IT & Flexibel Werken 2014 Een internationaal vergelijkend onderzoek

Transcriptie

1 IT & Flexibel Werken 2014 Een internationaal vergelijkend onderzoek In oktober en november 2014 heeft BakkerElkhuizen een online onderzoek laten uitvoeren onder IT-professionals in Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, België en Nederland met als thema IT en Flexibel Werken. Onder flexibel werken verstaan we in dit onderzoek de manier van werken waarbij tijd en plaats flexibel zijn. We stelden IT-professionals diverse vragen om te zien of de rol van de afdeling IT is veranderd door de West-Europese opmars van flexibel werken, ook vaak Het Nieuwe Werken (HNW) genoemd. Zijn er bijvoorbeeld specifieke taken en verantwoordelijken voor IT bijgekomen of juist afgevallen. Zo ja, welke? Wat zijn de belangrijkste issues die plaats- en tijdonafhankelijk werken met zich meebrengt voor een ITafdeling? Is dat Security, Mobility, BYOD, de Cloud, iedereen op tablet, ergonomie of? 1

2 Het onderzoek heeft drie onderdelen: a. Flexibel werken algemeen: context, wat is de mate van acceptatie en implementatie? Wat zijn de voornaamste voordelen voor bedrijven (lagere kosten, hogere productiviteit, betere privé-werk balans)? b. IT-technologieën & Tools: hoe worden werknemers gefaciliteerd bij flexibel werken op IT-gebied? Wat is belang van werkplek en ergonomische hulpmiddelen hierbij? Welke werkplekconcepten bieden organisaties aan? c. Taken & verantwoordelijkheden: in hoeverre is IT betrokken in beslissingen omtrent flexibel werken? Wat is hun rol en hun invloed? En wanneer is IT beslissend, adviserend of helemaal niet betrokken? Verantwoording Voor het onderzoek is BakkerElkhuizen in de verschillende landen een samenwerking aangegaan met vooraanstaande mediapartners in de IT-branche, te weten: Computable (Nederland), Smartbiz/ZDNet (België) en onderzoeksbureau Respondi (Duitsland en Verenigd Koninkrijk). Via deze weg zijn de IT-professionals van (middel)grote bedrijven uit uiteenlopende branches benaderd. Het onderzoek liep in de maanden oktober en november Aan het onderzoek hebben 521 IT-professionals uit verschillende functiecategorieën meegedaan, waarvan 124 in Duitsland (DE), 124 in het Verenigd Koninkrijk (UK), 152 in Nederland (NL), 125 uit België (BE). De verdeling man/vrouw in het onderzoek is 78% man en 22% vrouw wat overeenkomst met de normale verdeling binnen deze beroepsgroep. Belangrijkste conclusies 1. Flexibel werken algemeen In welke fase zitten bedrijven als het gaat om flexibel werken? Wat zijn de verschillen tussen de landen? En wat zijn de belangrijkste nieuwe uitdagingen van flexibel werken voor IT? Huidige stand van zaken Met 79% van de organisaties die het flexibel werken al hebben ingevoerd loopt Nederland voorop, blijkt uit de ondervraging van IT professionals. Maar ook in de UK (65%), Duitsland (60%) en België (57%) is in de meerderheid van de organisaties flexibel werken ingevoerd. In België en Duitsland zitten daarnaast nog 19% van de bedrijven midden in de uitrol of hebben invoering van flexibel werken binnen 3 jaar gepland. De UK volgt met 15% en in Nederland sluit de rij met 12%. Opvallend is dat in België, hoewel daar bij het minst aantal 2

3 bedrijven flexibel werken is ingevoerd, ook het grootste percentage (24%) zegt geen plannen te hebben om flexibel werken uit te rollen. In Duitsland heeft 21% geen plannen, in de UK 20% en in Nederland 9%. Kortom: flexibel werken is in alle landen uit het onderzoek nu toch echt gemeengoed geworden, slechts een kleine minderheid van de organisaties gaat de komende jaren niet over op plaats- en tijdonafhankelijk werken. Nederland met 79% koploper in flexibel werken; UK, Duitsland en België volgen op de voet Wat zijn dan de redenen om flexibele werken (nog) niet in te voeren? In Nederland, Duitsland en België is met respectievelijk 58%, 54% en 38% de belangrijkste reden dat de organisatie aanwezigheid van medewerkers toch noodzakelijk vindt. In de UK is dat voor 24% van de ondervraagde IT-professionals de belangrijkste reden en zegt 40% gewoon helemaal geen voordelen te zien in flexibel werken. IT-systemen die nog niet geschikt zijn voor flexibel werken zijn maar voor een klein aantal bedrijven de belangrijkste reden om flexibel werken (nog) niet in te voeren (België 12,5%, UK 8% en Duitsland 4%). In Nederland is dit zelfs voor geen enkele organisatie een belangrijke reden. Redenen om wel flexibel te werken Op de vraag wat de twee belangrijkste redenen waren om flexibel werken in te voeren, waren de respondenten in alle landen het gedeeltelijk eens: efficiënter werken is namelijk volgens de IT ers één van de belangrijkste redenen om flexibel werken in te voeren. In de UK en Nederland kiest zelfs een kleine meerderheid hiervoor, namelijk 51%. In Duitsland en België zeggen 49% en 43% dat efficiënter werken een belangrijke reden is voor de invoering. Een andere belangrijke reden in Duitsland (55%) en de UK (51%) is de medewerkerstevredenheid. In België is meer autonomie voor medewerkers (61%) belangrijk. Waar deze landen niet alleen kijken naar de voordelen voor de werkgever, maar juist ook naar de voordelen voor medewerkers, is in Nederland kostenbesparing met 50% samen met efficiënter werken de belangrijkste reden. Wordt er in Nederland dan helemaal niet aan de medewerkers gedacht? Toch wel, zo n 44% noemt ook meer autonomie voor de medewerkers als belangrijke reden om flexibel werken in te Nederland focust bij flexibel werken vooral op voordelen werkgever; andere landen meer op die van medewerkers 3

4 voeren. Opvallend in deze internationale vergelijking is verder dat gezondheid van medewerkers als één van de twee belangrijkste redenen in Nederland (1%) en België (6%) bijna nooit genoemd wordt, terwijl in de UK toch 1 op 8 (12%) en in Duitsland zelfs 1 op 6 IT ers (16%) gezondheid juist als reden opgeeft. Uitdagingen IT Wat zien IT-professionals als de drie belangrijkste nieuwe uitdagingen bij het invoeren van flexibel werken? In de top 3 met nieuwe uitdagingen voor IT door flexibel werken, komen in alle landen dezelfde elementen voor, weliswaar in wisselende rangorde, overall is de score: 1. Efficiënt gebruik van (nieuwe) IT-technologie door medewerkers (59%) 2. Security-issues (58%) 3. Beheersbaarheid infrastructuur (54%) In Duitsland en de UK scoren efficiënt gebruik van (nieuwe) IT-technologie het hoogst. In Nederland en België worden security issues als de belangrijkste uitdaging gezien. Zie grafiek hieronder voor de scores per land op alle mogelijke uitdagingen. Belangrijkste uitdagingen van IT bij invoer flexibel werken Werkdruk: 24/7 paraat moeten staan door flexibele 24-uurs organisatie Security-issues Vermenging van privé- en bedrijfsdata op devices Wildgroei aan devices door bijv. BYOD Openbare Clouds zoals Dropbox UK NL DE BE Efficiënt gebruik van (nieuwe) IT-technologie door medewerkers Beheersbaarheid infrastructuur 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Figuur 1: antwoorden per land op de vraag: Wat zijn de 3 belangrijkste uitdagingen voor de ITafdeling na invoering van flexibel werken in uw organisatie? 4

5 Efficiënt gebruik IT-technologie en security issues grootste uitdagingen van IT bij flexibel werken Ook ziet ongeveer 1/3 van de respondenten een uitdaging in de wildgroei aan devices door bijv. BOYD laagste score met 22% in Duitsland, hoogste: 35% in België. En dit geldt ook voor de uitdaging vermenging van privé- en bedrijfsdata op devices (van 33% in UK tot 41% in België). De andere landen zitten tussen deze twee uiterste waarden in. 2. IT-technologieën & tools Bedrijven die flexibel werken hebben ingevoerd vroegen we welke werkplekconcepten er in de organisatie zijn. Ook wilden we weten hoe werknemers bij het flexibel werken gefaciliteerd worden op IT-gebied, van soort devices tot ergonomische accessoires. En wat is er vanuit IT-perspectief nu echt onmisbaar voor tijd- en plaats onafhankelijk werken? Werkplekconcepten In Duitsland, de UK en België voeren vaste werkplekken nog altijd de boventoon in organisaties. Met 69%, 66% en 67% geeft een ruime meerderheid van de respondenten aan dat er nog vaste werkplekken binnen de organisatie zijn. In Nederland zijn deze werkplekken in nog slechts 36% van de organisaties te vinden. Het is dan ook niet verassend dat er in Nederlandse organisaties met 66% het vaakst flexibele werkplekken aanwezig zijn. In de UK biedt 49% van de organisaties flexibele werkplekken aan, in België en Duitsland beide 46%. Vaste werkplekken voeren in Duitsland, UK en België nog altijd de boventoon In Nederland wordt de mobiele werkplek met 80% het meest aangeboden. In België biedt 60% van de organisaties mobiele werkplekken aan, in Duitsland 56% en in de UK 46%. Oftewel: organisaties faciliteert werknemers met de juiste devices (tablet of laptop) om ook op andere plekken dan het reguliere kantoor te werken, bijvoorbeeld als zij onderweg zijn of bij een klant. Thuiswerkplekken worden met 43% voornamelijk in België gefaciliteerd door het aanbieden van tools en accessoires door de werkgever, gevolgd door Nederland (37%) en Duitsland (36%). In de UK bieden werkgevers met 29% het minst vaak een thuiswerkplek aan. 5

6 Tools Over wat het belangrijkste gereedschap voor flexibel werken is, zijn ze het in alle landen eens: de laptop. In België vindt zelfs 97% van de IT-professionals de laptop het belangrijkste, in Nederland 82% en in Duitsland 67%. In de UK zijn ze iets minder overtuigd: daar kiest 48% voor de laptop en 26% voor de traditionele een desktop computer. Ook in Duitsland is de desktop met 24% nog niet helemaal verbannen. In Nederland kiest slechts 4% de desktop als belangrijkste instrument en in België helemaal niemand. De tablet scoort het hoogst in de UK: 21% van de respondenten vinden dat de belangrijkste tool. In de andere landen worden zowel de tablet als de smartphone slechts door enkele IT-professionals genoemd. De meeste organisaties stellen de laptop beschikbaar voor de medewerkers. Nederland en België lopen daarin voorop met respectievelijk 95% en 93%. Duitsland en de UK volgen met 80% en 79%. De computermuis wordt, hoewel in iets minder mate dan de laptop, ook vaak door de organisaties beschikbaar gesteld. Duitsland 80%, België 77%, Nederland 76% en UK 67%. En ook de laptoptas/trolley stelt de organisatie in Nederland en België bij 74% van de organisaties beschikbaar en in Duitsland en de UK bij 61% van de organisaties. Een (compact) extern toetsenbord, dat het werken op de laptop in combinatie met een volledig geïntegreerde laptopstandaard comfortabeler maakt, wordt bij de onderzochte landen door circa de helft van de organisaties ter beschikking gesteld aan medewerkers. Laptop belangrijkste gereedschap voor flexibel werken De tablet wordt minder vaak door organisaties verstrekt. Alleen in de UK en Duitsland stelt een meerderheid van de organisaties aan bepaalde medewerkers een tablet ter beschikking, respectievelijk: 53% en 51%. In Nederland is dat 37% en België 31%. De tablet moet vaker door de medewerkers zelf worden aangeschaft: met Nederland voorop met 31% van de organisaties waar de medewerker zelf een tablet moet meenemen naar het werk. In België is dat 26% en in de UK 20%. Met 11% is dat aantal in Duitsland een stuk lager. In nog een groot deel van de bedrijven uit België wordt de tablet niet frequent gebruikt, namelijk 43%. 6

7 Apparaat verstrekt door organisatie Nederland België Duitsland Smartpone Tablet Laptop UK 0% 20% 40% 60% 80% 100% Figuur 2: Percentage van organisaties dat aan medewerkers een mobiel apparaat (laptop, tablet of smartphone) ter beschikking stelt, uitgesplitst in type apparaat. Apparaat van medewerkers zelf Nederland België Duitsland Smartphone Tablet Laptop UK 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Figuur 3: Percentage van organisaties waarbij medewerkers zelf zorgdragen voor te gebruiken mobiele apparaten op het werk, uitgesplitst in type apparaat (laptop, tablet of smartphone). 7

8 De smartphone wordt in Nederland, de UK en Duitsland door bijna driekwart van de organisaties beschikbaar gesteld. In België geven organisaties minder snel een smartphone: slecht 48% van de organisaties voorziet medewerkers van het mobiele apparaat. Tot slot: accessoires voor de tablet komen binnen organisaties veel minder voor dan die voor de laptop. Zowel een ergonomische tabletstandaard als een tablethoes met toetsenbord zijn niet of nauwelijks in gebruik, aldus de meerderheid van de IT-professionals. In alle landen is het aanbod van computeraccessoires ter ondersteuning van flexibel werken onvoldoende Hoewel in voorgaande vraag is aangeven dat medewerkers, met name bij een laptop, tools krijgen aangeboden om comfortabeler te werken; vinden de meeste IT-professionals dat medewerkers onvoldoende ondersteund worden met computeraccessoires bij het flexibel werken. In Duitsland zegt 57%% van de ondervraagden dat de organisatie medewerkers onvoldoende ondersteunt, in België en de UK 66% en in Nederland zelfs 75%. Nog minder vinden IT ers dat medewerkers op structurele basis gefaciliteerd worden. De reden dat organisaties medewerkers vaak alleen op incidentele basis of helemaal niet ondersteunen zijn de kosten en soms ook omdat er gewoonweg geen aandacht voor is. Ergonomie Als we inzoomen op het belang dat de IT-afdeling hecht aan ergonomie, dan scoren Nederland en België lager dan Duitsland en de UK. Met de stelling Ergonomie is een belangrijk aandachtspunt binnen onze IT-afdeling is 21% uit Nederland en 29% uit België het eens. In Duitsland en de UK is dit percentage juist veel hoger, te weten: respectievelijk 49% en 46%. Deze uitkomsten stroken goed met de relatief hoge score van deze twee landen op gezondheid van medewerkers en medewerkerstevredenheid als één van de belangrijke redenen voor het invoeren van flexibel werken (zie deel 1 van dit onderzoek: Flexibel Werken algemeen ). 8

9 Wat betreft de ergonomie van mobiele apparaten zien we ook verschillen tussen de landen. Op de stelling IT-professionals zijn zich bewust dat mobiele apparaten zoals een laptop en tablet extra aandacht vragen als het om ergonomie gaat slaat de teller in Nederland met 42% door naar oneens. Oftewel: de Nederlandse IT er is zich niet bewust dat laptops en tablets juist extra aandacht vergen. In België is een meerderheid zich hiervan juist wel weer bewust: 52% is het eens, tegen 18% oneens. Een zelfde beeld zien we terug in de UK, weliswaar minder sterk, namelijk: 47% is het eens met de stelling, tegen 18% oneens. Duitsland neemt een middenpositie in met 45% eens en 30% oneens. Tot slot ziet de helft van alle respondenten de noodzaak in voor het maken van speciale medewerkersprofielen waarin o.a. werkplektype, hard- en softwareconfiguratie en de daarvoor benodigde (ergonomische) computeraccessoires staan beschreven. Van de ondervraagden zijn vooral IT-professionals uit de UK het hiermee eens of helemaal eens: 58% om precies te zijn. Slechts 16% uit de UK vindt speciale medewerkersprofielen niet nodig. Maar ook de andere landen tonen dit beeld: in België ziet 57% de noodzaak in en in Nederland en Duitsland zijn de eens -scores respectievelijk 56% en 51%. De overige respondenten hebben geen mening of vinden profielen niet nodig (gemiddeld 17%.) Duitse en Britse IT-ers vinden ergonomie belangrijk, Nederlanders en Belgen niet IT aandachtgebieden Welke aspect vergt na invoering van flexibel werken nu de meeste aandacht van een ITafdeling? Daar kunnen de respondenten kort over zijn: security (beschikbaarheid, exclusiviteit en integriteit van informatie) vergt met gemiddelde score van circa 50% de grootste aandacht van IT. 9

10 Aspect dat meeste aandacht vraagt Softwarebeheer Beheer netwerk en systemen Security (beschikbaarheid, exclusiviteit en integriteit van informatie) Mobility (24/7 mobiel werken) UK NL DE BE Anders 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Figuur 4: Antwoorden per land op de vraag: Welke aspect vergt na invoering van flexibel werken de meeste aandacht van uw IT-afdeling? Een goede tweede is het beheer van netwerk en systemen (van 21% in de UK tot 44% in België.) Mobility (24/7 mobiel werken) en softwarebeheer worden minder vaak als grootste aandachtsgebied gezien (zie figuur 2). Enkelen zagen echter ook andere zaken die veel aandacht van IT vergen. Zo noemden twee respondenten uit Nederland dat de acceptatie door gebruikers van flexibel werken en de daarbij horende IT-tools veel extra aandacht vraagt. Verder werd in de UK nog backup en synchronisatie als aandachtpunt naar voren gebracht. Succesfactoren Op basis van bovenstaande resultaten is het niet vreemd dat vooral een duidelijk security beleid vanuit IT-perspectief onmisbaar is voor succesvol flexibel werken, aldus de respondenten. Alleen in Nederland kiezen iets meer IT-professionals voor het gebruik van mobiele apparatuur via draadloze netwerken als essentieel voor het slagen van flexibel werken vanuit IT-perspectief. Maar ook cloud computing en virtualisatie van (delen van de) infrastructuur worden door veel IT-professionals genoemd als onmisbaar. Alle resultaten per land zijn te zien in figuur 5. 10

11 Onmisbaar voor flexibel werken Gebruik van mobiele apparatuur via draadloze netwerken Duidelijk security-beleid Virtualisatie van (delen van de) infrastructuur Cloud Computing UK NL DE BE Anders 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Figuur 5: Antwoorden per land op de vraag: Wat is vanuit IT-perspectief echt onmisbaar voor succesvol flexibel werken? In België en Nederland werden in de anders -categorie meerdere een goede VPNverbinding als onmisbaar voor flexibel werken genoemd. 3. Taken & verantwoordelijkheden Welke rol speelt IT in de beslissingen die te maken hebben met flexibel werken? Zijn zij de beslissers of adviseren zij alleen? En wanneer worden ze helemaal niet betrokken? We vroegen het de IT-professional. In Duitsland (45%), België (43%) en de UK (37%) is de primaire rol van IT om flexibel werken in te voeren vooral adviserend geweest. In Nederland heeft maar 28% een adviserende rol en opvallend: IT heeft in Nederland met 41% het vaakst helemaal geen rol bij flexibel werken. Ter vergelijking: in België heeft 24% van de IT ers geen rol, in de UK is dat 19% en in Duitsland zegt 13% geen rol te hebben gehad. Beslissend is IT het vaakst in de UK (34%) en in Nederland het minst met 8%. Een voornamelijk uitvoerende rol is voor IT vooral in In UK is de rol IT bij invoer flexibel werken het vaakst beslissend, in Nederland juist het minst 11

12 Nederland (23%) en België (19%) weggelegd en minder vaak in Duitsland (13%) en de UK (10%). Rollen op deelterreinen Kijken we naar specifieke terreinen binnen het flexibel werken, dan is IT vanzelfsprekend het vaakst beslissend bij de inrichting van het ICT-netwerk dat altijd en overal toegankelijk is. In België zegt 67% van de IT-professionals hierin beslissend te zijn, Nederland volgt met 64%, UL met 61% en Duitsland met 60%. Bij de aanschaf van nieuwe computers, laptops en tablets is ook een meerderheid van de IT ers beslissend. Duitsland en UK 58%, België 57% en Nederland 51%. Een adviserende rol is voor IT vaak weggelegd bij de bepaling van de type werkplekconcepten, namelijk 63% België, 61% Nederland, 45% UK en Duitsland 48%. Een adviserende rol is ook weggelegd voor IT bij de aanschaf van ergonomische accessoires. In Duitsland 49%, UK 45%, België 43% en Nederland 42%. Opvallend dat er vooral in de UK en Nederland een adviserende rol is weggelegd over trainingen rondom flexibel werken (39% en 36%). In Duitsland en België is dat veel minder met 18% en 23%. In de UK en Duitsland zijn IT ers het vaakst beslissend als het gaat om de aanschaf van software die het flexibel werken ondersteunt, respectievelijk: 48% en 51%. In Nederland is op dit terrein juist 42% adviserend. In België is 27% adviserend, 20% beslissend en 23% heeft helemaal geen rol. Veranderde werkzaamheden De meerderheid van de IT-professionals in alle landen geeft aan dat de werkzaamheden niet zijn veranderd. In België en Duitsland zijn de taken voor 68% van de IT ers niet veranderd, in Nederland is dat 66% en in de UK 57%. Als de taken wel veranderd zijn wat het geval is volgens ruim 1/3 van IT ers - wordt voornamelijk genoemd dat de security en het beheer anders is geworden. Het beheer is bijvoorbeeld veel vaker op afstand en niet meer aan het bureau van de collega. Iets minder vaak, maar toch geregeld wordt ook Bring Your Own Device genoemd als een nieuwe taak voor de IT-afdeling. Of er ook taken zijn weggevallen? Daar zijn de IT-professionals duidelijk over: dat is eigenlijk niet het geval. Een enkeling noemt alleen het weggevallen van taken op het gebied van printbeheer en telefonie. IT krijgt er vooral taken bij door flexibel werken 12

13 Meer informatie Voor meer informatie over dit internationaal vergelijkend onderzoek of wanneer u meer wilt weten over flexibel werken voor beeldschermwerkers, kunt u contact opnemen met Tom van Maris van BakkerElkhuizen International BV (tom.van.maris@bakkerelkhuizen.com). Of u surft naar: November 2014, Beklijf - Content Marketing, PR & Onderzoek in opdracht van BakkerElkhuizen International BV. Over BakkerElkhuizen BakkerElkhuizen is in 1994 opgericht met als doel mens en computer op een natuurlijke wijze aan elkaar te koppelen. Inmiddels is BakkerElkhuizen uitgegroeid tot een vooraanstaand ergonomiespecialist in Europa. BakkerElkhuizen adviseert bedrijven met het inrichten van de werkplek, onder andere op het gebied van flexibel werken, waarbij het voor elke werkpleksituatie de juiste oplossing en bijbehorende producten biedt. BakkerElkhuizen gaat uit van vier werkplekconcepten: vaste werkplek; mobiele werkplek; flexibele werkplek; thuiswerkplek. Uitgangspunt is dat een medewerker op elke werkplek comfortabel, gezond en efficiënt zijn werk achter de computer kan doen. De mens staat centraal bij alles wat BakkerElkhuizen doet. Zowel bij het ontwikkelen van nieuwe producten, het doen van onderzoek, als het samenwerken met leveranciers, resellers en klanten. Meer info: 13