HET KLOKSYSTEEM. De boeman of oplossing?

Transcriptie

1 HET KLOKSYSTEEM De boeman of oplossing?

2 INTRODUCTIE Leuk dat je dit kennisdocument hebt gedownload! Tijd- en urenregistratie zijn voor veel organisaties cruciale bedrijfsonderdelen van de interne boekhouding, de verrekening van de gewerkte uren en het uitbetalen van personeel. Een goede tijd- en urenregistratie kan een flink verschil maken voor je bedrijf. Zeker als je werkt met uurkrachten is het belangrijk dat dit goed verwerkt wordt in de administratie. Sommige bedrijven doen dit handgeschreven, anderen doen dit elektronisch. 2 L1NDA L1NDA & POCKETMENU & DATAFOX 2015

3 INVOEREN VAN EEN KLOKSYSTEEM De boeman of oplossing? Het werken met een elektronisch kloksysteem betekent dat de medewerker inklokt als hij begint met werken en uitklokt tijdens pauze of bij einde van de dienst. De start- en eindtijden worden door het systeem vastgelegd en zijn dan opvraagbaar voor de verloning. Deze manier van werken brengt soms nogal wat tegenwerpingen met zich mee. Maar uiteraard ook voordelen. Nu is de vraag: is het invoeren van een kloksysteem nou de boeman of juist de oplossing? L1NDA gaat samen met Datafox, één van Nederlands grootste leveranciers op dit vlak, in op dit onderwerp. Want wat zijn nou precies de tegenwerpingen en voordelen voor zowel de werkgever als de werknemer? Wouter Visser Datafox Benelux Bekijk LinkedIn profiel 3 L1NDA & DATAFOX 2015

4 SOORTEN VERIFICATIE Als er gewerkt wordt met een kloksysteem, is het belangrijk dat er aangetoond wordt dat het om een bepaalde persoon gaat. Deze verificatie kan worden vormgegeven op drie manieren: 1. Je bent iets aantoonbaar via bijvoorbeeld een vingerprint 2. Je hebt iets bijvoorbeeld een pas 2. Je kent iets bijvoorbeeld een pincode 4 L1NDA & DATAFOX 2015

5 TEGENWERPINGEN WERKGEVER Hierbij zetten we de meest gehoorde tegenwerpingen vanuit de werkgever op een rij: 1. Bedrijfscultuur 2. Vertrouwenskwestie Het past niet binnen de bedrijfscultuur. Vaak is dit het geval bij familiebedrijven. Werknemers kennen elkaar en zijn trouw aan Het is een vetrouwenskwestie. Werkgevers zijn bang dat ze medewerkers het gevoel geven dat ze hen niet vertrouwen. een bedrijf. Daar past Met een kloksysteem een kloksysteem niet bij. wordt de tijd registreert op de minuut. Maar toch geeft dit een verkeerd gevoel van veiligheid. Want als iemand is ingeklokt, wil nog niet zeggen dat deze persoonlijk daadwerkelijk aan het werk is 5 L1NDA & DATAFOX 2015

6 3. Het we doen het al jaren zo argument Sommige ondernemers zien het nut niet in van een geautomatiseerd administratieproces. Medewerkers schrijven de uren op, dit wordt verwerkt in Excel en daarna worden de gewerkte uren uitbetaald. Dit gaat al jaren goed. Het hele administratieproces omgooien kost veel tijd en moeite. 4. Bezwaren van medewerkers Werkgevers vinden het lastig om een kloksysteem in te voeren als zij tegenwerpingen krijgen vanuit hun medewerkers. Dit kan onenigheid met zich mee brengen in het bedrijf. Zeker als het gaat om het invoeren van een kloksysteem met een vingerscan. Een vingerscan is privacy gevoelig. Als werkgevers het kloksysteem dan toch gaan invoeren zijn ze bang dat medewerkers de kantjes er vanaf gaan lopen. 6 L1NDA & DATAFOX 2015

7 BEZWAREN MEDEWERKER 1. Vertrouwenskwestie 2. Inbreuk op privacy Medewerkers kunnen Alles wordt geregistreerd, heb gevoel hebben dat waardoor medewerkers hun werkgever hen niet vertrouwt. Vaak is dat het geval bij medewerkers die al een lange tijd bij hetzelfde bedrijf werken of de uren altijd correct hebben genoteerd. het gevoel hebben continu te worden gecontroleerd. Als het gaat om een kloksysteem met een vingerscan kunnen werknemers het vervelend vinden hun vingerscan af te geven. Een vingerscan is immers privacygevoelig. 3. Niet hygiënisch Sommige medewerkers hebben bezwaar tegen de vingerscan. Zij geven aan het niet hygiënisch te vinden aangezien iedereen zijn/haar vinger er op legt. 4. Geen loon Het nadeel van het werken met pasjes is dat medewerkers deze kunnen vergeten. Dit heeft als gevolg dat de uren niet geregistreerd worden en medewerkers niet uitbetaald krijgen. 7 L1NDA & DATAFOX 2015

8 VOORDELEN WERKGEVER Ondanks de bezwaren van beide kanten wordt er in de horeca steeds vaker gewerkt met een kloksysteem. 1. Het bespaart geld De gewerkte uren worden op de minuut geregisteerd. Medewerkers krijgen op de minuut uitbetaald en dit scheelt nogal op maandbasis. Stel je hebt 80 medewerkers in dienst, waarvan de helft minstens elke week wel een keer 5 minuten te laat komt. Als je dit bij elkaar optelt, kost het je ongemerkt al zo euro op jaarbasis. Daarnaast worden de pauzetijden geregistreerd. Hiermee voorkom je dat medewerkers te lang pauze nemen, wat jij uiteindelijk als ondernemer betaalt. Pauzes niet meer doorbetalen wordt met een kloksysteem een logische stap. Met name dat rookpauzes in hun eigen tijd gaan heeft wat eerlijks naar de medewerkers en vooral de niet-rokers. 8 L1NDA & DATAFOX 2015

9 Door pauzes niet door te betalen bespaart een gemiddeld restaurant rond de euro op jaarbasis. 2. Makkelijker administratieproces Vaak gaat er veel werk zitten in de administratie, zeker bij grote organisaties. Sommige ondernemers geven aan wel twee tot drie handelingen te verrichten voordat een medewerker überhaupt betaald wordt. Door te werken met een kloksysteem waarin alles geautomatiseerd is, heb je geen handmatig werk meer. Dit bespaart niet alleen veel tijd, maar verkleint ook de kans op fouten. 3. De gegevens zijn altijd online Een kloksysteem is altijd online. Je kunt op elk gewenst moment de uren opvragen en bent je data nooit kwijt. Alles werkt via internet, via WiFi, een netwerkkabel of GPRS (een nieuwe techniek in het GSM-netwerk, die het mogelijk maakt om meer date te verzamelen en te ontvangen. 9 L1NDA & DATAFOX 2015

10 Mocht er geen internet zijn dan houdt het systeem de boekingen vast tot er weer internet is. Op dat moment worden de uren doorgeschoten. Je hebt dus geen lokale software nodig om het systeem te laten draaien. Bovendien gaat dit vaak jaren mee, wat ook weer beter te verantwoorden is voor je zaak. 4. Controlemiddel 5. Snel overzicht Er zijn ook ondernemers Als er brand of een calamiteit is moet je mak- die het kloksysteem hanteren als een controlemiddel indien nodig. Je opvagen wie er aanwekelijk en direct kunnen kunt er als leidinggevende zig is in het pand. Met niet altijd zijn maar wel af een kloksysteem kan je en toe eens controleren vaak makkelijk achterhalen wie er ingeklokt is. in het systeem. Medewerkers kunnen wel eens te laat komen of eerder weggaan zonder dat jij dat door hebt. Door middel van het kloksysteem heb je toch inzicht hierin. 10 L1NDA & DATAFOX 2015

11 VOORDELEN MEDEWERKERS 1. Correcte verloning Het grote voordeel voor medewerkers is dat zij betaald krijgen voor de uren die ze ook daadwerkelijk werken. Soms werk je langer door of neem je minder pauze. Door te werken met een kloksysteem krijg je deze minuten automatisch betaald. 2. Urenregistratie is makkelijker Daarnaast is het voor medewerkers makkelijker om de uren te registeren. Doordat alles geautomatiseerd is hoef je zelf de uren niet meer bij te houden. Soms weet je als medewerker ook niet meer precies hoe het zat, zeker als je het niet direct noteert. In dit geval kan het nooit in jouw nadeel worden genoteerd, ook niet door anderen. 11 L1NDA & DATAFOX 2015

12 3. Sociale controle Door het werken met een kloksysteem krijg je als het ware een sociale controle. Collega s letten op elkaar of er wel correct geklokt wordt. Vanuit de praktijk geven bedrijven aan die werken met een kloksysteem dat het een positief effect heeft op medewerkers. Stel je hebt een collega die er met de pet naar gooit. Deze collega komt vaak te laat, gaat eerder weg en neemt langer pauze. Dit is voor medewerkers soms lastig om aan te kaarten bij hun manager. Doordat alles geregistreerd wordt worden medewerkers niet in de positie gebracht om dit te melden bij hun leidinggevende, maar komt dit bij de controle automatisch naar voren. 12 L1NDA & DATAFOX 2015

13 VINGERSCAN & PERSOONLIJK PASJE De voor- en nadelen Als je gaat werken met een kloksysteem, kun je kiezen om de uren te registeren aan de hand van een vingerscan of een persoonlijk pasje. We zetten van beiden de voor- en nadelen op een rij. DE VINGERSCAN De vingerscan is privacy gevoelig. Veel mensen vinden het niet prettig om deze bijzondere persoonsgegevens te laten kopiëren. Daarnaast is de kwaliteit van de reader bij vingerprints bepalend. Tot slot wil de vingerprint nog niet zeggen dat iemand die ingeklokt is ook daadwerkelijk aan het werk is. De registratie met de vingerscan is overigens wel het meest gesloten systeem. Er kan niet mee worden gesjoemeld, omdat je vingerprint uniek is. Het is wel belangrijk om te weten dat het kloksysteem geen biometrische gegevens opslaat. Dit houdt in dat er slechts kenmerken van de vinger worden opgeslagen. Deze kenmerken worden vertaald naar een algoritme waaruit een nummer wordt opgeslagen. Dit nummer wordt doorgestuurd naar andere systemen zoals je verloner. Er valt dus niet te frauderen met de vingerscan. 13 L1NDA & DATAFOX 2015

14 PERSOONLIJK PASJE Het nadeel van een het werken met persoonlijke pasjes is dat er wel mee gesjoemeld kan worden. Iemand anders kan inklokken met jouw pasje. Daarnaast kunnen pasjes worden vergeten door medewerkers. Wel is deze manier van registeren het meest stabiel omdat de pasjes altijd herkend worden door het systeem, en vingerafdrukken niet altijd. Vaak kunnen pasjes gebruikt worden voor het registeren voor uren, maar ook voor het registeren van aankopen in de kassa en het openen van de deur. Als werkgever hoef je dan maar één pasje aan te schaffen voor een medewerker. Mocht een medewerker een pasje verliezen, hoef je niet alle sloten te vervangen maar blokkeer je slechts het pasje. Om de kans te verkleinen dat medewerkers hun pasje vergeten kan je het zo laten ontwerpen dat het aan de sleutelbos past. Sleutels worden immers minder snel vergeten. Mocht je als werkgever besluiten met een kloksysteem is het in ieder geval erg belangrijk je medewerkers mee te nemen in het proces. Geef aan waarom je met een kloksysteem wilt werken en welke voordelen je hier in ziet. Benoem ook zeker de voordelen voor medewerkers. 14 L1NDA & DATAFOX 2015

15 EXTRA INFORMATIE Vraag een gratis consultgesprek aan Datafox Vraag adviesgesprek aan L1NDA Vraag adviesgesprek aan 15 L1NDA & DATAFOX 2015