Handleiding. invoeren werkbriefje

Transcriptie

1 Handleiding invoeren werkbriefje

2 Waar kun je een werkbriefje invoeren Nadat je bent ingelogd in my.tentoo ga je naar Werkbriefjes en klik je op Invoeren. Je krijgt dan het onderstaande scherm te zien. 2

3 Invoeren opdrachtgever Als je voor het eerst voor een opdrachtgever gaat werken selecteer je Nieuwe opdrachtgever. Hier vul je de gegevens in van de opdrachtgever en je contactpersoon bij de opdrachtgever. De regels waar een * achter staat zijn verplichte velden. Als je eerder hebt gewerkt voor de opdrachtgever kun je de opdrachtgever automatisch selecteren. Je hoeft dan niet alle gegevens opnieuw in te vullen. Invoeren gegevens werkbriefje Nadat je de gegevens van je opdrachtgever hebt ingevuld, vul je de gegevens in van het werk je hebt gedaan. Je vermeldt de naam van het project en eventueel een productienummer. Ook vul je hier in waar de werkzaamheden zijn verricht en wat je functie is tijdens deze opdracht. Productienummer/Bonnummer is geen verplicht veld. De opdrachtgever heeft de mogelijkheid om dit in zijn my.tentoo omgeving wel aan te geven. 3

4 Is je functie nog niet toegevoegd in de lijst, dan kun je deze via de zoekfunctie toevoegen.* Let op! Voor de controle van de gereden kilometers wordt er gekeken naar je woonplaats en de plaats waar de werkzaamheden hebben plaatsgevonden. In dit veld kan één bestemming worden ingevoerd. Heb je meerdere locaties bezocht, dan kun je dat invullen in het urenoverzicht. *Als je overeenkomst onder Tentoo Flexolutions valt, dan zijn de velden met je functie en de prijsafspraak al ingevuld. Je hoeft dit niet meer zelf te doen. Invoeren prijsafspraak Daarna vul je de gegevens in over de gewerkte periode en wat er gefactureerd moet worden. Komt het afgesproken bedrag onder het minimumloon, dan wordt het automatisch verhoogd naar het minimum bruto uurloon als de factuur wordt aangemaakt. Je kunt op de klikken voor uitleg over het afgesproken bedrag. Verder vind je hier ook een link naar een overzicht met de minimumlonen. Zodra je op klikt bij Soort bedrag krijg je meer informatie over de verschillende prijsafspraken die Tentoo hanteert. Hier geeft je ook aan of je de gewerkte periode per uur of per dag wilt invullen. De Startdatum en Einddatum zijn de eerste en de laatste gewerkte dag die je met dit werkbriefje wilt laten factureren en bij de Km-vergoeding vul je het bedrag per kilometer in. Als je twee tarieven hebt voor de kilometervergoeding klik je op Afwijkende km-vergoeding. Nadat je dit hebt ingevuld klik je op. Als je artiest bent Voor de functie artiest (of bv. model, acteur enz.), kunnen wij onkosten niet onbelast vergoeden (op de kilometervergoeding na). Deze onkosten kunnen aan het eind van het jaar worden gedeclareerd met de belastingaangifte. Met de Kleine vergoedingsregeling kan per optreden een voorschot 4

5 worden aangevraagd op de verrekening van de onkosten. Voor meer informatie klik je op onkosten kunnen worden ingevuld in de volgende velden.. De Invoeren werkdagen Nadat je klikt op kun je de uren of de dagen die je gewerkt hebt invullen bij de betreffende werkdag. Zijn de dagen in grijs aangegeven, dan zijn er voor deze datum al uren ingevuld. Als de datum in paars is aangegeven, ben je ziek gemeld voor deze datum. Bij ziekte kun je geen uren invullen voor deze dagen, omdat je via het UWV of Acture (afhankelijk van de werkmaatschappij waarin je overeenkomst valt) een ziektewetuitkering ontvangt. Het is wel mogelijk meerdere werkbriefjes voor (verschillende) opdrachtgever(s) in te vullen. Onderaan het urenoverzicht wordt er aangegeven wat de reden is dat de datum in een afwijkende kleur is aangegeven. In de eerste kolom vul je de standaarduren in die je hebt gewerkt voor het afgesproken bedrag. Eventueel is het mogelijk om overuren of een afwijkend uurtarief in te vullen in de kolom Afwijkend uurtarief/overuren. In het witte vakje in de blauwe balk kun je het bedrag per uur invullen en eventueel het vinkje aanzetten als het overuren zijn. Werk je meer dan 14 uur, dan kan het zo zijn dat je in de standaard uren kolom niet meer uren kunt invullen. Je kunt de overige uren dan vermelden in de afwijkende uren/overwerk kolom. Als je het vinkje niet aanzet bij betreft overwerk, worden deze uren gezien als standaard uren. Let op! Overuren worden zwaarder belast. Zodra je de kolom van afwijkend uurtarief gaat invullen, verschijnt er een extra kolom voor meer afwijkende uurtarieven. Je kunt maximaal vijf afwijkende uurtarieven invullen per werkbriefje. Bij Tentoo Flexolutions: Valt je overeenkomst onder Tentoo Flexolutions dan selecteer je bij de optie Week het weeknummer waarvoor je uren wilt opgeven. Nadat je op Dagen weergeven klikt kun je de gewerkte uren invullen bij de betreffende werkdag. Naast je gewerkte uren kun je ook uren met een afwijkend tarief of overuren invullen. Vergeet niet boven de kolom het afwijkend uurtarief in te 5

6 vullen en indien het overwerk betreft dit aan te vinken. Vakantieuren en kortverzuim geef je aan de kolom afwijkende uren/overwerk Kilometervergoeding In de kolom van de kilometers vul je het totaal aantal kilometers per dag in. Als een opdrachtgever aangeeft dat er een kostenplaats moet worden ingevuld, kun je dat in de daarvoor bestemde kolom invullen. De kilometers die je invult worden gecontroleerd via de ANWB-routeplanner. Er kan een afwijking van 5% zitten tussen wat je hebt ingevuld en wat het zou moeten zijn volgens de ANWBrouteplanner. Het kan voorkomen dat je een grotere afwijking hebt. Je krijgt dan onderstaande melding. Je kunt dan kiezen uit de volgende opties Invoeren onkosten Nadat je de gewerkte uren en eventuele kilometers heeft ingevuld, voeg je de gemaakte onkosten toe. Als je de onkosten onbelast vergoedt wilt ontvangen, heeft Tentoo altijd de originele bonnen nodig. Ben je in het bezit van de bonnen, dan geef je dit aan door middel van het vinkje aan te zetten achter de regel. Nadat je het werkbriefje hebt bevestigd, ontvang je een die je samen met de bonnen kunt opsturen naar Tentoo. Het is voor Tentoo niet mogelijk om de onkosten (behalve bij kilometervergoeding) onbelast te vergoeden zonder de originele bonnen. Let op! Parkeerkosten kunnen wij niet vergoeden. De Belastingdienst gaat er vanuit dat dit is meegenomen in de kilometervergoeding. Alleen als de opdrachtgever akkoord geeft voor het declareren van de parkeerkosten en de kosten voor haar rekening neemt, kunnen wij deze onkosten vergoeden. 6

7 Voorschot/bonus Wanneer je een voorschot of een bonus hebt ontvangen, kun je dit invullen in onderstaande velden. Een voorschot wordt verrekend bij de opdrachtgever op het totale factuurbedrag. Bij jou wordt het verrekend met je nettoloon. Een voorschot kan bijvoorbeeld zijn: een deel ontvangen loon, lunchkosten vanuit de opdrachtgever, enz. Als de opdrachtgever je een bonus wilt geven, kan dit hier ook worden ingevuld. Bij het invoeren van een voorschot kan er niet meer worden ingevuld dan 25% van het afgesproken bedrag. De reden hiervoor is dat je voorschot nooit meer kan zijn dan het netto uit te betalen loon. Let op! Ontvang je een bonus, dan wordt dit zwaarder belast. Werkbriefje bevestigen Nadat je alles hebt ingevuld, klik je op. Als alles correct is ingevuld, kom je in het volgende scherm (mochten er gegevens ontbreken wordt dit aangegeven met een roze balk). Je opdrachtgever heeft de mogelijkheid om bepaalde velden als een verplicht veld aan te merken. Dit betekent dat het mogelijk is dat een niet verplicht veld toch verplicht wordt. Nadat u op heeft geklikt komt u in onderstaand scherm. Je kunt het werkbriefje per versturen naar de opdrachtgever en jezelf. Of je kiest ervoor om het werkbriefje te printen en zelf af te geven bij je opdrachtgever. 7

8 Kies je ervoor om het werkbriefje te en, worden automatisch je adres en het adres van de contactpersoon ingevuld. De tekst in het vak Berichttekst is een standaardtekst aan je opdrachtgever. Je kunt ervoor kiezen om hier zelf nog een bericht aan toe te voegen of de tekst aan te passen. Als alles is ingevuld, klik je op. Je ontvangt per een kopie van de die je hebt verzonden aan je opdrachtgever. Omdat je inlogt met je persoonlijke gegevens is het werkbriefje digitaal geaccordeerd. Je hoeft dus zelf niets meer te doen. Werkbriefje aanpassen of verwijderen Het is mogelijk dat je een werkbriefje wilt aanpassen of verwijderen. In het werkbriefjes overzicht klik je op de regel van het betreffende werkbriefje. Je komt dan weer in het scherm werkbriefje bevestigen. Onderaan vind je de mogelijkheid om het werkbriefje te bewerken via de knop. Je komt dan in hetzelfde scherm waarin je ook het werkbriefje hebt ingevoerd. Hierin kun je de wijzigingen doorvoeren en daarna klikken op. Het referentienummer dat het werkbriefje had, komt te vervallen en er wordt een nieuw referentienummer aangemaakt. De reden hiervoor is dat wij op deze manier niet het verkeerde werkbriefje verwerken. Daarna kun je het werkbriefje bevestigen door te klikken op. Het nieuwe werkbriefje wordt verzonden aan de opdrachtgever. De opdrachtgever ontvangt per een bevestiging dat het werkbriefje is aangepast. Let op dat je 8

9 opdrachtgever alleen dit werkbriefje kan accorderen. Als je opdrachtgever het oude werkbriefje heeft geaccordeerd, komt dit akkoord te vervallen. Om het werkbriefje te verwijderen, klik je ook in het werkbriefjes overzicht op de regel van het betreffende werkbriefje. In het scherm Werkbriefje bevestigen, klik je op Bewerken. Onderaan het scherm klik je op. Je krijgt dan de melding Als je dan op OK klikt wordt het werkbriefje verwijderd en ontvangen je opdrachtgever en jijzelf per een bevestiging. Wij wensen je veel gemak met my.tentoo! 9