DE WENDBARE ORGANISATIE

Transcriptie

1 DE WENDBARE ORGANISATIE 6E BPUG SEMINAR 4 JUNI 203

2 HANDS-ON PPM Het Inrichten van een Project Portfolio Office 2

3 AGENDA Opening Inleiding Project Portfolio Management (PPM) Toelichting: Stappen MoP Cycli Definitie Cyclus en Hands-On Praktijkvoorbeelden Realisatie Cyclus en Hands-On Praktijkvoorbeelden 3

4 Even voorstellen: Aruba Muziek Tennis Hockey Gezin Trainer Joris Moons Project Management Officer WIN Project Support Maurice Alberts PMO Consultant Field Manager WIN Project Support 4

5 Dit is WIN Project Support. Werken met WIN betekent kiezen voor professionele Project Support (PMO) en daarmee voor GRIP, FOCUS en BESPARING op uw projectorganisatie. GRIP wordt ervaren doordat inzicht wordt gecreëerd in de status van alle aspecten binnen een project, programma of portfolio en doordat hierover gestructureerd gerapporteerd wordt. FOCUS ontstaat als het project management zich kan richten op haar kerntaken. Dit kan doordat zij effectief wordt ontlast en doordat werkwijzen, processen en tools optimaal efficiënt ingericht en uigeoefend worden. BESPARING kan tevens worden gerealiseerd op substantiële kosten, zeker daar waar (verdere) centralisatie van de project support discipline mogelijk is. HOE? BEMENSEN PROFESSIONALISEREN OPLEIDEN 5

6 Project Portfolio Management (PPM) PROJECTMANAGEMENT: Alle leidinggevende taken die nodig zijn om het beoogde resultaat van het project te bereiken: het plannen, organiseren en besturen van alle werkzaamheden die deel uitmaken van het project en het leidinggeven aan en motiveren van alle bij het project betrokken personen. PORTFOLIO: Een geheel van projecten en/ of programma s die één of meer gemeenschappelijke doelen realiseren en mogelijk gebruik maken van dezelfde mensen en middelen. PORTFOLIO MANAGEMENT: Het besturen en leidinggeven aan een geheel van projecten en/ of programma s die één of meerdere gemeenschappelijke doelen realiseren en mogelijk gebruik maken van dezelfde resources. PROJECTPORTFOLIO MANAGEMENT VORMT HET KOMPAS VOOR PROJECTEN EN PROGRAMMA S. 6

7 PM & PPM 7

8 Toelichting: Stappen MoP Cyclus Definitie Cyclus Realisatie Cyclus 8

9 Portfolio Definitie en Realisatie cyclus Stappen Definitie Cyclus Begrijpen Categoriseren Prioriteren Balanceren Plannen Stappen Realisatie Cyclus Management Control Baten Management Financieel Management Risico Management Stakeholder Engagement Organization Governance Resource Management 9

10 Waar en hoe kan PMO de organisatie en het proces ondersteunen in de Definitie Cyclus? Rangschikking naar portfolio categorieën, projecten rangschikken naar prioriteit, weergave van budget en kosten, beoogde baten, nodige resources, tijdsplanning en fasering. Resource inschattingen weergeven (expertise, hoeveelheid (FTE s), tijdsplanning) Support bij inventariserende portfolio board meetings (voorbereiden, faciliteren, verslaglegging) Voorbereiden besluitvorming portfolio board (advies voorleggen) Communicatie naar organisatie rondom besluitvorming Opzet van rapportage cyclus en afstemming met belanghebbenden. Overzicht van swimming lanes. Opzet en implementatie van de verschillende PPM Templates en Dashboards 0

11 Praktijkvoorbeeld: Begrijpen Ruw e Portfolio I nschattingen Cluster Tot aal Project Naam Project A Project Code X Categorie Project B X efficiency Project X X strategie: Project X X stabiliteit ICT Project X X wet&regelgeving Project X X Type Capacit eit Benodigde I nzet Datum St art Datum Eind St at us Priori teit Budget pr.man 0,5 fte 3/4mnd 2 20 Initiatie hoog lijn + ICT Info Analist 0,5 fte 3/4mnd // Uitvoering hoog lijn + ICT Deel Q3 Ontwikkelaar 0,5 fte Periodiek laag lijn Functioneel Beheerder 0,5 fte Deel Q4 Jaarlijks hoog lijn pr.man 56 uur, analyse 34 uur, fb 34 uur, testen 00 uur Vervalt midden lijn On Hold hoog lijn projectenpot Tot aal Tot aal Tot aal

12 Praktijkvoorbeeld: Categoriseren Status Projecten Portfolio Status Cluster Categorie Project Naam Idee Opstart Uitvoer On Hold Afronding Afgesloten Klant Service Wet & Regelgeving Totaal KS 2 Zorg Totaal Zorg Project A Project B Project A Project B Project C Project D Project X Project X Project X Project X Project X Project X Project X Staf Totaal Staf Project A Totaal W&R 4 ICT Continuiteit Totaal ICT 3 Staf Totaal Staf 3 Totaal Continuiteit 6 Project A Project B Project C Project A Project B Project C ICT Toekomstvaste ICT Project A Project B Totaal ICT 2 Totaal Toekomstvaste ICT 2 Commercie Commerciele Slagkracht Totaal Commercie 4 Totaal Commerciele Slagkracht 4 Staf Overige Business Case Totaal Staf 2 Totaal Overige Business Case 2 Totaal Projecten Portfolio 28 Project A Project B Project C Project D Project A Project B 2

13 Praktijkvoorbeeld: Prioriteren Projectnaam: Mate van bijdrage Criteria Wegingsfactor Geen Matig Hoog Score Totaal Ondersteunt minstens één strategische doelstelling 20% Voldoet aan een wettelijke vereiste 5% , Score van wijzigingsprioriteit 2,75 3

14 Praktijkvoorbeeld: Prioriteren 4

15 Praktijkvoorbeeld: Balanceren Risk High Reject Consider Medium Low Medium High Benefits 5

16 Aantal Projecten Praktijkvoorbeeld: Balanceren Project Portfolio Samenstelling Categrorie A Categorie B Categorie C Categorie D Categorie E Categorie F Categorie X Categorie X Categorie X Categorie X Categorie X Categorie X 6

17 Praktijkvoorbeeld: Balanceren 2 Project Fase per Categorie Afgerond Afslui ng 6 2 Uitvoer Ini a e 4 3 Opstart Idee Categorie A Categorie B Categorie C Categorie D Categorie E Categorie F Categorie X Categorie X Categorie X Categorie X Categorie X Categorie X 7

18 Praktijkvoorbeeld: Plannen PMO Roadm ap Roadm ap : Projecten in uitvoering en afsluiting Projecten OG PM PL- IT Fase beslisdatum Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Opmerkingen Project Code Project Naam X Project A CH LL BD Uitvoer -Nov-3 X Project B CH LL HH Uitvoer 7-Aug-3 X Project C PL PQ ZF Afsluiting 3-Jun-3 X Project D LM RS ZF Uitvoer -Mar-3 X Project X RJ TV XD Uitvoer -Mar-3 X Project X CH PQ XD Uitvoer -Jun-3 X Project X PL RS HH Uitvoer nntb X Project X LM TV ZF Uitvoer nntb X Project X RJ PQ ZF Uitvoer -May-3 X Project X CH RS XD Uitvoer -Jun-3 X Project X PL TV XD Uitvoer 28-Jun-3 X Project X LM PQ HH Uitvoer nntb X Project X RJ RS ZF Uitvoer -Jun-3 X Project X CH TV ZF Uitvoer nntb X Project X PL LK XD Afsluiting -May-3 X Project X LM LK XD Uitvoer 30-Jun-3 X Project X RJ HS - Afsluiting -May-3 X Project X CH KP - Uitvoer May-3 X Project X PL NM - Uitvoer nntb X Project X LM NM - Uitvoer Jun-3 X Project X RJ PP - Initiatie Jul-3 X Project X BR HK - Initiatie Jul-3 X Project X KC JA - Initiatie 2-Jul-3 Totaal: 23 PMO Kleurcodering fasering: NTB Idee Opstart Initiatie Uitvoer On Hold Afsluiting Afgerond/ Opbrengsten realisatie 8

19 Waar en hoe kan PMO de organisatie en het proces ondersteunen in de Realisatie Cyclus? Samenstelling Portfolio dashboard (highlight - exception reports met indicatoren van tijd, geld, kwaliteit en resourcing) Portfolio status overzicht (weergave categorisatie portfolio, status fasen van project, planning, budget en planning) Review projectrapportages (inhoud en kwaliteit) Analyse en signalering van knelpunten in planningen, budgetten en resources (exception reporting, issues en risico s) Ondersteuning overleggen portfolio board (inplannen, verslaglegging, secretaris, verspreiding stukken, actie en besluitenlijst, aanpassing overzichten a.d.h.v. conclusies van de board) Inbedding van processen en templates in de organisatie 9

20 Praktijkvoorbeeld: Management Control Project Onderdeel Status Mijlpalen Gepland Lopende Acties Bijzonderheden/ Issues / Risico s Gevraagd besluit Project A ORANJE Mijlpalen: Acceptatie nieuwe versie systeem per september. Start (opfris)trainingen: 0 september. Nieuwe datum live gang vrijdag 5 oktober. Acties: Release testen en besluit. Nieuwe planning maken. Acceptatietest/integratietest. Performanceverbeteringen/performancet est (3x). Inrichten productieomgeving. Risico/ Issue: Performance. Nieuwe live gang datum: 5 oktober. Project B GROEN Mijlpalen: Beschrijving sub processen Implementatieplan. Acties: Ligt ter review. Issue/ Risico: Geen Geen Implementatie Bedrijfsvoering. Proeftuin vervanging Enkele risico s en knelpunten Geen problemen, alles aanwezig, maar hebben geen invloed loopt volgens planning. GROEN ORANJE op voortgang, kwaliteit en/of budget. ROOD Veel en/of grote knelpunten aanwezig met directe invloed op voortgang, kwaliteit en/of budget. 20

21 Praktijkvoorbeeld: Management Control Voortgangsoverzicht Projectenportfolio PMO Huidige fase Periode: Proj. nr Projectnaam Startdatum PO PM PL-IT Overall VR Toelichting - bij de status Status Ontv Project IT Impact Totaal Budget (financieel) Uitvoer X Project A //2 PP PE NM Conform planning en budget. -nov.-3 H 500,000 Uitvoer X Project B //2 PP MH DJ Planning is aangepast, issues m.b.t. resources. 7-aug.-3 Q 204 H,000, ,000 Uitvoer X Project C //2 XH DI NM Vertraging en krapte resources. Q 204 H 300,000 30,000 Uitvoer X Project D //2 XH MH LS X Rapportage niet ontvangen. -mrt.-3 9-mrt.-3 H 500,000 Uitvoer X Project E //3 PP SJ SP Budget als testdata is een issue. Nieuw faseplan wordt opgeleverd -jun.-3 -jun.-3 L 50,000 50,000 Uitvoer X Project F //2 XH PG PC Verwachting dat de nieuwe planning doorloopt tot september. -mei-3 -mei-3 H 50,000 0,000 Uitvoer X Project X 2//2 HZ HJ NM Nvt -jun.-3 -jun.-3 L 52,000 Uitvoer X Project X 2//3 HZ DW SP Planning is aangepast. 28-jun jul.-3 L 00,000 50,000 Uitvoer X Project X 9//2 HZ GJ NM Lichte vertraging, verder geen bijzonderheden. -sep.-3 L 80,000 Uitvoer X Project X //3 PP LR PD Geen bijzonderheden. L 26,000 Uitvoer X Project X //3 XH SW PD Enkele issues, nog onbekend of dit gevolgen heeft. 3-jun.-3 3-jun.-3 L Uitvoer X Project X //3 HZ SP nvt Geen bijzonderheden. -mei-3 L 00,000 Initiatie X Project X //3 KL BM NM Later gestart dan gepland. 3-jun.-3 3-jun.-3 H Strategische Projecten met IT component Uitvoer X Project X 2/3/2 KL MC HJ X Rapportage niet ontvangen. H,500,000 Interne Projecten met IT component. Uitvoer X Project X 2/3/3 KL HM HM Geen bijzonderheden. -mei-3 -mei-3 L Projecten zonder IT component. Uitvoer X Programma X 2/3/3 KL BA BA Resources zijn niet beschikbaar. 30-jun.-3 3-dec.-3 X Nieuwe Projecten Uitvoer X Project X 2/20/3 KL FB nvt X Rapportage niet ontvangen. X 00,000 Uitvoer X Project X //3 KL SM nvt Resources en planning krap. -jun.-3 nvt X,000,000 Totaal 5,458, ,000 8 Loopt volgens plan Knelpunten aanwezig, advies PDB gewenst Ingrijpen PDB vereist (behandelen afwijkingsrapport) Geen voortgangsrapportage ontvangen PMO is beter geworden t.o.v. de vorige maand is slechter geworden t.o.v. de vorige maand is hetzelfde gebleven t.o.v. de vorige maand Planning Budget Resour Scope Risico's ces / Issues Volgende gate (faseovergang) GO Live (oplevering) IT Budget ICTcapaciteit (in uren) 2

22 Praktijkvoorbeeld: Financieel Management Programma/ Portfolio Totaal prognose 202 Rest Budget (Budget - Forecast % Budget Benut Facturen t/m Forecast + Verbruikt 202 Budget (obv inzet) + Verbruikt) t/m Totaal 0,000 2,069,47 2,079,47 5,735,000 3,655,583 36% Project A - 70,556 70, ,000 39,444 84% Project B , ,000 0% Project C - 7,052 7, , ,948 6% Project D - 393, , , ,305 66% Project E 0,000 23,82 33,82 700, ,88 3% Project F , ,000 0% Project X - 2,449 2,449 00,000 87,55 2% Project X - 89,08 89,08 200,000 0,99 45% Project X - 62,27 62,27 400, ,783 6% Project X - 7,67 7, ,67 nvt Project X , ,000 0% Project X - 88,806 88,806 85,000-3,806 02% Project X - 37,607 37, ,000 82,393 64% Project X - 68,722 68, ,000 23,278 42% Project X - -44,030-44,030-44,030 nvt Project X - 3,935 3, ,935 nvt Project X - 0,97 0, ,97 nvt Project X - 5,927 5, ,927 nvt 22

23 Praktijkvoorbeeld: Risico Management 23

24 Praktijkvoorbeeld: Risico Management IMPACT IT Per Categorie Groot Klein Geen 2 0 Categorie A Categorie B Categorie C Categorie D Categorie E Categorie F Categorie X Categorie X Categorie X Categorie X Categorie X Categorie X 24

25 Dagen Praktijkvoorbeeld: Resource Management 20 Rol Inzet Per Project Project A Project B Project C Project D Project E Project F Project X Project X Project X Projecten in Uitvoering Releasecoordinator Tester Testcoordinator Functioneel Systeembeheerder Technisch Systeembeheerder Infrastructuurbeheerder Developer MIVU Developer Integratie Developer Maatwerk Developer.NET Developer SAP Ontwerper Consultant / Informatieanalist Technisch Architect Informatie Architect Projectleider IT 25

26 capaciteit Praktijkvoorbeeld: Resource Management Verdeling ICT Capaciteit Nog toe te wijzen Niet inzetbaar Ingezet op projecten 20 Ingezet op wijzigingen en zorgkantoor september oktober november december Kwartaal 3 Kwartaal 4 26

27 Organization Governance 27

28 PPM en Ondersteunende Diensten 28

29 Definitie en Realisatie Cyclus Praktijkvoorbeelden Senior Management Commitment Energized Change Culture Understand Portfolio Definition Energy Management Control Governance Alignment Portfolio Delivery Portfolio Office Strategy Alignment 29

30 Stappen MoP Cyclus Definitie Cyclus Realisatie Cyclus 30

31 Dank voor uw aandacht Joris Moons Project Management Officer WIN Project Support Maurice Alberts PMO Consultant Field Manager WIN Project Support E: M: E: M: T: