Beleidsplan Stichting Vrienden van het Stadhuismuseum 10 september 2013

Transcriptie

1 Beleidsplan 10 september 2013 Bijlagen Bijlage 1: Akte van oprichting Bijlage 2: Uitreksel Kamer van koophandel Bijlage 3: Folder Vrienden van het Stadhuismuseum 1

2 Inleiding Het Stadhuismuseum is in 2012 van start gegaan na een grondige restauratie van het historisch erfgoed (het monumentale gebouw) en na een grote investering in de tentoonstelling. Het Stadhuismuseum is onderdeel van de organisatie van de Gemeente Schouwen-Duiveland. De komende status van het Museum is een onzekerheid. Een onderzoek naar de verzelfstandiging van het Museum zal in 2013 worden uitgevoerd. Mogelijke uitkomsten zijn: I. de situatie blijft zoals die nu is en het Stadhuismuseum blijft vervlochten met de gemeentelijke organisatie; II. het Stadhuismuseum wordt intern verzelfstandigd en op afstand gezet door middel van een management contract maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij het gemeente bestuur; of III. het Stadhuismuseum wordt ondergebracht in een aparte rechtspersoon, waarbij er meerdere varianten zijn over wat bij de gemeente blijft en wat bij de rechtspersoon. Een aparte stichting Vrienden van het Stadhuismuseum is een noodzaak bij de opties I en II, waarbij het Stadhuismuseum een gemeentelijke organisatie blijft. Bij optie III is minder sprake van noodzaak. Een rondgang langs de grotere musea in Nederland leert dat het ook in die situatie een stichting vrienden een veel voorkomende constructie is. Het biedt in alle gevallen een positie aan de inzet en het belang van donateurs, sponsoren en schenkers. Een plan voor de verdere ontwikkeling van het Stadhuismuseum is nog niet beschikbaar. Dit betekent dat op dit moment niet goed kan worden afgemeten wat de missie en strategie van het Stadhuismuseum is en hoe deze strategie zich vertaalt in concrete doelen en actie gericht op de ontwikkeling van de activiteiten van het Stadhuismuseum. Het doel en de missie van de stichting Vrienden van het Stadhuismuseum is daarom algemeen geformuleerd als volgt: Doel Het ondersteunen van de ontwikkeling van het Stadhuismuseum in Zierikzee tot een lokaal, regionaal en nationaal centrum van activiteiten gericht op het behoud van het historisch erfgoed en gericht op de verspreiding van kennis van de geschiedenis van Zierikzee en Schouwen-Duiveland. Het bieden van een transparant platform voor de inzet van de bijdrage van donateurs en sponsoren ten behoeve van specifieke evenementen, educatie, exposities en voorlichtingsactiviteiten, alsmede voor aankopen en restauraties van de collectie. Het wekken van belangstelling bij publiek, particulieren en bedrijfsleven voor de tentoonstelling, de collectie en de activiteiten van het Stadhuismuseum in brede zin. Missie Wij denken mee en ondersteunen de ontwikkeling van het Stadhuismuseum tot het bruisend cultuur-historisch centrum van Schouwen-Duiveland. Wij werven donateurs en sponsoren en verbinden deze vrienden aan het museum. Wij verwelkomen giften, donaties en legaten en verbinden die namens de gevers aan heldere doelen. 2

3 Bestuur Voorzitter: Dhr. Luitzen Bijlsma Secretaris: Mevr. Gera Klijnsma Penningmeester: Mevr. Stella Venema Lid: Mevr. Jaqueline Landman Lid: Mevr. Baukje Bijlsma Een optimale afstemming tussen Gemeente, het Stadhuismuseum en de Stichting is geboden. Op voorstel van de Gemeente is in de statuten vastgelegd dat de coördinator van het Stadhuismuseum periodiek deelneemt aan het overleg van het bestuur van de Stichting. Ook is afgesproken dat de Gemeente wordt geraadpleegd in het geval van wijziging van de statuten. Als deelnemer aan de bestuursvergadering namens het Stadhuismuseum is aangewezen de coördinator van het Stadhuismuseum: Ton de Vos. De samenwerking en juridische uitgangspunten zijn vastgelegd in de akte van oprichting. Stand van zaken Op 8 juli 2013 is de akte van oprichting van de Stichting gepasseerd bij notaris Zonnevylle te Zierikzee. De Stichting ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer De bankrekening is geopend, NL06 RABO De website is gemaakt en actief, Een folder is opgesteld en gedrukt voor de werving van donateurs en sponsoren. Beleid Activiteitenplan 1 Opstellen van een beleidsnotitie Voor het oprichten van de stichting en de eerste stappen naar een succesvolle samenwerking zijn verwoord in een Plan van Aanpak Stichting Vrienden van het Stadhuismuseum. De meeste stappen uit het plan van aanpak zijn gedaan. Het beleidsplan geeft verder invulling aan het opbouwen van de stichting en de contouren voor financiën, nieuwe projecten en samenwerking. Beleidsplan is gereed eind september 2013 en wordt op de website gepubliceerd. 2 Het opstellen van een communicatieplan Communicatie met de belanghebbenden: de gemeente, de medewerkers en vrijwilligers van het Stadhuismuseum, het publiek en bedrijven is prioriteit. Periodieke berichten in de lokale en regionale media zijn van belang voor het vergroten van de naamsbekendheid. 3

4 Nu de Stichting is opgericht wordt de communicatie naar de doelgroepen vorm gegeven. Het is van belang voor de doelgroepen aansprekende projecten te hebben. De samenwerking met het museum is op het gebied van communicatie intensief. De communicatie is kleinschalig met flyers in het museum. De stichting presenteert zich bij en met inhoudelijke bijeenkomsten. wordt aan het publiek gepresenteerd op een kennismakingsavond. Op 1 november 2013 organiseert de Stichting een Franse Avond. Dit is toepasselijk in verband met het recente bezoek van Koning Willem Alexander en Koningin Maxima. Daarnaast wordt de Franse avond geplaatst in het kader van Open Monumentendag met als thema Macht en Pracht en de maand van de geschiedenis met als thema Vorst en Volk. Het bezoek van Hortense en Lodewijk Napoleon aan de stad Zierikzee gaf de inspiratie voor deze thema avond. De kennismakingsavond creëert veel mogelijkheden voor publicaties in de lokale media. Er zijn inmiddels interviews gehouden voor de PzC, radio Schouwen Duiveland. De andere lokale kranten zijn gepland. De website van de stichting is Communicatie via Facebook, Twitter en Linkedin wordt ingezet om potentiële donateurs en sponsors te bereiken. De werving van donateurs wordt gedaan vanuit het persoonlijke netwerk van de bestuursleden. Het communicatieplan wordt na de kennismakingsavond en de eerste gesprekken met potentiële donateurs verder vormgegeven. Het communicatieplan is gereed in het eerste kwartaal van Beschikbaar stellen van de fondsen voor projecten De eerste projecten wat de Stichting wil realiseren zijn: 1 Een boek over de 100 voorwerpen van het Museum. De basis voor het boek is al gemaakt en kan om budgettaire redenen niet worden afgerond. De opmaak en redactie moet nog worden gedaan. Daarna kan het boek worden gedrukt. Het Stadhuismuseum komt met een uitgewerkt voorstel voor realisatie en de bekostiging van het boek. 2 Inhoudelijke thema avonden. De Franse avond is daarvan een voorbeeld. 3 Educatie. Er is bijna geen elementen in het museum wat het museumbezoek voor kinderen een beleving maakt. De conservator en de directeur hebben de wens om een gedegen educatieprogramma te ontwikkelen. De Stichting wil minimaal 20% van het budget besteden aan educatiedoelen. Niet alleen in het museum maar ook de verbinding met scholen en instellingen. Een projectplan en begroting worden door het museum opgesteld. 4 Galgenmaal voor de Reders. 4

5 4 Financiering De werving van fondsen is gekoppeld aan het werven van particuliere sponsoren en sponsoring door bedrijven. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen particuliere donateurs: de Poorters en de sponsoring door bedrijven: de Reders. Poorters en Reders kunnen in verschillende categorieën worden ingedeeld. Per categorie geldt een bepaalde jaarlijkse bijdrage. Daar tegenover staan voordelen in relatie tot het Stadhuismuseum. In de basis wordt dit als volgt vormgegeven. De Poorters Het Vriend-zijn is in vele opzichten waardevol. U wordt Poorter van Zierikzee. Een Poorter heeft het recht verworven binnen de poorten van een plaats met stadsrechten te wonen en van de voordelen van de stad te profiteren. Als Poorter maakt u bijzondere dingen mee en met uw lidmaatschap steunt u het Stadhuismuseum ook financieel. Met uw hulp kan het Stadhuismuseum activiteiten ontwikkelen of bijzondere aankopen doen, restauraties laten uitvoeren en mooie publicaties verzorgen. Wat kost een lidmaatschap? Uw bijdrage als Poorter bedraagt 25 per jaar voor een individueel lidmaatschap. Voor partners, echtgenoten en anderen die op één adres wonen bestaat het lidmaatschap voor twee. Dit kost 15 per jaar meer. Kinderen zijn gratis. Wat krijgt u hiervoor? Poorters hebben gratis toegang tot het Stadhuismuseum en krijgen een korting van 10% op de artikelen uit de museumwinkel, als die niet zijn afgeprijsd. Poorters zijn eregast bij voorbezichtigingen van tijdelijke tentoonstellingen. Ook krijgen ze met de nieuwsbrief van het Stadhuismuseum informatie toegestuurd over lezingen, activiteiten, evenementen en excursies die door de Vrienden of door het Stadhuismuseum worden georganiseerd. Waardevol Het Poorter zijn is waardevol in vele opzichten. U participeert niet alleen in het culturele leven van Zierikzee, maar levert daar ook een belangrijke bijdrage aan. Zo is de ene vriendschap de andere waard! 5

6 De Reders De Stichting kent naast donateurs, de Poorters ook Reders. Historisch gezien kocht een Reder zich in en nam een aandeel van een rederij. Een rederij was een onderneming niet alleen voor scheepvaart maar ook voor de productie van goederen, bijvoorbeeld lakense stof. Door middel van een jaarlijkse bijdrage nemen zij een aandeel in het Stadhuismuseum en geven een stevige financiële impuls aan haar ontwikkeling. Dit is belangrijk, want de publieke middelen van de gemeente zijn beperkt. Ondersteuning De bijdrage van Reders stelt het museum in staat om doelen te halen en projecten te ontwikkelen die buiten de dagelijkse museumpraktijk vallen. Denk hierbij aan speciale educatieprogramma s, een arbeidsintensieve restauratie van een belangrijk schilderij, de uitgave van een boek of de aankoop van een voor Schouwen-Duiveland relevant historisch topstuk. Maatschappelijk ondernemen Zierikzee heeft een voortrekkersrol in de regio. Het is een dynamische stad, met een enorme historie. Een levendig Museum heeft ook een belangrijke maatschappelijke en economische waarde. Het vergroot de aantrekkingskracht van de stad en het eiland voor toeristen, als vestigingsplaats voor bedrijven en als woonplaats. Het is interessant om uw betrokkenheid bij de stad Zierikzee en haar historie te vergroten door Reder te worden. Een fraaie vorm van maatschappelijk ondernemen. De jaarlijkse bijdrage van een Reder bedraagt voor een gouden, zilveren of bronzen Redersdeel respectievelijk 1000,-, 500,- en 350,-. Maaltijd van de Reders Reders worden uitgenodigd voor de officiële openingen van tijdelijke tentoonstellingen. Bovendien treffen Reders elkaar tijdens het jaarlijkse exclusieve Redersmaal in de Schutterszaal onder de 16 eeuwse kap of in het Gravensteen. Verder krijgen Reders gratis entree, een gratis rondleiding op afspraak en een korting van 10% op bijna alle artikelen uit de museumwinkel. Ook krijgen de Reders met de nieuwsbrief van het Stadhuismuseum informatie toegestuurd over lezingen, activiteiten, evenementen en excursies die door het Stadhuismuseum en/of de Vrienden worden georganiseerd. Waardevol Reder zijn is waardevol in vele opzichten. U participeert niet alleen in het culturele leven van Zierikzee, maar levert daar ook een belangrijke bijdrage aan. Zo is de ene vriendschap de andere waard! 6

7 5 Het realiseren van de ANBI status Het is van belang dat de belastinginspecteur zo spoedig mogelijk na oprichting van de Stichting de ANBI status toekent. ANBI staat voor Algemeen Nut Beogende Instelling. Een ANBI is een kerkelijke, levensbeschouwelijke, charitatieve, culturele, wetenschappelijke of andere instelling die het algemeen belang dient. Een particuliere gever kan voor de inkomstenbelasting alleen giftenaftrek krijgen voor giften aan een instelling die een ANBI beschikking van de Belastingdienst hebben. Ook betalen ANBI organisaties geen erfbelasting over ontvangen erfenissen. Organisaties voor goede doelen kunnen bij de Belastingdienst een ANBI-status aanvragen. De Belastingdienst beoordeelt aan de hand van de statuten en de werkelijke werkzaamheden van de organisatie of deze als ANBI kan worden gekwalificeerd. De aanvraag voor het wijzigen van de ANBI Status is gereed eind oktober Het aantrekken van particuliere donateurs: de Poorters Actief wervingsbeleid opzetten en uitvoeren. Potentiele donateurs zijn in eerste instantie de bewoners van het eiland Schouwen-Duiveland. Daarnaast de regelmatige bezoekers van het eiland. Ook voormalige bewoners van Zierikzee zijn een mogelijkheid en tot slot iedereen in het land met belangstelling voor de historie en het cultureel erfgoed. Speciale aandacht zal worden gegeven aan vriendjes van het museum. Als ambitie wil de Stichting eind donateurs werven. Dit betekent een jaarlijkse bijdrage van 5000,=. 7 Het aantrekken van bedrijfsvrienden: de Reders Actief wervingsbeleid opzetten en uitvoeren vooral voor de ondernemingen gevestigd in Schouwen-Duiveland. Een persoonlijke benadering geeft meer kans op succes. Nieuwe reders krijgen afzonderlijk aandacht op de website met een persoonlijk interview over de drijfveren. Natuurlijk worden alle logo s van de reders vermeld. Als ambitie wil de Stichting eind bedrijven werven. Dit betekent een jaarlijkse bijdrage van ,=. 8 Het genereren van overige fondsen Voor speciale activiteiten kan de Stichting de verschillende cultuurfondsen aanschrijven voor subsidies. 9 Het aanmoedigen van bijzondere donaties, schenkingen en legaten Voorlichting en hulp bieden aan belangstellenden 10 Het beschikbaar stellen door het bestuur van middelen aan activiteiten van het Stadhuismuseum Het opzetten van een eenvoudige toetsingsprocedure voor het beschikbaar stellen door het bestuur van bijdragen aan activiteiten van het Stadhuismuseum. 7

8 8

9 Middelenbeheer De gemeente heeft toegezegd de opstartkosten van de Stichting te subsidiëren. De inkomsten van de Stichting eind september Afgesproken is dat het resterende deel van 2013 en 2014 wordt gerekend als één jaar. Inkomsten 2013 inclusief BTW 2014 inclusief BTW Opstarten Stichting 1. Opstartsubsidie Gemeente Schouwen Duiveland 1.500,= - Schenking 1. Vrouwen van de Kust Alain Verdier 800,= - Reder 1. Bedrijf 1.500,= (verwacht) 8.500,= Poorter ,= (verwacht) 4.850,= Totaal 3.950,= ,= Kosten Opstarten van de stichting post inclusief BTW Opstarten Stichting - Openen bankrekening 7,75 Overige registraties - mijn domein - federatie vrienden - Website host (Antagonist) Communicatiemiddelen vriendenbrief A5-500 vrienden flyer inschrijfkaarten stickers voor enveloppen 30,= 30,= 49,= 150,= 50,= 80,= 50,= Totaal 446,75 9

10 Projectbegroting De projecten worden allemaal begroot voordat het bestuur accoord gaat met het project. Voorbeeld projectbegroting Franse avond Activiteiten inclusief BTW Kennismakingsbijeenkomst Franse Avond Drukwerk Poster - 55,= Catering Museumkantine -200,= Muziek Reint - 75,= Lezing Thera Coppens - 350,= Lezing -Betty Blikman - 50,= Entree kaarten 300,= 150 kaarten * 2,= Verkoop catering Begroot 200,= Totaal (begroot - 800,=) - 170,= Vermogensbeheer De inkomsten van de stichting worden geheel ter beschikking gesteld van projecten, evenementen en promotie. Jaarlijks wordt de balans opgemaakt en openbaar gemaakt via de website, conform de ANBI eisen van de belastinginspecteur.. De bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden in de stichting. Dit is tevens in de oprichtingsakte vastgelegd. De financiële administratie wordt gedaan door de penningmeester. De voorzitter en de penningmeester hebben inzicht en handelingsbevoegdheden voor alle financiële transacties. De secretaris heeft inzicht in de financiële administratie en een kopie van alle stukken die van belang zijn. Voor de reguliere administratie wordt gebruik gemaakt van een professioneel internetbankieren pakket. Hierin kan eenvoudig inzicht en dergelijke worden georganiseerd. Jaarlijks wordt in het eerste kwartaal van het jaar de balans over het voorgaande jaar opgemaakt. Dit overzicht wordt op de website gepubliceerd. 10