Incura Handleiding (GGZ) Facturatiecondities. Handleiding: Facturatiecondities Volgnummer: F1-GGZ, 17 oktober 2014, versie 1.0

Transcriptie

1 Incura Handleiding (GGZ) Facturatiecondities Handleiding: Facturatiecondities

2 Inleiding Met deze handleiding heeft u een checklist in handen waarmee u controleert of in Incura alles is voorbereid om te kunnen gaan facturen. Daarin wordt helder onderscheid gemaakt tussen: wat fundamenteel aanwezig moet zijn om als behandelaar van een praktijk vanuit Incura te kunnen facturen; wat er in de afzonderlijke patiëntdossiers aanwezig moet zijn om zowel trajecten te facturen als de prestaties die buiten GGZ vallen (bijvoorbeeld OVP). In het eerste hoofdstuk wordt met behulp van dit onderscheid vooral een opsomming gegeven van de verschillende randvoorwaarden. In de hoofdstukken erna komt meer in detail aanbod waar u deze randvoorwaarden in het systeem terugvindt en wat er van u wordt verwacht om in te vullen. Na het doorlopen van deze handleiding bent u in hoofdlijnen bekend met wat er nodig is om te kunnen factureren. Dit document vormt tevens de rode draad voor de volgende handleidingen waarin verdere verdieping over deze randvoorwaarden aan de orde komt. De geadviseerde leesvolgorde hierin is: 1. handleiding Invoeren tarieven 2. handleiding Invoeren contracten (incl. omzetplafonds) 3. handleiding Overzichten - voorbeelden 4. handleiding Valideren (nog niet beschikbaar)

3 Inhoud 1 Facturatie checklist Fundamentele voorwaarden Praktijk-AGB Zorgverleners-AGB Subberoepsgroep Facturatiecondities patiëntdossier Patiënt moet verzekerd zijn Factureren (gevalideerde) trajecten Afsluitdatum van traject valt binnen facturatieperiode Vier verplichte waarden op het traject Factureren Buiten GGZ prestaties De overeenkomst Afspraak met prestatiecode Behandelstatus... 13

4 1 Facturatie checklist Vooraleer u kunt gaan facturen dienen er een aantal fundamentele voorwaarden in uw systeem geregeld te zijn en moeten de facturatiecondities in de patiëntdossiers op orde zijn. Als checklist ziet dat er zo uit: Fundamentele voorwaarden (zie hoofdstuk 2) - ad1.1 Praktijk-AGB - ad1.2 Zorgverleners-AGB - ad1.3 Subberoepsgroep - ad1.4 Geldig Vecozo-systeemcertificaat (zie handleiding Vecozo-certificaat en COV) - ad1.5 Tarieven (zie handleiding Invoeren tarieven) - ad1.6 Contracten(zie handleiding Invoeren contracten (incl. omzetplafonds)) Facturatiecondities patiëntdossier(zie hoofdstuk 3) Factureren (gevalideerde) trajecten(zie hoofdstuk 3, paragraaf 3.1) - ad2.1 De patiënt moet zijn verzekerd - ad2.2 Er moet een traject zijn - ad2.3 Het trajectformulier moet correct zijn ingevuld - ad2.4 Activiteiten en tijdregistratie moeten zijn ingevuld (zie handleiding Overzichten voorbeelden) - ad2.5 Afsluitdatum van traject valt binnen facturatieperiode - ad2.6 Het traject moet zijn gevalideerd (zie handleiding Valideren) - ad2.7 Op het traject moeten zijn gevuld (kopje Financieel): o ad2.7.1 Debiteur o ad2.7.2 Contract o ad2.7.3 Tarieflijst o ad2.7.4 Therapeut / declarant Factureren Buiten GGZ prestaties(zie hoofdstuk 3, paragraaf 3.2) - ad3.1 Er moet een overeenkomst zijn - ad3.2 Er moet een prestatiecode aan een afspraak hangen - ad3.3 De afspraak waaraan de prestatiecode hangt heeft behandelstatus Nagekomen - ad3.4 De datum van de prestatiecode valt binnen de looptijd van de overeenkomst - ad3.5 Factuursjabloon Aldus levert de constatering dat u een traject of prestatie niet kunt facturen op dat aan één van de bovenstaande voorwaarden niet is voldaan. Buiten beschouwing wordt gelaten: de voorwaarden die nodig zijn om überhaupt met Incura te mogen werken zoals het hebben van de juiste inloggegevens, een dienstverband (Stamgegevens Medewerkers), functie autorisaties (Beheer Gebruikersbeheer), etc. Pagina 4 van 14

5 2 Fundamentele voorwaarden In dit hoofdstuk staan de fundamentele voorwaarden om te kunnen factureren uitgeschreven. Dit zijn gegevens die niet direct aan de patiënt gerelateerd zijn, maar toch nauwkeurig moeten zijn ingevuld om een factuur aan de zorgverzekeraar te kunnen aanbieden. Aan een aantal van deze voorwaarden wordt vaak al voldaan doordat dit vóór het opleveren van uw Incura-database al door Winbase is ingericht. In het geval bepaalde gegevens ten tijden van de inrichting niet voorhanden waren, dient u deze voorwaarden zelf nog in te richten. Wat er nog door u moet worden aangevuld staat vaak ook vermeld in de oplevermail die u heeft gekregen toen u net met Incura begon. 2.1 Praktijk-AGB De praktijk-agb vindt u vanuit het Dashboard via Stamgegevens Organisatie Praktijken dubbelklikken op de praktijknaam. U komt dan terecht in het scherm zoals getoond in figuur 1. Hierin brengt u wijzigingen aan door eerst op de knop Wijzigen te klikken. Figuur 1: de praktijk-agb De praktijk-agb moet zijn opgebouwd uit: een 2-cijferige AGB-discipline (omcirkeld links in de figuur) het 6-cijgerige AGB-nummer (omcirkeld rechts in de figuur). Tezamen vormen zij de 8-cijferige AGB-code (vierkant omrand rechts in de figuur). De AGB-discipline kunt u kiezen uit een keuzelijstje. Het AGB-nummer kunt u overschrijven door met de muis op het veld van het nummer te gaan staan en direct het juiste nummer in te vullen. Ten slotte is er ook het AGB-specialisme (het keuzelijstje onderstreept in de figuur). Daarmee kiest u de specialisatie van uw praktijk. Ook deze is van belang om goed in te vullen, omdat er anders al snel afkeur optreedt. Pagina 5 van 14

6 2.2 Zorgverleners-AGB De zorgverleners-agb vindt u vanuit het Dashboard via Stamgegevens Organisatie Medewerkers dubbelklikken op de medewerker. U komt dan terecht in het scherm zoals getoond in figuur 2. Hierin brengt u wijzigingen aan door eerst op de knop Wijzigen te klikken. Figuur 2: de praktijk-agb Onder het kopje Zorgverlenergegevens treft u de AGB-code aan van de zorgverlener. Wanneer deze er staat kunt u hierop dubbelklikken om hem te veranderen (zie vierkant omkaderd in de figuur). Staat de AGB-code er nog niet, dan klikt u op de knop Nieuw (zie omcirkeld in de figuur). De pop-up uit figuur 3 verschijnt. Hier klikt u wederom op de knop Wijzigen om aanpassingen te kunnen doen. Figuur 3: zorgverlenergegevens Pagina 6 van 14

7 Het principe van het invullen van de AGB-code is gelijk aan hoe dit werkt bij de praktijk-agb. U vult in: 1. De AGB-discipline. Dit is het keuzelijstje direct achter het label Persoonlijke AGB code. 2. Uw 6-cijferige AGB-nummer. Dit is het veld achter het uitklaplijstje bij 1. Er passen precies 6 cijfers in dit veld. Voor 3, 4, 5 en 6 zie volgende paragraaf. 2.3 Subberoepsgroep De subberoepsgroep (zie opnieuw figuur 3) en beroepsgegevens geven uw beroepsspecialisatie weer. Voor de facturatie is het erg van belang dat u hier specifiek de subberoepsgroep en aanvullende beroepsgegevens invult. De hoofdgroep 9400 is doorgaans te algemeen en kan afkeur opleveren. In figuur 3 zijn dit de volgende genummerde velden: 3. Subberoepsgroep. 4. Hoofdberoep (BGGZ). 5. Beroep (BGGZ). 6. Beroep (SGGZ). Pagina 7 van 14

8 3 Facturatiecondities patiëntdossier Handleiding: Facturatiecondities Om te komen tot de voorwaarden die nodig zijn om de aan de patiënt geleverde zorg te kunnen facturen, moet eerst duidelijk zijn of er een traject gefactureerd moet worden of dat de zorg Buiten GGZ valt. Als vuistregel kunt u voor dit onderscheid aanhouden: Komt men tot een gevalideerd traject waarbij het product direct aan de zorgverzekeraar wordt aangeboden? dan factureert u een traject, zie facturatiecondities in paragraaf 3.1 Wordt de geleverde zorg niet uit het basispakket vergoed en maakt u hiervoor gebruik van een aparte prestatiecode die niet als productgroep voorkomt op de tarieflijst van de zorgverzekeraar? dan factureert u een prestatiecode Buiten GGZ, zie facturatiecondities in paragraaf Patiënt moet verzekerd zijn Wil de patiënt voor vergoeding in aanmerking komen, dan moet deze verzekerd zijn. De verzekeringssituatie van de patiënt kunt u bekijken en eventueel bijwerken door vanuit het Dashboard te gaan naar Patiëntdossier Patiëntgegevens Verzekeringen. U komt dan terecht in het scherm zoals getoond in figuur 4. Is er geen pakket aanwezig (zoals bijvoorbeeld de PNO verzekering in de figuur) dan kunt u alsnog een COV uitvoeren. Figuur 4: verzekeringen in het patiëntdossier Factureren (gevalideerde) trajecten Om een traject te kunnen facturen moet tenminste het trajectformulier in het patiëntdossier aanwezig zijn, correct zijn ingevuld en gevalideerd. U vindt het trajectformulier vanuit het Dashboard via Patiëntdossier Behandelepisode Zorgpad dubbelklikken op de BGGZ/SGGZ traject. U komt dan terecht in het scherm zoals getoond in figuur 5. Pagina 8 van 14

9 Figuur 5: gevalideerd trajectformulier Van belang is dat dit trajectformulier correct en volledig is ingevuld en het traject zelf de status Gevalideerd heeft. In figuur 5 herkent u dit aan de tekst Valide op de rood omkaderde knop. U kunt ook controleren of een traject gevalideerd is door vanuit het Dashboard te gaan naar Patiëntdossier Patiëntgegevens Trajecten. Het scherm zoals getoond in figuur 6 verschijnt dan. In de kolom Status ziet u staan of het traject is gevalideerd. Mocht dat nog niet het geval zijn, dan kunt u het traject hier aanklikken en op de knop Ga naar trajectformulier klikken. Zo komt u in het trajectformulier terecht en kunt u het traject eventueel nog aanvullen en valideren. Figuur 6: trajecten in een patiëntdossier Afsluitdatum van traject valt binnen facturatieperiode Wellicht een open deur, maar desondanks een gegeven dat vaak wordt vergeten: de afsluitdatum zoals deze is ingevuld op het trajectformulier moet liggen binnen facturatieperiode. Pagina 9 van 14

10 Figuur 7: afsluitdatum moet binnen facturatieperiode liggen Vier verplichte waarden op het traject Naast het trajectformulier zijn er ook de gegevens op het traject zelf. Belangrijk is dat u het onderscheid kent en aldus: het trajectformulier zich in het Zorgpad bevindt; het traject hangt onder Patiëntgegevens Trajecten. Het traject opent u door vanuit het Dashboard te gaan naar Patiëntdossier Patiëntgegevens Trajecten en daar op het traject te dubbelklikken (lila gekleurde regel uit figuur 6). U komt dan terecht in het scherm zoals getoond in figuur 8. Figuur 7: de vier waarden in het traject Een goed uitgangspunt om naar toe te werken is dat er op het traject onder het kopje Financieel vier waarden ingevuld moeten zijn, wilt u tot facturatie over kunnen gaan. In figuur 7 zijn deze waarden met een rood kader aangegeven. Voor de facturatie is nodig: Pagina 10 van 14

11 1. Debiteur. Deze waarde wordt hier ingevuld door te controleren of de patiënt is verzekerd middels de COV en dit pakket over te nemen. Staat er geen verzekeringspakket onder Patiëntgegevens Verzekeringen, dan is het veld Debiteur op het traject leeg. 2. Contract. Het aantal keuzes dat u hier kunt maken hangt af van het aantal contracten dat u bij deze verzekeraar heeft. Zie voor meer informatie de handleiding Invoeren contracten (incl. omzetplafonds). 3. Tarieflijst. De tarieflijst wordt automatisch gekozen zodra het contract is gevuld. 4. Therapeut / declarant. Ook de declarant wordt automatisch opgehaald zodra het contract is gevuld. Wanneer u zich concentreert op het gevuld krijgen van deze waarden en het traject is gevalideerd dan heeft u de belangrijkste voorbereiding gehad. NB: het traject valideren kan zowel vanuit het trajectformulier als vanuit de hiervoor besproken route via het traject zelf. 3.2 Factureren Buiten GGZ prestaties Het factureren van zorg die Buiten GGZ valt, brengt iets meer aandachtspunten met zich mee. De belangrijkste gegevens waaraan moet zijn gedacht komen in dit hoofdstuk aan de orde De overeenkomst Er moet een overeenkomst zijn. Overeenkomsten registreert u per behandelepisode. U vindt de overeenkomsten terug in het patiëntdossier via Patiëntgegevens Overeenkomsten (zie figuur 8). Hier dubbelklikt u op de overeenkomst waar de juiste behandelepisode bij staat genoemd. Is er nog geen overeenkomst aanwezig dan klikt u op de knop Nieuw om er één aan te maken. Figuur 8: overeenkomsten In beide gevallen komt u terecht in een scherm dat eruit ziet zoals getoond in figuur 9. De overeenkomst bepaalt wie de debiteur is. Dit kan de patiënt zelf zijn, maar ook een andere persoon of organisatie. Deze debiteur moet altijd staan vermeld onder de overeenkomstregels. In figuur 9 is dat de patiënt zelf (rood omkaderd weergegeven). Daarnaast geldt dat een overeenkomst altijd maximaal loopt tot het einde van het kalenderjaar. Aldus houdt dit in dat er ieder jaar een nieuwe overeenkomst moet worden aangemaakt, zolang de patiënt zorg Buiten GGZ blijft krijgen. Pagina 11 van 14

12 Figuur 9: detailscherm overeenkomst Tijdens het aanmaken van een nieuwe overeenkomst wordt altijd automatisch een overeenkomstregel voor de patiënt aangemaakt. Wanneer u niet wil dat de rekening naar de patiënt gaat klikt u op de knop Nieuw om een overeenkomstregel aan te maken welke u op een andere debiteur kunt afstemmen Afspraak met prestatiecode Het gegeven dat gefactureerd kan worden is de prestatiecode. De prestatiecode vertegenwoordigt de behandeling/verrichting die heeft plaatsgevonden of bijvoorbeeld een product dat u verkoopt. Om zo n prestatiecode in rekening te kunnen brengen dient deze gekoppeld te zijn aan een afspraak. De prestatiecode bij een afspraak vindt u door vanuit de Agenda met de rechtermuisknop op een afspraak te gaan staan. Hierdoor verschijnt het menu zoals getoond in figuur 10. Klik daar op Open. Figuur 10: rechtermuismenu bij een afspraak Vervolgens verschijnt het scherm uit figuur 11, waar u de prestatiecode onder het kopje Prestaties aantreft of daar kunt invoeren met de knop Nieuw. Pagina 12 van 14

13 Figuur 11: prestaties bij de afspraak Behandelstatus Elke afspraak in de Agenda heeft een behandelstatus met een bijbehorende randkleur voor uw visuele overzicht. De verschillende behandel statussen zijn: Geagendeerd (licht bruine rand) Nagekomen (groene rand) Verzuimd (rode rand) Een randvoorwaarde voor het kunnen factureren van een prestatiecode is dat de afspraak op Nagekomen of Verzuimd moet staan. In het geval van verzuimd gaat de rekening dan naar de patiënt zelf en treedt deze als debiteur op als Zelfbetaler. Bij het klikken op de Behandelstatus wijzigt u in één handeling alle behandelingen in de getoonde weergave met de status Geagendeerd naar de status Nagekomen. Zie verder de handleiding Agenda - basisfuncties en afspraken maken. Pagina 13 van 14

14 Support Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met Incura Customer Support. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen. Telefonisch: Zelfhulp en handleidingen Incura maakt gebruik van een eigen supportsite. Wanneer u boven in Incura op u naar de supportsite doorverwezen. klikt, wordt U kunt daar terecht voor: de meeste actuele handleidingen; veel gestelde vragen; het contactformulier. Voor de openingstijden van Customer Support kunt u terecht op de pagina Contact Incura Versie informatie: Initiële handleiding