Cloud Sourcing. De toekomst voor de flexibele inhuur

Transcriptie

1 Cloud Sourcing De toekomst voor de flexibele inhuur

2 Cloud sourcing: de toekomst voor flexibele inhuur Veel organisaties hebben behoefte aan inzicht en grip op de kosten van het gehele inhuurproces en op de kwaliteit van de resources. Deze whitepaper biedt organisaties concrete handvaten om met behulp van cloud sourcing het inhuurproces efficiënter in te richten. Veel bedrijven worstelen met de invulling van de externe schil. Organisaties moeten bezuinigen, er vallen veel ontslagen en uit gegevens van het UWV blijkt dat het aantal vaste contracten enorm slinkt (nrc.nl). Als reactie op deze trend van dalende vaste benoeming telt Nederland op dit moment ruim één miljoen zzp ers en dit aantal blijft volgens cijfers uit recente marktmonitoren van onder andere ABN Amro, NG en Unique gestaag groeien. Hetzelfde geldt voor de flexibele schil van veel organisaties, waarbij de vraag naar specialistische kennis groot is. Zpp ers en organisaties vinden elkaar dus in deze wisselwerking van stijgende vraag en stijgend aanbod. Daarnaast zijn zzp ers, naast het feit dat ze flexibele werkkrachten zijn, interessant omdat ze vaak over specialistische kennis beschikken waar grote vraag naar bestaat. Maar doordat er zoveel zzp ers zijn, is het voor managers en inkopers van extern personeel vaak lastig om de juiste persoon bij de juiste opdracht te vinden. De meeste organisaties hebben bovendien behoefte aan inzicht en grip op de kosten van het gehele inhuurproces en op de kwaliteit van de resources, maar dat blijkt vaak lastig te realiseren. Deze whitepaper gaat dieper in op deze problemen en biedt daarmee een kader en handvatten om het inhuurproces efficiënter in te richten. De bomen en het bos Organisaties proberen op verschillende manieren de juiste zzp er tegen de juiste prijs te vinden. Naast de inzet van onder andere social media, proberen organisaties vaak zelf een portal van vraag en aanbod op te zetten, een zogeheten marktplaats. Organisaties willen met zo n portal proberen zzp ers te interesseren met hun beschikbare opdrachten. Ze hopen dan ook dat de juiste persoon zich zal inschrijven en dat zij als organisatie zelf uit een pool van zzp ers kunnen vissen en op die manier efficiënt flexibel personeel inhuren. Uit recent onderzoek van de ZZP Barometer blijkt dat slechts een kwart van de zzp ers gebruik maakt van zulke marktplaatsen. Van deze groep scoort bijna 80% een of meerdere opdrachten via marktplaatsen Die marktplaatsen zijn dus erg belangrijk, maar voor veel zzp ers geldt wel dat ze vanwege de wildgroei van marktplaatsen door de bomen het bos niet meer zien. Om aan voldoende opdrachten te komen schrijven de zzp ers die gebruik maken van marktplaatsen zich gemiddeld op zeven verschillende plekken in. Het aanbod is dus te versnipperd en de meeste zzp ers zien er geen meerwaarde in om zich bij een groot aantal verschillende organisaties in te schrijven. Als zzp ers zich al inschrijven is er een bijkomende moeilijkheid in het feit dat ze vervolgens hun profiel niet up to date te houden.

3 Zzp ers hebben duidelijke verwachtingen van een marktplaats die vaak niet waargemaakt worden. De belangrijkste punten die zzp ers op een marktplaats zoeken en vaak niet kunnen vinden zijn: 1. Veel interessante opdrachten; vaak zijn er slechts enkele interessante opdrachten beschikbaar. 2. Helderheid, transparantie, eenvoud en service over de werking; iedereen zegt transparant te zijn maar hoe bedrijven dit dan tot uiting brengen is vaak onduidelijk. 3. Eenvoudige registratie als leverancier. 4. Duidelijke mailnotificaties; nu wordt er vaak niks vernomen of worden er standaard templates gebruikt zonder enige persoonlijke benadering. 5. Goede feedback over de eigen aanbiedingen; nu worden vaak alleen standaard afwijzingen gecommuniceerd. Waarom is het vinden van de juiste zzp er zo lastig? Bedrijven willen meer en meer de markt zelf ontsluiten. Dit omdat er de laatste jaren steeds meer tools zijn die ze hierbij kunnen helpen. Toch blijft een gedeelte echt professioneel recruitmentwerk. Veel managers en inkopers van extern personeel weten de verschillende kanalen waar ze zzp ers kunnen bereiken wel te vinden, maar het is een grote uitdaging om dit op een efficiënte manier in te richten tegen een juiste prijs-kwaliteitverhouding. Ondanks een uitgebreid CV is het lastig om de kwaliteit van zzp ers te toetsen. Verder blijkt het matchen van hard skills en soft skills in de praktijk vaak lastig om zelf te realiseren voor bedrijven. Niet elke zzp er met een goed CV past zomaar op elke afdeling en juist met de inzet van flexibele inhuur is het nodig om hier voldoende aandacht aan te besteden. Er mist een manier voor opdrachtgevers om de beoordelingen en concrete resultaten van eerdere opdrachtgevers in te zien. Behoeften van organisaties Uit de geschetste knelpunten blijkt dat organisaties behoefte hebben aan duidelijk inzicht in wáár de goede zzp ers zich bevinden en hoe zij benaderd willen worden. Ook blijkt het voor organisaties lastig om erachter te komen of een zzp er ook de juiste persoon voor de klus is. Organisaties willen bovendien niet teveel betalen voor zzp ers en het kostenefficiënt inzetten van resources is daarom cruciaal. Bedrijven zijn nog steeds bereid om stevig te betalen voor specialistische functies (qualified resources), maar aan generiekere functies willen ze zo min mogelijk kwijt zijn. Er is daarom steeds vaker behoefte aan dynamische tarieven, die meebewegen met de markt. Het komt geregeld voor dat contrators die nu al jaren bij dezelfde opdrachtgever zitten een tarief rekenen dat niet meer marktconform is. Dit terwijl de rest van de organisatie dan de broekriem stevig heeft moeten aanhalen. Over het algemeen is het zo dat de meeste tarieven inmiddels zijn gedaald. Ook komt het voor dat tarieven juist stijgen vanwege de schaarste van bepaalde specialistische functies. Bovendien willen opdrachtgevers daar flexibeler mee om kunnen gaan. Benchmarkonderzoek Vanwege de behoefte aan marktconformiteit, dynamische tarieven, de geschetste problemen rond marges die onder druk staan, kostenreductie en de invulling van de flexibele schil voert FastFlex momenteel een benchmarkonderzoek uit naar de conformiteit van uurtarieven. Aan de hand van 24 gehanteerde standaard IT functieprofielen wordt er een analyse gemaakt op rolbenamingen en prijsstelling. De detachering- en zzp tarieven worden daarmee in kaart gebracht.

4 Waar hebben zzp ers behoefte aan? Niet alleen de wensen van opdrachtgevers, ook de behoeften van zzp ers zijn belangrijk binnen een optimaal inhuurproces. Om dit zo goed mogelijk in kaart te brengen, heeft FastFlex een groot onderzoek uitgevoerd onder ruim 600 zzp ers en freelancers. In dit jaarlijks terugkerende onderzoek is onder andere gevraagd naar hoe zzp ers door opdrachtgevers benaderd willen worden, hoe ze met acquisitie omgaan, hoe ze beoordeeld willen worden en hoe ze hun portfolio bijhouden. Zoals beschreven is het voor zzp'ers prettig als ze zich niet op verschillende plekken hoeven in te schrijven om vindbaar te zijn en opdrachten te kunnen vinden. Dat blijkt ook uit het onderzoek, 85 procent van de zzp ers heeft behoefte aan één portal waar alle opdrachten vindbaar zijn. Ze willen een centrale plek met een duidelijk overzicht van de verschillende opdrachtgevers en mogelijke opdrachten. Ook wil 89 procent direct kunnen reageren op een opdracht, zonder daarvoor nog allerlei extra handelingen te hoeven verrichten. Verder zegt 61 procent dat een ratingsysteem een goede manier is om bij potentiële opdrachtgevers binnen te komen. 53 procent geeft verder aan beoordeeld te willen worden op output en niet op uurtarief, zij willen dus af van het concept uurtje factuurtje. Ruim twee derde van de zzp ers wil uitgebreider beoordeeld worden op de kwaliteit van de werkzaamheden en 76 procent wil deze beoordeling ook mee kunnen nemen naar volgende opdrachten. Daarnaast zegt 77 procent ook beoordeeld te willen worden op soft skills Dit laat zien dat niet alleen opdrachtgevers, maar ook zzp ers behoefte hebben aan een goed beoordelingssysteem. Bovendien vindt twee derde van de zzp ers het binnenhalen van opdrachten het meeste lastige aan zzp er zijn. Vooral de zzp ers waarbij de tarieven de afgelopen tijd onder druk stonden of omlaag gingen, hebben moeite zich te onderscheiden. Een goed ratingsysteem zou hen kunnen helpen om zich te onderscheiden van concurrentie. Daarnaast is een veelgehoorde klacht van zzp ers dat de HR-afdeling vaak te weinig betrokken is bij het externe inhuurproces. Zzp ers merken bijvoorbeeld geregeld dat de opdrachtomschrijving niet klopt met de werkelijke opdracht, een taak waar juist HR gespecialiseerd in is, maar die bij andere afdelingen belegd wordt. Cloud sourcing biedt de oplossing Wanneer de knelpunten van opdrachtgevers in hun zoektocht naar talentvolle zzp ers en de behoeften van zzp ers naast elkaar gelegd worden, komt de behoefte aan één centraal platform waar zzp ers eenvoudig gevonden kunnen worden en zelf opdrachten kunnen vinden duidelijk naar voren. Een tool gebaseerd op cloud sourcing technologie kan voor zowel opdrachtgevers als zzp ers de uitkomst bieden. Binnen dit concept is dan ruimte voor het inpassen van een sourcing partner die hierin een specifieke rol kan spelen. Dit verschilt van het afhandelen van alleen het contract tot het optreden als een complete Managed Sourcing Provider (MSP).

5 Wat is cloud sourcing? De term cloud sourcing verwijst naar de mogelijkheid om complete sourcing oplossingen vanaf de cloud, een online netwerk, te gebruiken binnen een organisatie. De toegang tot de cloud is locatie-, netwerk- en werkplek onafhankelijk is en er is geen specifieke hardware- of software installatie nodig. Verder betaalt de organisatie naar gebruik en zijn er nagenoeg geen initiële investeringen en onderhouds- en ondersteuningskosten. De dienst wordt op een flexibele en schaalbare manier beschikbaar gesteld aan de eindgebruiker, waarbij de functionaliteit als dienst beschikbaar is. Dit gebeurt op een manier die flexibel, veilig, efficiënt en kosteneffectief is, waarbij de afnemer betaalt voor het gebruik. (Bron: Computable) Om het inhuurproces efficiënt in te richten kan een platform gebaseerd op cloud sourcing als tool dienen, waar opdrachtgevers nieuwe opdrachten of projecten kunnen plaatsen en waar zzp ers voor hen interessante opdrachten of projecten kunnen vinden. Maar deze samenkomst van vraag en aanbod is niet het enige, om echte meerwaarde te bieden moet een cloud sourcingstool gericht op het externe inhuur proces aan een aantal voorwaarden voldoen om de juiste dienstverlening te bieden. Modulaire opbouw & organisatie specifiek Met alleen een centrale plek om vraag en aanbod bij elkaar te brengen ben je er nog niet. Het is mogelijk om de online omgeving organisatie specifiek in te richten. Een organisatie werkt dan in een online omgeving met de eigen huisstijl en eigen inhoud. Daarin kan de organisatie haar eigen visie vertalen en de content op afstemmen. Uit het onderzoek van FastFlex blijkt dat 89 % van de zzp ers graag direct bij een opdrachtgever wil reageren en met zo n platform is dat eenvoudig mogelijk. Elke organisatie heeft weer andere behoeften binnen het inhuurproces. Als CPO of HR-professional kun je een online portal op verschillende manieren inzetten. Het is daarom belangrijk dat zo n portal modulair is opgebouwd en aan een aantal technische eisen voldoet. Alleen dan zijn organisaties in staat om de portal zo in te zetten dat ze er maximaal rendement mee behalen. Er zijn diverse leveranciers actief in deze markt waarvan de systemen modulair op te bouwen zijn. Een goed platform is modulair opgebouwd, zodat een opdrachtgever zelf bepalen welke onderdelen wel of niet (op een bepaald moment) aan het platform gehangen worden. De volgende modules zijn een voorbeeld van hoe een cloud sourcingstool voor het gehele inhuurproces opgebouwd kan worden. Aanvraagmodule: biedt de opdrachtgever de mogelijkheid snel de juiste zzp er met de juiste kennis en specialisatie tegen de juiste prijs te vinden. Matchingmodule: matcht de aanvraag met de juiste cv s. Deze module kan ook op hard en soft skills selecteren, zodat de matching zo specifiek mogelijk zijn. Contract - opdrachtmodule: verzamelt alle contractuele afspraken tussen zzp er en opdrachtgever en verwerkt deze automatisch. Digitaal Dossiermodule: beheert alle documenten van zzp ers, zoals, cv s, VOG s en VAR s beheert en kan analyseren. Tijdsregistratiemodule: maakt het mogelijk om alle uren en declaraties in te vullen, te accorderen en te verwerken om zo een duidelijk inzicht in en grip op de kosten te krijgen. Facturatiemodule: maakt het facturatieproces digitaal en elimineert papierwerk. Ook is zo n module geschikt om budgetreserveringen te ramen of pro-forma facturen te genereren en de kosten intern door te belasten. Rapportagemodule: zorgt voor overzichtelijke real-time rapportages en dashboards over de flexibele schil, het inhuurproces, prestaties van de zzp ers en de inhuurkosten.

6 Deze modules staan hieronder schematisch weergegeven. Het vertalen van flexibele arbeidsprocessen in technologische oplossingen Aanvraag & distributie Matching Opdracht Digitaal dossier Tijdsregistratie Facturatie Rapportages Figuur 1: Schematisch overzicht modules inhuurproces Technische voorwaarden Uit het onderzoek van FastFlex blijkt dat zzp ers behoefte hebben aan een portal om hun eigen digitale dossiers bij te houden en met andere specialisten te kunnen communiceren. Dat kan via communities die de opdrachtgever of de sourcing partner binnen zo n sourcingplatform ontwikkelt. Daarbinnen is het van belang om met zzp ers te communiceren, actualiteiten of andere content te plaatsen en search te doen. Verder willen zzp ers ratings en beoordelingen kunnen krijgen via de portal, die opdrachtgevers vervolgens weer kunnen opvragen. Voor opdrachtgevers moet een goede tool de mogelijkheid bieden om op zowel hard- als soft skills te matchen. Bij de inzet van een cloud sourcingstool is het belangrijk dat deze op een betrouwbaar platform draait. Zo n platform biedt een aantal diensten binnen de cloud, die de cloud-toepassingen structureert en integreert. Het bekendste voorbeeld is Salesforce waarop onder andere Nétive VMS gebouwd is, andere partijen die deze dienst aanbieden zijn Fieldglass, Zoho CRM, Microsoft en Landslide. Wanneer de tool op een platform draait is er geen complex implementatietraject nodig, omdat systemen vaak makkelijk geïntegreerd kunnen worden met bestaande systemen zoals urenof facturatiesystemen. Ook kunnen overbodige modules dan eenvoudig worden uitgesloten. Wat levert cloud sourcing op voor het externe inhuurproces? Een cloud sourcingstool kan organisaties grip op de kosten geven en de mogelijkheid bieden hun flexibele schil efficiënter in te richten, omdat ze inzicht krijgen in het gehele inhuurproces. Het is bijvoorbeeld mogelijk om eenvoudig rapportages van aanvraag tot en met facturatie te draaien. Dankzij de toegang tot de digitale dossiers van zzp ers krijg je als organisatie grip op wie er met welke specialisatie beschikbaar is voor een klus. Ook is het mogelijk om binnen een platform eenvoudig te communiceren met zzp ers. Als organisatie is het belangrijk om interesse te wekken bij hoogwaardige specialisten die echt toegevoegde waarde leveren aan de business. Het belang van binden en boeien van zzp ers is dus groot. Als organisatie kun je je niet alleen met interessante opdrachten en een prettige werkomgeving onderscheiden, ook overige diensten bieden een meerwaarde voor zzp ers. Voor opdrachtgevers is het belangrijk dat zo n platform klant specifiek is, maar dat je toch uit de gehele database van zzp ers kan putten die de sourcing partner beschikbaar stelt. Een platform is klant specifiek in te richten, zodat er bijvoorbeeld gewerkt kan worden in een omgeving met de look en feel van de eigen organisatie. Een bijkomend voordeel van de inzet van een centraal platform is dat organisaties ook meer inzicht krijgen in hun personeelsplanning, omdat direct te zien is welke zzp ers met welke expertise er de aankomende tijd vrij komen. In het onderzoek van FastFlex geeft 82 procent van de zzp ers aan dat ze meer zouden kunnen doen dan waar ze nu voor ingehuurd worden. Door betere dossiervorming en ontstaan er scherpere profielen en een beter overzicht van welke specifieke kennis er nodig en beschikbaar is.

7 De digitale dossiers kunnen met een centraal platform direct ingezien worden en zijn zzp ers direct te benaderen en selecteren door organisaties, zonder tussenkomst van een bemiddelaar. Het gehele traject van aanvraag tot en met facturatie kan in hetzelfde platform opgenomen worden. Op dit moment maken organisaties vaak gebruik van meerdere systemen die niet altijd met elkaar te koppelen zijn. Zo n tool biedt de mogelijkheid om het gehele inhuurproces via het systeem te verzorgen en beheren of dit (deels) door een sourcing partner te laten doen. Een ander belangrijk voordeel van cloud sourcing is dat er geen dure investeringen in servers of software gedaan hoeft te worden. Je hebt altijd en overal toegang tot het systeem, zonder software updates of onderhoud. Door het opzetten van specifieke communities (klant specifiek) of tribes (kennis specifiek) kunnen zzp ers geboeid worden. Ze krijgen bijvoorbeeld de mogelijkheid om inhoudelijk met andere specialisten op een bepaald kennisgebied overleggen en ervaringen uit te wisselen. Deze communities moeten dus voldoende interessante mogelijkheden te bieden hebben voor zzp ers en een echte toegevoegde waarde leveren. Hier ligt een grote uitdaging voor organisaties. Het is onder andere belangrijk dat ze geregeld aangevuld worden met nieuwe content en actualiteiten om zo voldoende interactiviteit te creëren. Een medewerkers die zich volledig richt op het beheren en managen van deze community is hierbij essentieel. Een platform biedt zzp ers ook mogelijkheden voor aanvullende diensten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het aanbieden van trainingen, cursussen, verzekeringen en het regelen of uitbesteden van de gehele administratie. Uit het onderzoek van FastFlex blijkt bovendien dat 76 procent van de zzp ers beoordelingen graag mee zou willen nemen naar volgende opdrachten. Via het online platform worden deze beoordelingen opgeslagen en kunnen organisaties ze eenvoudig inzien als daarvoor toestemming is gegeven. De rol van de sourcing partner Elke organisatie is anders en heeft andere behoeften, dus de inrichting van een portal zal ook elke keer anders zijn. De eerder beschreven onderdelen van een portal kunnen modulair ingericht worden. Organisaties kunnen ervoor kiezen om alles zelf te doen, delen, of het gehele traject uit te besteden aan een sourcing partner. Een organisatie kan bijvoorbeeld zelf het matchingsproces op zich nemen met zo n platform, maar kan dit ook uitbesteden aan een sourcing partner. De sourcing partner stelt haar gehele database van resources via het platform beschikbaar. Wanneer er onvoldoende uit deze database komt, kan een sourcing partner ondersteunen bij de selectieprocessen en proactief werven voor de opdrachtgever. Dit kan bijvoorbeeld door het inzetten van tools zoals LinkedIn en andere sociale media. In figuur 2 staat voorbeeld van een rol die een sourcing partner in het inhuurproces in kan nemen schematisch weergegeven. Figuur 2: Rol sourcing partner / Managed Service Provider MSP - De interpretatie van de dienstverlening van een MSP verschilt stevig in de markt. Zo wordt een master vendor constructie soms al een MSP genoemd als de voorkeurs-leverancier ook de administratieve afhandeling van alle onder aannemers voor zijn rekening neemt. Vanuit FastFlex vinden wij dat een zuivere managed service provider vendor neutral is: hij verdeelt en heerst namens de klant zonder last van of ruggespraak met zusterbedrijven die toevallig onder de MSP-paraplu aanleveren.

8 Uit de praktijk Best Practice Netive VMS Croon, een elektrotechniek bedrijf met vestigingen in heel Nederland, heeft medewerkers in dienst en huurt daarnaast mensen in. Dit varieert van 300 tot 800 per jaar, afhankelijk van de hoeveelheid opdrachten. De medewerkers die worden ingehuurd zijn vooral montagemedewerkers op het oude LTS/MTS-niveau, die via uitzend- of payrollbureaus binnenkomen. Daarnaast worden er ook veel HTS ers ingehuurd, meestal als zzp er of via detachering. De planners zorgen ervoor dat de bezetting op de projecten voldoende is, zodat het werk op tijd klaar is en efficiënt verloopt. Op een gemiddeld project zijn er continu ongeveer 70 zzp ers ingehuurd tegen tarieven die liggen tussen de 640 en per dag. In 2003 bleek de inhuursituatie bij Croon uit de hand gelopen. Er was een wildgroei ontstaan van externe inhuur, waar niemand meer het overzicht in had. Ook waren er juridische risico s; bijvoorbeeld wat betreft het risico op ketenaansprakelijkheid. Croon wilde daarom meer grip op de kosten krijgen, het aantal fouten rond de inhuurtarieven verminderen, beter inzicht in het gehele inhuurproces en de beste kwaliteit waarborgen. Croon is toen gestart met een online aanvraag module, een Vendor Management Systeem, waarbij de vraag bij leveranciers werd uitgezet. Deze online module bood overzicht van de uitgaande aanvragen en de binnenkomende aanbiedingen. Croon heeft met deze stap naar een cloud sourcingtool ruim twee ton aan kosten rond externe inhuur bespaart. Bovendien hebben de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de flexibele schil een scherper beeld welke zzp ers met een bepaalde specialisatie op welk moment beschikbaar zijn. (bron: Best Practices inhuurboekje, Netive VMS BV) Tips: Hoe zet ik cloud sourcing efficiënt in? Hoe kunnen organisaties cloud sourcing dan concreet en efficiënt inzetten om de flexibele schil op een kostenefficiënte manier in te vullen? 1. Content is king Het succes van een klant specifiek platform, die qua functionaliteiten verder dan de traditionele marktplaats gaat, is afhankelijk van de content die gebruikers kunnen vinden. Een organisatie moet de zzp er wel iets te bieden hebben, zodat deze zich inschrijft en ook regelmatig weer terugkomt. Het aanbieden van goede opdrachten is essentieel. Community s zijn één van de andere mogelijkheden, maar het is wel belangrijk dat deze goed beheerd worden. Daarnaast zullen organisaties moeten zorgen voor interessante actualiteiten en andere boeiende content, zodat zzp ers vaak terugkomen. 2. Kies een goede leverancier Het is aan te raden om je te oriënteren op verschillende leveranciers van online platformen. Maak kennis met verschillende partijen en test het platform uit in een goede demo-omgeving. Vraag leveranciers ook naar de geplande ontwikkelingen in de functionaliteiten van hun platform en inventariseer 1 keer per 2 jaar naar de ontwikkelingen bij andere leveranciers. 3. Zorg voor een betrouwbaar platform Wanneer je de keus voor een leverancier heb gemaakt, let er dan op dat je een betrouwbaar platform inzet, dat altijd in de lucht is en de veiligheid van je gegevens garandeert. Omdat alle data zich in de cloud bevindt, is het belangrijk dat er een duidelijke security policy is. Daarin staat duidelijk opgenomen wie de data beheert en de eigenaar van de cloud is, wie er toegang heeft tot welke gegevens. Ook afspraken over hoe lang de gegevens beschikbaar blijven en hoe gegevens verwijderd moeten worden. Het is aan te raden om dit goed vast te leggen. Dit is alles is ook afhankelijk van de rol die de sourcing partner eventueel in dit concept gaat spelen.

9 4. Zorg dat alles op elkaar aansluit Omdat het platform altijd online moet zijn, is het belangrijk dat de verbinding met je interne systemen goed is. Check vooraf met de IT-afdeling hoe deze systemen met elkaar verbonden zijn, zodat je later niet voor verassingen komt te staan. 5. Begin in kleine stappen Het is aan te raden om eerst met een kleine proef te beginnen binnen een projectteam. Doe vervolgens een pilot of gebruikerstest, waarbij een kleine groep gebruikers het platform een tijd gebruikt tijdens de werkzaamheden. Leer van deze ervaringen, neem zo nodig aanvullende maatregelen en laat vervolgens groepsgewijs alle gebruikers toe. Plaats functionele onderdelen die veel opleveren, zoals gebruikersgemak, zo mogelijk vooraan in het traject. De technologie wordt gemakkelijker gebruikt op basis van behaalde successen. Ook is het voor de gebruiker goed om te zien dat er geregeld iets nieuws verschijnt. 6. Creëer draagvlak binnen je organisatie Alle verandering is moeilijk, dus ook om met een nieuw systeem te werken en het inhuur proces op een nieuwe manier in te richten. Probeer bij de uitvoering van tip 4, begin in kleine stappen en zoek ambassadeurs. Als zij ook enthousiast zijn kun je de effecten aan de rest van de organisatie laten zien. 7. Zorg voor snelle respons en makkelijk toegang Zzp ers willen direct kunnen reageren op een opdracht zonder daarbij teveel verschillende handelingen uit te hoeven voeren. Koppelingen met social media als LinkedIn en Facebook kunnen daarbij helpen, bijvoorbeeld via een automatische inlog- en inschrijfoptie. De belangrijkste voordelen van het juist inzetten van een cloud sourcingtool: 1) Grip op de externe inhuur krijgen; 2) Voldoen aan wet- en regelgeving; zorgen voor 100% compliancy; 3) Inzicht krijgen in gehele inhuurproces; 4) Optimaliseren van het inkoopproces; 5) Managen van leveranciers; 6) Optimaliseren van de externe inhuur via een eigen inhuurafdeling of het uitbesteden aan een Sourcing Partner zoals een Managed Service Provider (MSP); 7) Verminderen van de administratieve last; 8) Kostenreductie met behoudt van kwaliteit. Flexibele schil wordt steeds belangrijker In de toekomst zal de flexibele schil van organisaties alleen maar belangrijker worden. Steeds meer organisaties proberen zo flexibel mogelijk met hun kosten en capaciteiten om te gaan. Een cloud sourcingtool kan opdrachtgevers helpen de juiste zzp ers te vinden en tegelijkertijd grip op de kosten te houden en scherp inzicht te krijgen in het gehele inhuurproces.

10 Over FastFlex FastFlex is een onafhankelijke sourcing partner en managed service provider op het gebied van resourcemanagement. Hierbij streeft FastFlex naar een zo n kort mogelijke keten, met een transparante kostenstructuur. Zo weten het inhurende bedrijf én de professional altijd waar zij aan toe zijn. FastFlex draagt zorg voor de volledige keten van inhuur: van het proactief benchmarken van de inhuurtarieven tot het afwikkelen van alle contract gerelateerde zaken. Voor advies over de inrichting van de flexibele schil tot het selecteren van professionals. Daarnaast biedt FastFlex innovatieve en duurzame aanvullende oplossingen voor de professionals, zoals e-invoicing en digital contract signing. FastFlex gaat voor een langdurig partnership en helpt opdrachtgevers het hoogste rendement te behalen. FastFlex is gevestigd in Amsterdam en tevens actief in Tsjechië en België. Kijk voor meer informatie op Contactgegevens FastFlex Hogehilweg CD Amsterdam T W E info@fastflex.nl

11 Colofon Colofon Dit is een uitgave van FastFlex. Auteur Niels Huismans Commercieel contact FastFlex Jeroen Groothoff Distributie Website: Telefoon: Copyright FastFlex, 2013 Alle rechten voorbehouden De informatie in deze whitepaper is met zorg samengesteld. Toch kan FastFlex geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheid van het materiaal in deze whitepaper. Noch FastFlex, noch medewerkers van FastFlex kunnen aansprakelijk worden gesteld voor in deze publicatie eventueel aanwezige onjuistheden. De weergegeven opvattingen en prognoses houden niet meer in dan onze eigen visie en kunnen zonder nadere aankondiging worden gewijzigd.