INFORMATIEFOLDER. Aanwervingsprocedure. voor administratief verantwoordelijke Bosduin B1 B3

Transcriptie

1 INFORMATIEFOLDER Aanwervingsprocedure voor administratief verantwoordelijke Bosduin B1 B3 1 contractuele functie (onbepaalde duur)

2 1. VACANTVERKLARING EN SELECTIEPROCEDURE Het gemeentebestuur van Kalmthout is dringend op zoek naar een administratief verantwoordelijke Bosduin. Wij kunnen u momenteel één voltijdse aanstelling in contractueel dienstverband aanbieden. Om u in onze werkkring te kunnen opnemen zijn wij ertoe gehouden om bepaalde procedures te volgen. U moet ondermeer slagen in een selectieproef. Hieronder wordt deze procedure in detail weergegeven. 2. AANWERVINGSVOORWAARDEN - Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor gesolliciteerd wordt; - Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van Zwitserland; - De burgerlijke en politieke rechten genieten; - Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, - Houder zijn van een bachelordiploma of een diploma hiermee gelijkgesteld. - Slagen voor de selectieprocedure. 3. SELECTIEPROGRAMMA 1. Schriftelijk gedeelte: 50 punten - Gevalstudie: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de uitoefening van de functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat een oplossing uitwerkt en deze aan de hand van een verslag weergeeft: 25 punten. - grondige ondervraging over de kennis zoals vereist in het profiel van de functiebeschrijving: 25 punten. 2. Mondeling gedeelte: 50 punten - conversatie over zaken van algemene aard: 25 punten. - ad-hoc-gesprek om de persoonlijkheid en de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met het profiel van de functie te testen: 25 punten. De kandidaten dienen 50 % op elk gedeelte en op elke proef te behalen en 60 % op het totaal. 3. Psychotechnische proef Een gunstig resultaat behalen in een psychotechnische proef met betrekking tot de managements- en leiderscapaciteiten op niveau van de functie. De proef wordt afgenomen door een erkend extern selectiebureau zonder puntentoekenning, enkel met de vermelding geschikt of niet geschikt. Aan deze proef mogen alleen deelnemen de kandidaten die in zowel de schriftelijke als de mondelinge proef zijn geslaagd.

3 4. SALARISSCHAAL De huidige bruto aanvangsbezoldiging in salarisschaal B1 is 2.185,13 EUR. (per maand). Voor de bepaling van de bezoldiging worden dienstjaren gepresteerd in de openbare sector en relevante privéjaren (voor max. zes jaar) in aanmerking genomen. Trap B1 Geïndexeerde Maandwedde B2 Geïndexeerde maandwedde B3 Geïndexeerde maandwedde , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,89 Na respectievelijk 4 en 18 jaar schaalanciënniteit is het mogelijk om functioneel door te stromen naar een hogere salarisschaal (B2 en B3). De hogere salarisschaal kan toegekend worden als een gunstig evaluatieresultaat werd bekomen. Als andere financiële voordelen voorzien wij maaltijdcheques (6 ), fietsvergoeding (0,21 /km), hospitalisatieverzekering, volledige terugbetaling abonnement openbaar vervoer.

4 5. FUNCTIEOMSCHRIJVING GLOBAAL DOEL VAN DE FUNCTIE De administratief verantwoordelijke Bosduin staat in voor het facilitair beheer, waarvan een aantal aspecten rechtstreeks in verband te brengen zijn met de gemeentelijke werkplaats in de KMO-zone Bosduin. PLAATS IN DE ORGANISATIE De administratief verantwoordelijke Bosduin rapporteert rechtstreeks aan het diensthoofd openbare werken. De functie is een expertfunctie, met leidinggevende verantwoordelijkheid. FUNCTIE-INHOUD (niet limitatief) Leidinggevende en/of coördinerende taken Operationeel leidinggevende van het personeel van de schoonmaakpool en van de magazijnierbode. Verantwoordelijk voor de organisatie, de coördinatie, de werkplanning, de voortgang van de werkzaamheden en de resultaten van de schoonmaakpool en de magazijnfunctie. Zorg dragen voor een optimale interne communicatie- en informatievoorziening. Verantwoordelijk voor het beheer van de aan de schoonmaakpool en de magazijnfunctie toevertrouwde budgetten. Verantwoordelijk voor het personeelsbeleid binnen de dienst (werkverdeling, verlofregeling, overurenregistratie, enz.) Verantwoordelijk voor het houden van functioneringsgesprekken en voor de personeelsbeoordeling van de medewerk(st)ers van de dienst. Coördineren en opvolgen van alle taken. Adviserende - beleidsondersteunende taken Beheer van de zogenaamde facilitaire diensten: o Schoonmaakbeheer; o Magazijnbeheer; o Beheer gemeentelijk voertuigenpark; o Beheer uitleendienst voor materialen. Maken van kosten/baten-analyses in functie van zelf doen/uitbesteden van taken. Uitvoerende taken Schoonmaakbeheer: regelen van vervangingen in geval van afwezigheid van een schoonmaakster, aankoop van schoonmaakmaterialen, organisatie van specifieke vormingen, Magazijnbeheer: algemene organisatie van het magazijn, voorraadbeheer, aankoop van materialen, Beheer gemeentelijk voertuigenpark: aankoop van voertuigen, periodiek onderhoud, herstellingen, verzekering, Beheer uitleendienst voor materialen: afhandelen van aanvragen, facturatie van geleverde diensten,

5 Verlenen van administratieve steun aan de ploegen die instaan voor het onderhoud van het gemeentelijk patrimonium, in overleg met de werkleider en de ploegbazen die hiërarchisch verantwoordelijk zijn voor deze ploegen. Periodieke rapportering aan het diensthoofd (realisatie van gestelde objectieven, aandachtspunten bij de werking, belangrijke evoluties m.b.t. facilitair beheer, ). Controlerende taken Controleren van de kwaliteit van de uitgevoerde schoonmaaktaken. Controleren van het adequaat gebruik van het gemeentelijk voertuigenpark (interne controle). Controleren van het adequaat gebruik van het gemeentelijk magazijn (interne controle). Communicatieve taken Overleg met het diensthoofd openbare werken, de werkleider en de ploegbazen. Intern werkoverleg binnen de eigen bevoegdheden. Externe contacten relevant voor de functie. FUNCTIEPROFIEL Vereiste vakkennis Grondige functiegerichte kennis van de specifieke wetgeving relevant voor de functie (vb. wetgeving overheidsopdrachten). Goede kennis van het uitwerken van instrumenten relevant voor de functie (schoonmaakplanning, voorraadbeheer, beheer wagenpark, kostenbaten analyses, edm.) Grondige administratieve vakkennis en vaardigheden die vereist zijn voor de uitvoering van de functie. Grondige kennis van de gangbare computerprogramma s, nodig voor de uitvoering van de taak. Competenties Onderstaande competenties worden geconcretiseerd in een aantal gedragscriteria die als voorbeeld dienen voor de definiëring ervan. Kerncompetenties Zorgvuldigheid Werkt nauwgezet. Komt afspraken na. Controleert het eigen werk of laat dit controleren. Inschatten van de gevolgen van bepaalde acties. Loyaal handelen Verdedigt de genomen beslissingen, ook al staat hij/zij er niet helemaal achter. Volgt de geldende regels en procedures op correcte en objectieve wijze. Neemt contact op met hiërarchische overste wanneer men het niet eens is over de genomen beslissing en beargumenteert waarom. Staat kritisch tegenover reglementering indien deze niet toepasbaar is in concrete situaties. Doet voorstellen ter verbetering van de bestaande procedures. Handelt op een consequente wijze in overeenstemming met wat is afgesproken. Voert de genomen beslissingen nauwgezet uit.

6 Gedrevenheid/ resultaatgerichtheid Voelt zich verantwoordelijk voor de kwaliteit van het afgeleverde werk. Controleert het eigen werk op fouten zodat een goed resultaat wordt afgeleverd. Zet zich in om de taken goed uit te voeren en de vooropgestelde doelen te bereiken. Doet voorstellen om de procedures te verbeteren. Ziet toe op een goed beheer en een goede opvolging van zijn werk. Is flexibel om zijn/haar taken tot een goed einde te brengen binnen het gestelde tijdsbestek. Neemt de verantwoordelijkheid voor de taken binnen zijn/haar activiteitendomein. Samenwerken Bespreekt problemen en dossiers met de andere teamleden om zo tot een oplossing te komen. Deelt zijn/haar ervaring met collega s. Deelt spontaan kennis en informatie met zowel onmiddellijke collega s als andere diensten en afdelingen. Werkt mee aan een goede teamgeest omdat hij/zij dit onontbeerlijk vindt voor een goede werking van de dienst. Integreert zich vlot in het team. Onderhoudt goede relaties met collega s. Werkt teamgericht, maar ontwijkt daarbij geen persoonlijke verantwoordelijkheden. Past de eigen doelstellingen in binnen de doelstellingen van het hele team. Competenties niveau B Analyseren Onderzoekt de verkregen informatie kritisch en vraagt extra informatie wanneer nodig. Onderzoekt informatie als er twijfel is over de echtheid, waarheid of duidelijkheid. Ontleedt informatie om verbanden te zien en het essentiële van het bijkomstige te onderscheiden. Onderscheidt relevante van irrelevante informatie binnen zijn/haar opdracht. Analyseert kritisch de gegevens en detecteert incoherenties. Ziet oorzaak-gevolg relaties in gegevens. Vindt snel de kern in een grote hoeveelheid informatie, waardoor pertinente conclusies kunnen getrokken worden. Integreren Bedenkt verschillende alternatieven om een oplossing aan te reiken. Stelt alternatieven voor waar lacunes worden gevonden. Legt de juiste verbanden tussen de verschillende reglementeringen. Kan gefragmenteerde informatie integreren om tot een juiste conclusie te komen. Problemen oplossen Handelt de taken binnen zijn/haar activiteitendomein af zonder onnodig naar anderen te refereren. Laat zich niet afschrikken door onverwachte situaties. Weet op autonome wijze onverwachte situaties op te vangen. Vangt situaties die niet voorzien zijn in de procedures of reglementen succesvol op. Baseert zich op eigen ervaring om mogelijke alternatieven te vinden en de meeste geschikte oplossing toe te passen. Vindt een oplossing voor de problemen die voorkomen binnen de taakomschrijving. Implementeert pragmatische oplossingen binnen zijn/haar takenpakket. Lost problematische situaties op op basis van zijn/haar ervaring en kennis.

7 Lost problemen op autonome wijze op alvorens ze aan de hiërarchische overste voor te leggen. Maakt afspraken omtrent hoe oplossingen geïmplementeerd worden, eventueel in samenwerking met andere instanties. Herkent nieuwe situaties en vangt ze op om toch tot de verwachte resultaten te komen. Beslissen Neemt een standpunt in indien de situatie dit vereist. Neemt tijdig de juiste beslissing, rekening houdend met alle informatie die ter beschikking staat. Zet acties doelgericht op gang van zodra hij/zij groen licht krijgt met oog voor de procedures en reglementen. Weegt de voor- en nadelen van de verschillende opties af. Organiseren Concretiseert de operationele beleidslijnen in concreet meetbare doelstellingen. Voorziet onverwachte omstandigheden bij het inplannen van taken. Handelt op een pro-actieve wijze bij het uitvoeren van taken. Plant taken op een logische, efficiënte en inzichtelijke wijze. Volgt de planning van de taken op. Klantvriendelijkheid Begrijpt snel de noden en wensen van de (interne) klant. Is het aanspreekpunt voor zijn/haar (interne) klanten. Biedt een snelle en gepersonaliseerde dienst aan de interne klant/burger aan. Lost een klacht of een vraag van de (interne) klanten zo snel mogelijk op en doet dit op een vriendelijke wijze. Voorziet de (interne) klant/burger van informatie zodat deze de nodige stappen kan ondernemen. Behandelt de verkregen informatie met de nodige discretie en legt de nodige gereserveerdheid aan de dag tegenover derden. Bouwt vertrouwen op door vragen op een correcte wijze te beantwoorden. Toont geen willekeur en behandelt iedereen gelijk door consequent te handelen. Neemt een hulpvaardige en vriendelijke houding aan tegenover interne en externe gesprekspartners/klanten.

8 De schriftelijke kandidaturen moeten: 6. INDIENEN VAN DE KANDIDATUUR - ofwel verzonden worden aan het college van burgemeester en schepenen, Kerkeneind 13 te 2920 Kalmthout, en uiterlijk ter post besteld zijn op vrijdag 27 mei ofwel ten laatste op vrijdag 27 mei 2011 tegen ontvangstbewijs afgegeven worden op het Gemeentehuis van Kalmthout, Personeelsdienst, Kerkeneind 13 te 2920 Kalmthout tijdens de openingsuren. Voeg bij uw kandidatuur ook een kopie van uw diploma en een recent uittreksel uit het strafregister. 7. BEOORDELING VAN DE INGEKOMEN KANDIDATUREN Het college van burgemeester en schepenen gaat onmiddellijk na de uiterste datum van indienen van de kandidaturen over tot de beoordeling van de geldigheid van de voorgelegde bewijzen. Op basis van die beoordeling wordt beslist welke kandidaten definitief tot de selectieprocedure worden toegelaten. 8. SELECTIEDATA U zal in de eerste helft van juni 2011 een uitnodiging krijgen met de exacte plaats en data van de selectieprocedure. 9. AANWERVING De resultaten van de selectieproef worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen waarna een keuze wordt gemaakt uit de geslaagde kandidaten. De overige geslaagde kandidaten komen in een werfreserve van twee jaar. U wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht. 10. ARBEIDSGENEESKUNDIG ONDERZOEK Voor indiensttreding moet u zich nog bij de arbeidsgeneesheer van het gemeentebestuur aanbieden voor een arbeidsgeneeskundig onderzoek. De medische geschiktheid moet vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente. 11. INDIENSTTREDING Het college van burgemeester en schepenen bepaalt de datum van indiensttreding. Als het geselecteerde personeelslid wegens een opzeggingstermijn bij een andere werkgever of wegens een andere geldige reden niet onmiddellijk in dienst kan treden dan wordt de concrete datum van indiensttreding in onderling akkoord aangepast. Voor de contractuele functies bedraagt de proeftijd 6 maanden. 12. MEER INLICHTINGEN Voor alle verdere inlichtingen in verband met deze vacature kan je contact opnemen met de personeelsdienst op het telefoonnummer 03/ of personeel@kalmthout.be.