Verzuimmanager. Plezier in uitvoering Als je werk beter kan, zeg & doe het dan

Transcriptie

1 Verzuimmanager Praktische tips voor verzuimbeleid Plezier in uitvoering Als je werk beter kan, zeg & doe het dan

2 Verzuimwijzer Wat wil je bereiken? 1. Jouw visie op verzuim en werk 4 Preventie 2. Preventie door goede werkcultuur 5 3. Preventie door persoonlijke energie 8 De opzet van je verzuimbeleid 4. Rechten en plichten Poortwachter Aandachtspunten bij je beleid Beter beleid door teamdiscussie Tips en regels verzuimbeleid 14 Goed aan de slag in de praktijk 8. Het gesprek bij ziekmelding Middellang verzuim Lang verzuim Ho stop! Doe het anders Checklisten aanpak langdurig verzuim 13. Helaas op weg naar de WIA? Extra hulp door deskundigen? 6 Een goed gesprek is het halve werk 15. Sterke punten van jezelf Hoe maak je medewerkers sterk? 9 Meer weten of hulp nodig? 32 V e r z u i m m a n a g e r

3 Wat kun je met de Verzuimmanager? De verzuimmanager is bedoeld om leidinggevenden in de kinderopvang te helpen bij de aanpak van verzuim. Het helpt je bij vier taken: 1. de preventie en de aanpak van verzuim 2. de opzet van je verzuimbeleid 3. de verzuimbegeleiding in de praktijk 4. het voeren van goede gesprekken En nog meer handigs Formulieren voor het voeren van verzuimgesprekken en het aanleggen van een dossier vind je in Plezierig gesprek met goede afspraken. De formulieren staan ook op Op de site tref je bovendien uitgebreide praktische tips voor het voeren van verzuimgesprekken. VerzuimSpiegel: hulpmiddel voor registratie en beheer Brancheorganisatie FCB heeft in opdracht van de branche een digitaal (on-line) hulpmiddel ontwikkeld: de VerzuimSpiegel. Daarmee kun je verzuim registreren en beheren. Met dit hulpmiddel kun je alle verzuimgegevens van je medewerkers op een gestandaardiseerde manier vastleggen. Alle Poortwachter-momenten verschijnen automatisch in een actielijst. Handig aan de VerzuimSpiegel is dat je verschillende rapportages met verzuimgrootheden kunt maken en van andere organisaties de spiegelinformatie krijgt. Voor meer informatie zie Of stuur een mail naar Tips & trucs Lees ook de Werkmaten Deze Verzuimmanager sluit aan op de Werkmaat Beter Werken en de Werkmaat Beter Worden die je medewerkers al hebben of kunnen aanvragen. Lees die als leidinggevende beslist door. Ze geven je namelijk veel informatie over inhoudelijke onderwerpen die je ook nodig hebt. Zoals de aanpak van stress, werkdruk, motivatie, rugklachten en problemen bij zwangerschap. P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 3

4 1. Jouw visie op verzuim en werk Dit boekje gaat niet over verzuim. Het gaat over een succesvolle aanpak ervan. Hoe krijg en hou je medewerkers goed, gezond en gemotiveerd aan het werk? Wat doe je om dat te krijgen? En wat kun je doen om dat zo te houden? Uitgangspunt van Plezier in uitvoering is dat een goede visie op verzuim gebaseerd moet zijn op een motiverende visie op werk. Minder verzuim betekent dat medewerkers vaker aanwezig zijn. Dat scheelt kosten. Maar er is veel meer mogelijk. Het is veel beter als de medewerkers ook goed werk leveren. En dat met plezier doen. We noemen deze visie: rendement op arbeid. Het gaat om rendement. Voor jouw organisatie. En voor de mensen. Welke ambitie heb je? Wil je risico s vermijden of wil je goede prestaties door gemotiveerde medewerkers? Check jouw visie! Ik pak het verzuim aan omdat het scheelt in bedrijfsrisico s - zoals kosten en claims - als ik voldoe aan mijn wettelijke verplichtingen. Ik wil méér. Ik wil goede werkomstandigheden en een goede sfeer zodat iedereen goed kan werken en presteren. Ik wil nóg meer: Ik wil gemotiveerde medewerkers die meedenken en zich inzetten voor de toekomst van de organisatie en de toekomst van henzelf. Uitkomst Waarschijnlijk wil je alledrie. Gelijk heb je. Het gaat bij het bovenstaande niet zozeer om een keuze, maar om een stappenplan. Het goede eindpunt is dat je medewerkers hebt die zich zelf verantwoordelijk voelen voor hun inzet voor de organisatie. En voor hun eigen inzetbaarheid. 4 V e r z u i m m a n a g e r

5 2. Preventie door goede werkcultuur Heel wat leidinggevenden denken dat ze bij verzuim achter de feiten aanlopen. En als je pas actief wordt als iemand zich ziek meldt doe je dat ook. Goede verzuimgesprekken werken best. Maar preventie werkt beter. Preventie, hoe doe je dat? Kijk eens naar een deel van je medewerkers. Gemiddeld is per jaar 30% van je personeel nooit ziek. En nog eens 50% heeft een laag verzuim. Kennelijk is het merendeel plezierig aan het werk. Ze zijn bereid en in staat zelf hun eigen problemen op te lossen. Hun soms verborgen kracht moet je dus naar boven zien te krijgen. De methode: verbetergroep schept stimulerende werkcultuur! Hoe ga je met het werk, met jezelf of met collega s om? Dat is voor veel medewerkers geen vraag om lang bij stil te staan. Want veel, heel veel, gaat goed. En dat vindt iedereen vanzelfsprekend. Omdat iedereen op een of andere manier gewoon haar best doet. Ook bij problemen. We noemen dat de werkcultuur van je organisatie. Ongemerkt biedt dat je teamleden houvast. Daar kun je wat mee doen! Als je de goede punten van je werkcultuur bespreekbaar maakt, krijg je een sterke en gemotiveerde ploeg. Je krijgt een ploeg die erg stimulerend werkt als iemand soms even, bij tegenslag, uit de boot dreigt te vallen. De methode is simpel. Lees het volgende stappenplan goed door en pas het toe in de teams. P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 5

6 Oefening: Voer een dialoog over de werkcultuur met een verbetergroep Eerst ben jij als leidinggevende aan zet Kijk eens goed Vul je antwoorden hier zelf in Kijk eens een goed naar het werk, de peuters, de oudergroep en de toekomst van je organisatie. Stel jezelf dan drie vragen: > Wat zijn de eisen waaraan je mensen moeten voldoen om een succes van de organisatie te maken of het succes te houden? > Wat zijn de eisen die je daarbij aan hen stelt rond goed werk en het oppakken van problemen die preventief werken bij verzuim? > Zijn er concrete voorbeelden te noemen en welke concrete verbeteringen zijn er mogelijk? Voorbeelden van verbeteringen: > Zelfstandigheid, motivatie, collegialiteit, kennis van zaken, betrokkenheid. > Rouleren van taken, aanpassing werktijden, leuke projecten voorbereiden, elkaar helpen. Dan zijn je mensen aan zet Stel zorgvuldig een verbetergroep samen en geef een duidelijke opdracht > Kies een groepje medewerkers en laat hen driemaal één uur, bijvoorbeeld één uur per week, bijeenkomen. > Geef hen jouw visie en jouw ideeën. En geef hen vervolgens onderstaande opdracht. > De opdracht luidt: Probeer, rekening houdend met mijn visie (maar kritiek moet mogen) zelf met ideeën en voorstellen te komen om dat in te vullen. Welke eisen mogen we aan elkaar stellen? En welke preventie-mogelijkheden zijn er? 6 V e r z u i m m a n a g e r

7 Dan iedereen samen De verbetergroep presenteert En dan jij weer Communiceer de uitkomsten Laat de leden van de verbetergroep de resultaten in de vorm van voorbeelden, stellingen, en/of afspraken zelf presenteren aan de collega s in een teamoverleg. > De vorm waarin ze dat gieten, staat vrij. Het mag bijvoorbeeld ook een tekening worden! > Zorg wel zelf voor een positieve insteek van de discussie. Begin vooral met de sterke kanten van het team. En begin met het beoogde resultaat toe te lichten: een goede ploeg die plezierig en goed werkt. Zorg voor goede notulen. Parkeer zo nodig enkele probleempunten voor een volgende bijeenkomst. Vul hier de resultaten in > Formuleer de uitkomsten in de vorm van stellingen, uitgangspunten en afspraken. > Communiceer ze aan alle medewerkers. Bijvoorbeeld op een prikbord. Tip Doseer Soms is het beter niet alles in één keer op te pakken. Het moet niet te algemeen worden. Het is ook heel goed als je zo om de drie maanden een dergelijke bijeenkomst organiseert. Het gaat immers steeds niet alleen om concrete problemen maar om de onderliggende houding: de werkcultuur. Voorbeelden: > Hoe gaan wij hier om met gezondheidsklachten? > Waar mogen we elkaar op aanspreken? > Wat betekent collegialiteit en zorg voor elkaar? > Hoe ver reikt je eigen verantwoordelijkheid als medewerker? P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 7

8 3. Preventie door persoonlijke energie Je kunt als leidinggevende verzuim voorkomen door te zoeken naar de kracht en de mogelijkheden van je medewerker. Probeer de inzet te stimuleren op basis van de eigen sterke kanten en ambities. Deze methode kun je preventief inzetten bij dreigend verzuim. Het werkt ook heel goed als ze al wel is uitgevallen. Hoe doe je dat? Bespreek de vragen hiernaast eens met een medewerker. En maak daarna afspraken. Uit de vragen zie je meteen wat de bedoeling is: versterken van zelfvertrouwen en oplossend vermogen. 8 V e r z u i m m a n a g e r

9 Een energiek gesprek De inzet: Minder verzuim en goed werk zijn ook jouw zaak! Het meeste gaat goed. Nu de rest nog.. Vragen aan medewerker Antwoorden Wat zijn jouw persoonlijke sterke punten op het werk? Waar vind jij jezelf sterk in? Wat zijn je sterke punten als persoon, los van het werk? Noem eens een gebeurtenis waarin je iets heel goed hebt gedaan Of waarin je een sterke rol hebt gespeeld. Wanneer ga je tevreden naar huis en kom je fluitend naar je werk? Geef een concreet voorbeeld. Hoe vaak komt dat voor? Hoe kunnen we er voor zorgen dat dat vaker voorkomt? Welke van de leuke dingen en sterke kanten kun je daarbij inzetten? Geef een concreet voorbeeld. Wat kun je daar van oppakken? Geef een concreet voorbeeld. Wat kun je doen om uitval te voorkomen als het eens wat minder gaat? Wat mag je verwachten van je collega s en mij als je leidinggevende? Met welke (kleine) stappen kun je zelf beginnen? Geef een concreet voorbeeld. Maak goede en sluitende afspraken! P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 9

10 4. Rechten en plichten Poortwachter Volgens de Wet Poortwachter hebben medewerker en werkgever ieder uitdrukkelijk een eigen verantwoordelijkheid om zich aantoonbaar actief op te stellen bij het herstel van de inzetbaarheid. De rechten en plichten op een rij. De verplichtingen.wederzijds werken aan inzetbaarheid De Wet verbetering Poortwachter sluit aan bij de wettelijke voorschriften over werk (Burgerlijk Wetboek art 628, 658): 1. De werkgever dient te zorgen voor passend werk dat redelijkerwijs overeenkomt met de krachten en bekwaamheden van de medewerker. 2. De medewerker dient dergelijk werk te aanvaarden en zo mogelijk redelijkerwijs haar eigen inzetbaarheid actief te bevorderen. 3. De medewerker dient te voldoen aan redelijke voorschriften en opdrachten van de werkgever die dienen om de inzetbaarheid te herstellen. De termijnen.betere plannen naarmate het verzuim langer duurt De Wet verbetering Poortwachter stelt een duidelijk stappenplan verplicht voor leidinggevenden en medewerkers. Deze slaan overigens vooral op het langdurig verzuim. Het beknopte stappenplan: > Een ziekmelding moet worden gemeld bij de arbodienst (binnen 5 dagen). > Na zes weken moet een deskundige (bedrijfarts) een probleem-analyse maken. > In de achtste week moeten leidinggevende en medewerker samen een Plan van aanpak maken, waarna ze vervolgens minimaal elke zes weken de voortgang moeten bespreken. Zo nodig moet het plan worden bijgesteld. En de randvoorwaarden: wederzijdse redelijkheid en verstandige adviezen > Zet een medewerker zich niet aantoonbaar zelf actief in of werkt zij niet mee met redelijke plannen van de werkgever dan zijn sancties mogelijk (waarschuwing, berisping, loonopschorting en zelfs ontslag). > Het advies van de bedrijfsarts telt daarbij heel zwaar. > Werkgever en medewerker kunnen beiden in beroep gaan tegen elkaars besluiten en tegen het advies van de bedrijfsarts. Daarvoor kunnen zij ieder (of samen) een second opinion aanvragen bij het UWV. > Het UWV (en ook de rechter) mogen toetsen of het Plan van aanpak deugdelijk is en voldoende rekening houdt met de probleem-analyse van de arbodienst. Kortom: het gaat om werken aan inzetbaarheid De organisatie en de medewerkster hebben vrijwillig een contract met elkaar afgesloten. De een levert werk. De ander loon. Bij verzuim wordt geen werk geleverd. De medewerkster is daarom verplicht te proberen haar inzetbaarheid te herstellen. De leidinggevende is bij het aanbieden van passend werk verplicht rekening te houden met de mate waarin een medewerker inzetbaar is. Beiden moeten bewust werken aan goede werkcondities en reïntegratie. 10 V e r z u i m m a n a g e r

11 5. aandachtspunten bij je beleid De Wet Poortwachter stelt duidelijke eisen. Maar in de praktijk gaat het vaak anders. In de meeste gevallen gaat het goed. En in 90% van de gevallen is de zieke allang weer aan het werk voordat volgens de Wet Poortwachter in de zesde week een probleem-analyse moet worden gemaakt. Veel medewerkers pakken hun eigen problemen zelf goed op. Maar soms gaat dat wat minder goed. Wellicht denk je dan als leidinggevende dat het anders had gekund. Maar dat vindt de medewerker die zich ziek heeft gemeld natuurlijk niet. Anders had zij het niet gdaan. Zo ontstaat dan een patstelling die doorbroken moet worden. Dat kun je doen met onderstaande tips. De beste keus Verzuim kan veel oorzaken hebben. Per geval kan dat anders liggen. En per geval kunnen de meningen meer of minder verdeeld zijn. Maar feitelijk gaat het maar om één ding: Je moet problemen serieus nemen. En ze moeten actief worden aangepakt. Tips & trucs Hoe pak je problemen actief aan? 1. Richt je eerst op de ernst van het probleem. 2. Kijk daarna apart naar de manier waarop het probleem wordt aangepakt. Kies voor een energieke aanpak. Juist bij problemen. Bij jezelf en bij de medewerkers! De drie aandachtspunten bij verzuim Ziek zijn wil nog niet zeggen, dat de zieke niks meer kan. Van afgeserveerd thuis zitten wordt niemand beter. Je kunt de rechten en plichten van de Wet verbetering Poortwachter makkelijk vertalen naar de praktijk door de volgende drie vragen te beantwoorden: 1. Hoe groot is het probleem? Is iemand zo ziek dat er geen inzetbaarheid meer is? > Het is niet zo dat mensen óf kerngezond zijn óf te ziek om te werken. Er is een glijdende schaal. De vraag is niet: is het verzuim wel of niet terecht? De nieuwe vraag is: welke beperkingen zijn er, en vooral: welke mogelijkheden zijn er nog? Is aangepast werk mogelijk? Is een stappenplan mogelijk? Is herhaling te voorkomen? > Weet je het niet, dan verschuift de vraag: heeft de bedrijfsarts medisch getoetst op beperkingen en mogelijkheden? Zorg voor een resultaatgericht advies. P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 11

12 2. In hoeverre zijn er keuzemogelijkheden in gedrag? 3. Het beleid van jezelf, het team en de organisatie. > Is de keuze voor verzuim onvermijdelijk of spelen er ook andere dingen mee? Motivatie? Houding? Privé-problemen? Spanningen op het werk? > En hoe gaat de zieke met haar problemen om? Is zij energiek of passief nu er problemen zijn? > En jijzelf? Neem je problemen (van de medewerker of in het werk) serieus? En pak je ze aan? Spreek je medewerkers aan op hun verantwoordelijkheid en gedrag? > Is er sociale steun van de collega s als iemand niet goed in haar vel zit? > Zijn er duidelijke afspraken en procedures over ziekte en verzuim? > Is er een zekere flexibiliteit in het werk of bij de volgorde en onderdelen ervan? Heeft de medewerker zelf voldoende regelmogelijkheden? Oftewel: is er ruimte om problemen op te pakken zodat verzuim is te vermijden? > Liggen er mogelijke taken klaar bij beperkte inzetbaarheid? Oefening Check je visie en je huidige situatie Onderwerp I in orde? hoe kan het beter? De procedures en afspraken bij het verzuimbeleid zijn bij iedereen bekend. Wij zitten bij problemen niet bij de pakken neer. Iedereen werkt aan haar eigen inzetbaarheid. We zijn er op voorbereid flexibel met taken en werktijden te schuiven als dat nodig is. Leiding en medewerkers steunen elkaar als dat nodig is. 12 V e r z u i m m a n a g e r

13 6. Beter beleid door teamdiscussie Bereid een teamvergadering voor met de onderstaande vragen op de agenda. Kies er hooguit twee onderwerpen uit. En vergader niet langer dan een uur. Leg de resultaten van de bijeenkomst vast in een verslag. 1. Waarom eigenlijk? Het verzuim aanpakken gaat pas echt goed als je daarbij positieve doelen en opbrengsten kunt aangeven. Bespreek de opbrengsten van minder frequent en langdurig verzuim voor: > jezelf als leidinggevende > het werk > de medewerkers > de teams 2. Uit het oog uit het hart? Als iemand langer dan een maand ziek is, verwatert het contact nog wel eens. Zeker als het nog veel langer duurt. Bespreek de mogelijkheden om wederzijds! - het contact vitaal te houden. 3. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Niet alleen de teamleiding maar ook de medewerker zelf is verantwoordelijk voor het verzuim. Dat geldt zowel voor inspanningen om weer gezond te worden als voor pogingen weer inzetbaar te zijn en het werk gedeeltelijk - te hervatten. > Waar mogen medewerkers jou op aanspreken en waar mag jij als leidinggevenden hun op aanspreken? > En hoe zit dat als er privé- of motivatieproblemen een rol spelen? 4. Het is niet zwart wit De scheiding ziek - niet ziek is niet zwart - wit. Welke mogelijkheden zie je bij psychisch of fysieke beperkingen om in overleg aangepast werk te verrichten? > Is er een soort van klussenbord te bedenken waarop taken staan die niet zo tijdgebonden zijn of minder lichamelijke inspanningen vereisen en dus bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid beschikbaar zijn? > Aan welke (deel)taken/activiteiten denk je dan? > Kun je dergelijke mogelijkheden ook delen met andere teams? Tips & trucs Workshop Verzuim de Baas Wil je training in praktisch uitvoeren van verzuimbeleid? Een team van enthousiaste coaches staat voor je klaar. Je kunt bellen met de informatiedesk van FCB ( ) of mailen naar coach@plezierinuitvoering.nl. Een coach Plezier in Uitvoering neemt dan contact met je op. P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 13

14 7. Tips en regels verzuimbeleid Het is goed om eigen visie te hebben op verzuim. Het is goed om ziekte te voorkomen door je op preventie te richten. Dat doe je door energiebronnen van je medewerkers aan te spreken. Dat is allemaal slim en goed. Maar sommige dingen moeten gewoon van de wet. Wat moet je in ieder geval doen? 1. Meld verzuim. Op basis van de Wet verbetering Poortwachter ben je verplicht tijdig het verzuim alle noodzakelijke gegevens over dat verzuim te melden bij de arbodienst en vaak ook bij de verzekeraar. Doe dat in elk geval binnen vijf dagen. Je kunt de verzuimmelding ook gebruiken om snel extra aandacht van de arbodienst te vragen als dat nodig is. 2. Voer goede verzuimgesprekken als iemand ziek is. Hou het contact goed. Leg je ideeën - en in elk geval de afspraken - altijd vast! 3. Maak een dossier. Maak een dossier van het verzuim bij elke medewerker. Kom daar zo nodig op terug bij een volgende ziekmelding. Tips & trucs registreer al het verzuim! Registreer al het verzuim van jezelf en je medewerkers. Dat kan op de computer met een formulier dat je vindt op Het kan ook gewoon op papier. Zet de namen van de medewerkers onder elkaar en noteer daarachter de duur van elk verzuim. Brancheorganisatie FCB heeft in opdracht van de branche een digitaal (on-line) hulpmiddel ontwikkeld: De VerzuimSpiegel. Daarmee kun je verzuim registreren en beheren. Met dit hulpmiddel kun je alle verzuimgegevens van je medewerkers op een gestandaardiseerde manier vastleggen. Alle Poortwachter-momenten verschijnen automatisch in een actielijst. Handig aan de VerzuimSpiegel is dat je verschillende rapportages met verzuimgrootheden kunt maken en van andere organisaties de spiegelinformatie krijgt. Voor meer informatie zie Of stuur een mail naar verzuimspiegel@fcbwjk.nl. 4. Laat logboekje bijhouden. Zorg ervoor dat medewerkers bij langdurig verzuim een logboekje bijhouden van alle gebeurtenissen, voornemens en feitelijke activiteiten. Ideeën en plannen worden lang niet altijd uitgevoerd. Een logboekje helpt echt. En is bovendien nodig als het echt misgaat. 5. Respecteer de privacy. Houd er rekening mee dat medewerkers recht hebben op hun privacy. Ze zijn niet verplicht je te vertellen over privé-problemen en ze hoeven ook geen medische gegevens te verstrekken. Maak voor medische aspecten gebruik van je arbodienst. De voordelen van een goede registratie Kijk periodiek, en zeker eens per jaar, wat registreren oplevert. Komen bepaalde problemen steeds terug? Stel dan je beleid bij. Een goede registratie leert je ook of en in welke mate je verzuimaanpak aanslaat en effect sorteert. De brancheorganisatie zal ook om je verzuimregistratie vragen. De branche wil namelijk weten hoe de ontwikkeling van het verzuim is. Bijvoorbeeld om gericht hulp te kunnen bieden. En om preventie-instrumenten te kunnen maken. 14 V e r z u i m m a n a g e r

15 8. Het gesprek bij ziekmelding Kort verzuim komt het meest voor. In 70% van het aantal ziektegevallen is je medewerker binnen een week weer terug. Vaak duurt verzuim zelfs maar enkele dagen. Kort verzuim is dan ook niet zo ernstig, maar het kost wel geld en het levert problemen op met de werkplanning. Wat moet je doen? Zorg dat de medewerker jou belt bij haar verzuimmelding en niet zomaar iemand. En voer een kort maar wel compleet meldingsgesprek. Naast begrip tonen, moet je meteen ook afspraken proberen te maken. Véél kort verzuim is slecht voor de werksfeer en de productiviteit. Het loont daarom de moeite om ook kort verzuim met je medewerkers te bespreken. P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 15

16 Tips & trucs Het verzuimgesprek bij een ziekmelding Aandachtspunten Relationeel 1. Vertrouw je medewerker. 2. Zorg dat je op de hoogte bent van de ernst van het verzuim. 3. Toon belangstelling. Voorbeeldvragen 1. Wat is er aan de hand? 2. Wat kan ik voor je doen? 3. Wat is jouw verwachting over de duur van het verzuim? Activering en termijnen 4. Vraag naar het eigen initiatief en de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker. 5. Probeer een herstel- of nieuwe contactdatum af te spreken. 4. Wat kun je zelf doen? 5. Is advies van de arbodienst wenselijk? Let op je eigen belang 6. Let op planningsproblemen. Moeten we afspraken overnemen? 7. Leg de ziekmelding en de afspraken vast. 8. Zorg dat je weet waar de medewerker verblijft en hoe ze bereikbaar is. 9. Ziekte vanwege zwangerschap moet je binnen drie dagen melden bij het UWV. 10. Bedrijfsongevallen moet je melden in een lijst bij de RI&E. 6. Zijn er afspraken op het werk waar we rekening mee moeten houden? 7. Welke afspraken kunnen we maken over de terugkeerdatum? Of over herstel-activiteiten? Of over snel nieuw contact? 8. Waar en hoe ben je bereikbaar? Bel je mij of bel ik jou? 9. Is er sprake van ziekte vanwege zwangerschap? 10. Is er sprake van een bedrijfsongeval? 16 V e r z u i m m a n a g e r

17 Onderwerp Afspraak Werkplanning Komende contacten/bezoek Datum verwachte terugkeer Begeleiding door arbodienst Terugkeergesprek gepland Tips & trucs Voer een terugkeergesprek De ziekmelding is vaak maar een kort telefonisch gesprek. Zorg dat je altijd even contact hebt als iemand weer aan het werk gaat. Maak daar meer werk van als iemand vaker uitvalt. Of als iemand lang ziek was. Een terugkeergesprek kun je gebruiken om even wat dieper op oorzaken en vooral op preventie in te gaan. Centrale vraag: wat kun jij en wat kan ik doen om herhaling te voorkomen? P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 17

18 9. Middellang verzuim Verzuim tot zes weken (middellang verzuim) heeft een heel ander karakter dan kort verzuim. Het vraagt dan ook om een andere aanpak. Want pas goed op: reïntegratie ná zes weken is vaak heel moeilijk! Laat het dus niet zo ver komen. Een aantal eenvoudige adviezen helpen je daarbij. 2. Maak gebruik van gedeeltelijke inzetbaarheid Bespreek met de medewerker aanpassing van (deel)taken, tijdelijk ander werk, of aangepaste werktijden. Het is heel nuttig als je van te voren al over een lijst beschikt met mogelijk aangepast werk bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid. Als je de band met de zieke medewerker niet vasthoudt en geen werkhervattingsplan maakt, is het risico groot dat middellang verzuim veel langer gaat duren. Als je de band niet onderhoudt dan voelt de medewerker zich niet gewaardeerd en ziet zij tegen terugkeer op. Wat kun je doen? 1. Maak in een gesprek na de eerste week een plan voor contact met elkaar In deze periode kan het contact tussen jou en je medewerker verwateren. Het is van belang elkaar betrokken te houden door goede afspraken te maken over tussentijds onderling contact. Zonder wederzijdse betrokkenheid wordt terugkeer veel moeilijker. Ideaal is: > Een verzuimgesprek na een week, waarin je samen met de medewerker de reïntegratie-vooruitzichten bespreekt en een concreet tijdsplan maakt. > Tussentijds wekelijks contact, liefst op het werk. 3. Maak een concrete planning voor stapsgewijze werkhervatting 4. Zorg voor een goed inzetbaarheidsadvies van de bedrijfsarts Accepteer nooit zomaar een uitspraak van de arts over de mate van ziekte of over een hersteldatum: er moet altijd een uitspraak zijn over beperkingen en mogelijkheden, aangevuld met goed advies. Het effect van de ondersteuning door de bedrijfsarts zal groter worden als je de arts vooraf goede informatie geeft en ook duidelijke vragen stelt en je medewerker dat ook doet. Aanvullende verplichtingen 1. De Wet verbetering Poortwachter eist duidelijke en goed gedocumenteerde activiteiten. 2. Bij drie bijzondere verzuimoorzaken (psychische klachten, conflicten en vage/ minder duidelijke klachten) zal de bedrijfsarts versneld een probleemanalyse willen uitvoeren, zoals de richtlijnen voor bedrijfsartsen voorschrijven. 18 V e r z u i m m a n a g e r

19 Tips & trucs Maak op elk van de onderstaande onderwerpen goede afspraken Werken aan energie en activering Tips & trucs Succesfactoren bij de aanpak 1. Bespreek in overleg met je medewerker ook de mogelijkheden en acties in plaats van alleen de problemen. 2. Volledig herstel is niet nodig, stapsgewijs herstel en werkhervatting is ook mogelijk. 3. Let op motivatie, daadkracht, zelfvertrouwen en betrokkenheid. > Wat kan iemand zelf doen om uit de put te komen? En wat kun jij doen? > Wat of welke activiteiten geven zelfvertrouwen? > Veeleisend helpen: Vraag niet OF je medewerker wat wil doen maar HOE. Werken aan communicatie en betrokkenheid > Wekelijks contact? > Eens in de veertien dagen langs komen tijdens een pauze en op een teamoverleg? > Collega s erbij betrekken en sociaal contact stimuleren? > Contact na het bezoek aan de arbodienst? > Anders, namelijk.. Mogelijkheden en acties, eventueel met professionele hulp > Is er volgens jullie hulp nodig en wie zorgt daar dan voor? Jij? De medewerker? > Wat zien de huisarts, bedrijfsarts of andere deskundigen aan mogelijkheden? > Geven de deskundigen advies over acties, stappenplannen en termijnen? Een stappenplan voor werkhervatting, eventueel via aangepast werk > Overleg met de medewerker welke taken tijdelijk geschikt zijn of worden. Misschien kan het werk op onderdelen worden aangepast. > Betrek de collega s en hun werk er bij. Zo krijg je meer mogelijkheden. > Kijk of aangepaste werktijden mogelijk zijn. > Kijk of de medewerker bij een andere plek kan reïntegreren. > Is een stappenplan mogelijk? Maak dan een lijst met stappen en termijnen. P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 19

20 10. Lang verzuim tot een half jaar Bij lang verzuim (tot een half jaar) is de aanpak moeilijker dan bij kort verzuim. Is het eenmaal zo ver, dan geldt: alle hens aan dek. Wat te doen? Van de medewerkers die een half jaar ziek zijn, keert nog maar 50% terug. Probeer dat actief te voorkomen! De grootste valkuil is weer dat je alleen op de ziekte let. Bij de keuring door het UWV blijkt telkens weer dat sociale en psychische factoren een grote rol spelen. Een andere valkuil is dat de normen van het UWV bij het bepalen van arbeidsongeschiktheid veel hoger liggen dan bij jou en de bedrijfsarts. Zorg dat je die normen tijdig kent en doe er wat mee! Wat moet je doen? Bij langdurige ziekte krijg je te maken met veel wettelijke verplichtingen. Een overzicht: met de persoon die als casemanager optreedt. De casemanager ben je als leidinggevende meestal zelf, maar het kan ook iemand anders zijn, een andere leidinggevende, een P&O-adviseur of een consulent van de arbodienst. 4. Passend werk. Indien mogelijk moet je de medewerker passend werk aanbieden. Daarvoor moet je je aantoonbaar hebben ingespannen. Als de reïntegratie niet lukt zal het UWV je controleren. 5. Reïntegratiedossier. Jij moet een reïntegratiedossier maken en bijhouden. Noteer je eigen visies en activiteiten. En die van je medewerker en de deskundigen van de arbodienst. Begin bij de ziekmelding. Ook de arbodienst moet een dossier bijhouden. De medewerker moet zelf eveneens een eigen verslag bijhouden. Een logboekje is voor haar het beste middel. 1. Probleem-analyse. De arbodienst moet na zes weken een probleem-analyse maken. Je bent als werkgever verantwoordelijk dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. 2. Plan van aanpak. Na acht weken moet je samen met je medewerker een Plan van aanpak hebben gemaakt. Je medewerker moet het daarmee eens zijn. Jullie moeten beiden het plan ondertekenen. Soms wil de bedrijfsarts wel een plan voor je maken. Dat is niet slim: je bent zelf verantwoordelijk! 3. Casemanager. Er moet iemand worden aangewezen die er voor zorgt dat alle voornemens en plannen goed worden uitgevoerd. Dat moet tot succes of bijstelling van het Plan van aanpak leiden. De medewerker moet instemmen 6. Reïntegratieverslag met eerstejaarsevaluatie. Vanaf de achtste tot en met de 104e week moet je samen met je medewerker en de arbodienst elke zes weken de aanpak evalueren en zo nodig bijstellen. Vergeet niet na afloop van het eerste ziektejaar een eerstejaarsevaluatie te maken en op te nemen in het reïntegratieverslag. 7. Reïntegratie elders. Als duidelijk is dat de medewerker niet meer terugkeert, dan heb je een verplichting tot reïntegratie van de medewerker buiten de organisatie. Zo nodig moet je de hulp inroepen van een reïntegratiebedrijf. Raadpleeg daarover je arbodienst of verzuimverzekeraar. 20 V e r z u i m m a n a g e r

21 11. Ho stop! Doe het anders In het vorige hoofdstuk trof je de verplichtingen volgens de Wet verbetering Poortwachter. Maar die zijn gericht op een procedure van twee jaar! Als het even kan volg dan een snellere procedure! 1. Vraag deskundige prognose van de bedrijfsarts Vraag na een maand een deskundige prognose van de bedrijfsarts. Je kunt dan vragen naar: > Hoe staan de reïntegratiekansen? Met welke termijnen moeten we rekening houden? Wordt dit een langdurige kwestie of is herstel binnen drie maanden te verwachten? > Is herstel op afzienbare termijn te verwachten ga dan niet zitten tuttelen met de zeswekelijkse evaluatie zoals Poortwachter eist, maar verleng gewoon je sociaal-contact-plan en je werkhervattingsplan zoals je die gebruikt bij het middellang verzuim. Zes weken is precies de termijn dat de band tussen medewerker en organisatie verdwijnt Minimaal eens per twee weken contact, liefst op het werk! En actieve belangstelling van de collega s werkt ook goed! 2. Vraag deskundigenoordeel van het UWV Is er onduidelijkheid of zijn jij, je medewerker en/of de bedrijfsarts het niet eens? Vraag dan een deskundigenoordeel van het UWV! Let daarbij op het volgende: > Het UWV is op verzoek verplicht binnen enkele weken een uitspraak te doen over twee vragen: is de medewerker arbeidsongeschikt (welke beperkingen zijn er) en doen werkgever en/of medewerker voldoende hun best voor reïntegratie. > Beschouw een vraag naar een dergelijk deskundigenoordeel niet als een motie van wantrouwen maar als concrete hulp! Dan weet iedereen tenminste waar zij aan toe is. P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 21

22 12. Checklisten aanpak langdurig verzuim 1. Overleg met je medewerker over de toekomst Stel je einddoel op langere termijn en je tussendoelen vast Onderwerp Doel of tussendoel? Haalbaar? Wanneer? (Gedeeltelijke) werkhervatting in eigen functie. (Gedeeltelijke) werkhervatting in een andere functie. (Gedeeltelijke) werkhervatting bij een andere werkgever. Nog onbekend. Wanneer dan wel? 2. Overleg met je medewerker over de probleem-analyse van de arbodienst Beoordeel de probleem-analyse Onderwerp In orde? Of anders: welke actie is nodig? Heeft de bedrijfsarts voldoende informatie van jou en de medewerker gekregen voor de probleem-analyse? Is de bedrijfsarts voldoende ingegaan op de problemen en vragen van jou en je medewerker? Kent de bedrijfsarts de mogelijkheden op het werk voldoende? Is er een duidelijk advies over de beperkingen en mogelijkheden? Zijn de adviezen over gezondheid en reïntegratie voldoende gescheiden? Wanneer dan wel? 22 V e r z u i m m a n a g e r

23 3. Gebruik het onderstaande schema om iedereen betrokken te houden Wat te doen bij reïntegratie? Maak een 5-punten-plan en houd dat levend. Bespreek het met je medewerker tijdens elk overleg. Onderwerp Afspraken en het resultaat. Actie nodig? 1. Wat doen we aan het herstel van de gezondheid? 2. Hoe is de voortgang om tot werkhervatting te komen? 3. Hoe houd je zelf je aandacht voor de zieke medewerker levendig? 4. Hoe houd je de zieke medewerker gemotiveerd? 5. Hoe beperk je de financiële schade? (Als het verzuim aan iemand anders is te wijten kan de schade worden geclaimd. Veel professionele hulp kan worden gefinancierd uit de eigen verzekering van de medewerker.) P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 23

24 13. Helaas op weg naar de WIA? Blijvend arbeidsongeschikt? Hopelijk gebeurt het niet! Lijkt er toch sprake van blijvende arbeidsongeschiktheid dan moet je rekening houden met een vrij vervelend maar wel duidelijk scenario. De UWV-keuring loopt vrijwel altijd slecht af De keuring door het UWV kan tot drie conclusies leiden: De wachttijd voor de WIA is twee jaar. Dat betekent dat het UWV, de uitvoerder van de wet, drie maanden voor het verstrijken van die twee jaar een keuring uitvoert. Alleen voor mensen van wie eigenlijk al vaststaat dat ze de komende vijf jaren echt niet kunnen werken, is een versnelde keuring mogelijk, na zes maanden. 1. < 35% arbeidsongeschikt. De persoon in kwestie is minder dan 35% arbeidsongeschikt; de bedoeling is dan dat de werkgever de werknemer in dienst houdt en ander, passend werk aanbiedt, of aangepaste werktijden. 24 V e r z u i m m a n a g e r

25 2. > 35% arbeidsongeschikt. De medewerker is meer dan 35%, maar niet volledig duurzaam, arbeidsongeschiktheid; ze valt dan onder de WGA. De medewerker moet dan op de arbeidsmarkt zelf werk zoeken dat geschikt is. Slaagt zij daarin dan heeft zij recht op een loonaanvulling die 70% oplevert van wat verloren is gegaan aan loon. Slaagt zij daar niet in dan krijgt zij geen aanvulling. In de praktijk betekent dit een behoorlijke aderlating, en meestal bijstand. 3. Volledig arbeidsongeschikt. De medewerker voldoet aan de criteria voor volledig duurzame arbeidsongeschiktheid. Dat betekent dat zij nooit meer zal kunnen werken (althans niet zoveel dat zij daarmee weer minstens 20% van haar vorige loon kan verdienen), of de inschatting wordt gemaakt dat zij de komende vijf jaar volledig arbeidsongeschikt zal zijn. Deze beoordeling wordt gebaseerd op lijsten waarin de gemiddelde duur van arbeidsongeschiktheid bij bepaalde klachten staat weergegeven. Gevolgen van de UWV-keuring In het eerste geval was de reïntegratieaanpak niet goed genoeg, in het tweede komt de medewerker er meestal zeer slecht vanaf en alleen in het derde geval is er voldoende financiële compensatie bij dit menselijk leed. De gevolgen De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat de normen van het UWV zo streng zijn dat vrijwel alle medewerkers in categorie 1 of 2 zullen vallen. Hou er rekening mee dat het UWV niet alleen de mate van arbeidsongeschiktheid toetst maar ook nagaat of werknemer en werkgever, samen, maar ook apart, voldoende hun best hebben gedaan. Ook voor reïntegratie in ander werk en bij een andere werkgever. Is dat volgens het UWV niet het geval dan wordt de keuring uitgesteld en is ontslag niet mogelijk. Of kan de werknemer juist eerder worden ontslagen. Advies > Het beste is om uiterlijk na zes maanden op eigen kosten een proefkeuring met UWV-deskundigen (verzekeringsarts en arbeidsdeskundigen, beiden bereikbaar via de arbodienst) of zelfstandig deskundigen (ruim beschikbaar op de vrije markt) te laten doen. > Op basis daarvan doe je vervolgens een uiterste krachtsinspanning om de werknemer toch intern te herplaatsen of naar een ander beroep bij een andere werkgever te helpen. > Een beroepstest hoort er in elk geval bij.. P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 25

26 14. Extra hulp door deskundigen? Bij langdurig verzuim is het bijna onmogelijk om te ontkomen aan allerlei aanbiedingen voor extra hulp (in verzuimtaal: interventies ) van tal van deskundigen zoals fysiotherapeuten, reïntegratiecoördinatoren, psychologen, mediators enz enz. Denk goed na en weeg goed af voordat je met hen in zee gaat. Voordat je deskundigen inschakelt voor interventies moet je in elk geval op drie zaken letten: 1. Er moet een duidelijke aanleiding en argumentatie zijn. En de nieuwe specialisten moeten concrete referenties en succesfactoren kunnen tonen. 2. Vraag je af of de hulp ook niet via de reguliere gezondheidzorg en op kosten van de verzekering van de medewerker mogelijk is. 3. De doorslaggevende factor voor succes, zo blijkt uit onderzoek, is nooit de extra hulp op zich maar de goede samenwerking tussen medewerker, deskundige en de leidinggevende. Gaat het buiten je om, reken dan wel op kosten, maar niet op resultaat! Tips voor goede samenwerking Bij de inzet van extra reïntegratie kan onderstaande checklist tot bevredigend overleg leiden tussen medewerker, deskundige en leidinggevende: Is er een duidelijke doelstelling en is deze concreet geformuleerd? Is er een reële verwachting dat de extra interventie tot het gewenste resultaat leidt? Wordt die resultaatverwachting ook gedeeld door degene die de interventie uitvoert? Is de samenwerking en tussentijdse terugkoppeling tussen interventieprofessional, casemanager en arbodienst goed geregeld? Is er een goede kosten-baten-analyse voor de interventie gemaakt? Is er voor gezorgd dat er geen sprake is van niet doorgeschoven kortingen en provisies? Beoordeel de deskundige hulp Na afloop van de interventie is een evaluatie van de interventie nodig op de volgende onderwerpen: > Is het resultaat bevredigend? > Zijn kosten en opbrengsten reëel geweest? > Ben je tevreden over de doorlooptijd? > Is het aan te raden de volgende keer weer met hetzelfde reïntegratiebedrijf in zee te gaan? 26 V e r z u i m m a n a g e r

27 15. Sterke punten van jezelf Een verzuimgesprek voer je met z n tweeën. Sta niet alleen stil bij de zieke, maar ook bij jezelf. Door je goed voor te bereiden, wordt het gesprek beter. Wat zijn jouw eigen sterke punten bij verzuimgesprekken? 1. Zorg voor een plezierige doelstelling > Heb je geen opbrengst voor ogen dan is het doel dat je nastreeft niet aantrekkelijk genoeg. > Een goed begin: jij hebt belang bij een goede gezondheid en plezierig werken. Dat wil ik ook. En ik heb je daarbij nodig. Daarom wil ik graag met je bespreken 2. Leer veeleisend helpen Probeer je meelevend te zijn? En te helpen waar dat kan? Gelijk heb je. Maar neem nooit alle verantwoordelijkheid op je eigen schouders. Dat leidt tot weinig energie en actie bij de ander. Het beste is: weinig acceptatie van verzuim en juist veel energie stoppen in het stimuleren van de actieve verantwoordelijkheid van je medewerker. We noemen dat veeleisend helpen. Voorbeelden van een goede inzet: > Ik wil je graag helpen maar ik vraag je wel eerst zelf na te denken en met ideeën of voorstellen te komen > Wat denk je zelf te kunnen doen aan. > Hoe kan jij.. > Probeer zelf eens.. en bel me dinsdag of het wel of niet gelukt is. P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 27

28 3. Beoordeel de beginstand en reageer daar op > Wil de medewerker zelf actief worden? Maak concrete afspraken en waardeer haar inzet. > Weet zij wat er mogelijk is en kan zij het ook? Geef informatie en stimuleer haar iets uit te proberen. Tips & trucs Bij emoties en twijfel Misschien wel de meest krachtige manier om iemands emoties te laten kalmeren is om waardering te uiten voor haar punt van zorg: > Vind iets van waarde in wat ze denkt, voelt of doet; en communiceer de waarde die je ziet: ik begrijp dat je je zorgen maakt om. > Vraag naar het doel van andermans mening. Vrijwel altijd is dat gericht op herstel en verbetering. Daar kan je dan op aansluiten: maar dan loont het juist de moeite om ook zelf komende week te proberen. 28 V e r z u i m m a n a g e r

29 16. Hoe maak je medewerkers sterk? Verzuimgesprekken zijn ook bij normaal verzuim erg belangrijk. Ze zetten de toon op je afdeling. Doe je het goed dan zal dat ook invloed hebben op het verzuim dat veel moeilijker ligt. En op de houding en de inzet van alle teamleden: iedereen leert er van. Inclusief jijzelf. Hoe voer je een goed verzuimgesprek? De belangrijkste aandachtspunten op een rij. Tips & trucs Gebruik materiaal Plezier in uitvoering > Haal de hulpdocumenten over verzuimgesprekken van > Pak de Werkmaat Beter Werken erbij! En ook de Werkmaat Beter Worden! P r a k t i s c h e t i p s v o o r v e r z u i m b e l e i d 29

30 Zo maak je de ander sterk! 1. Voed geen problemen Vraag naar de ernst van het probleem maar zorg dat je daar niet in blijft hangen. 2. Zorg voor activering Maak onderscheid tussen herstel en inzetbaarheid: > Welke mogelijkheden zie je zelf om het probleem aan te pakken? > Wat kun je nog wel en wat niet meer? Welke inzetbaarheid heb je nog wel? > Welke ideeën en activiteiten kan JIJ bedenken om weer (aangepast?) inzetbaar te worden? 3. Hou de relatie goed Sla vooral je eigen mening over en ga niet gelijk in op die van de ander: het gaat om resultaat en actie. Meningen geven weerstand. Zorg dat jij en je medewerkers hun belangen bij herstel op tafel leggen. Dat maakt een faire deal mogelijk. 4. Wees concreet Plannen en voornemens werken niet goed. Concrete afspraken en exacte termijnen wel. Probeer waar mogelijk de acties te intensiveren en de termijnen te bekorten. 5. Geef feedback Waardeer de acties van de medewerker. Zorg dat zij zich welkom voelt bij (gedeeltelijke) terugkeer. Maak geen zwaar punt van begrijpelijke tegenvallers. 6. Doen doet leren! Probeer eens wat uit. Pas door iets te doen, leren mensen dat het kan. Ook kleine stapjes helpen. 30 V e r z u i m m a n a g e r

31

32 Meer weten of hulp nodig? Colofon Op vind je meer tips, trucs en achtergrondinformatie. Ook tref je er nieuws over de campagne en digitale versies van alle hulpmiddelen. Kom je er niet uit of wil je persoonlijke of teambegeleiding? Neem dan contact op met een Coach Plezier in uitvoering. T E coach@plezierinuitvoering.nl Januari 2007 Verzuimmanager is een uitgave van FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken in opdracht van ABVAKABO FNV, CNV Publieke Zaak, MOgroep en ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Realisatie Arboriginals Concept, ontwikkeling, tekst: Vincent Vrooland, Jos Bus Fotografie, art direction, vormgeving: Ermin de Koning, Nicolette Dikkema Druk: Hollandia Volharding Oplage: 3500 Publicatienummer: Bestellen: Deze uitgave kun je bestellen via Deze uitgave is ook als PDF te downloaden vanaf Voor meer informatie: FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken Koningin Wilhelminalaan LA Utrecht T E post@fcbwjk.nl F I