FAQ na Webinar Beheers-Plus 27 februari 2015

Transcriptie

1 FAQ na Webinar Beheers-Plus 27 februari 2015 Waar bevindt de HKZ audit zich v.w.b. de dossiers. Beheers of Plus? HKZ eist de Basisgegevens van de verslaglegging + de eisen betreffende wet- en regelgeving. Concreet is dit vergelijkbaar met het Beheersmodel. Is er een reden waarom het stukje tekst onder 5.7 in het zwart is? Nee, dit is de toelichting van waar de Verwachtingen moeten voldoen. Hulpvraag/contactreden van patiënt: Moet dat SMART? Neen. Hulpvraag en/of contactreden is de primaire reden waarom de patiënt binnenkomt. Gelden de verwijsgegevens na 1 april 2015 wel of niet? Met ingang van 1 april 2015 gelden de nieuwste criteria voor de Plusaudit. Verwijsgegevens dienen ten alle tijden te worden vastgelegd. 5.7 Moet dat bij verwachting staan of mag het ook in het hoofddoel staan? Het hoofddoel dient aan te sluiten op de verwachtingen. Wanneer dit een onderdeel is van het Hoofddoel is dit niet meer te verifiëren. Een optie is om dit vooraf aan het hoofddoel expliciet te formuleren, dan wel aansluitend aan de fysiotherapeutische werkdiagnose. Dossiers worden toch anoniem aangeleverd? Kiwa adviseert dit zeker. In de praktijk is dit niet altijd eenvoudig te organiseren. Belangrijk is dat de praktijk samen met de auditoren expliciete overeenstemming bereiken over de wijze van dossiertoetsen en dat vastleggen in het auditrapport. Wat is het verschil tussen hulpvraag en contactreden? Dit kan in de praktijk vaak hetzelfde zijn. Doorgaans wordt een hulpvraag gekenmerkt door een duidelijke wil vraag. Voorbeeld contactreden: Schouderklachten links Voorbeeld hulpvraag: ik wil graag van mijn schouderklachten af vanwege mijn belemmering tijdens het werk/sport. Kun je geselecteerd worden voor een audit als je in het laagste tarief zit? Standaard bij Achmea bijvoorbeeld? In elke overeenkomst met de zorgverzekeraar is het Beheersmodel verbonden. Kunnen jullie voorbeeld geven tussen aard en ernst? Voorbeeld Aard: zeurende, stekende, kloppende, schietende, etc. Voorbeeld Ernst: hevige, milde, forse (ICF termen) of gebruik VAS / NPRS In hoeverre hebben jullie afstemming met softwarepakketten/ leveranciers? Enkele softwareleveranciers hebben contact met Kiwa en/of andere auditbureau s. Dit heeft bij een aantal EPD s bijgedragen aan een betere aansluiting op de criteria van Beheers- en plusaudits. Klopt het dat voor de beheers subdoelen niet verplicht zijn? In het Beheersmodel zijn subdoelen inderdaad geen verplichting. Hoe lang mag een subdoel zijn qua tijd? Dit kan erg variëren. Vuistregel is om een subdoel niet net zo lang te maken als het hoofddoel qua tijdspanne.

2 5.8 onderzoeken die negatief zijn ook benoemen? Essentieel is om het proces van de diagnostiek transparant te maken. Testen en onderzoek die negatief zijn kunnen wel relevante informatie zijn voor het specifieke dossier. De weging hiervan ligt uiteraard bij de therapeut. Moet de aard van de pijn in het hoofddoel benoemd worden? Het hoofddoel is een patiënt specifiek doel. Er bestaat geen verplichting om bijvoorbeeld de aard van de pijn te benoemen in het hoofddoel. Het hoofddoel dient wel SMART te zijn geformuleerd. Meetbare indicatoren zijn daarom essentieel. Mag je van bijvoorbeeld een ICF een eigen meetinstrument maken (in FRM) en deze gebruiken als meting voor PLUS? Tijdens de audits wordt klinimetrie niet op zich beoordeeld. Wanneer er een meetbaar instrument gebruikt wordt dan is dat in principe voldoende. eigen meetinstrumenten dienen wel toegelicht te worden tijdens de audit zodat de auditoren begrijpen hoe het wordt toegepast. Hoe is een aanpassing van het hoofddoel na te gaan? Het oude is dan toch niet meer in beeld? Dit is sterk software afhankelijk. Er bestaan EPD s waar het oorspronkelijke hoofddoel altijd in beeld blijft waardoor een eventuele evaluatie/bijstelling goed inzichtelijk is. Informeer bij uw softwareleverancier hoe hier mee om te gaan. Moet je in het hoofddoel ook de subdoelen benoemen? De subdoelen (+verrichtingen) maken de weg naar het Hoofddoel inzichtelijk. Het zijn als het ware de stappen/fasen naar het beoogd eindresultaat. Het verdient aanbeveling om dit niet op te nemen in het hoofddoel zelf. Als er geen test of meting voor is: bijv. het kunnen blijven zitten in een rolstoel? Met concreet benoemen kom je heel ver. In dit specifieke voorbeeld zou een PSK item gewenst kunnen zijn. Voorbeeld: >30 minuten kunnen blijven zitten in de rolstoel > score x Journaalgegevens hoeven niet SOEP? SOEP is een methodiek die veel gehanteerd wordt in de EPD s. De methodiek helpt in structuur. SOEP is echter niet een verplichting. De Subjectieve beleving/bevinding van de patiënt en de Uitgevoerde verrichting zijn verplicht. Hoevaak objectieve gegevens, bij elk dagjournaal? Bij Beheers niet verplicht, bij Plus wat relevant is voor de episode. Voorbeeld: wanneer iemand 4 a 5 behandelingen achter elkaar zegt dat hij/zij minder pijn ervaart dan zou het relevant zijn om dat eens vast te leggen met een meting. Maak het dan Objectief. Realiseer ook dat een observatie van de fysiotherapeut ook vrij objectief kan zijn. Mag een subdoel in het verlengde van je hoofddoel liggen? (bijv. Pijn -50%) als hoofddoel = pijnvermindering VAS van 70 naar 20. Dat mag zeker. Een subdoel kan een tussenstap zijn richting het einddoel. Het is dus legitiem om halverwege de episode te streven naar minimaal 50% minder pijn. Waarom niet kopiëren van verwachtingen? Het hoofddoel dient aan te sluiten op de geformuleerde Verwachtingen(plus). Wanneer dit 1 op 1 gekopieerd wordt is dit moeilijk te interpreteren daar het identiek is.

3 Moet je bij patiënten met chronische aandoeningen (met als doel onderhoud) ook met subdoelen werken? Bij Plus wel, bij Beheers is dit geen verplichting. Mogen de subdoelen tot aan het einddoel lopen qua tijd of mag je ze gaandeweg opbouwen? Het methodische proces dient inzichtelijk te zijn. Het verdient aanbeveling om de subdoelen als stappen richting het einddoel op te bouwen. Is er bij een DTF ook een verplichte eindrapportage aan de huisarts noodzakelijk? Bij de plusaudit wordt van elk afgesloten dossier een eindrapportage verwacht. Bij Beheersaudits is dit een niet kritisch criterium. De eindrapportage bij DTF dient wel de expliciete toestemming te zijn voor het verzenden van de rapportage. Dit gebeurd doorgaans tijdens de screening. Is er een lijst waarop alle aandoeningen die onder de KANS Richtlijn staat beschikbaar? De Richtlijn benoemd niet letterlijk alle aandoeningen die onder KANS vallen. Deze informatie is wellicht beschikbaar bij de KNGF Kijken jullie bij Plus in dossiers> 6 maanden terug in het jaar ervoor? Alle dossiers behorende bij de selectieperiode (afgelopen 6 maanden) vallen in de audit. Al valt er maar 1 behandeling in de selectieperiode dan wordt het gehele dossier beoordeeld. Onafhankelijk hoe lang het dossier loopt. Is het voldoende deze in de klinimetrie te zien, of moeten deze ook nog beschreven worden in de eindevaluatie? De klinimetrie ondersteunt de bevindingen van de patiënt en de fysiotherapeut. Wanneer er wordt gesproken dat het doel is bereikt dan dient dat te blijken uit de aanwezige klinimetrie. Wordt ook inhoud van de eindrapportage beoordeeld bij PLUS? De rapportage wordt ingezien. Beoordeling op inhoud gebeurd alleen wanneer de gegevens in de rapportage sterk afwijken van wat in het dossier is gezien. Hoeveel dossier per fte moeten er aanwezig zijn ongeveer? Alle dossiers van alle werkzame therapeuten dienen aantoonbaar aanwezig te zijn. Bij Plus is dit 100%, bij Beheers nu nog 80%, 2015 criteria ook 100%. Inbreng eigen protocollen verplicht? Indien aanwezig, volgens welke criteria moeten deze zijn opgebouwd? Dit is geen verplichting. Beweegprogramma dossiers en groepstherapie wel/niet mee in de audit dossiers? Dossiers van de zogenaamde Beweegprogramma s vallen buiten de audit. Dossiers van groepsbehandelingen tellen wel mee. Belangrijkste wijzigingen overige praktijkcriteria 2015 ten opzichte van 2013? PLUS: - Aard en Ernst van de functioneringsproblemen nu kritisch (Oranje) - Status lang dossier >12x - Aantoonbare evaluatie/bijstelling van het Hoofddoel bij

4 langdurige trajecten >1 jaar Belangrijkste wijzigingen beleidsplan en MP's tov 2013 De Motivational Papers zijn Zorgverzekeraar afhankelijk. De criteria betreffende kwaliteitsjaarverslag en beleidsplan zijn ongewijzigd gebleven. De criteria betreffende wet- en regelgeving zijn ten opzichte van 2013 kritisch (oranje) geworden. Eisen netwerken en samenwerkingsverbanden. Dit is afhankelijk van de zorgverzekeraar. Belangrijkste eis is dat het aantoonbaar moet zijn. Mag er in het dagjournaal (beloop) als er geen wijzigingen zijn bij subjectief en objectief ook "geen bijzonderheden" ingevuld worden? Er is altijd wel iets te melden vanuit het oogpunt van de patiënt. Objectief hoeft inderdaad niet altijd en kan wel eens als geen bijzonderheden of geen wijzigingen worden aangeduid. Moeten de subdoelen inclusief interventies ook SMART geformuleerd zijn? Bij Plus dienen alle subdoelen SMART geformuleerd te worden. Moet het hoofd(behandel)doel ook meetbaar zijn met een getal (VAS of PSK). Correct. Is 1 schoonmaak schema voldoende of moet er in elke ruimte een schoonmaakschema hangen? Het belangrijkste is dat de afspraken rondom de schoonmaak zijn vastgelegd. Dus hoevaak, waar, wanneer, etc. Er hoeft niet in elke ruimte een schema te hangen. Een centraal logboek of iets dergelijks voldoet. Moet er een lijst van iedere therapeut zijn? Een lijst van patiënten per fysiotherapeut is zeer wenselijk. Ook wenselijk is om aan te geven welke dossiers lang of kort zijn, afgesloten of lopend en of het een KNGF behandelrichtlijn betreft. Hoe gaan jullie om met dossiers van personeelsleden die inmiddels niet meer in dienst zijn? Wanneer dossiers van deze personeelsleden binnen de selectieperiode vallen dan worden ze meegenomen in de audit. Afhankelijk om hoeveel dossiers dit gaat ten opzichte van het totaal wordt bepaald hoe zwaar ze meewegen in de uitkomst. Wat voor een percentage dossiers van het aantal door Achmea aan jullie opgegeven dossiers moeten wij op de lijst hebben staan? Beheers: 80% (per criteria %) Plus: 100% Hoe moeten wij aangeven dat er patiënten zijn die geen toestemming voor dossierinzage geven. Moeten wij de ingevulde briefjes aan jullie overhandigen? Indien er patiënten zijn die expliciet geen toestemming geven dan dient dit aantoonbaar te zijn tijdens de audit. Als daar getekende exemplaren van zijn dan volstaat dat prima. Let wel op dat de niet een eindeloze lijst kan zijn. Bij meer dan 5% Niet Toestemming wordt een opmerking in het Auditrapport gemaakt. Moet er altijd een afsluitbrief geschreven worden, ook als iemand maar 1,2,3x geweest is en zonder bericht is weggebleven? PLUS: ja, er dient altijd een eindrapportage te zijn. Beheers: Eindrapportage is een niet kritisch criterium. Moet er een calamiteitenplan o.i.d in de praktijk hangen? Aantoonbaar moet zijn of er voorzieningen zijn getroffen in geval van calamiteiten. Een calamiteitenplan is daar een goed voorbeeld van. Dit kan een BHV plan zijn, vluchtrouteplattegronden en aanduidingen van vluchtroutes in het pand.

5