SPORT FRYSLÂN. Informatiemanager Allard Donker: IK WIL COLLEGA S STIMULEREN ZELF ZAKEN OP TE PAKKEN EN DE VOORDELEN VOOR HUN WERK LATEN ERVAREN.

Transcriptie

1 SPORT FRYSLÂN Informatiemanager Allard Donker: IK WIL COLLEGA S STIMULEREN ZELF ZAKEN OP TE PAKKEN EN DE VOORDELEN VOOR HUN WERK LATEN ERVAREN.

2 INHOUDSOPGAVE EEN AGILE PROJECTAANPAK 3 INLEIDING 3 4 EEN RONDJE MAKEN LANGS DE AFDELINGEN 6 TOEKOMST PLANNEN 8 DE TIP VAN ALLARD 10 OVER SPORT FRYSLÂN 11 2 SPORT FRYSLÂN

3 INLEIDING Sport Fryslân wil Friezen in beweging krijgen. En dan in het bijzonder de Friezen die aantoonbaar onvoldoende bewegen. Het sportkenniscentrum van Friesland ontwikkelt daarvoor continu initiatieven en projecten. Informatiemanager Allard Donker legt uit: Om ons doel te bereiken, willen we maximaal gebruik maken van AFAS. Door onze processen steeds verder te digitaliseren en te stroomlijnen, proberen we het werk van onze mensen op kantoor en in het veld zo eenvoudig mogelijk te maken. Op die manier kunnen zij zich 100 procent concentreren op onze missie om meer Friezen aan het bewegen te krijgen. Als Informatiemanager is Allard voortdurend op zoek naar manieren om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Mijn opdracht is simpel. Ik zorg dat de organisatie zoveel mogelijk profijt heeft van de oplossingen die we inzetten. Samen met het bestuur kijk ik hoe we software kunnen inzetten om onze strategie effectief te ondersteunen. Dat is de basis voor onze jaarplannen. Om die plannen gestructureerd en efficiënt uit te voeren, vertalen we ze naar concrete projecten, met een duidelijk doel en tijdspad. Vervolgens zet ik samen met mijn collega s de gewenste veranderingen in gang. Daarbij kiezen we bewust geen big bang-aanpak. Met kleine, goed beheersbare stappen nemen we iedereen mee in alle veranderingen en zorgen we dat de software ons werk ook echt makkelijker maakt. 3 SPORT FRYSLÂN

4 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG EEN AGILE PROJECTAANPAK Sport Fryslân sluit bij de inrichting van haar processen volledig aan bij de mogelijkheden die AFAS biedt. Maatwerk is in onze ogen niet duurzaam. Alles wat afwijkt van de standaard kost in de praktijk extra onderhoud en is per definitie arbeidsintensief en kostbaar. De software wordt gemaakt op basis van best practices uit de markt. Als wij dat goed benutten, liften we mee op de kennis en ervaring van andere organisaties. Aanpassingen en vernieuwing brengt Sport Fryslân onder in projecten die ze agile inrichten. Enerzijds om collega s direct te betrekken, anderzijds om snel concrete meerwaarde te realiseren. Die praktische insteek werkt goed volgens Allard. Tijdens de afgelopen zomervakantie hebben we bijvoorbeeld vijf projecten succesvol afgerond. Dit betrof onder andere het inregelen van een workflow voor Werving & Selectie en de digitalisering van de factuurstroom. In de factuur workflow zijn alle stappen nu glashelder en geautomatiseerd. Hierdoor verloopt het verwerken en accorderen van facturen, en daarmee het betaalproces, veel sneller. Met een eenmalige tijdsinvestering profiteert de gehele organisatie van dit geautomatiseerde proces. Die investering bespaart alle betrokkenen veel tijd, waardoor de Return on Investment direct zichtbaar is. 4 SPORT FRYSLÂN

5 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG ALLARD DONKER: MET KLEINE, GOED BEHEERSBARE STAPPEN NEMEN WE IEDEREEN MEE IN ALLE VERANDERINGEN EN ZORGEN WE DAT DE SOFTWARE ONS WERK OOK ECHT MAKKELIJKER MAAKT. WERKPORTAAL Een ander project is de herinrichting van InSite. Allard legt uit: In onze ogen is InSite echt een werkportaal, waar mensen dus ook makkelijk dingen moeten kunnen doen. Dat betekent dat taken en signalen waarop actie nodig is, duidelijk moeten zijn. Daar hebben we de inrichting op aangepast. Nu is direct zichtbaar wat iemand moet doen en hij of zij kan direct actie ondernemen. Dat werkt prettig en efficiënt. De volgende stap is nog meer processen in InSite aanbieden. Bijvoorbeeld het aanpassen van contracten. 5 SPORT FRYSLÂN

6 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG EEN RONDJE MAKEN LANGS COLLEGA'S De keuze voor kleine, overzichtelijke projecten met een duidelijke focus is volgens Allard een succesfactor voor de inzet van AFAS binnen Sport Fryslân. De aansluiting op de praktijk staat bij ons altijd centraal. Naast goede communicatie over de plannen vooraf, testen we voortdurend of een idee op de werkvloer ook echt werkt. Daarom loop ik veel rond. Daar ga ik het gesprek aan, beantwoord vragen, geef tips en toets of collega s nog iets missen of anders willen. Dit management by walking around of in gewone mensentaal een rondje maken past trouwens heel goed bij Sport Fryslân waar veel mensen aan een stabureau werken. En dat AFAS ingeburgerd is in de organisatie blijkt wel uit het feit dat ik nauwelijks meer vragen krijg over hoe het werkt. Als ik langs kom, merk ik dat er vooral heel veel wensen zijn. 6 SPORT FRYSLÂN

7 ROLMODELLEN Het enthousiasme en de bereidheid om mee te denken, zijn essentieel voor de taak die Allard binnen zijn organisatie heeft. We schakelen zoveel mogelijk rolmodellen in. Deze enthousiaste collega s ervaren niet alleen de voordelen van de software in hun eigen werk, maar dragen de pluspunten ook uit naar anderen. Zij zijn onmisbaar om echte verbeteringen voor elkaar te krijgen. Hun steun bij de digitalisering van onze processen is heel belangrijk voor de acceptatie van nieuwe processen. IK LOOP VEEL ROND OM TE VRAGEN OF EEN IDEE OOK ECHT WERKT. 7 SPORT FRYSLÂN

8 PLANNEN VOOR DE TOEKOMST Hoewel Allard en zijn team al heel wat werk verzet hebben, zijn er nog genoeg plannen binnen Sport Fryslân. We willen ook CRM gaan inzetten. Klantgegevens worden nu nog op verschillende manieren en plaatsen vastgelegd. Voor de bedrijfsvoering is het echter cruciaal dat klantgegevens centraal beschikbaar en correct zijn. Het is de uitdaging om de meerwaarde van standaard data-invoer van klantgegevens intern duidelijk te maken en dit bij de bron aan te pakken. Ik wil collega s stimuleren om zelf zaken op te pakken en de voordelen te ervaren. Als dat lukt, gaan ook andere processen, van het versturen van een nieuwsbrief tot facturering, veel soepeler. 8 SPORT FRYSLÂN

9 SELF-SERVICE MET OUTSITE Een ander aandachtspunt is het gebruik van OutSite. We ondersteunen zo n sportverenigingen en verzorgen bijvoorbeeld de contracten en betaling van ruim 500 trainers. De urenregistratie en verwerking gebeurt nu nog grotendeels op papier. Via self-service opties in OutSite willen we dit proces digitaliseren. Als verenigingen en trainers makkelijk zelf gegevens kunnen invoeren, verschuift ons werk van administreren naar controleren. Dat scheelt tijd en is veel minder foutgevoelig. In het verlengde daarvan wil Sport Fryslân collega s die in de provincie actief zijn ook op locatie beter ondersteunen. Bijvoorbeeld door ze op termijn overal via de AFAS Pocket app hun uren in te laten vullen. Zo besparen ze tijd die ze kunnen gebruiken om kinderen meer te laten bewegen en sporten. HET IS MIJN TAAK OM DE MOGELIJKHEDEN DIE DE SOFTWARE BIEDT TE VERTALEN NAAR CONCRETE VOORDELEN VOOR MIJN COLLEGA S. SOFTWARE VERTALEN NAAR CONCRETE VOORDELEN Als informatiemanager heeft Allard inmiddels heel wat kennis van AFAS opgebouwd. Het is mijn taak om de mogelijkheden die de software biedt te vertalen naar concrete voordelen voor mijn collega s. Ik heb een duidelijk beeld van wat er allemaal kan. En dat is heel wat. Als ik dus een idee heb of uit de organisatie krijg, kan ik aardig inschatten hoe we dat kunnen aanpakken. De KnowledgeBase is daarbij een zeer waardevol instrument, waar ik vrijwel altijd antwoord op mijn vragen vind. Bovendien kan ik altijd nog sparren met de AFAS adviseurs en hebben we ook een paar keer per jaar een consultant over de vloer. 9 SPORT FRYSLÂN

10 DE TIP VAN ALLARD FOCUS, PROJECTEN EN ROLMODELLEN! STEL DUIDELIJKE DOELEN EN ZORG DAT ZE OOK ECHT GEHAALD WORDEN. WERK PROJECTMATIG EN GEBRUIK VOORAL DE KRACHT VAN ENTHOUSIASTE COLLEGA S. DAN KUN JE ALS ORGANISATIE STAPPEN BLIJVEN MAKEN. 10 SPORT FRYSLÂN

11 OVER SPORT FRYSLÂN Sport Fryslân wil Friezen in beweging krijgen. En dan in het bijzonder de Friezen die aantoonbaar onvoldoende bewegen. Daarvoor ontwikkelt het sportkenniscentrum van Friesland continu initiatieven en projecten. Het doel is een vitaal Fryslân waarin sporten en bewegen een gewoonte is. Sportvereniging, gemeenten en scholen spelen een belangrijke rol bij deze activiteiten. Sport Fryslân helpt ze met advies, ontwikkeling van sport- en gezondheidsbeleid en lesprogramma s. Via Sportwerkgeverschap Fryslân krijgen sportvereniging ook ondersteuning met HR-zaken en salarisuitbetaling voor trainers die ze in diensten hebben. 11 SPORT FRYSLÂN