Welkom bij het auditnetwerk 20 e bijeenkomst, 2 oktober Samen kennis maken Kennis in praktijk brengen

Transcriptie

1 Welkom bij het auditnetwerk 20 e bijeenkomst, 2 oktober 2014 Samen kennis maken Kennis in praktijk brengen

2 Programma ѻ ѻ ѻ ѻ ѻ ѻ ѻ Opening Hein Dekker, voorzitter Hoe versterk ik mijn auditorganisatie? Lunch & netwerken Verdraaide organisaties Deel 2 auditorganisatie: omdenken Uitloop & afsluiting Einde

3 Huishoudelijk ѻ Telefoons stil ѻ Sheets worden online gezet wie nog geen code heeft, kan zich (aan)melden (mits lid)

4 Gouden Oor Award Zorg De Gouden Oor Award Zorg is een onderscheiding voor de zorgorganisaties die de kracht van luisteren het beste weten te benutten. Juryvoorzitterschap door Ronnie van Diemen, Inspecteur Generaal Inspectie Gezondheidszorg Uitreiking op door Jan Vesseur, hoofdinspecteur IGZ Mooie inzendingen van zowel Cure als Care organisaties Thema luisteren en casussen in auditnetwerk?

5 Hoe versterk ik mijn auditorganisatie? Hein Dekker 2 oktober 2014

6 Interne audits Waarom doen we ze eigenlijk?

7 Naar Steven Covey (8th habit) The Pain (de pijn) The Problem (het probleem, de oorzaak) The Solution (de oplossing) (Boek heeft overigens niets met auditen te maken, maar raad ik je wel aan!)

8 De Pijn Ik loop er tegenaan dat de verslaglegging van de gehouden interne audits erg lang op zich laat wachten. Hoe zorg je er voor dat verbeteracties in het vizier blijven, ondanks alle activiteiten in het primaire proces en de hectiek van de dag. Hoe ga je er mee om als je meerdere keurmerken hebt? De keurmerken hebben ieder een ander kader van waaruit de interne auditoren moeten gaan auditen. Hoe bewaak je de kwaliteit van de auditverslagen en auditrapportage? Rapporteren over feiten/ constateringen en niet over meningen van auditees Hoe kan je je als auditor gedegen op een thematische audit voorbereiden, zonder dat je heel veel documenten moet / gaat analyseren ter voorbereiding. Wel houvast pak je, wanneer je de processen wat meer los laat?

9 De Pijn Hoe bewaak je als kwaliteitsmanager/ lead auditor alle verbeteracties die uit interne en externe audits komen? Ook de vraag over hoe je kijkt naar de kwaliteit van de intern auditoren en welke trainingen je kan inzetten is een vraag die bij ons speelt. Wij werken met een rapportage met aandachtspunten en aanbevelingen. Nu hebben de unitleiders aangegeven dat hen toch niet voldoende duidelijk wordt wat er nu precies niet conform is. Ik zou graag nog wel eens wat meer willen weten over hoe je meer lean kunt auditen binnen je organisatie, bv. door een groepsaudit, hoe pak je dat aan? De inrichting van onze auditorganisatie is heel simpel: er is 1 auditor en dat ben ik. Het is de kwaliteitsmedewerkster die het kwaliteitsmanagementsysteem bijhoudt.

10 Opdracht 5 groepen Duur: 15 minuten Wees voorbereid om feedback te geven

11 Het probleem/de oorzaak Ik loop er tegenaan dat de verslaglegging van de gehouden interne audits erg lang op zich laat wachten. Hoe zorg je er voor dat verbeteracties in het vizier blijven, ondanks alle activiteiten in het primaire proces en de hectiek van de dag. Hoe ga je er mee om als je meerdere keurmerken hebt? De keurmerken hebben ieder een ander kader van waaruit de interne auditoren moeten gaan auditen. Hoe bewaak je de kwaliteit van de auditverslagen en auditrapportage? Rapporteren over feiten/ constateringen en niet over meningen van auditees Hoe kan je je als auditor gedegen op een thematische audit voorbereiden, zonder dat je heel veel documenten moet / gaat analyseren ter voorbereiding. Wel houvast pak je, wanneer je de processen wat meer los laat?

12 Het probleem/de oorzaak Hoe bewaak je als kwaliteitsmanager/ lead auditor alle verbeteracties die uit interne en externe audits komen? Ook de vraag over hoe je kijkt naar de kwaliteit van de intern auditoren en welke trainingen je kan inzetten is een vraag die bij ons speelt. Wij werken met een rapportage met aandachtspunten en aanbevelingen. Nu hebben de unitleiders aangegeven dat hen toch niet voldoende duidelijk wordt wat er nu precies niet conform is. Ik zou graag nog wel eens wat meer willen weten over hoe je meer lean kunt auditen binnen je organisatie, bv. door een groepsaudit, hoe pak je dat aan? De inrichting van onze auditorganisatie is heel simpel: er is 1 auditor en dat ben ik. Het is de kwaliteitsmedewerkster die het kwaliteitsmanagementsysteem bijhoudt.

13 Wanneer effectief? Interne audits

14 Definitie ISO9001 (2005) audit Systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan overeengekomen auditcriteria is voldaan

15 Cruciale elementen Systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan overeengekomen auditcriteria is voldaan. Systematisch Proces (input => output) Wat is de input? Wat moet de output zijn? Op basis van bewijsmateriaal Beoordelen in welke mate aan overeengekomen auditcriteria is voldaan

16 Veel organisatie ervaren auditdruk.. hoe kan deze verminderd worden? Door minder te auditen Door meer op systeemniveau te auditen en maatregelen te nemen Door de opbrengsten actief te communiceren

17 Interne audits Wanneer effectief? als er een gefundeerd antwoord komt op de onderzoeksvraag als de conclusies leiden tot passende en effectieve maatregelen Voor klant Voor medewerker Voor organisatie

18 De oplossing Stel de volgende vragen: Wat willen we eigenlijk weten (wat is de auditopdracht) Wie wil dat eigenlijk weten (wie is opdrachtgever) & waarom wil die dat weten (commitment zijn we bereid om de consequenties te nemen uit de uitkomsten) Is de interne audit de beste manier om daar achter te komen? Hoe kunnen we daar het beste achter komen? Wat gaan we waar onderzoeken en HOE gaan we dat doen? Alle vormen zijn mogelijk! Wie kan/kunnen dat het beste doen? Welke methode hanteren we (als we gaan auditen)

19 De oplossing (vervolg) Stel de volgende vragen: Wie is verantwoordelijk voor de te nemen maatregelen? Wie bewaakt dat dit juist en tijdig gebeurt? Hoe stellen we het effect van genomen maatregelen vast? Wie stelt vast? Op basis waarvan beoordelen wij het effect van het instrument interne audits?

20 De oplossing Zorg voor een opdrachtgever! Speel kort op de bal: Actuele onderwerpen Opening (wat onderzoeken we, wie is opdrachtgever en waarom) Directe terugkoppeling (einde audit/dag) Snelle rapportage (daags na kwestie van plannen) Beoordeel de auditoren Smeed het ijzer als het heet is!

21 Beoordelen van auditoren Hoe? Rapportage! Audits bijwonen

22 Trainingen Wat zijn succesfactoren? Wat werkt niet?

23 Conclusies Wat zijn we wijzer geworden?.. Focus op resultaat: wat is de opbrengst van de interne audits voor Klant, Medewerker en Organisatie?

24 EINDE DEEL 1: LUNCH! Petra heeft de lunchbonnen Pak wat je wilt, nu OOK warme maaltijden (maar geen alcoholische dranken) Samen eten aan de gereserveerde tafel (boven) Om 13:30 uur beginnen we weer GENIET ERVAN!

25 Hoe versterk ik mijn auditorganisatie? Hein Dekker 2 oktober 2014 Deel 2: Verdraai de organisatie

26 Verdraai de audit organisatie Wat is de bedoeling?

27 Bedoeling? Kwaliteit zichtbaar maken, zodat de waarde en potentie van mens en organisatie optimaal benut wordt.

28 In het kort 1. Onderzoek 2. Uitkomsten 3. Opvolging > Wat komt er dan nog meer in aanmerking als interne audit?

29 Verdraai de audit organisatie Bespreek in..groepen: Hoe kunnen de interne audits een (grotere) bijdrage leveren aan de leefwereld? Wie is dan opdrachtgever? Hoe pak je het dan aan? Hoe rapporteer je dan? Wie volgt de maatregelen op?

30 Afsluiting & volgende keer 5 februari 2015 la Place Mogelijke thema s: Besliskundige hulpmiddelen voor effectieve besluitvorming Auditaanpak IGZ (Auditen van) het methodisch proces Voor je agenda: data