Incura Handleiding (GGZ) Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes

Transcriptie

1 Incura Handleiding (GGZ) Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes Incura Nieuwe Gracht NC Haarlem KvK Incura is een product van WinBase Software en Adviezen BV

2 Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe de productcodes in Incura moeten worden verkregen en vastgelegd voor de facturatie voor Jeugd GGZ aan gemeenten. Hierbij komen de volgende handelingen aan bod: het bijwerken en activeren van gemeentelijke productcodes het zelf aanmaken van productcodes indien uw gemeente eigen codes aanmaakt De logische vervolgstappen voor aanmaken van tarieven bij de productcodes treft u aan in de Handleiding GGZ Invoeren tarieven. De logische vervolgstappen voor het factureren aan gemeenten treft u aan in de Handleiding Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten facturatiecondities en factureren. Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

3 Inhoud 1 Onderhouden van gemeentelijke productcodes Productcodes verlengen of bijwerken Relevante productcodes actief zetten Zelf toevoegen van ontbrekende productcodes Productcodes eenvoudig kopiëren naar gemeente uit dezelfde regio Looptijd productcodes verlengen naar huidig jaar Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

4 1 Onderhouden van gemeentelijke productcodes De eerste stap om te kunnen factureren aan gemeenten is het inrichten van uw gemeentelijke productcodes. Jeugdbehandelingen die door een gemeente worden vergoed, worden gefactureerd op basis van productcodes. De meeste gemeenten hanteren de landelijke codes Lxxxx of 32xxx, 51xxx, 52xxx, 53xxx en verder. Deze productcodes kunt u inlezen in Incura middels de functionaliteit wat in Incura bijwerken wordt genoemd. In paragrafen 1.1 kunt u lezen hoe u de codes binnen uw Incura kunt ophalen. In de handleiding GGZ Invoeren tarieven leest u de productcodes vervolgens kunt voorzien van tarieven. Let op: mocht uw gemeente afwijkende eigen codes hanteren, dan dient u deze codes zelf stuk voor stuk zelf aan Incura toe te voegen (zie verder in paragraaf 1.3). Er bestaat geen methode om dergelijke gemeente eigen codes automatisch in Incura bekend te maken. U dient de lijst met productcodes zorgvuldig te doorlopen en ervoor te zorgen dat iedere relevante code van de juiste kenmerken is voorzien. Hoe vollediger u hierin bent, hoe soepeler de afhandeling van uw facturaties zal verlopen. U treft de gemeentelijke productcodes aan onder Stamgegevens Financieel Productcodes gemeenten (zie figuur 1). Figuur 1: stamgegevens productcodes gemeenten Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

5 Een overzicht van productcodes behorende bij uw gemeente(n) kan er bijvoorbeeld uitzien zoals getoond in figuur 2. Figuur 2: voorbeeldoverzicht productcodes 1.1 Productcodes verlengen of bijwerken Het meest waarschijnlijk is dat gemeenten in 2017 nagenoeg dezelfde productcodes hanteren als in Indien dat inderdaad het geval is, dat kunt u handelen volgens onderstaand scenario 1. Scenario 1: De gemeente gebruikt in 2017 dezelfde productcodes als in In de meeste gevallen hebben de productcodes voor 2016 een geldigheidsdatum meegekregen ( ). U kunt de codes ook geldig maken voor 2017 door de knop Verlengen te gebruiken (zie figuur 3). De einddatum wordt dan vanzelf op gezet. De codes zijn daardoor te gebruiken in nieuwe trajecten in Indien er codes uit 2016 niet meer worden gehanteerd, dan kunt u die codes inactief maken (met de knop Actief/Inactief ). Indien er enkele nieuwe codes vanuit de gemeente zijn toegevoegd, dan kunt u deze zelf toevoegen (via Nieuw ). Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

6 Figuur 3: knop verlengen NB: een meer gedetailleerd instructie met betrekking tot het gebruik van de functie Verlengen treft u aan in paragraaf 1.5 Scenario 2: U heeft nog geen productcodes bij de gemeenten staan of de gemeente gebruikt in 2017 (geheel) andere productcodes dan in Indien dit het geval is, dan kunt u tegen de volgende situaties aanlopen: A. De gemeente hanteert voor 2017 productcodes die vallen onder productcategorie 32 (conform de Landelijke productcodes van 2015). Voor deze gemeente werkt u dan de productcodes bij met de knop Bijwerken (zie figuur 4) met de keuze Productcategorie 32 (Conform landelijke productcodes 2015). B. De gemeente gebruikt in 2017 de productcodes die vallen onder de productcategorieën 51, 52 en 53. Voor deze gemeente werkt u dan de productcodes bij met de knop Bijwerken (zie figuur 4) Productcategorie 51, 52, 53. Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

7 Figuur 4: knop bijwerken Let op: alle productcodes worden bij het inlezen in uw Incura omgeving aanvankelijk geregistreerd als niet-actief. Niet-actieve productcodes zijn aanwezig in Incura maar worden verder in het systeem niet getoond. Op deze manier wordt de grote hoeveelheid aan productcodes overzichtelijk gehouden. 1.2 Relevante productcodes actief zetten Allereerst dient u de voor u relevante productcodes op actief te zetten. Klik hiervoor de regel van een betreffende productcode eenmalig aan met de linkermuisknop, deze wordt nu lila van kleur. Klik daarna op de knop Actief/Inactief, nu ziet u in de uiterst linkse kolom veranderen in. Zie ook figuur 5. Figuur 5: actief zetten van productcodes 1.3 Zelf toevoegen van ontbrekende productcodes Ontbreken er productcodes die voor u relevant zijn? U kunt deze eenvoudig zelf toevoegen middels de knop Nieuw (zie figuur 6). Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

8 Figuur 6: knop nieuw vanuit overzicht productcodes Het detailscherm van de productcodes verschijnt, zoals getoond in figuur 7, ditmaal met meer velden die ingevuld moeten worden. Er moeten meer gegevens over de productcode zelf worden vastgelegd dan voor de standaard productcodes, omdat voor de standaard productcodes reeds gegevens vanuit de gemeenten beschikbaar worden gesteld. Figuur 7: detailscherm productcodes bij het zelf toevoegen van nieuwe productcodes De volgende gegevens uit figuur 7 zijn relevant om in te vullen: Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

9 Gemeente. Kies hier de betreffende gemeente. Productcode. Vul hier de productcode in. Omschrijving. Vul hier een omschrijving in passende bij de productcode. Productcategorie. Kies hier de productcategorie. Hier kunt u alle productcategorieën kiezen die in het huidige jaar actief zijn. Begindatum. Vul hier de begindatum in van de eerste datum waarop de code gebruikt moet kunnen worden. Einddatum. Vul hier de einddatum in van de laatste datum waarop de code gebruikt moet kunnen worden (of laat dit veld leeg indien onbekend). Productcodelijst. Kies hier uit: Wmo-productcodelijst Prestatiecodelijst ABWZ Lokaal/regionaal/bilateraal geldende code doorgaans zult u deze waarde kiezen. Factuurwijze. Met de komst van de deelfacturatie zijn de volgende keuzemogelijkheden ontstaan: Traject. Deze optie kiest u indien er géén deelfacturatie van toepassing is en de productcode de waarde en looptijd van het gehele traject omvat. Tijdseenheid. Deze optie kiest u indien (in het geval van deelfacturatie) de tijdseenheid van de productcode in minuten of uren moet worden uitgedrukt. 50 / 50. Deze optie kiest u indien (in het geval van deelfacturatie) de productcode in twee gelijke delen aan de gemeente gefactureerd dient te worden. BTW-tarief. Kies hier uit: Geen BTW doorgaans zult u deze waarde kiezen BTW Hoog BTW Laag BTW percentage. Dit veld toont het BTW percentage behorende bij het BTW-tarief dat u in het voorgaande punt heeft gekozen. Grootboekrekening. Kies hier de grootboekrekening waar u de omzet voor deze productcode op wilt boeken. (voor de hand liggend is hier te kiezen voor Omzet Jeugd GGZ) Standaard op eigen rekening factureren. Deze optie laat u uitgevinkt, tenzij u wilt dat de patiënt voor deze productcode altijd zelf de rekening ontvangt. Klik op de knop Bewaren om de wijzigingen op te slaan. 1.4 Productcodes eenvoudig kopiëren naar gemeente uit dezelfde regio Om het onderhouden van de gemeentelijke productcodes zo gemakkelijk mogelijk te maken is er bij Stamgegevens Financieel Productcodes gemeenten een functie toegevoegd om eenvoudig productcodes te kopiëren naar gemeenten uit dezelfde regio. Selecteer hiervoor in het scherm Productcodes gemeenten allereerst de gemeente waarvan u de productcodes wilt kopiëren. De knop Kopiëren verschijnt. Zie figuur 8. Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

10 Figuur 8: knop kopieren Vervolgens selecteert u in de pop-up die dan verschijnt de gemeente waar u de productcodes naar toe wilt kopiëren (zie figuur 9). Figuur 9: productcodes kopiëren naar geselecteerde gemeente Vervolgens verschijnt de vraag uit figuur 10, welke u met Ja kunt beantwoorden wanneer u zeker bent. Figuur 10: vraag voor het kopiëren van productcodes Het resultaat is dat de productcodes zijn gekopieerd. U krijgt binnen Incura de bevestigingspop-up uit figuur 11 te zien. Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

11 Figuur 11: bevestigingspop-up dat productcodes zijn gekopieerd 1.5 Looptijd productcodes verlengen naar huidig jaar Om de looptijd van productcodes uit het voorgaande jaar ook in het huidige jaar nog door te laten lopen, kunt u de einddata van deze productcodes in Incura eenvoudig verlengen. Onder Stamgegevens Financieel Productcodes gemeenten is een functie aanwezig waarmee de einddatum naar het Selecteer hiervoor in het scherm Productcodes gemeenten allereerst de gemeente waarvan u de einddatum van de productcodes wilt verlengen. De knop Verlengen verschijnt. Zie figuur 12. Figuur 12: knop kopieren Vervolgens selecteert u in de pop-up die dan verschijnt de gemeente waar u de einddata van de productcodes voor wilt verlengen (zie figuur 13). Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

12 Figuur 13: pop-up productcodes verlengen Na het selecteren van de gemeente en het klikken op de knop Verlegen verschijnt een voortgangspop-up waarin het proces van het verlengen in wordt getoond (zie figuur 14). Figuur 14: voortgangspop-up verlengen van productcodes Zodra het verlengen is voltooid, verschijnt er een bericht waarin dit wordt bevestigd (zie figuur 15). Figuur 15: bevestigingsmelding dat verlengen is gelukt In het overzicht van de productcodes gemeenten is de einddatum nu aangepast naar het huidige jaar (zie figuur 16). Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13

13 Figuur 16: einddatum aangepast Let op: het is alleen mogelijk om productcodes te verlengen die een einddatum hebben in 2016 of later. Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes F19GGZ, versie / 13