Welkom. Voorstelrondje

Transcriptie

1 Werkkostenregeling

2 Welkom Voorstelrondje

3 Programma Doel van de bijeenkomst Huidige situatie Waarom de Werkkostenregeling? Toekomstige situatie Werkkostenregeling Praktijkvoorbeelden Pauze Cafetariamodel (gevolgen) Arbeidsvoorwaarden Inrichting administratieve organisatie Samenvatting en tips

4 Huidige situatie Loon al hetgeen uit dienstbetrekking wordt genoten Over het loon bent u loonbelasting, premie s volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen verschuldigd Status: 29 verschillende regelingen waarbij op medewerkers niveau wordt bepaald en geadministreerd

5 Waarom Werkkostenregeling? De grote diversiteit aan regelingen, onder de huidige regelgeving, leidt tot veel administratieve rompslomp Doel Werkkostenregeling Lastenverlichting voor werkgevers door vereenvoudiging van de belastbaarheid van vergoedingen en verstrekkingen Financieel of fiscaal voordeel voor werkgevers, niet primair doel van de WKR

6 Waarom Werkkostenregelingregeling? Wettelijk kader: Wkr is onderdeel van Wet op Loonbelasting (1964) Het wetsvoorstel Fiscale Vereenvoudigingswet, met daarin het onderdeel WKR is eind 2009 door de Eerste Kamer aangenomen. Aangepaste definitie: Loon is al hetgeen uit de dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. Handboek loonheffingen aangepast.

7 Toekomstige situatie De Werkkostenregeling

8 Nieuw: Werkkostenregeling Definities Werkkosten: Kosten die de medewerker maakt in het kader van de dienstbetrekking. Forfaitaire ruimte: 1,5% vrijstelling van de fiscale loonsom, ook wel aangeduid als forfait. Intermediaire kosten: Uitgaven door medewerker in opdracht en voor rekening van zijn werkgever (te declareren kosten).

9 Nieuw: Werkkostenregeling Definities Gerichte vrijstellingen: Door de werkgever aangewezen specifieke onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Aangewezen werkkosten: Vergoedingen of verstrekkingen die vastgesteld zijn bij CAO of in de eigen arbeidsvoorwaardenregelingen, welke ten laste komen van de forfaitaire ruimte.

10 Nieuw: Werkkostenregeling Kort in schema gebracht Totaal bedrag in organisatie vergoedingen/verstrekkingen -/- Gerichte vrijstellingen -/- Forfaitaire ruimte van 1,5% van fiscaal loon = Belaste werkkosten (80%)

11 Nieuw: Werkkostenregeling Uitgebreid schema Werkkosten Loonkosten Intermediaire kosten Gerichte vrijstellingen Aangewezen werkkosten* Onbelast -/- 1,5% forfaitaire ruimte (Binnen forfait is alles onbelast) = te belasten werkkosten Eindheffing 80% Geen loon, geen eindheffing * Binnen het forfait bestaan ook kosten met nihilwaardering (zie hiervoor bijlage Vergoedingen en verstrekkingen )

12 Nieuw: Werkkostenregeling Afspraken Belastingdienst Forfaitaire ruimte per ,5% Kleine geschenken Communicatiemiddelen en computerapparatuur Personeelsfeesten, recepties en jubilea Maaltijden

13 Nieuw: Werkkostenregeling Afspraken Belastingdienst: Alleen de afspraken over vergoedingen en verstrekkingen die binnen de WKR gerichte vrijstellingen zijn blijven bestaan. Alle andere afspraken over vrije vergoedingen en verstrekkingen vervallen.

14 Nieuw: Werkkostenregeling Forfaitaire ruimte per invoering Uniform loonbegrip , verhoging 0,1% Vaststelling forfaitaire ruimte tot ; 1,4% x ,- (fiscaal loon) = ,- Vaststelling vanaf ; 1,5% x ( ,- -/ ,-)(fiscaal loon -/- inkomensafhankelijke bijdrage ZVW) = ,- Verruiming forfaitaire ruimte 1.000,-

15 Nieuw Werkkostenregeling Kleine geschenken Verstrekkingen en betalingen gerelateerd aan dienstbetrekking = LOON. Niet gerelateerd aan dienstbetrekking blijft buiten de WKR, mits: geen geld of waardebonnen factuurwaarde (inclusief btw) niet hoger dan 25,00

16 Nieuw Werkkostenregeling Kleine gechenken Verstrekkingen bij onderstaande gebeurtenissen zijn niet gerelateerd aan dienstbetrekking en blijven buiten de WKR Geboorte Huwelijks(jubileum) Overlijden Verjaardag Ziekte Verstrekkingen bij onderstaande gebeurtenissen zijn gerelateerd aan dienstbetrekking en gaan ten laste van de forfaitaire ruimte Secretaressedag Dienstjubileum Afscheid Eerste werkdag nieuwe medewerkers

17 Nieuw: Werkkostenregeling Communicatiemiddelen: BlackBerry of een I-Phone Beeldscherm diagonaal max. 7 inch (17,78 cm) Beperkte invoermogelijkheden voor langdurig computergebruik Computerapparatuur: Pocket-PC s Mininotebooks Netbooks E-readers Navigatieapparatuur ipad

18 Nieuw: Werkkostenregeling ipads Standpunt Belastingdienst: 90% zakelijk gebruik niet aantoonbaar. Mogelijkheden binnen de WKR; Verstrekken (medewerker wordt eigenaar van de ipad) Ter beschikking stellen ( ipad blijft eigendom van werkgever)

19 Nieuw: Werkkostenregeling ipads Verstrekken: Verantwoording kan op de volgende manieren Uitgaande van een ipad van 500,- Eenmalig fiscale bijtelling van 500,- bij medewerker ipad aanwijzen als eindheffingsloon bestanddeel en 500,- ten laste van forfaitaire ruimte brengen Eventuele abonnementskosten aanwijzen als eindheffingsloon bestanddeel en ten laste van de forfaitaire ruimte brengen.

20 Nieuw: Werkkostenregeling ipads Ter beschikking stellen: Verantwoording kan op de volgende manieren Uitgaande van een ipad van 500,- Fiscale bijtelling bij medewerker over periode van 3 jaar, 30% aanschafwaarde ( 500,- x 30% = 150,- bijtelling per jaar) ipad aanwijzen als eindheffingsloon bestanddeel en gedurende 3 jaar 30% x 500,- = 150,- ten laste van forfait boeken Eventuele abonnementskosten aanwijzen als eindheffingsloon bestanddeel en ten laste van de forfaitaire ruimte brengen. Vanaf het 4 e jaar zonder bijtelling ter beschikking stellen

21 Nieuw: Werkkostenregeling Personeelsfeesten, recepties en jubilea: Intern: bij een doorlopende ARBO-verantwoordelijkheid voor de werkgever. Externe locatie. Maaltijd medewerker op een permanente werkplek Verstrekking, ongeacht karakter ( 3,15) Uitzondering: maaltijd wegens overwerk koopavonden of therapeutisch mee-eten en minimaal 10% zakelijk karakter.

22 Praktijkvoorbeelden De Werkkostenregeling

23 Nieuw: Werkkostenregeling Gerichte vrijstellingen Reiskosten t/m 0,19 per km Losse kaartjes voor zakelijk reizen met OV Verhuiskosten (max ,-) Bijscholing Cursussen Congressen Studiekosten Extraterritoriale kosten (30% regeling) Vakliteratuur (thuis) Cadeaus met een ideële waarde (piëteit) Maaltijden tijdens dienstreizen Maaltijden (zakelijk karakter) Overnachtingen (vanwege dienstreis)

24 Nieuw: Werkkostenregeling Intermediaire kosten geen voordeel voor medewerker zelf Parkeergelden bij auto van de zaak Representatiekosten (extern) Relatiegeschenken (extern) Voorgeschoten kosten

25 Nieuw: Werkkostenregeling Algemeen forfait (voorbeelden) voordeel voor medewerker vanwege de dienstbetrekking Reiskostenvergoedingen > 0,19 per km Fiets van de zaak Bedrijfsfitness buiten de werkplek Vakbondscontributie Personeelsfeesten (extern) Kerstpakketten Producten eigen bedrijf Verklaring omtrent gedrag Bijdrages voor kinderopvang Maaltijden op werkplek (niet zakelijk)

26 Nieuw: Werkkostenregeling Nihilwaardering Gelden alleen voor loon in natura (meestal in de vorm van beschikbaarstelling), niet voor vergoedingen in geld. Openbaarvervoerkaart Voordeelurenkaart Mobiele telefoons Portable computers Werkkleding Consumpties op de werkvloer Arbo-voorzieningen Bedrijfsfitness op de werkplek

27 Nieuw: Werkkostenregeling Voorbeeld 2 Bedrag Fiscale loonsom Alle vergoedingen en verstrekkingen Af: gerichte vrijstellingen /- Af: 1,5% van de fiscale loonsom van 6 miljoen /- Totaal belastbare werkkosten Kosten eindheffing 80%

28 PAUZE

29 Cafetariamodel Gevolgen

30 Cafetariamodel Meest voorkomende regelingen: Bronnen: Persoonlijk budget Brutoloonbestanddelen Doelen: Tegemoetkoming woon-werkverkeer Fiets Bijverzekering pensioen Vakbondscontributie Vakliteratuur Fitness/Sporten

31 Gevolgen cafetariamodel Cafetariaregeling: Uitruil van arbeidsvoorwaarden, waarbij bronnen en doelen (fiscaal onbelast) tegen elkaar uitgeruild worden. Cafetariaregeling blijft mogelijk, maar... dit gaat ten kosten van de forfaitaire ruimte.

32 Gevolgen cafetariamodel Voorbeeld 1: Vraag Situatie De medewerkers kiezen om de eindejaarsuitkering in te zetten en te ruilen voor onbelaste vergoeding woon-werk verkeer. De totale onbelaste vergoeding woon-werk verkeer bedraagt ,00 gebaseerd op 12 cent per km. Gevolgen voor 7 cent. Vragen Kan deze regeling ook worden toegepast binnen de Werkkostenregeling? Wat zijn de extra kosten als het totale fiscale loon van de instelling ,00 is.

33 Gevolgen cafetariamodel Voorbeeld 1: Antwoord Ja, als de werkgever heeft gekozen voor de toepassing van de Werkkostenregeling valt woon-werk verkeer onder de gerichte vrijstellingen. Er zijn in dit geval geen extra kosten omdat er geen eindheffing van toepassing is, aangezien het een gerichte vrijstelling betreft.

34 Gevolgen cafetariamodel Voorbeeld 2: Vraag Situatie 100 van de 300 medewerkers maken momenteel jaarlijks gebruik van de fietsregeling. De medewerkers kiezen ervoor om verlofuren uit te ruilen ter waarde van de aanschafprijs van de fiets ( 750,00). Vragen Kan deze regeling ook worden toegepast binnen de Werkkostenregeling? Wat zijn de extra kosten als het totale fiscale loon van de instelling ,00 is.

35 Gevolgen cafetariamodel Voorbeeld 2: Antwoord Ja, als de werkgever heeft gekozen voor de toepassing van de Werkkostenregeling en fietsregeling heeft aangewezen als zogenaamde werkkosten die onder het forfait vallen. Werkgever moet de kosten dus aanwijzen als werkkosten onder het forfait, anders worden de kosten als normaal belastbaar loon aangemerkt. Werkkosten 100 medewerkers x 750 = Forfait x 1,5% = Belaste werkkosten = Werkgever betaald 80% eindheffing over =

36 Gevolgen cafetariamodel Inleveren salaris vs vergoeding / verstrekking Voorbeeld: Vakbondscontributie: 170,00 fiscaal salaris lager, forfait lager 1,5% van 170,00 = 2,55 forfait overschreden? Eindheffing 80% over 170,00 = 136,00 Uitruil woon werkverkeer ( 0,19) 500,00 fiscaal salaris lager, forfait lager 1,5% van 500,00 = 7,50 geen invloed op forfaitaire ruimte (gerichte vrijstelling)

37 Arbeidsvoorwaarden

38 Arbeidsvoorwaarden Werkkostenregeling geen rol voor OR of GO Wel of geen wijziging arbeidsvoorwaarden geen wijziging geen rol voor OR of GO wijziging arbeidsvoorwaarden: afstemming met OR en of GO

39 Inrichting administratieve organisatie Werkkostenregeling

40 Inrichting administratieve organisatie Wat zijn de kosten voor en na invoering van het nieuwe regime indien u alle kostenvergoedingen handhaaft? Tip: verricht een arbeidsvoorwaarden analyse: Maak inzichtelijk welke vergoedingen en verstrekkingen u momenteel onbelast vergoed aan uw medewerkers en wat dit kost. Breng in beeld welke vergoedingen onder de gerichte vrijstellingen vallen. Bepaal het bedrag van de forfaitaire ruimte (1,5% fiscale loonsom). Bereken of de forfaitaire ruimte toereikend is. Indien deze wordt overschreden wordt over het merendeel eindheffing betaald (80% van de belaste werkkosten).

41 Inrichting administratieve organisatie Wat is de impact van de Werkkostenregeling op de kosten van de huidige arbeidsvoorwaarden? Indien u alle kostenvergoedingen handhaaft en het forfait niet toereikend is, zijn er twee afwegingen: Besluiten de huidige regelingen te behouden. In dit moet er over de overschrijding 80% belasting worden afgedragen. Besluiten dat er minder verstrekkingen en vergoedingen worden aangewezen (kostenneutraal). Zijn er geen belaste werkkosten (eindheffing) ofwel wordt het forfait niet volledig benut, dan kunt u deze ruimte nog benutten.

42 Inrichting administratieve organisatie Waaraan moet u denken? Draag zorg voor een centrale registratie van alle verstrekkingen en vergoedingen (bijv. financiën of personeelsadministratie). Twee redenen voor een centrale registratie. Belastingdienst eist in hoeverre de som van vergoedingen en verstrekkingen inzichtelijk is (horizontaal toezicht); Vergemakkelijkt het sturen en begroten.

43 Inrichting administratieve organisatie Herinrichting financiële administratie Loonkosten WKR- boekingen Eindheffingsloon (aangewezen werkkosten) Gerichte vrijstellingen Nihilwaarderingen Intermediaire kosten

44 Inrichting administratieve organisatie Herinrichting financiële administratie Hernummeren (rubriceren op grootboek nummer niveau) Tussenrekening Subrubrieken (rubriceren op kostensoort of ecl-nummer) Extracomptabel Excel-overzicht Koppelen aan financiële administratie BTW Bijtellingen ( maaltijden)

45 Hoe bewaak je gedurende het verantwoordingsjaar budget van 1,5%, zodat je aan het einde van het jaar niet voor de onaangename verrassing komt te staan dat je de forfaitaire ruimte hebt overschreden? Methode 1 Methode 2 Methode 3

46 Methode 1 ; Neem 1,5% van het totale fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar. Toets gedurende het lopende jaar of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. In het aangiftetijdvak waarin u de vrije ruimte overschrijdt, verwerkt u het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing. In elk volgend aangiftetijdvak moet u de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt, in de aangifte over dat tijdvak opnemen en daarover 80% eindheffing betalen. Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscale loon.

47 Methode 1; Toets de vergoedingen en verstrekkingen aan deze vrije ruimte. Verreken de eindheffing over het positieve of negatieve verschil uiterlijk in uw eerste aangifte van het volgende kalenderjaar: is de vrije ruimte groter dan de vergoedingen en verstrekkingen, dan krijgt u 80% eindheffing over het verschil terug; is de vrije ruimte kleiner, dan moet u alsnog 80% eindheffing over het verschil betalen.

48 Methode 2 ; Neem 1,5% van het totale fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar en deel dit door het aantal aangiftetijdvakken van het lopende kalenderjaar. Zo schat u de vrije ruimte per aangiftetijdvak. Toets per aangiftetijdvak of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. Het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, verwerkt u per tijdvak in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing. Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscale loon.

49 Methode 2 ; Toets de vergoedingen en verstrekkingen aan deze vrije ruimte. Verreken de eindheffing over het positieve of negatieve verschil uiterlijk in uw eerste aangifte van het volgende kalenderjaar: is de vrije ruimte groter dan de vergoedingen en verstrekkingen, dan krijgt u 80% eindheffing over het verschil terug; is de vrije ruimte kleiner, dan moet u alsnog 80% eindheffing over het verschil betalen.

50 Methode 3; Neem 1,5% van het totale fiscale loon per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar. Toets per aangiftetijdvak of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. Het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, verwerkt u per tijdvak in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing. Een nadeel van methode 3 is dat het bedrag waarmee u uw vrije ruimte overschrijdt, niet mag doorschuiven naar volgende aangiftetijdvakken waarin u misschien vrije ruimte overhoudt. En u mag ook niet herrekenen.

51 Samenvatting & tips Werkkostenregeling

52 Enkele aandachtspunten Wijzigingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden dienen (doorgaans) voorgelegd te worden aan het GO. Toets individuele afspraken met medewerkers aan de regeling. Inrichting van administratieve organisatie en besluitvorming over de aanpassing van regelingen vergt tijd, begin dus snel!

53 Vragen? Bedankt voor uw aandacht