Voorbeeld schoonmaakcalculatie

Transcriptie

1 Voorbeeld schoonmaakcalculatie Calculatie Het vaststellen van de benodigde tijd voor het schoonhoudproces door het toepassen van zogenaamde vuistregels of ervaringscijfers is niet voldoende betrouwbaar. Gebouwbeheerders hebben veelal om economische redenen belang bij een juiste prijs-/kwaliteitsverhouding. Om de kosten van schoonmaakonderhoud op een verantwoorde manier te kunnen berekenen en te beheersen, legt het werken met een tijdcalculatiesysteem een goede basis. Verandering van gestelde eisen, wensen en gebouwindeling kunnen snel worden herberekend. De eventuele consequenties in het aantal productie-uren en de daaraan gekoppelde kostprijs zijn hierdoor snel inzichtelijk te maken. Naast het kunnen vaststellen van het volume productie-uren schoonmaak is het ook van groot belang om, vanuit het werken met een tijdcalculatiesysteem, de uiteindelijke werkzaamheden te kunnen verdelen in gelijkwaardige afgepaste taken. Calculatiemethodieken Tijdcalculatiesystemen geven een betrouwbaar beeld van het benodigde aantal productieve schoonmaakuren. Deze systemen zijn gebaseerd op: elementen kengetallen productienormen. Ieder onderdeel zal in dit hoofdstuk nader worden toegelicht. Tevens zal er aandacht worden besteed aan het calculeren met behulp van computerprogrammatuur. Tijdcalculatiesysteem gebaseerd op elementen Dit systeem is zeer nauwkeurig maar vergt betrekkelijk veel tijd, omdat in alle ruimten die elementen moeten worden geïnventariseerd die volgens het schoonmaakprogramma moeten worden gereinigd. Uiteraard kan met deze methodiek wel de link worden gelegd met het VSRkwaliteitsmeetsysteem, waar ook een inventarisatie voor moet plaatsvinden. Deze methodiek van tijdcalculatie is zeer geschikt voor kleinere gebouwen of situaties waar het schoonmaakvolume zeer nauwkeurig moet worden bepaald. Algemene informatie schoonmaak 1

2 Tijdcalculatiesysteem gebaseerd op kengetallen Het werken met kengetallen, een per ruimtecategorie samengesteld gemiddelde op basis van een inventarisatie van 10 tot 20% van het gebouw, is minder nauwkeurig dan het calculeren op basis van elementen. Het werken met kengetallen heeft echter wel het voordeel dat het sneller werkt en een reële benadering biedt van de werkelijk benodigde tijd voor het schoonhouden van grote en middelgrote gebouwen. Eveneens kan hier de link worden gelegd naar het VSR-kwaliteitsmeetsysteem. Ondanks de iets lagere nauwkeurigheid is de toepasbaarheid en flexibiliteit van het werken met een kengetallencalculatie zeer groot. Tijdcalculatiesysteem gebaseerd op productienormen Het calculeren op basis van productienormen, waarbij gebruikgemaakt wordt van de productie per uur, de m²-prestatie, is minder geschikt om op een verantwoorde manier de benodigde tijd te calculeren. Productienormen per ruimtecategorie of een totaal gebouw zijn gebaseerd op ervaringen en/of vergelijkingen met ongeveer dezelfde omstandigheden. Deze methodiek van calculeren is wel geschikt om snel een eerste geschatte begroting te realiseren en om andere tijdcalculaties te toetsen om daarmee afwijkingen te kunnen constateren. Calculeren met behulp van computerprogrammatuur Er wordt steeds meer gebruikgemaakt van computers bij het samenstellen van tijdcalculaties. Na het invoeren van de gevraagde gegevens bepaalt het ter beschikking staande computercalculatiesysteem de benodigde tijdsduur voor het uitvoeren van de schoonmaakwerkzaamheden. Er worden een aantal systemen aangeboden die werken op basis van de drie eerder genoemde calculatietechnieken. Tevens bestaat de mogelijkheid om bij een aantal van deze softwarepakketten het calculeren een onderdeel te laten zijn van een geheel pakket, waarbij gegevens worden gekoppeld aan andere modules voor verdere bewerking (bijvoorbeeld loonadministratie). Om efficiënt en verantwoord te kunnen werken met een tijdcalculatiesysteem is het aan te bevelen kennis te nemen van de volgende algemene informatie. Tijdnormen Tijdnormen of standaardtijden zijn uitgesplitst in tijdnormen voor het onderhoud van vloeren en tijdnormen voor het onderhoud van inventaris. Deze tijdnormen geven de hoeveelheid tijd weer die nodig is om een nauwkeurig omschreven schoonmaakhandeling eenmaal uit te voeren met behulp van bepaalde gereedschappen en/of machines. Deze tijdnormen zijn uitgedrukt in %minuten (centi-minuten) per m², per meter per stuk en per eenheid. Algemene informatie schoonmaak 2

3 Tijdnormen zijn standaardtijden van een statistisch gemiddelde norm, aangegeven in een lage, gemiddelde en hoge norm. Afhankelijk van de vervuilings- en/of de bezettingsgraad moet er een keuze worden gemaakt uit een van deze drie normen. In de tijdnormen zijn de aan- en aflooptijden inbegrepen, alsmede de tijd voor persoonlijke verzorging. Bij het vaststellen van tijdnormen voor het schoonhouden wordt gebruikgemaakt van tijdmetingen. Tijdnormen hebben onder andere het volgende doel: bepaling kostprijs van het schoonmaakonderhoud; kostprijsbewaking van het schoonmaakonderhoud; bepaling volume productie-uren voor het schoonmaakonderhoud; verdeling schoonmaakwerkzaamheden in gelijkwaardig afgepaste taken. Vaststellen tijdnorm Bij het tot stand komen van tijdnormen is gebruikgemaakt van tijdmetingen van de voorgeschreven schoonmaakhandelingen per element. Alle werkzaamheden zijn vastgelegd en ook de daarbij te gebruiken gereedschappen en hulpmiddelen en de omstandigheden waaronder die werkzaamheden moeten worden uitgevoerd zijn gedefinieerd, zoals een vrije, bezette, of zwaar bezette ruimte. Als de tijdmetingen plaats hebben gevonden zonder daarbij rekening te houden met het tempo en de vaardigheid van de uitvoerenden, vertoont de gemeten tijd een onhanteerbare spreiding. Een gemeten tijd zonder daarbij de geleverde prestatie te beoordelen, is in feite onbetrouwbaar. Een geleverde prestatie is afhankelijk van: snelheid waarmee de bewegingen zijn uitgevoerd; vaardigheid waarmee de bewegingen zijn uitgevoerd; inspanning die de uitvoerende daarbij heeft willen opbrengen; bereidheid om de voorgeschreven werkmethoden op de juiste manier uit te voeren. Bij het waarderen van de geleverde prestatie is gekozen voor het systeem- Bedaux, omdat de uitgangspunten van dit systeem het beste passen bij het uitvoeren van de schoonmaakhandelingen. Bij het vaststellen van de maatstaven voor het inschatten van de geleverde prestatie heeft Bedaux de geleverde inspanning en de daarbij gehanteerde vaardigheid uitgedrukt in een getal. Daarbij ligt de nadruk op het tempo van de arbeidsverrichtingen. De temposchaal van Bedaux is als volgt weer te geven: 0 absolute rust 10 ontoelaatbaar 20 uitermate slecht 30 zeer slecht 40 slecht 50 nog voldoende 60 normaal tempo Algemene informatie schoonmaak 3

4 70 goed 80 zeer goed 90 uitzonderlijk goed 100 abnormaal snel. Het normale tempo ligt bij 60 en kan worden gekenmerkt als een prestatie, die een normaal ingewerkte uitvoerende, onder normale omstandigheden, de hele dag, dag in dag uit, jaar in jaar uit, kan volhouden zonder daarbij overmatig vermoeid te raken. Als voorbeeld geven we de handeling conserveren van een harde vlakke vloer. Basisgegevens zijn: het inweken, schrobben, opnemen, naspoelen, droogmoppen en conserveren van 50 m² vrij oppervlak. Bij alle uitgevoerde tijdmetingen wordt naast de gemeten tijd tevens het waargenomen tempo vastgelegd. De gegevens van de tijdmeting zijn: Tijdmetingen Tijd in minuten Tempo Tijdmeting Tijdmeting Tijdmeting Tijdmeting Tijdmeting De verkregen vastgestelde waarden moeten worden omgerekend naar een normaal tempo (Bedaux) B60 per vierkante meter. De formule die moet worden gebruikt is: (gemeten tijd geschat tempo) : normaal tempo = tijd in minuten per totaal vloeroppervlak tijd in minuten per totaal vloeroppervlak : totaal vloeroppervlak = tijd in minuten per m². De omrekening per m² wordt: / 60 = totaal tijd / 50 m² = 4.23 minuut; / 60 = totaal tijd / 50 m² = 4.00 minuut; / 60 = totaal tijd / 50 m² = 4.34 minuut; / 70 = totaal tijd / 50 m² = 4.76 minuut; / 60 = totaal tijd / 50 m² = 4.85 minuut. Conclusie: De laagst geconstateerde normaaltijd is De hoogst geconstateerde normaaltijd is De gemiddelde normaaltijd bedraagt in dit voorbeeld Om te komen tot een statistische tijdnorm, hebben er in het algemeen aanmerkelijk meer metingen plaatsgevonden dan in het behandelde voorbeeld. Algemene informatie schoonmaak 4

5 Gebouwgegevens Om een tijdcalculatie van een gebouw samen te stellen, zullen van tevoren een aantal gegevens verzameld moeten worden. Gebouwsoort Voor het gebruiken van de tijdnormen is het van belang te weten om welk soort gebouw het gaat. Een kantoorgebouw met uitsluitend een administratief karakter moet anders worden geïnterpreteerd dan een kantoorgebouw met een productielijn. Tevens zijn er verschillen van benadering in ziekenhuizen en verpleeginrichtingen, bejaardenhuizen, scholen/opleidingsinstituten en sportcomplexen. De aard van de activiteiten en de verschillende processen die plaatsvinden in het gebouw zijn mede bepalend voor het Programma van Eisen. Ruimtecategorieën In elke organisatie, of het nu een bedrijf of een instelling betreft, zijn ruimten te onderscheiden met verschillende functies. De aard van de werkzaamheden die in een organisatie plaatsvinden bepalen de soort en omvang van de verschillende ruimten. Al in de inleiding van dit hoofdstuk is aangegeven dat er wordt gewerkt per ruimte of per categorie van ruimten. Voor iedere ruimtesoort moet een programma worden gemaakt dat van toepassing is op alle ruimten die tot die ruimtesoort behoren. Daarbij wordt geprobeerd zoveel mogelijk ruimtesoorten te combineren tot een en dezelfde categorie. Administratieve ruimten kunnen bijvoorbeeld zijn een kantoor, een vergaderruimte, een spreekkamer of een directiekamer. Verkeersruimten kunnen zijn een entreehal, gang of lifthal. Een indeling die veel gebruikt wordt om categorieën te maken, is hieronder vermeld. Binnenzijde gebouw: verkeersruimten (gangen en trappen) kantoorruimten sanitaire ruimten restauratieve ruimten bergingen, magazijnen diversen. Gevelglas: binnenzijde buitenzijde. Om het geheel van ruimtecategorieën overzichtelijk te houden, is een vorm van codering aan te bevelen. Algemene informatie schoonmaak 5

6 Vloeroppervlakten Per ruimtesoort moet het aantal vierkante meters bekend zijn. Als er beschikt kan worden over recent gereviseerd en goede bouwtekeningen, kan, na controle in het gebouw, het schoon te houden vloeroppervlak per ruimte vanaf tekening worden opgemeten. Als er gewerkt wordt met een geautomatiseerd gebouwbeheersysteem, kan, na controle in het gebouw, deze informatie worden overgenomen. Vloerafwerking Voor het samenstellen van de tijdsduur voor het uitvoeren van schoonmaakonderhoud is medebepalend de vloersoort die in de diverse ruimtesoorten aanwezig is. Een identieke ruimtesoort met gelijke hoeveelheden inventaris zal bij een vloerafwerking met linoleum een andere tijdsduur als uitkomst krijgen dan bij een vloerafwerking met tapijt. Bezettingsgraad gebouw Voor het bepalen van de vervuilingsgraad en de daarbij behorende keuze van tijdnormen is het van belang de bezettingsgraad in het gebouw te weten. Gebruikersdiscipline Voor het bepalen van de vervuilingsgraad en de daarbij behorende keuze van tijdnormen is het van belang de gebruikersdiscipline in het gebouw te weten. Vooral de interne afspraken met gebouwgebruikers zijn van belang voor het maken van de calculatie. Het belangrijkste aspect hiervan is hoe de gebouwgebruiker omgaat met zijn/haar werkplek. Bezoekbewegingen in gebouw Voor het bepalen van de vervuilingsgraad en de daarbij behorende keuze van tijdnormen is het van belang het aantal bezoekbewegingen in het gebouw te weten. Gebouwgebonden bijzonderheden (on)voldoende aanwezig zijn van werkkasten; wel of niet aanwezig zijn van een ruimte ten behoeve van de schoonmaakdienst; wel of niet aanwezig zijn van liften; wel of niet in kunnen zetten van werkwagens; wel of niet aanwezig zijn van een sleutelplan voor het openen en afsluiten van diverse ruimten. Een aantal van de gebouwgegevens is nodig voor een gebouwinventarisatie. Na de ruimtecategorieën te hebben gedefinieerd, is de inventarisatie van het gebouwencomplex de volgende stap. Algemene informatie schoonmaak 6

7 Plattegronden van het gebouw, met daarin aangegeven de verschillende ruimtenamen en -nummers, zijn een belangrijk hulpmiddel bij de inventarisatie. In een schoonmaakbestek voor de binnenzijde van het gebouw worden per ruimte de volgende gegevens vermeld: ruimteomschrijving ruimtenummer bruto vloeroppervlakte vloersoort per ruimte (vloerelement) interieurelementen (soort en aantal). Het vaststellen van het aantal elementen kan op twee manieren gebeuren. De eerste mogelijkheid is om per ruimte exact de elementen met aantallen of oppervlakte te inventariseren. De tweede mogelijkheid is om per ruimte te bepalen wat de gemiddelde oppervlakte en de soort elementen en de aantallen zijn. Voor de vloer moet dit per ruimte worden vastgesteld. De schoonmaakhandelingen worden immers bepaald door de afwerking van de vloer. Met betrekking tot het interieur komt de tweede mogelijkheid veel voor. Het vraagt veel tijd om per ruimte de elementen met aantallen te noteren. Rekening houdend met alle factoren, genoemd onder gebouwgegevens, kan een invulling gegeven worden van het kwaliteitsniveau (vereiste reinheidsgraad). Het is niet verstandig de reinheidsgraad van een gebouw als één geheel te normeren. Het is overzichtelijker om deze per ruimtecategorie of per ruimte te bepalen. Frequenties Om de berekeningen in de calculatie te kunnen maken, moeten frequentienotaties worden gehanteerd. De verschillende frequenties zijn in drie subgroepen te verdelen. 1 Dagbeurten/dagelijks onderhoud Door de dagelijks optredende vervuiling zal de gewenste kwaliteit dalen. Om deze vervuiling te verwijderen, worden dagbeurten uitgevoerd met een frequentie van dagelijks tot en met eenmaal per week. Dagelijks (5/5) per week (4/5) per week (3/5) per week (2/5) per week (1/5) 52 Algemene informatie schoonmaak 7

8 2 Tussenbeurten Om licht gehechte vervuiling, strepen en glansverstoringen te verwijderen, worden tussenbeurten uitgevoerd met een frequentie van minder dan eenmaal per week tot eenmaal per drie maanden. 1 per twee weken (1/10) 26 1 per maand (1/20) 12 1 per twee maanden (1/40) 6 1 per drie maanden (1/65) 4 3 Eindbeurten Om zwaar gehechte vervuiling te verwijderen en de cumulatieve vervuiling van oppervlakten te verwijderen, worden eindbeurten uitgevoerd met een frequentie van een- tot tweemaal per jaar. 2 per jaar (1/130) 2 1 per jaar (1/260) 1 De eerste en tweede kolom geven de frequentie weer in geschreven vorm, de derde kolom geeft de frequentie weer in een calculatiegetal dat nodig is voor het berekenen van de tijdsduur in minuten per jaar. De volgende schoonmaakactiviteiten worden op afroep uitgevoerd. Na extra activiteiten: Na een feest zullen de ruimten waar het feest gehouden is, opgeruimd en schoongemaakt moeten worden. Na calamiteiten: Als er schade of vervuiling is ontstaan door wateroverlast, inbraak of brand zal het getroffen deel van het gebouw opgeruimd en schoongemaakt moeten worden. Vooral voor het verwijderen van rooken roetaanslag zullen daarin gespecialiseerde bedrijven moeten worden ingeschakeld. Bij verhuizing: Bij een verhuizing moeten leeggekomen ruimten worden opgeruimd. Verbouwing, uitvoering van onderhoud: Tijdens een verbouwing of bij het uitvoeren van onderhoud kan de vervuiling toenemen. Na het gereedkomen van de werkzaamheden moet het gebouw gebruiksgereed gemaakt worden. Het is dan noodzakelijk om buiten het normale programma om schoonmaakwerkzaamheden uit te voeren. In het bestek zal duidelijk moeten worden aangegeven of deze schoonmaakwerkzaamheden door de bouwkundig aannemer worden uitgevoerd of dat de opdrachtgever hiervoor zorgt. Oplevering gebouw: Voor de oplevering van een nieuw gebouw of na een verbouwing worden het gebouw en het terrein ontdaan van bouwvuil. Algemene informatie schoonmaak 8

9 Elemententijdcalculatie In deze methodiek worden de uit de diverse handelingen opgebouwde standaardtijden voor bewerking gebruikt. Na inventarisatie kan met behulp van het gegeven kwaliteitsontwerp van werkzaamheden worden overgegaan tot het vaststellen van de benodigde tijd voor het schoonhouden van het gebouw. De berekeningswijze gaat als volgt: Formule voor de berekening: Aantal (stuks, m², m¹, eenheden) de gekozen tijdnorm frequentie = tijd in minuten per jaar Kengetallen calculatie Kengetallen zijn tijdgegevens per m² per jaar, die zijn opgebouwd met behulp van de tabellen normtijden, kwaliteitsontwerp, gegeven werkmethoden, gereedschappen en machines, afwerkmaterialen en aangenomen bezettingsgraad en gebruikersdiscipline. Samenstelling en gebruik kengetallen Een schoonmaakprogramma is gerelateerd aan een ruimtecategorie en bevat de volgende onderdelen: schoon te maken elementen; uit te voeren handelingen per element en daaraan gekoppeld de frequentie van de uit te voeren handelingen. Om een kengetal te berekenen voor een bepaald schoonmaakprogramma moet men per ruimtecategorie de schoon te maken elementen steekproefsgewijs tellen. Tevens is de tabel normtijden nodig die aangeeft hoeveel tijd het verrichten van een schoonmaakhandeling van een element kost. Per vloersoort moet een kengetal worden ontwikkeld. De berekeningswijze van een kengetal gaat als volgt: Formule voor de berekening per ruimtecategorie: aantal (stuks, m², m¹, eenheden) de gekozen tijdnorm frequentie : 60 = tijd in uren per jaar Het totaal aantal uren gedeeld door het aantal m² van de geïnventariseerde ruimten geeft het kengetal weer, ofwel de benodigde uren per m² per jaar voor dat schoonmaakprogramma. Algemene informatie schoonmaak 9

10 Met behulp van deze gegevens kunnen betrouwbaar de schoonmaakkosten worden gecalculeerd door het aantal vierkante meters per ruimtecategorie te vermenigvuldigen met het samengestelde kengetal. VSR-kwaliteitsmeetsysteem: uitgangspunten De kwaliteit van het schoonmaakonderhoud stond en staat nogal eens ter discussie, of het onderhoud nu wordt uitgevoerd door een schoonmaakbedrijf of door de eigen dienst. Dit heeft er in het begin van de jaren tachtig van de vorige eeuw toe geleid dat de Vereniging Schoonmaak Research (VSR) het Instituut voor Reinigingstechnieken TNO in Delft opdracht heeft gegeven een systeem te ontwikkelen waarmee het mogelijk is objectief vast te stellen of de kwaliteit van het schoonmaakonderhoud voldoet aan het afgesproken niveau. Dit was een van de uitgangspunten die aan het te ontwikkelen meetsysteem werden gesteld. De andere uitgangspunten waren: Bij het uitvoeren van het schoonmaakonderhoud worden fouten gemaakt. Een opdrachtgever moet dat accepteren. De opdrachtgever moet wel aangeven hoeveel fouten toelaatbaar zijn. Daarmee bepaalt hij het kwaliteitsniveau waaraan de uitvoering van het schoonmaakonderhoud moet voldoen. De opdrachtgever kan zowel de externe klant zijn bij een uitbestede situatie als de interne klant in het geval dat het schoonmaakonderhoud in eigen beheer wordt uitgevoerd. Het kwaliteitsmeetsysteem moet eenvoudig te hanteren zijn. Zowel de uitvoerder van het schoonmaakonderhoud als de opdrachtgever van de dienst moeten het toe kunnen passen. De beoordeling van de kwaliteit van het uitgevoerde schoonmaakonderhoud met behulp van het kwaliteitsmeetsysteem mag niet veel tijd kosten. In het contact tussen de opdrachtgever en de uitvoerder van het schoonmaakonderhoud moet het kwaliteitsmeetsysteem een rol kunnen spelen. De communicatie tussen de opdrachtgever en de uitvoerder van het schoonmaakonderhoud moet gestructureerd plaatsvinden op basis van feiten. Een van de feiten is de uitslag van een controle van de uitvoering van het schoonmaakonderhoud met behulp van het VSRkwaliteitsmeetsysteem. De beoordeling van de kwaliteit van de uitvoering van het schoonmaakonderhoud wordt visueel uitgevoerd. Mocht er al meetapparatuur beschikbaar zijn om vervuiling op schoon te maken elementen vast te stellen, dan zal de methode tijdrovend en dus kostbaar zijn. Doordat het VSR-kwaliteitsmeetsysteem gebaseerd is op visuele beoordeling, moet wel nauwkeurig worden beschreven waaraan schoon te maken elementen moeten voldoen na de uitvoering van het schoonmaakonderhoud. Deze beoordelingscriteria staan beschreven in de beoordelingshandleiding. Algemene informatie schoonmaak 10

11 Als men de kwaliteit van de uitvoering van het schoonmaakonderhoud wil vast stellen, zou men kunnen overwegen alle schoon te maken elementen in alle ruimten in een object te inspecteren. De betrouwbaarheid van de uitspraak over de kwaliteit zou optimaal zijn, maar een beoordeling op deze wijze uitgevoerd zou zeer veel tijd kosten en dus niet in overeenstemming zijn met een van de uitgangspunten, namelijk dat de kwaliteitscontrole niet veel tijd mag kosten. Het is ook niet noodzakelijk om alle schoon te maken elementen in alle ruimten in een object te onderwerpen aan een inspectie. Men kan volstaan met een steekproef, een beoordeling van de schoon te maken elementen in een beperkt aantal ruimten in een object. Als de steekproef op statistisch verantwoorde wijze wordt bepaald, kan op grond van de informatie die controle van de steekproef oplevert een voldoende betrouwbare uitspraak worden gedaan over de kwaliteit van de geleverde schoonmaakdienst. Het VSR-kwaliteitsmeetsysteem heeft als enige van de kwaliteitsmeetsystemen die in de schoonmaakbranche worden toegepast om de kwaliteit van het schoonmaakonderhoud vast te stellen, een statistische onderbouwing. Het is gebaseerd op de ISO-norm 2859 "Steekproefmethodes en tabellen voor de controle van eigenschappen van artikelen". Hierin staat de relatie beschreven tussen de steekproefgrootte, het aantal fouten dat bij een bepaald kwaliteitsniveau mag worden geconstateerd en de betrouwbaarheid van de uitspraak die op grond van de controle van deze steekproef wordt gedaan. Het VSR-kwaliteitsmeetsysteem is ontworpen op een betrouwbaarheid van de uitspraak van 95%. Het VSR-Kwaliteitsmeetsysteem geldt sinds april 1995 als officiële Nederlandse Norm (NEN 2075 "Kwaliteitsmeetsysteem voor de schoonmaakdienstverlening"). Tevens is de norm in een Engelse vertaling aangemeld bij de European Committee for Standardization in Brussel. Er zal nog wel enige tijd overheen gaan voordat de norm Europese geldigheid bezit. VSR-kwaliteitsmeetsysteem: toepassing Het VSR-kwaliteitsmeetsysteem is ontwikkeld voor de volgende typen gebouwen: 1 kantoorgebouwen 2 scholen 3 gezondheidszorg 4 galerijen en trappenhuizen 5 sportaccommodaties. Algemene informatie schoonmaak 11

12 Om het VSR-kwaliteitsmeetsysteem te kunnen toepassen, moet als voorbereiding op de beoordeling het object worden geïnventariseerd. In het algemeen hoeft dit maar eenmaal te gebeuren. Het meetsysteem is zodanig opgezet, dat verhuizingen binnen het gebouw geen invloed hebben op de betrouwbaarheid van de uitspraak. Er moet een nieuwe inventarisatie worden uitgevoerd als een object ingrijpend wordt verbouwd, het aantal gebrulkers sterk wijzigt, of de inrichting in belangrijke mate wordt veranderd. De inventarisatie Het doel van een inventarisatie is het zo nauwkeurig mogelijk vaststellen van de schoon te maken inventaris. Sanitaire ruimten, verkeersruimten, algemene ruimten en sportruimten worden doorgaans volledig geïnventariseerd. Als veel ruimten identiek zijn, kan volstaan worden met een inventarisatie van een selecte steekproef. Als bijvoorbeeld bij sanitaire ruimten slechts twee typen aanwezig zijn (dames- en herentoiletten), die per type in het hele gebouw hetzelfde zijn, hoeven in dat geval maar twee ruimten, van ieder type een, geïnventariseerd te worden. Uit deze gegevens kan de totale inventaris worden berekend. Het aantal bureaukamers en leslokalen in vele gebouwen is zo groot, dat hier meestal gekozen wordt voor een steekproefsgewijze inventarisatie. De steekproef voor de inventarisatie wordt aselect vastgesteld. Na deze steekproefsgewijze inventarisatie volgt een berekening om de totale inventaris vast te stellen. Als er weinig bureaukamers en leslokalen aanwezig zijn (minder dan tien) geniet een 100% inventarisatie de voorkeur. Het aantal bureaukamers en leslokalen is bepalend voor de steekproefgrootte. Voor sanitaire ruimten, verkeersruimten, algemene ruimten en sportruimten is de kans groter dat het totaal aantal elementen dat is vastgesteld met een aselecte steekproef afwijkt van het werkelijke aantal. Door, als de situatie het toelaat, een selecte steekproef te inventariseren wordt dat risico kleiner. Ook verpleegafdelingen en poliklinieken worden steekproefsgewijs geïnventariseerd. Bij verpleegafdelingen gebeurt dat met een selecte steekproef, bij poliklinieken met een aselecte steekproef. Zowel verpleegafdelingen als poliklinieken bestaan uit verschillende soorten ruimten. AI deze verschillende soorten ruimten zijn samengevoegd in deze twee categorieën. Deze samenvoeging van verschillende soorten ruimten levert geen probleem op, zo heeft de praktijk uitgewezen. Een probleem had bijvoorbeeld kunnen zijn dat als gevolg van het wisselende aantal elementen in de verschillende soorten ruimten de bepaling van het totaal aantal elementen in de twee categorieën ruimten niet nauwkeurig genoeg zou kunnen worden vastgesteld met behulp van een steekproefsgewijze inventarisatie. Uit gegevens uit de praktijk blijkt dat het steekproefsgewijs vastgestelde aantal elementen maximaal 5% afwijkt van het werkelijke aantal elementen. Dit is een aanvaardbaar percentage. Algemene informatie schoonmaak 12

13 Voor de categorieën ruimten waarvan een aselecte steekproef moet worden geïnventariseerd, wordt de steekproefgrootte op dezelfde wijze vastgesteld als de steekproefgrootte voor de controle. De wijze waarop de steekproefgrootte wordt bepaald, wordt onder de controle beschreven. De controle Uit de informatie die een inventarisatie oplevert, worden per categorie ruimten het aantal BE's en de MAF-waarde afgeleid, twee voor de controle noodzakelijke gegevens. Om praktische redenen zijn deze twee rekenkundige grootheden ingevoerd. De ene reden is dat als men met elementen werkt de getallen erg groot worden en men daardoor het overzicht kwijtraakt. De andere reden heeft te maken met de hanteerbaarheid van de tabellen met goedkeurcriteria, die in een volgende paragraaf aan de orde komen. Op deze wijze is een aanvaardbaar compromis gevonden tussen wat volgens de statistische theorie van ISO-norm 2859 moet en wat volgens de praktijk van de schoonmaakdienstverlening uitvoerbaar is. Het product van het aantal BE's en de MAF-waarde is gelijk aan het aantal elementen. Het aantal BE's wordt berekend door het aantal karakteristieke elementen op te tellen in de categorieën ruimten in kantoorgebouwen, scholen en sportaccommodaties. In gebouwen in de gezondheidszorg en in het geval van galerijen en trappenhuizen in flatgebouwen is het aantal BE's gelijk aan het aantal ruimten dat tot een bepaalde categorie behoort. De MAF-waarde wordt verkregen door het aantal elementen in een categorie ruimten te delen door het aantal BE's en het quotiënt af te ronden op een geheel getal. In de inleiding is al gezegd dat het niet haalbaar is om steeds de kwaliteit te controleren van de schoonmaak in alle ruimten van een gebouw. We zullen moeten proberen om voldoende betrouwbare informatie te verzamelen, door de kwaliteit van het schoonmaakonderhoud in een beperkt aantal ruimten van een ruimtecategorie, de steekproef, te beoordelen. Hiervoor zijn internationaal erkende methoden ontwikkeld. Het VSR-kwaliteitsmeetsysteem is gebaseerd op de ISO-norm 2859 "Steekproefmethodes en tabellen voor de controle van eigenschappen van artikelen". Het voert hier te ver om in te gaan op de statistische achtergrond van het VSR-kwaliteitsmeetsysteem. Bij de controle wordt gebruikgemaakt van het VSR-controleformulier. De steekproef De grootte van de steekproef beïnvloedt mede de betrouwbaarheid van de eruit verkregen informatie. Hoe groter het aantal beoordelingseenheden, des te groter zal de steekproef zijn in absolute zin. Procentueel neemt de steekproefgrootte echter af, naarmate er meer beoordelingseenheden in een categorie ruimten aanwezig zijn. Als voorbeeld is te zien dat in de tabel met het goedkeurcriterium AQL7% de steekproefgrootte is aangegeven voor een bepaald aantal beoordelingseenheden (kolommen 1 en 2). Algemene informatie schoonmaak 13

14 Bij het samenstellen van de steekproef maken we gebruik van de inventarisatiestaat gebouw, waarop de ruimten en het aantal BE's in een bepaalde categorie ruimten staan vermeld. Op aselecte wijze worden zoveel ruimten in de steekproef voor de controle opgenomen als door de steekproefgrootte wordt aangegeven. Voor het aselect selecteren van de ruimten kan gebruik worden gemaakt van verschillende hulpmiddelen, zoals: calculator of computer met randomgenerator; tabel met willekeurige getallen; vergelijkbaar apparaat als voor de trekking van de Lotto wordt gebruikt; dobbelsteen. De beoordeling Tijdens de beoordeling van de kwaliteit van de uitvoering van het schoonmaakonderhoud moet op onderstaande vragen een antwoord worden gegeven. 1 Is het element goed schoongemaakt? Omdat verontreiniging met microorganismen hier niet aan de orde is, is een element goed schoongemaakt als er geen zichtbaar vuil aanwezig is. 2 Als het element is schoongemaakt, is het dan op de juiste wijze schoongemaakt? Als er sporen van het schoonmaakonderhoud zichtbaar zijn, zoals strepen, dan is het betreffende element niet op de juiste wijze schoongemaakt. Dit wordt methodefout genoemd. 3 Als het element niet of niet op de juiste wijze is schoongemaakt, welk vuil is er dan aanwezig? Het kan hierbij gaan om: niet-hechtend vuil, zoals stof, hechtend vuil, zoals vingertasten; diversen, zoals het niet leegmaken van prullenbakken en asbakjes en het niet aanvullen van toiletrolhouders en zeepdispensers. 4 Is het aanwezige vuil er sinds de laatste schoonmaakbeurt op gekomen of is het cumulatief vuil, vuil dat het gevolg is van het regelmatig niet uitvoeren van de voorgeschreven schoonmaakhandelingen? 5 Is het element schoon te maken? Een element is niet schoon te maken als het vuil niet met een normale krachtsinspanning kan worden verwijderd. Dit kan het geval zijn als het element moeilijk bereikbaar is, zoals een wand achter een radiator, of als het element in het verleden niet op de juiste manier is behandeld, zoals bij vlekken op vloeren als gevolg van het verkeerd gebruik van reinigingsmiddelen. Dit wordt materiaalfout genoemd. Bij de controle van de kwaliteit van de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden wordt gebruikgemaakt van een controleformulier waarop alle schoon te maken elementen voorkomen met de hiervoor genoemde categorieën fouten. Als er een fout wordt geconstateerd, wordt deze achter het element waarop de fout is waargenomen en in de kolom van de betreffende categorie fouten genoteerd. Algemene informatie schoonmaak 14

15 Om de kwaliteit van het schoonmaakonderhoud te beoordelen, moet gebruik worden gemaakt van de beoordelingshandleiding. In de beoordelingshandleiding moeten alle elementen zijn opgenomen die in het schoonmaakprogramma worden genoemd. Per element moet zijn beschreven waaraan het element vanuit schoonmaaktechnisch oogpunt moet voldoen. De uitslag Na afloop van een controleronde moet worden vastgesteld of de kwaliteit van de uitvoering van het schoonmaakonderhoud voldoet aan het vooraf overeengekomen kwaliteitsniveau. Dit kwaliteitsniveau is bepaald in onderling overleg tussen de uitvoerder van het schoonmaakonderhoud en de opdrachtgever en wordt uitgedrukt in een AQL-waarde. De Vereniging Schoonmaak Research adviseert, afhankelijk van de categorie ruimten, drie kwaliteitsniveaus: 1 AQL 3% voor gebouwen in de gezondheidszorg; 2 AQL 4% voor sanitaire ruimten; 3 AQL 7% voor alle andere categorieën ruimten. In tabellen waarin voor een bepaalde steekproefgrootte de goedkeurgrens voor een bepaald gekozen kwaliteitsniveau is aangegeven, is direct af te lezen of het kwaliteitsniveau van de schoonmaak voldoet aan de gemaakte afspraak. Men zoekt in de betreffende tabel in de kolom steekproefgrootte de steekproefgrootte die gecontroleerd is. Rechts van de steekproefgrootte staan de goedkeurcriteria voor de verschillende MAF-waarden. Het goedkeurcriterium dat bij de MAF-waarde voor de gecontroleerde categorie ruimten hoort, is het maximale aantal fouten dat tijdens de beoordeling van de steekproef mag worden geconstateerd. Soms wordt een object geheel gecontroleerd. Dat komt voor als het object klein is. Men noemt dat een 100% keuring. Voor deze 100% keuring is een aparte tabel opgesteld voor de drie kwaliteitsniveaus AQL 3%, 4% en 7%. In deze tabel is het aantal fouten dat geconstateerd mag worden direct af te lezen in afhankelijkheid van het aantal schoon te maken elementen in het object. De verschillende tabellen waarin de goedkeurgrens is af te lezen, zijn als bijlage aan dit hoofdstuk toegevoegd. Als het aantal waargenomen fouten in de steekproef kleiner of gelijk is aan het goedkeurcriterium dat hoort bij de gecontroleerde steekproefgrootte en de betreffende MAF-waarde, zegt men dat de kwaliteit van de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden voldoende is. Als het aantal waargenomen aantal fouten groter is dan het goedkeurcriterium, zegt men dat de kwaliteit van de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden onvoldoende is. Algemene informatie schoonmaak 15

16 De analyse De waarde van het VSR-kwaliteitsmeetsysteem schuilt niet alleen in het feit dat een objectieve uitspraak wordt verkregen over de kwaliteit van de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden, maar wordt ook in hoge mate bepaald door de mogelijkheid om op grond van de controlegegevens aan te geven waar het schoonmaakproces niet naar wens verloopt. Op grond van deze gegevens kunnen gericht maatregelen getroffen worden die er toe moeten leiden dat de kwaliteit van de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden gaat voldoen aan de afspraak. Het VSR-kwaliteitsmeetsysteem stelt de schoonmaakorganisatie in staat het schoonmaakproces in kwalitatieve zin te volgen en waar nodig bij te sturen. Definities AQL (Acceptable Quality Level, aanvaardbaar kwaliteitsniveau) = maximaal toegestaan percentage foutieve elementen in de populatie. Beoordelingseenheid (BE) in kantoorgebouwen, scholen en sportaccommodaties = karakteristiek element in een categorie ruimten. In sanitaire ruimten: toiletpot, urinoir en douchevloer. In bureaukamers: tafel en bureau. In verkeersruimten: vloer en trap. In leslokalen: tafel en bureau. Maximaal aantal foutmogelijkheden (MAF) = maximaal aantal fouten dat per beoordelingseenheid kan worden gemaakt. Algemene informatie schoonmaak 16