UBL import in Expert M/Plus. Versie 2.5

Transcriptie

1 UBL import in Expert M/Plus Versie 2.5

2 UBL import in Expert M/Plus Inhoudsopgave 1. Introductie Export uit Billit Import in Expert M/Plus: éénmalig parameters instellen UBL verwerking Tips & Tricks Mogelijke problemen en de oplossingen

3 1. Introductie Proficiat om de stap te zetten in het digitale tijdperk samen met Billit als uw partner! Deze handleiding dient als begeleiding bij het exporteren van Billit documenten naar het boekhoudpakket Expert M/Plus. Er wordt steeds een schermafdruk weergegeven gevolgd door begeleidende tekst. Dit is één van de vele mogelijkheden om Billit documenten in te lezen in Expert M/Plus. De volgende methode is de meest eenvoudige en efficiënte manier. Indien er vragen of opmerkingen zijn, aarzel niet om onze helpdesk te contacteren via of 03/ Begin met in te loggen op als boekhouder of accountant. Selecteer daarna de betreffende klant. 2. Export uit Billit 1) Klik op het tabblad Exporteren 2) Selecteer de gewenste facturen 3) Klik op de knop Exporteren Het is mogelijk om de aan- en verkoopdagboeken samen te exporteren. De boekhoudsoftware herkent aan de hand van het BTW nummer of het om een aan- of verkoopfactuur gaat. Toch raden we dit niet aan, dit om een meer duidelijke structuur te behouden in de export bestanden. 2

4 4) Open het geëxporteerde ZIP-bestand 5) Selecteer alle documenten 6) Kopieer en plak alle documenten in de gewenste map (*) (*) TIP: Wij raden aan om een lokale map Billit aan te maken waar alle documenten in worden gekopieerd. In die map kunt u ook best twee sub-mappen aanmaken met de namen Geslaagd en Niet geslaagd. Deze mappenstructuur is dan ook bruikbaar voor exports van andere dossiers. Op die manier behoudt u een duidelijk overzicht over welke documenten wel succesvol werden geïmporteerd en welke niet geslaagd zijn. Normaliter zou er geen enkel document in Niet geslaagd mogen terecht komen. Neem gerust contact op met onze helpdesk indien dit wel gebeurt. Het resultaat dat u ziet is als volgt: 3. Import in Expert M/Plus: éénmalig parameters instellen 1) Start Expert M/Plus op 2) Selecteer het tabblad Beheer 3) Vink daarna UBL aan 4) Selecteer Expert M/Plus bij Importeren naar. Het dossier is nu UBL actief en Expert M/Plus mag worden geopend. 3

5 4. UBL verwerking 1) Open het menu Extra in Expert M/Plus 2) Kies Importeren Kluwer software 3) Selecteer Import UBL en Kluwer Office U krijgt het volgende scherm te zien: 4) Klik op Volgende 4

6 5) Selecteer Maplocatie 6) Klik op... 7) Selecteer de eerder aangemaakte mappenstructuur 8) Klik op Volgende 9) Stel de juiste parameters in en klik daarna op Volgende. Verwerking in groep raden wij af. Wanneer dit is aangevinkt worden alle facturen ingelezen in Expert M/Plus zonder enige controle. 5

7 10) Klik op... 11) Selecteer respectievelijk bij succes en bij fouten de juiste sub-mappen van de mappenstructuur. 12) Klik op Volgende 6

8 13) Klik op Start verwerking 14) Pas hier het grootboekrekening en de ventilatiecode aan, BTW rooster wordt automatisch ingevuld. 15) Klik op Bevestigen Opgelet, indien grootboekrekening niet is ingevuld, is het niet mogelijk om op Bevestigen te klikken. 16) Herhaal bovenstaande stappen voor elke te importeren factuur tot het importeren is beëindigd. TIP: Om foutmeldingen te voorkomen, raden wij af om het BTW percentage hier aan te passen. Wij raden aan om dit toch fout te importeren en onmiddellijk aan te passen in Expert M/Plus zelf. Of indien het vaak voorkomt op een apart blad bijhouden en achteraf alles ineens aanpassen. Dit geldt ook voor de andere gegevens die niet aanpasbaar zijn tijdens de import zelf. LEUK WEETJE: UBL import werkt met een zelflerend systeem. Indien in Expert M/Plus geen standaard grootboekrekening of ventilatiecodes zijn ingevuld voor een bepaalde klant of leverancier, zullen de velden zoals Grootboekrek. en VatCode blanco zijn en dient het éénmalig ingevuld te worden. Vanaf dan zal de UBL import automatisch de gegevens van de laatste boeking ophalen en kopiëren voor de nieuwe factuur indien het over dezelfde klant of leverancier gaat. 7

9 17) Klik op Beëindigen Wanneer er fouten zouden voorkomen, adviseren we om op de knop Afdrukken rapport te klikken en het rapport op te slaan of af te printen en contact op te nemen met onze helpdesk via of 03/

10 5. Tips & Tricks 1) Om een volgende dossier te importeren raden we aan om de mappenstructuur leeg te maken. Indien u graag de UBL bestanden bewaart, dient u eerst alles te kopiëren en daarna de mappenstructuur leeg te maken. 2) Wist u dat u de geïmporteerde PDF rechtstreeks kan openen vanuit Expert M/Plus op de volgende manier? 3) Het is mogelijk om aankoopfacturen dubbel te importeren, bij verkoopfacturen is er wel een controle voorzien in de UBL import module. Daarom kunt u best het handige Billit exportoverzicht volgen voor de opvolging van de geëxporteerde en de nog te exporteren facturen. Veel succes en indien u vragen of opmerkingen heeft, aarzel niet om ons te contacteren via support@billit.be of 03/ Het Billit Team 9

11 6. Mogelijke problemen en de oplossingen 1) IC-verrichtingen worden nog niet ondersteund door UBL Import Wizard. Oplossing: importeer de factuur met 0% BTW, pas nadien aan in het desbetreffende dagboek in Expert M/plus. We houden u op de hoogte wanneer Kluwer een update uitbrengt met de oplossing voor dit probleem. 2) Factuur wordt niet weergegeven door UBL Import Wizard Oplossing: open de factuur vanuit Billit, u kan de factuur snel terugvinden op bedrag. Om te zoeken op bedrag in uw browser, druk op CTRL+F. Een alternatief is om de factuur eerst te importeren en achteraf in Expert M/Plus te openen met de knop Open bijlage. We houden u op de hoogte wanneer Kluwer een update uitbrengt met de oplossing voor dit probleem. 3) Bij verkoopfacturen geeft de knop Open bijlage een fout weer Oplossing: open de factuur vanuit Billit, u kan de factuur snel terugvinden op bedrag. Om te zoeken op bedrag in uw browser, druk op CTRL+F. We houden u op de hoogte wanneer Kluwer een update uitbrengt met de oplossing voor dit probleem. 4) De ondernemer heeft bij een kost een foutief bedrag ingegeven Oplossing: importeer toch de factuur, pas nadien aan in het desbetreffende dagboek in Expert M/plus. 10