Middels dit schrijven willen wij nogmaals uw aandacht vragen voor de werkkostenregeling (WKR).

Transcriptie

1 Cliëntenbrief werkkostenregeling (WKR) Onderwerp: werkkostenregeling Doel: informeren en adviseren Bestemd voor: ondernemers Eersel, november 2012 Geachte heer, mevrouw, Middels dit schrijven willen wij nogmaals uw aandacht vragen voor de werkkostenregeling (WKR). In 2013 mag u nog kiezen of u de huidige regeling voor onkostenvergoedingen (en verstrekkingen) toepast of dat u overstapt naar de werkkostenregeling. Maar de datum van 1 januari 2014 komt snel dichterbij en per deze datum wordt de werkkostenregeling definitief ingevoerd. Om u goed te informeren hebben wij voor u alle wijzigingen op een rij gezet in deze cliëntenbrief. Uiteraard zijn wij op uw verzoek graag bereid om een nadere toelichting te verstrekken. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groeten, CASTELIJNS & SWAANS accountants-adviseurs

2 Werkkostenregeling (WKR) Op 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd. De werkkostenregeling is een (nieuwe) regeling die de huidige onkostenvergoedingen vervangt. De nieuwe regeling heeft veel gevolgen voor werkgevers die vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers geven. De werkkostenregeling vereenvoudigt de fiscale regels voor vergoedingen en/of verstrekkingen. Het uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat alle vergoedingen tot het belaste loon horen. Voordat u de vergoeding aan de werknemer betaalt, moet u de beslissing nemen of u de loonheffing bij de werknemer inhoudt of dat u de werkkostenregeling toepast en de vergoeding onder het forfait (vrijstelling) laat vallen. Deze vrijstelling bedraagt in ,5% van het fiscale loon. Met andere woorden: 1,5% van het totale fiscale loon (van het totale personeelsbestand) mag onbelast worden vergoed aan uw werknemers. Deze vergoeding kan wel worden getoetst op gebruikelijkheid. U kunt namelijk geen onkosten vergoeden als het ongebruikelijk is als werkgevers dat soort zaken vergoeden. In 2013 mag u nog kiezen voor toepassing van de huidige regeling. U moet aan het begin van het jaar kiezen en de keuze geldt voor alle werknemers. Indien u besluit om voor de nieuwe regeling te kiezen, dan vervallen de huidige afspraken met de Belastingdienst over bijvoorbeeld vaste onkostenvergoedingen. Vanaf 2014 is de werkkostenregeling voor iedereen verplicht. Of het toepassen van de werkkostenregeling voor u als werkgever gunstig is, hangt af van een aantal aspecten. Als de vergoedingen die u nu betaalt (nagenoeg) geheel onder de gerichte vrijstellingen blijven vallen, krijgt u door het forfait extra ruimte voor vergoedingen. Betaalt u nu veel vergoedingen waarvoor geen gerichte vrijstellingen meer gelden, dan wordt het forfait al snel overschreden. Het gaat hier niet alleen om vergoedingen die in de salarisadministratie worden verwerkt, maar ook om vergoedingen die in de financiële administratie worden verwerkt. Als het totaal van de onkostenvergoedingen in 2013 hoger is dan 1,5% van de loonsom, dient over het meerdere loonheffing door de werknemer of eindheffing (80%) door u (als werkgever) worden betaald. U moet de keuze maken voordat u de vergoeding betaalt. Als u besluit om de werkkostenregeling te gaan toepassen en u betaalt nu ook vergoedingen, dan is de kans groot dat u uw afspraken met uw werknemers moet aanpassen. Het kan zijn dat u deze onbelaste onkostenvergoedingen al jaren aan uw werknemers betaalt. U kunt dan deze onkostenvergoedingen niet zonder meer verlagen! Dit is afhankelijk van de afspraken zoals die zijn vastgelegd in het arbeidsreglement, de CAO of de arbeidsovereenkomst. U mag als werkgever niet zomaar de arbeidsvoorwaarden wijzigen. Samen met uw werknemer zult u tot een akkoord moeten komen. Daarbij is het belangrijk dat uw werknemer vrijwillig en uitdrukkelijk instemt met de aanpassing van zijn arbeidsvoorwaarden. De werknemer moet de tijd krijgen om over de wijziging na te denken en eventueel juridisch advies in te winnen. Het is verstandig om één en ander schriftelijk vast te leggen en dit ook gezamenlijk te ondertekenen. Er bestaan twee uitzonderingen die onbelast blijven en niet ten laste komen van het forfait. Het betreft de gerichte vrijstellingen en de intermediaire kosten.

3 Gerichte vrijstellingen Deze hebben betrekking op vergoedingen met een zakelijk karakter. Gerichte vrijstellingen zijn onbelast en verminderen het forfait niet. Een voorbeeld van een gerichte vrijstelling is de kilometervergoeding van 0,19 per kilometer voor woonwerkverkeer. In de bijlage worden meer gerichte vrijstellingen vermeld. Intermediaire kosten Dit zijn kosten die de werknemer maakt in opdracht en voor rekening van de werkgever. Meestal gaat dit om kosten die gemaakt zijn voor zaken die eigendom zijn of worden van de werkgever. Een voorbeeld van intermediaire kosten is de werknemer die kosten maakt voor de auto van de zaak en die vervolgens door de werkgever vergoed krijgt. Representatiekosten en relatiegeschenken voor externe relaties en klanten vallen ook onder intermediaire kosten. Als u de werkkostenregeling wilt toepassen, zal ook de administratie daarop aangepast moeten worden. U moet toetsen of de vergoedingen die u betaalt, al dan niet, binnen het forfait vallen. U heeft de keuze uit drie berekeningswijzen: 1. U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar. 2. U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar. 3. U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar. Onze voorkeur gaat uit naar methode 1, tenzij er een enorme stijging of daling van het fiscale jaarloon valt te verwachten (het personeelsbestand stijgt of daalt bovengemiddeld). Onze keuze is gebaseerd op het feit dat het fiscale jaarloon van het voorafgaande jaar leidend is en er binnen het jaar slechts enkele keren moet worden getoetst of u nog binnen de vrije ruimte van vergoedingen en verstrekkingen blijft. Na afloop van het jaar wordt dan de werkelijke vrije ruimte berekend op basis van het feitelijke fiscale jaarloon. Indien de werkkostenregeling de ruimte geeft om meer onbelast te vergoeden, kunnen uw werknemers u er niet toe verplichten dit daadwerkelijk te doen. Wij adviseren u om nu na te gaan welke regeling voor u het meest gunstig is. Het gaat hierbij om de volgende stappen: inventarisatie van de onkostenvergoedingen (zowel in de salarisadministratie, als de financiële administratie); het bepalen van de gevolgen bij toepassing van de nieuwe regeling (toepassen eindheffing/belasten bij de werknemer); eventuele aanpassing van de arbeidsvoorwaarden (in overleg met uw werknemers); tijdige en juiste communicatie met uw werknemers. Wij beseffen dat dit een complexe materie is. Indien u vragen heeft over de werkkostenregeling of hulp nodig heeft bij het beoordelen welke regeling voor u het meest gunstig is, zijn onze medewerkers van de salarisadministratie u graag van dienst. Tot slot willen wij u er nog op wijzen dat het nog mogelijk is dat er wijzigingen in de werkkostenregeling plaatsvinden. Indien dit het geval zal zijn, zullen wij u hierover informeren.

4 Bijlage vergoedingen en verstrekkingen bij de nieuwsbrief werkkostenregeling Gerichte vrijstellingen: Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van maximaal 0,19 per kilometer; Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer; Losse kaartjes voor zakelijk reizen met het openbaar vervoer; Cursussen, congressen, seminars die van belang zijn voor het werk van de werknemer; Vergoedingen en/of verstrekkingen betreffende vakliteratuur en kosten van inschrijving in een beroepsregister; Studiekosten van werknemers; Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen; Verblijfskostenvergoeding door tijdelijke werkzaamheden elders; Procedures voor de erkenning van verworven competenties (EVC-procedures); Verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking ; Extraterritoriale kosten. Vergoedingen binnen het forfait (van 1,5%): Kerstpakketten en andere kleine geschenken; Zakelijke kostenvergoedingen; Niet-verhaalde verkeersboetes; Parkeer-, veer- en tolgelden (niet zijnde auto van de zaak); Bedrijfsfitness; Contributie van personeelsverenigingen; Contributie van vakvereniging; Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen; Fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke; Personeelsfeesten, personeelsreizen, en dergelijke; Persoonlijke verzorging; Producten uit het eigen bedrijf; Reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer van meer dan 0,19 per kilometer. Werkkleding die mee naar huis gaat en die geschikt is om ook thuis te dragen; Werkruimte bij de werknemer thuis; Verhuiskosten voor het deel dat niet onder de gerichte vrijstelling valt; Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappijen en aanverwante bedrijven; Schade door diefstal, wanneer de werknemer tijdens werktijd is bestolen; Schade door overstromingen, aardbevingen en andere calamiteiten, niet door de verzekering gedekt; Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis; Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders; Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde hypothecaire leningen); Representatiekosten en relatiegeschenken (aan werknemers) ten behoeve van interne relaties; Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten.

5 Vergoedingen in het forfait welke vanwege nihilwaardering niet ten koste gaan van de vrije ruimte: Arbo-voorziening; Consumpties tijdens werktijd, die géén deel uitmaken van de maaltijd; Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning; Mobiele telefoons of smartphones (zakelijk gebruik >10%); Openbaarvervoerkaart (mede zakelijk gebruik); Portable computers, zoals notebooks en laptops (zakelijk gebruik >90%); Uniformen, werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft; Voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik).