van de verwerking Deel 2 De Verwerking Deel 3 Contactpersoon en ondertekenaar Documentversie 1 van 27 oktober 2006 Pag 1 van 12

2 . Pag 2 van 12

3 Deel 0 Nieuwe aangifte of wijziging? Type Dit formulier betreft: * [5001] Een nieuwe aangifte van een verwerking (ga rechtstreeks naar deel 1) Een aangifte van wijziging van een reeds aangegeven verwerking (vul dan alle rubrieken van Deel 0 en ga dan naar Deel 1) VT-nummer [5002] Nummer van de te wijzigen verwerking: VT Gewijzigde rubrieken [5003] Rubrieken Deel 1 Verantwoordelijke voor de verwerking Deel 2 Vaste vestiging in België Vertegenwoordiger in België Benaming van de verwerking Doeleinde of samenhangende doeleinden Categorieën gegevens Wettelijke basis Categorieën van ontvangers Categorieën gegevens en ontvangers Bewaartermijn Beveiligen gegevens Kennisgeving aan de betrokkenen Uitoefening van rechten Maatregelen om uitoefening rechten te vergemakkelijken Veiligheidsmaatregelen Verzending gegevens naar het buitenland Pag 3 van 12

4 Deel 1 Verantwoordelijke voor de verwerking HM-Nummer [5101] Nummer door de Commissie toegekend aan de verantwoordelijke HM Aantal verantwoordelijken [5102] Aantal verantwoordelijken voor de verwerking Identificatie Naam * [5103] Eventuele vertaling van de naam Gangbare korte benaming van de verantwoordelijke Eventuele vertaling van de korte benaming Code land De tweelettercode van het land * [5104] ON Voor België: het Ondernemingsnummer Voor het buitenland: het BTW-nummer [5105] Pag 4 van 12

5 Adres [5106] Straat *._Huisnr_* Bus Postcode *. Gemeente * Code Statuut De code die overeenstemt met het statuut van de verantwoordelijke * [5107] Pag 5 van 12

6 Deel 2 De latere verwerking van gecodeerde persoonsgegevens EU De verantwoordelijke beschikt in België over: * [5201] Een vaste vestiging Een vertegenwoordiger [5202] Naam van de vaste vestiging of vertegenwoordiger * Eventuele vertaling van de naam Ondernemingsnummer van de vestiging of vertegenwoordiger Straat *._Huisnr_* Bus Postcode *. Gemeente * Telefoon Fax Indien het een organisatie betreft, naam van de contactpersoon * [5203] Code statuut * Pag 6 van 12

7 Benaming van de verwerking Geef een benaming voor uw project * [5208] Doeleinde De codes van het doeleinde of van het geheel van samenhangende doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt * [5209] Code K1.01 Gecodeerde gegevens voor historische doeleinden Code K1.02 Gecodeerde gegevens voor statistische doeleinden Code K1.03 Gecodeerde gegevens voor wetenschappelijke doeleinden Categorieën gegevens * [5210] Categorieën gegevens die worden verwerkt A F L B G N C H O D I V E K W Z: Q M1 J1 R M2 J2 S M3 J3 T M4 J4 U M5 J5 Pag 7 van 12

8 [5211] AA Rechtvaardig het gebruik van deze gecodeerde gegevens teneinde de nagestreefde doeleinden te verwezenlijken BB Wat is de herkomst van de gegevens? CC Geef de identiteit van de verantwoordelijke voor de codering DD Vermeld waarom een latere verwerking van anonieme gegevens niet de mogelijkheid biedt de historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden te verwezenlijken Wettelijke Basis Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en haar uitvoeringsbesluit Categorieën Ontvangers Gelet op de specifieke context kunnen de gecodeerde gegevens niet worden overgedragen Pag 8 van 12

9 Bewaartermijn Gegevens * Welke bewaartermijn wordt voorzien voor de gegevens, na de laatste verwerking ervan? [5223] [5224] Motiveer de bewaartermijn Beveiligen Gegevens Gelet op de specifieke context is deze rubriek niet van toepassing Kennisgeving betrokkenen Ik ben vrijgesteld van kennisgeving daar ik alleen gecodeerde gegevens verwerk Uitoefenen Rechten Tot wie kunnen geregistreerde personen zich richten om hun rechten uit te oefenen? Gelet op de specifieke context is deze rubriek niet van toepassing Bijzondere maatregelen Rechten Zijn er bijzondere maatregelen getroffen om de uitoefening van rechten door de betrokkenen te vergemakkelijken? Gelet op de specifieke context is deze rubriek niet van toepassing Pag 9 van 12

10 Veiligheidsmaatregelen * [5226] Veiligheidsbeleid Veiligheidsbeleid Analyse en inschatting van de risico s Consulent inzake informatiebeveiliging Consulent inzake informatiebeveiliging Organisatie en menselijke aspecten van de beveiliging Organisatie van de beveiliging Classificatie van de informatie Informatie aan en opleiding van het personeel Disciplinaire opvolging ingeval van niet-naleving Vertrouwelijkheidsverklaring van het personeel Consequenties voor de onderaannemingscontracten Fysieke - en omgevingsbeveiliging Beveiliging van de fysieke toegang Preventie, detectie en remedie van fysieke gevaren (brand, ) Back-upsystemen Netwerkbeveiliging Beveiliging van de netwerken (indringing, vijandige codes, ) Logische beveiliging van de toegang Logische beveiliging van de toegang Lijst van de betrokken personeelsleden Authentificatiesysteem Logging, opsporing en analyse van de toegang Logging, opsporing en analyse van de toegang Toezicht, nazicht, onderhoud Toezicht, nazicht, onderhoud Beheer van veiligheidsincidenten en continuïteit Beheersysteem voor veiligheidsincidenten Herstelplan, rampenplan, noodplan Continuïteitsplan Documentatie Andere Complete en bijgewerkte documentatie Veiligheidsmaatregelen (vervolg) Bijkomende verplichte veiligheidsmaatregelen, te nemen bij de verwerking van persoonsgegevens bedoeld in de artikelen 6 tot en met 8 WVP (art. 25 en 26 KB) Gelet op de specifieke context is deze rubriek niet van toepassing Pag 10 van 12

11 Verzenden Gegevens Buitenland Indien gegevens naar het buitenland worden doorgezonden, zelfs occasioneel, geef de categorieën gegevens die worden doorgezonden en de landen van bestemming Gelet op de specifieke context kunnen de gecodeerde gegevens niet worden doorgezonden Pag 11 van 12

12 Deel 3 Contactpersoon en ondertekenaar Contact Contactpersoon voor deze verwerking Naam (voor een organisatie: contactpersoon) * Telefoon * Fax * Naam van de persoon die dit formulier ondertekent * Functie van de persoon die dit formulier ondertekent * Indien de verantwoordelijke voor de verwerking is gevestigd buiten het grondgebied van de Europese Unie, gelieve voor de briefwisseling aan te duiden op wiens naam u deze wenst te ontvangen Op naam van de verantwoordelijke Op naam van de vaste vestiging / vertegenwoordiger Datum * Ondertekenaar Ondertekening Handtekening *: Pag 12 van 12